Proyectos

From SinergiaCRM - Wikisuite
Revision as of 13:41, 23 June 2021 by Jaume.Albaiges (talk | contribs)
(diff) ← Older revision | Latest revision (diff) | Newer revision → (diff)
Jump to navigation Jump to search

Concepto de proyecto

Como primera aproximación, podríamos entender que un proyecto (*) es toda aquella actividad de cierta entidad y duración orientada al cumplimiento de la misión de una organización.

A pesar de que un CRM no es una herramienta orientada a la gestión integral de proyectos, sí es cierto que los proyectos que desarrollan las organizaciones no lucrativas suelen interaccionar con muchos de los actores que el CRM gestiona: equipo técnico, voluntariado, personas destinatarias, donantes, etc. por lo que a menudo resulta relevante que el mapa de relaciones que el CRM dibuja incluya referencias a la actividad de la entidad, a sus proyectos.

En cualquier caso, la heterogeneidad de tipologías de proyectos que las organizaciones pueden desarrollar obliga a mantener una estructura básica simple en el módulo Proyectos, que puede ser ampliada mediante la introducción de nuevos campos en el módulo (ver Adaptación de módulos existentes) o mediante la creación de módulos nuevos.

(*) El concepto proyecto es uno de los que más flexibilidad terminológica presenta entre diferentes organizaciones. Algunas, por ejemplo, utilizan denominaciones como programas o servicios para referirse a la misma idea. Aunque ello no condiciona en absoluto la funcionalidad del CRM, cabe recordar la posibilidad de modificar la denominación genérica de cualquier módulo si la entidad usuaria lo requiere (ver Adaptación de los nombres de los módulos).


Creación de un proyecto

Por defecto, el módulo Proyectos se encuentra ubicado en la pestaña Otros del menú principal.

Al crear un proyecto es obligatorio indicar su Nombre y su Fecha de inicio. Otros datos opcionales son Ubicación (equivalente al listado de sedes o lugares en los que se puede realizar un proyecto), Estado, Fecha de finalización, Descripción, Asignado a (equivalente a persona responsable del proyecto), etc.


85.jpg


Gestión de proyectos

Tal y como se ha indicado anteriormente, el CRM no es una herramienta orientada a la gestión integral de proyectos. A pesar de ello, ofrece algunas herramientas que podrían resultar suficientes para determinados niveles de gestión.

Recursos (humanos) de un proyecto

En el marco del CRM, se define como Recursos de un proyecto al conjunto de usuarios y personas que van a desarrollar tareas en ese proyecto.

Los recursos de un proyecto se pueden definir por dos vías:

1) Desde el subpanel del mismo nombre que se encuentra en la vista de detalle del proyecto.


Subpanel Recursos de Proyecto.jpg


2) Desde la vista de edición del proyecto. Debajo del panel principal aparece una sección titulada Lista de recursos en la que se ven los recursos ya incluidos en el proyecto y desde donde se puede añadir nuevos recursos haciendo una búsqueda combinada en los módulos de Personas y Usuarios usando los campos Nombre, Apellidos y Correo electrónico.

También se puede Crear nuevo recurso, que implicará la creación de un nuevo registro enPersonas y su vinculación como recurso al proyecto.


Lista de recursos.jpg


Diagrama de Gantt

El módulo Proyectos ofrece la opción de mostrar la información referente a tareas y recursos recogida en un diagrama de Gantt, accesible en el botón-menú de Acciones de la vista de detalle del proyecto.


Ver Gantt.jpg


Debajo de la vista de detalle del proyecto, desaparecen los subpaneles y aparece el diagrama de Gantt.


Diagrama de Gantt.jpg


El diagrama de Gantt muestra el tiempo de dedicación previsto para cada tarea en el período total de ejecución del proyecto.

