Recursos y Reservas

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Introducción

A menudo, las organizaciones cuentan con un amplio abanico de recursos de distinta índole que pueden ser reservados: vehículos, materiales (para la celebración de eventos, de apoyo en la atención a personas, entre otros), dispositivos informáticos, equipamientos, recursos de alojamiento, etc. ` SinergiaCRM da respuesta a la necesidad de gestión de disponibilidades de estos recursos mediante el bloque de módulos Recursos, Reservas y Calendario de disponibilidad de recursos.


Recursos

Un recurso es cualquier elemento susceptible de ser reservado y puede contar con múltiples reservas a lo largo del tiempo.

La creación de cada uno de los recursos disponibles es el paso previo necesario a su posible reserva. El proceso puede ser manual o mediante importación. En el menú lateral del módulo se encuentra la opción ‘’Importar’’.

De entrada, hay dos campos que deberán rellenarse obligatoriamente:

-Nombre: cuya estructura será configurable por parte de la organización.

-Estado: los recursos que se encuentren en estado Activo son los susceptibles de ser reservados y serán a su vez los que se visualicen en el Calendario de recursos disponibles. Actualmente, el resto de estados Inactivo, No disponible, No disponible temporalmente son informativos y no tienen automatismos asociados. No obstante, se recomienda el mantenimiento de la lista desplegable que se encuentra asociada al campo. Asimismo, es posible añadir otras opciones adicionales a la lista desplegable.

-Código: es de libre creación para cada entidad y su estructura puede responder a una lógica que tenga sentido para la entidad o a un número de referencia del recurso si ya existe.

-Color: será el que se asocie al recurso creado. Cada recurso de visualizará con el color correspondiente en el Calendario de recursos disponibles. Si no, aparecerá sin él.

-Tipo: las categorías establecidas serán las que se muestren también en el recuadro de filtrado de recursos disponibles del Calendario.

-Tarifa diaria y Tarifa horaria: ofrecen la posibilidad de incluirla si existe.

-Persona propietaria: si la hay podrá escogerse en el módulo Personas.

-Organización propietaria: si la hay podrá escogerse en el módulo Organizaciones.

Desde el subpanel Reservas de la Vista de detalle de cada recurso pueden visualizarse todas las que haya habido a lo largo del tiempo. Cabe la posibilidad de crear una nueva reserva desde el subpanel quedando ya inicialmente asociado ese recurso y como en el caso de creación de cualquier otra, con posibilidad de añadir otros adicionales.


Reservas

Este módulo permite la creación y cancelación de una reserva, así como la vinculación de uno o más recursos a la misma de distintas tipologías. En el menú lateral del módulo se encuentran las opciones Crear una reserva e Importar. Es posible también crear una nueva desde el subpanel Reservas que hay en la Vista de detalle del módulo Recursos.

  1. Imagen vista edición reserva

Se podrá asociar la Persona y/o Organización que realiza la reserva. En caso de no rellenarse alguno de estos dos campos, se sobreentiende que el usuario que tiene asignado el registro es también su persona de referencia.

Siempre deberán complementarse los campos Fecha de inicio, Fecha de final y Estado para poder generar o modificar una reserva. Al guardarse un nuevo registro de reserva, automáticamente el sistema generará un Código de reserva, campo no editable por los usuarios del sistema. Es posible añadir o quitar recursos a una reserva progresivamente en función de la evolución de necesidades. Tal y como se ha señalado anteriormente, los recursos deben existir previamente en el sistema para formalizar una reserva. Los datos relativos al recurso que se muestran a medida que estos se añaden son informativos. Para proceder a su modificación es necesario acceder al registro del recurso.

El periodo de reserva se establece con las correspondientes horas de inicio y finalización siempre que la reserva no sea en la modalidad Todo el día. En ese caso, no contará con hora de inicio y finalización.

Las reservas en estado Confirmada, Pendiente y Cerrada serán las que se visualizarán a través del Calendario de recursos.

La entidad no deberá modificar la lista desplegable asociada al campo ''Estado''. A su vez, tampoco deben eliminarse de la lista desplegable los valores de origen evitándose así un mal funcionamiento de los automatismos asociados a SinergiaCRM. Es posible, eso sí, incluir nuevos valores a la lista desplegable, si la entidad considera necesario disponer de más categorías.

En el momento de creación o modificación de una reserva, si no hay disponibilidad de alguno de los recursos añadidos, el sistema muestra una alerta conforme existe incompatibilidad con otra reserva previamente realizada siempre que esta se encuentre en estado Confirmada o Pendiente. La consulta de la reserva concreta que genera el conflicto se realizará desde el Calendario de recursos, o bien, accediendo al recurso concreto que muestra la incompatibilidad.

Al tratar de modificar una reserva en estado Cancelada desde la Vista de detalle o desde la Vista de lista del módulo Reservas, de existir conflicto con otra reserva, no se permitirá su modificación.

Es posible relacionar una reserva, además, con algún otro registro de uno de los módulos con los que cuente el CRM. En caso de querer mostrar módulos propios de la entidad en este campo, deberá formularse la petición concreta a través del foro de soporte.

El subpanel recursos de la ‘’Vista de detalle’’ de un registro de reserva incluye todos aquellos que se encuentren añadidos a la reserva en cuestión.

Calendario de disponibilidad de recursos

Elementos visualizados

El calendario muestra la disponibilidad o no de cada uno de los recursos anteriormente creados. Por defecto, se muestran las reservas de recursos que se encuentran en estado Confirmado, Pendiente y Cerrado en el mes en curso. Cada recurso se visualiza en el calendario asociado al color escogido en el momento de su creación.

El menú lateral da acceso a la creación de Recursos o de Reservas.

  1. Imagen indicando mostrar disponibilidad y detalle encima de un recurso reservado

A su vez, los detalles de cada reserva se ven al pasar el cursor sobre las franjas en las que cada recurso está reservado. Al clicar sobre la franja reservada se ofrece además la posibilidad de acceder a la Vista de detalle del registro de reserva. La ampliación de una franja horaria o periodo de reserva siempre tendrá que hacerse desde el registro concreto de cada reserva y no podrá ser alterado sobre el calendario.

La opción Mostrar disponibilidad permite ver las franjas horarias disponibles de un recurso o de un subconjunto seleccionados. En caso de haber disponibilidad del recurso deseado es posible preseleccionar la franja de reserva y acceder a la Vista de creación para complementar el resto de datos requeridos. Cabe tener en cuenta que la asociación del recurso en cuestión a la reserva no es automática y que deberá realizarse antes de guardar el registro de reserva. Como en el caso de cualquier otra, se podrán añadir otros recursos con disponibilidad.

Temporalidades disponibles

Existen diferentes alternativas de visualización según la temporalidad que se señale: Día, Semana, Mes, Agenda o Móvil. El calendario se muestra inicialmente, por defecto, en formato Mes. La modalidad Móvil está pensada especialmente para aquellos casos en los que los usuarios del sistema utilizan pantallas de tamaño reducido. Aquellos recursos que cuentan con una reserva para Todo el día aparecerán en la parte superior del calendario.

Filtrado

Además, es posible incorporar un filtro a partir de uno o varios recursos preexistentes. Al clicar sobre la cruz situada a la derecha del cuadro de filtrado este quedará limpio y pasará a mostrarse sobre el calendario todo el conjunto de recursos reservados/disponibles con los que cuenta la entidad.

  1. imagen filtro

Es importante distinguir este Calendario de recursos disponibles de SinergiaCRM con el Calendario de Actividades que también está disponible y que se describe en este otro apartado del Manual. Ambos son independientes y reflejan cuestiones diferentes.