Personas y Organizaciones

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Conceptos básicos

El núcleo principal de SinergiaCRM está formado por los módulos que permiten gestionar los datos de los grupos de interés con los que cada entidad mantiene relación. Dichos módulos son, básicamente, Organizaciones, Personas e Interesados.

De este simple enunciado ya podemos deducir que la aplicación brinda un trato diferenciado a las personas físicas (Personas) y a las personas jurídicas (Organizaciones); a su vez, ambos módulos están relacionados, de modo que es posible vincular a personas con organizaciones y viceversa.

En la versión original de SugarCRM, los módulos de Organizaciones y Personas se denominan, respectivamente, Cuentas y Contactos (Accounts y Contacts en el original inglés). Es relevante tenerlo en cuenta si se consulta documentación de SugarCRM. También es posible que alguna etiqueta del CRM mantenga, involuntariamente, esta terminología.

En nuestro canal de Youtube tenéis a vuestra disposición un vídeo formativo sobre los módulos de Personas, Organizaciones, Relaciones con Personas y Relaciones con Organizaciones.

Cabe hacer notar que no todas las entidades darán el mismo peso a todos los módulos. Por ejemplo, para una federación o cualquier entidad de segundo o tercer nivel, el módulo de Organizaciones es fundamental puesto que va a contener, entre otros registros, a todas sus entidades asociadas. Para una entidad de base, el módulo de Organizaciones podría tener una relevancia menor, pero no por ello dejará de usarlo (para gestionar datos de financiadores, instituciones públicas, empresas, centros escolares, etc.). Lógicamente, el nivel de uso dependerá de la naturaleza de cada entidad y de su actividad habitual.

Es relevante destacar en este momento, aunque se explicará con detalle posteriormente, que en la ficha de cualquier persona u organización no es posible establecer de forma directa el tipo de vínculo entre dicho registro (persona u organización) y la entidad usuaria del CRM. Como comprobará rápidamente el usuario de SinergiaCRM, los campos Tipo de relación, que en ambos módulos contienen esta información, están inhabilitados en la vista de edición, es decir, son solamente de lectura. Su valor se establece de acuerdo a la información existente en los módulos de Relación con Organizaciones y Relación con Personas.


Campo de Correo electrónico

El campo de Correo electrónico permite asociar a cada persona tantas direcciones de correo electrónico como convenga. Junto a cada una de ellas aparecen tres opciones:

Opciones de correo.jpg

- Principal: Indica que esa dirección es la prioritaria en el CRM para esa persona. En consecuencia, sólo una dirección por persona podrá tener esta casilla activada. Cuando en el marco de una campaña (o en otras funciones del CRM que también usan el correo electrónico) deba enviarse un mensaje a esa persona, se dirigirá a la dirección marcada como Principal. A pesar de ello, tal y como se ha indicado, será posible almacenar otras direcciones de correo para la misma persona, que eventualmente podrán convertirse en la principal en el futuro.

- Rehusado: Indica que el destinatario no desea recibir más mensajes en esa cuenta. Esta opción se activa automáticamente cuando el destinatario hace clic en una URL de baja en una campaña de correo electrónico (para más detalle ver Creación de una campaña).

- No válido: Indica que es una dirección errónea o no válida. Esta casilla se activa automáticamente cuando en el marco de una campaña se intenta por 5 veces enviar un mensaje a esa dirección y no se consigue.

El campo Correo electrónico se utiliza del mismo modo en los módulos Organizaciones e Interesados.


Relaciones con Personas y Organizaciones

En determinados ámbitos de actividad, particularmente en el mercantil, la relación entre la organización usuaria del CRM y sus contactos en general suele tener un abanico de posibilidades relativamente reducido y, además, no es frecuente que un mismo contacto ostente dos tipologías de relación distintas con la propia entidad. Así, un contacto podrá ser un proveedor, un cliente o un cliente potencial y en principio poco más. Incluso mantener un registro de estados es relativamente poco importante más allá de conocer, por ejemplo, la fecha de alta como cliente.