En el contexto del CRM el diagrama de Gantt se genera automáticamente cuando a un proyecto se le asignan tareas. Para cada tarea aparece su información básica y se muestra su ubicación en el calendario mediante una barra que va desde su Fecha de Inicio a su Fecha de Fin. A medida que se va modificando el campo % Completado de la tarea se muestra el progreso sobre la misma barra.


Diagrama Gantt información tarea.jpg


Diagrama Gantt calendarización tareas.jpg


Para visualizar más o menos calendario en pantalla se puede mover la barra divisoria hacia la izquierda o la derecha.


Diagrama Gantt navegación visualizaciones.jpg


Desde el diagrama de Gantt se pueden añadir también nuevas tareas al proyecto y definir cuál será el recurso responsable de ejecutarlas. En la ventana emergente Agregar nueva tarea, el campo Asignado a es un desplegable donde aparecen únicamente los recursos previamente añadidos al proyecto.


Diagrama Gantt añadir nueva tarea.jpg


Agregar nueva tarea.jpg


Se puede volver a la vista de detalle estándar del proyecto, con los subpaneles, desde el desplegable Acciones, opción Ver Detalle.


Ver detalle.jpg


Existe una cierta inconsistencia en la gestión de las tareas de proyecto en función de si se hace en su propio módulo o sobre el diagrama de Gantt. Al hacerlo en su módulo, las tareas pueden ser asignadas a cualquier usuario del CRM, no solo a los que aparecen como recursos del mismo. En caso de hacerlo a un usuario "no recurso" la tarea aparecerá como "No asignada" en la visualización del diagrama de Gantt. Del mismo modo, una tarea asignada vía Gantt a un registro del módulo Personas (es decir, no asignada a un usuario del CRM) mostrará el campo "Asignado a" vacío en su vista de detalle y en caso de ser editada en el contexto de su módulo mostrará un error en ese campo.


Calendario de recursos

Desde el menú de acciones del módulo Proyectos se puede acceder al Calendario de recursos. Se trata de un calendario en el que se muestran las tareas de los diferentes proyectos que están realizando cada uno de los recursos. También se permite el filtrado en función del proyecto, del usuario o de la persona.


Calendario de recursos.jpg


Calendario de recursos 2.jpg


Plantillas de proyecto

Existe la posibilidad de crear plantillas de proyectos que permiten tener definidas tareas y asignarles recursos a través del módulo Plantillas de proyecto. Se pueden crear tantas plantillas como se desee y se pueden asignar al proyecto en el momento de su creación.

Por defecto el módulo está oculto en el CRM, pero se puede mostrar fácilmente tal y como se explica en el apartado Gestión del menú principal.


Vinculación de un proyecto con datos de otros módulos

Un proyecto suele tener relación con múltiples datos almacenados en diferentes módulos del CRM. En este apartado se muestran algunos ejemplos sin ánimo de exhaustividad.


Personas y organizaciones participantes en un proyecto

Toda la información de este apartado aplica por igual a personas y organizaciones. A fin de simplificar su comprensión, se hablará únicamente del caso de las personas, pudiendo extrapolarse de forma análoga al de las organizaciones.

En la vista de detalle de un proyecto aparece el subpanel Relaciones con Personas. A través de este subpanel pueden generarse relaciones entre personas y proyectos, indicando, además, el rol que la persona ostenta en el proyecto. Estas relaciones pueden haber sido creadas también desde el módulo Relaciones con Personas o desde el subpanel equivalente de la vista de detalle del módulos Personas.

El hecho de que se vinculen proyectos y personas no de forma directa sino mediante relaciones permite que posteriormente sea muy sencillo responder a preguntas del tipo ¿Cuántas personas han actuado como voluntarias en el proyecto X durante el año Y?, que suelen necesitarse para la elaboración de memorias, de informes a financiadores, etc.

