Recursos y Reservas

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Introducción

A menudo las organizaciones cuentan con un amplio abanico de recursos de distinta índole susceptibles de ser reservados o prestados: salas de reuniones, vehículos, materiales (para la celebración de eventos, de apoyo en la atención a personas, entre otros), dispositivos informáticos, equipamientos, recursos de alojamiento, etc.

Los módulos Recursos y Reservas permiten gestionar el inventario de recursos, así como su reserva o préstamo. Además, el Calendario de reservas permite visualizar gráficamente la situación de ocupación o disponibilidad de cualquier recurso.

En nuestro canal de Youtube tenéis a vuestra disposición un vídeo en torno a la gestión de Recursos y reservas.


Recursos

Un recurso es cualquier elemento susceptible de ser utilizado temporalmente mediante reserva o préstamo.

Al crear un recurso deben rellenarse obligatoriamente los campos Nombre y Estado. En el caso de este último los valores existentes (Activo Inactivo, No disponible, No disponible temporalmente) son meramente informativos por lo que no tienen ningún efecto sobre la funcionalidad.


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Otros campos de interés:

- Código: permite identificar cada recurso de forma única. Su valor puede responder a una estructura lógica que tenga sentido para la entidad (Casa X - Habitación Y) o a un número de referencia del recurso si ya existe.

- Color: se usa en el Calendario de recursos disponibles para facilitar la identificación de los recursos. Puede indicarse un color diferente a cada recurso, a cada tipo, etc. Si no se indica, el recurso aparecerá con el color por defecto del calendario.

- Tipo: permite clasificar los recursos y facilita su filtrado en el calendario. La lista desplegable de tipos (stic_resources_types_list) puede ser libremente modificada por la entidad.

- Tarifa diaria/horaria: en caso de existir, permiten indicar el importe de alquiler o préstamo del recurso.

- Persona/Organización propietaria: permite indicar la propiedad del recurso cuando no es de la propia entidad.

En la vista de detalle del recurso existe un subpanel que muestra todas las Reservas en las que ha sido incluido. Si se crea una nueva reserva desde el subpanel, el recurso queda ya directamente asociado a ella, pudiéndose añadir, de ser necesario, recursos adicionales.


Reservas

Una reserva es la ocupación de uno o más recursos durante un determinado período de tiempo.

Al crear una reserva deben rellenarse obligatoriamente los campos Fecha de inicio, Fecha de finalización y Estado.


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El periodo de reserva se establece con las correspondientes horas de inicio y finalización. Si la reserva es por días completos puede marcarse la casilla Todo el día y se ocultarán las parte de los campos correspondientes a las horas.


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El campo Estado es esencialmente informativo. Sin embargo, cabe tener en cuenta que las reservas con estado Cancelada no se mostrarán en el calendario ni tampoco serán tenidas en cuenta a efectos de analizar la disponibilidad temporal de recursos.

A pesar de lo indicado en el párrafo anterior en relación al carácter esencialmente informativo del campo Estado, se recomienda no modificar la lista desplegable asociada a dicho campo, salvo para incluir valores adicionales, si la entidad lo considera necesario.

En la reserva se puede indicar la Persona y/o la Organización que la realiza. Si se gestiona en clave interna de la entidad (por ejemplo, una reserva de sala de reuniones) estos dos campos pueden dejarse en blanco, usando el campo Asignado a para indicar quién hace la reserva.

Al guardarse una nueva reserva, el CRM le asignará automáticamente un Código numérico secuencial y no editable. Este código se incluirá también en el nombre de la reserva si el usuario no asigna un valor explícito para este campo.

En la parte inferior de la vista de edición aparece una sección que permite la gestión de los recursos que deben incluirse en la reserva. Al seleccionar un recurso se mostrarán a título informativo algunos de sus datos.


