Pagos de servicios agregados

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Introducción

La gestión de pagos de servicios agregados es una funcionalidad en la que participan conjuntamente los módulos del bloque de Eventos y del bloque de Economía. Es por esta razón que se destina un artículo específico para describirla.

Algunas entidades, sobre todo en los ámbitos de la salud y la acción social, ofrecen servicios cobrables a sus usuarios. Estos servicios, que a menudo se cobran con una determinada periodicidad, pueden tener contenidos y costes variables, por lo que su gestión directa a través de los módulos de Compromisos de pago y Pagos no es sencilla: no siempre pueden establecerse importes base fijos a los compromisos de pago porque el importe varía de un período a otro en función de los servicios recibidos, de las semanas del mes, etc., y, por tanto, se hace necesaria una gestión manual de los pagos para indicar el importe real, sobre todo, pero también con frecuencia el concepto cobrado u otros datos relevantes.

Por otra parte, en caso de que se pudieran establecer unas tarifas estándares para los servicios y se optara por generar un compromiso de pago para cada servicio que el usuario recibe, llegado el momento de facturar habría que agrupar los pagos del mismo mes para para poder saber el importe total que el usuario debería abonar. O, en el caso de cobrar por recibo domiciliado, se daría el caso de que a una misma persona se le cobrarían recibos varios de forma simultánea, lo que, entre otras cuestiones, supondría un coste adicional en comisiones para la entidad.

Así pues, para facilitar este tipo de gestión SinergiaCRM permite la gestión de pagos de servicios agregados, basada en dos pilares:

- El uso de los módulos del bloque de Eventos para gestionar la prestación de los servicios: en términos generales, la sesión genera la existencia de un servicio a prestar por un determinado importe, la inscripción indica a los usuarios que lo reciben y la asistencia indica si el servicio a una persona concreta ha sido efectivamente prestado. El evento actúa como paraguas y puede ser monoinscripción o multiinscripción según convenga.

- El cálculo automatizado de los importes a cobrar a cada usuario por los servicios prestados en el período a partir de la relación existente entre un compromiso de pago (en principio periódico) y un número variable de inscripciones. El importe obtenido se asigna a un único pago con independencia del número de servicios prestados.


Funcionamiento

= Gestión de casos especiales

Los pagos con estado Pagado no serán modificados en ejecuciones posteriores del proceso de cálculo de los importes y en todo caso la entidad podrá realizar una gestión manual si necesita realizar cambios. A continuación se describen algunas casuísticas especiales que podrían darse tras una primera ejecución del proceso con sugerencias sobre cómo abordarlas:

- Si una vez ejecutado el proceso de cálculo se observan errores (asistencias que no debían cobrarse y se han incluido en los pagos o viceversa, etc.) se puede repetir la ejecución aplicando previamente las correcciones necesarias (establecer el estado correcto de las asistencias, modificar el campo Excepción de pago, etc.) y los pagos se actualizarán de acuerdo con los nuevos datos, a no ser que, como se ha dicho antes, tengan estado Pagado.

- Si con los pagos en estado Pagado pero dentro del mismo período de cobro se obtiene nueva información relevante a efectos de dicho cobro (asistencias que no tenían el estado indicado ya lo tienen, etc.) se podrán crear de forma manual pagos adicionales dentro de los mismos compromisos de pago ya existentes y lanzar de nuevo el proceso de cálculo de los importes. Los pagos y asistencias ya cobrados quedarán como estaban y en los nuevos pagos sólo se incluirán las asistencias que no habían sido tratadas anteriormente.

- Si con los pagos en estado Pagado y ya fuera del período de cobro se obtiene nueva información relevante a efectos de dicho cobro (asistencias que no tenían el estado indicado ya lo tienen, etc.) se podrá, por ejemplo, modificar la fecha de las asistencias afectadas para que se incluyan en el siguiente período de cobro. En este caso, convendrá probablemente incluir un comentario explicativo en la descripción de la asistencia. Alternativamente se podrá crear un pago adicional y establecer el importe de forma manual, aunque no tendrá vinculadas las asistencias incluidas. O, incluso, podrá modificarse temporalmente la periodicidad del compromiso de pago paraguas para que llegado el nuevo período de cobro, el proceso mire más allá del último período y pueda incluir las asistencias pendientes de cobro de períodos anteriores.

- En línea parecida a la última sugerencia del párrafo anterior, si se han prestado servicios cobrables sin que todavía existiera un compromiso de pago asociado, cuando éste se cree se podrá jugar con la periodicidad para incluir los servicios prestados de tantos meses atrás como sea necesario. Una vez realizado el cálculo del primer pago (que incluiría todo el histórico pendiente) se podrá establecer la periodicidad real para el futuro.


Otras consideraciones

- Los compromisos de pago, las inscripciones y las relaciones entre ambos se crean de forma manual.

- Los compromisos de pago se pueden (y deberían) crear con importe 0. Así, si en algún período no hay nada que cobrar, el pago del período quedará también con importe 0 y se podrá excluir de cualquier proceso posterior (domiciliación, etc.).

- Partiendo del hecho que un compromiso de pago actúa como paraguas de las inscripciones que describen los servicios, la periodicidad en el cobro de los servicios será la que indique el compromiso. En caso de que existan periodicidades distintas pueden crearse diferentes compromisos de pago o mantener un único compromiso y proceder al cobro con la periodicidad más larga (algo que la funcionalidad permite gestionar correctamente).

- Por la propia naturaleza de la funcionalidad, no es posible incluir en el pago agrupado otros cargos no vinculados al concepto sesión (cuotas de socio, tarifas fijas mensuales, etc.). Estos casos deberán contar con sus propios compromisos de pago convencionales que, necesariamente, crearán pagos/recibos adicionales.

- En el caso de que se deseen emitir facturas vinculadas a los pagos calculados pueden usarse los módulos Plantillas PDF o Mail Merge Reports.