Cabe tener en cuenta que en el módulo Relaciones con Personas aparecen dos campos desplegables para caracterizar esa relación: Tipo de relación y Rol en el proyecto. Mientras que el campo Tipo de relación es por defecto obligatorio (ver Relaciones con Personas y Organizaciones), el campo Rol en el proyecto sólo tiene sentido si se ha indicado un proyecto al definir la relación y aún en este caso seguiría no siendo imprescindible. En cualquier caso cabe diferenciar la razón de ser de cada uno: en un ejemplo clásico, se podría crear una "relación de tipo voluntario vinculada a un proyecto X en el que la persona voluntaria tuviera el rol de coordinadora".

Tanto la tipología de relación como el rol en el proyecto son listas de valores que la entidad puede adaptar libremente a las denominaciones de uso interno habitual.


86.jpg


Tareas de proyecto y Actividades

En el contexto del módulo Proyectos aparece otro módulo no accesible directamente desde el menú principal, el de Tareas de proyecto, del que ya se ha hablado en el apartado de Recursos. En él se pueden detallar los trabajos a realizar en el marco de un proyecto determinado, asignarlos a las personas responsables correspondientes, establecer o hacer seguimiento de su estado y su nivel de prioridad, etc.

Cabe no confundir el módulo Tareas de proyecto con el módulo Tareas, vinculado a Actividades (ver Actividades y Calendario).


87.jpg


El acceso a la vista de lista del módulo Tareas de proyecto debe hacerse desde el menú de acciones del módulo Proyectos.

La creación de una nueva tarea de proyecto puede hacerse desde el subpanel correspondiente en la vista de detalle de su proyecto o directamente en la vista de edición del módulo.

También la vista de detalle de un proyecto cuenta con los subpaneles Actividades e Historial para el habitual registro y seguimiento de reuniones, llamadas, notas, etc. tanto pendientes como realizadas (ver Actividades y Calendario).


Financiación de un proyecto

A partir de la vinculación con los módulos de Subvenciones y/o Compromisos de pago (concretamente mediante el campo Proyecto Destino) puede visualizarse en los subpaneles correspondientes el origen de la financiación de un determinado proyecto.


88.jpg


Conviene hacer constar que no se está considerando una gestión contable del proyecto (ingresos/gastos) sino una mera representación de su estructura de financiación. De hecho este tipo de gestión más económica suele exceder el ámbito del CRM y vehicularse mediante aplicaciones de gestión contable o de sistemas integrados tipo ERP. En cualquier caso, sería factible realizar cierta gestión análoga mediante la creación de módulos adicionales (ver el apartado siguiente).


Módulos específicos para la gestión de datos de proyectos

Si se desea registrar y gestionar información más amplia en relación a los proyectos que gestiona una entidad, existe la posibilidad de añadir campos al módulo de proyectos (ver Adaptación de módulos existentes) o incluso de crear módulos complementarios (ver Creación de módulos nuevos).

Por ejemplo, si la intención es poder segmentar los proyectos en base a su tipología o público destinatario, probablemente sería suficiente con añadir un campo de tipo desplegable al módulo de Proyectos. Si, por el contrario, se desea registrar la actividad concreta vinculada a un proyecto, probablemente será necesario crear un nuevo módulo.

La experiencia adquirida en la implantación de SinergiaCRM sugiere que la entidad debe realizar un trabajo preliminar que genere un consenso sobre qué datos recopilar sobre un determinado proyecto y cómo gestionarlos. De este trabajo deberían salir, al menos, las siguientes conclusiones:

- Datos a recoger y tipología de los mismos (valores numéricos, fechas, desplegables, etc.)

- Módulos con los que deban relacionarse los datos que se van a registrar. Por ejemplo, en el caso ya citado de las asesorías a otras entidades, parece natural asumir que el nuevo módulo deberá relacionarse con el de Organizaciones.

Adicionalmente, podrán valorarse otras cuestiones posteriores a la creación del módulo como la necesidad de disponer de Informes que analicen los datos del módulo o de establecer el protocolo de acceso a esos datos mediante la creación de los roles correspondientes (ver Usuarios y Roles - Seguridad de la información).


Volver al inicio