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Al crear o modificar una reserva, si alguno de los recursos añadidos no está disponible en las fechas indicadas, el CRM mostrará una alerta indicando que existe incompatibilidad con otra reserva existente y no permitirá guardarla hasta que se hayan eliminado los recursos conflictivos o hasta que estos sean desvinculados de la reserva anterior. Para saber qué reserva concreta genera el conflicto se puede consultar el calendario o la vista de detalle del recurso afectado.


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Del mismo modo que no es posible incluir en una nueva reserva recursos no disponibles por fecha tampoco es posible cambiar el estado de una reserva que está Cancelada si contiene recursos que entrarían en conflicto con otras reservas existentes.

Al crear o modificar una reserva, si no se incluye en ella ningún recurso, el CRM mostrará una alerta pero permitirá realizar la operación de guardado.


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También cabe tener en cuenta que es posible relacionar una reserva con un registro de otro de los módulos del CRM. En caso de querer mostrar módulos propios de la entidad en este campo, puede solicitarse su inclusión a través del foro de soporte.

Finalmente, en la vista de lista del módulo es posible ver el detalle de cada reserva con los recursos que incluye. Para ello se debe hacer clic en la "i" que se encuentra en el extremo derecho de cada fila.


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Calendario de reservas

El calendario muestra de forma gráfica la situación a lo largo del tiempo de los recursos existentes en cuanto a ocupación o disponibilidad. Por defecto, se muestran las reservas de recursos que no se encuentren en estado Cancelada. Cada recurso se muestra con el color indicado en su registro o, de no tenerlo, en el color genérico del calendario.

Al situar el cursor sobre un recurso reservado se muestran detalles de la reserva, pudiendo accederse directamente a las vistas de edición o detalle de la propia reserva o la vista de detalle del recurso. Un clic sobre la franja reservada conduce también a la vista de detalle de la reserva.


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El calendario no permite la modificación de la temporalidad asociada a una reserva. De ser necesaria la modificación de la fecha/hora de inicio o finalización deberá editarse el registro de reserva como en cualquier otro caso.

Los recursos asociados a reservas Todo el día aparecerán en la parte superior del calendario.


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En cualquier momento puede iniciarse una reserva seleccionando una franja horaria cualquiera sobre el calendario. Al soltar el ratón se cargará en pantalla la vista de edición de la reserva, en la que ya constarán la fecha de inicio y finalización según lo indicado en el calendario, pudiéndose complementar el resto de datos necesarios.

Es importante distinguir el calendario de reservas del calendario de actividades. Ambos son independientes y reflejan cuestiones diferentes: el de reservas se refiere a la ocupación de los recursos de la organización, mientras que el de actividades se refiere a las reuniones, llamadas, sesiones y tareas asignadas al usuario del CRM.


Vistas temporales

Existen diferentes alternativas de visualización según la temporalidad que se señale: Día, Semana, Mes, Agenda o Móvil. El calendario se muestra inicialmente, por defecto, en formato Mes. La modalidad Móvil está pensada especialmente para aquellos casos en los que el usuario utiliza una pantalla de ancho reducido, mostrándose solamente tres días.


Filtrado

El calendario permite filtrar los recursos a mostrar. Esto es especialmente útil cuando existe un gran número de reservas en general, cuando se desea visualizar solamente las reservas de un recurso concreto, etc. El filtro puede aplicarse sobre cualquier subconjunto de recursos y puede vaciarse haciendo clic sobre la cruz situada a la derecha del cuadro de filtrado.


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Disponibilidad de los recursos

La opción Mostrar disponibilidad permite ver las franjas horarias en las que los recursos están disponibles en lugar de las franjas en las que están reservados. También permite aplicar el filtrado descrito en el apartado anterior.

A modo de ejemplo, en la captura siguiente puede apreciarse la existencia de una reserva que contiene dos recursos:


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Al pulsar el botón Mostrar disponibilidad la visualización se invierte y las franjas que se muestran son aquellas en las que los recursos están disponibles, mientras que las que se corresponden a los recursos ocupados aparecen vacías. Al mismo tiempo, el botón cambia su texto por el de Mostrar reservas, de modo que si se volviera a hacer clic en él se regresaría a la visualización por defecto:


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