Sin embargo, en el ámbito de las organizaciones no lucrativas esto no es así: el abanico de posibilidades es mucho más numeroso (sin ser exhaustivos, una persona puede ser socia, donante, voluntaria, destinataria/usuaria de los programas de la entidad, cliente, proveedora, profesional de la entidad, miembro de la junta o del patronato, etc.), una entidad puede mantener un número variado de relaciones con una misma persona u organización (ya sea de forma simultánea o a lo largo del tiempo) e incluso en muchos casos es absolutamente necesario conocer fechas de inicio y fin de esa relación y deducir en qué estado se encuentra (activa o no).

Así pues, SinergiaCRM incorpora dos módulos denominados de Relaciones con Personas y de Relaciones con Organizaciones que permiten gestionar cada relación establecida entre la propia entidad y cualquier persona u organización. Por defecto, el acceso a estos módulos se realiza desde la pestaña General del menú principal.

La gestión adecuada de estos módulos de relaciones debería permitir, entre otras cosas, la simplificación de los procesos de obtención de información para las memorias de la entidad (con la información disponible debería ser sencillo, por ejemplo, contabilizar el "número de participantes en el último año en el proyecto X" o el "número de voluntarios activos en un período determinado", etc.).

U RELPERS 1.jpg

Al crear una nueva relación –que puede generarse tanto desde el propio módulo como desde el correspondiente subpanel de la ficha de la persona o de la organización–, debemos detallar obligatoriamente la Persona (u Organización) con quien nos relacionamos y el Tipo de relación. El nombre de la relación no es necesario indicarlo puesto que se generará de manera automática por parte del CRM mediante una concatenación nombre de la persona + tipo de relación.

Los tipos de relación disponibles por defecto para personas son: Socio, Donante, Voluntario, Usuario, Trabajador, Patronato/Junta Directiva y VIP.

Los tipos de relación disponibles por defecto para organizaciones son: Socio, Donante, Financiador, Proveedor y Cliente.

En ambos casos estas opciones son editables por parte de la entidad, según el procedimiento estándar de Gestión de listas desplegables. Para personas la lista es stic_contacts_relationship_types_list y para organizaciones, stic_accounts_relationship_types_list.

Otros campos relevantes son las fechas de alta y baja de la relación así como el Motivo de la baja.

Aunque la fecha de alta no sea obligatoria, se aconseja incorporarla siempre que sea posible.

También cabe la posibilidad de que la relación no sea únicamente con la entidad, sino que queramos vincular la persona directamente a un proyecto. En este supuesto es incluso posible indicar qué rol tiene la persona en el proyecto.

Los valores por defecto para los roles son, en el caso de las personas, Coordinador, Técnico, Voluntario o Usuario. En el caso de las organizaciones: Coordinador o Participante. Igual como en el Tipo de relación, los valores de Rol en el proyecto también son configurables a través del editor de listas desplegables, mediante las listas stic_contacts_relationships_project_roles_list (para personas) y stic_accounts_relationships_project_roles_list (para organizaciones).

Volvemos en este punto al campo Tipo de relación que aparece en los módulos de Personas y de Organizaciones. Decíamos en el apartado anterior que este campo aparecía como no editable. La razón de que esto sea así es porque el CRM obtiene automáticamente el valor de este campo a partir de los datos almacenados en los módulos de Relaciones para esa persona u organización, activando las opciones que correspondan a relaciones activas (sin fecha de baja).

Por las razones que se acaban de describir, al importar datos de Personas u Organizaciones NUNCA deben importarse datos para el campo Tipo de relación. Una vez importados los datos genéricos de las Personas (o de las Organizaciones) deberán importarse los datos relativos a las relaciones que se tengan con ellas en el módulo de Relaciones con Personas (o Relaciones con Organizaciones). En el momento en que se importen estas relaciones, el CRM asignará valores automáticamente al campo Tipo de relación del módulo principal, según lo explicado en el párrafo anterior.

En relación a esta cuestión se recomienda consultar el apartado Ejemplo de migración de datos.

U RELPERS 2.jpg
Así pues, a pesar de no editar los tipos de relaciones en los módulos principales de Personas y Organizaciones, será posible en cualquier momento filtrar dichos módulos en base al tipo de relación deseado.

En resumen, gestionando los datos de relación en un único lugar (los módulos de relaciones) es posible saber qué relaciones mantiene la entidad en cualquier momento con cualquier contacto y, al mismo tiempo, tener una visión histórica más allá de la situación actual. Toda esta información tendrá usos destacados, entre otros, en el módulo de Informes de la aplicación.

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