Difference between revisions of "Pagos de servicios agregados"

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La gestión de pagos de servicios agregados es una funcionalidad en la que participan conjuntamente los módulos del bloque de ''Eventos'' y del bloque de ''Economía''. Es por esta razón que se destina un artículo específico para describirla.
 
La gestión de pagos de servicios agregados es una funcionalidad en la que participan conjuntamente los módulos del bloque de ''Eventos'' y del bloque de ''Economía''. Es por esta razón que se destina un artículo específico para describirla.
  
Algunas entidades, sobre todo en los ámbitos de la salud y la acción social, ofrecen servicios cobrables a sus usuarios. Estos servicios, que a menudo se cobran con una determinada periodicidad, pueden tener contenidos y costes variables, por lo que su gestión directa a través de los módulos de ''Compromisos de pago'' y ''Pagos'' no es sencilla: no siempre pueden establecerse importes base fijos a los compromisos de pago porque el importe varía de un período a otro en función de los servicios recibidos, de las semanas del mes, etc., y, por tanto, se hace necesaria una gestión manual de los pagos para indicar el importe real, sobre todo, pero también con frecuencia el concepto cobrado u otros datos relevantes.
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Algunas entidades, sobre todo en los ámbitos de la salud y la acción social, ofrecen servicios cobrables a sus usuarios. Estos servicios, que a menudo se cobran con una determinada periodicidad, pueden tener contenidos y costes variables, por lo que su gestión directa a través de los módulos de ''Compromisos de pago'' y ''Pagos'' puede tener cierta complejidad: no siempre pueden establecerse importes base fijos a los compromisos de pago porque el importe varía de un período a otro en función de los servicios recibidos, de las semanas del mes, etc., y, por tanto, se hace necesaria una gestión manual de los pagos para indicar el importe real, sobre todo, pero también con frecuencia el concepto cobrado u otros datos relevantes.
  
 
Por otra parte, en caso de que se pudieran establecer unas tarifas estándares para los servicios y se optara por generar un compromiso de pago para cada servicio que el usuario recibe, llegado el momento de facturar habría que agrupar los pagos del mismo mes para para poder saber el importe total que el usuario debería abonar. O, en el caso de cobrar por recibo domiciliado, se daría el caso de que a una misma persona se le cobrarían recibos varios de forma simultánea, lo que, entre otras cuestiones, supondría un coste adicional en comisiones para la entidad.
 
Por otra parte, en caso de que se pudieran establecer unas tarifas estándares para los servicios y se optara por generar un compromiso de pago para cada servicio que el usuario recibe, llegado el momento de facturar habría que agrupar los pagos del mismo mes para para poder saber el importe total que el usuario debería abonar. O, en el caso de cobrar por recibo domiciliado, se daría el caso de que a una misma persona se le cobrarían recibos varios de forma simultánea, lo que, entre otras cuestiones, supondría un coste adicional en comisiones para la entidad.

Revision as of 11:49, 6 January 2022

Introducción

La gestión de pagos de servicios agregados es una funcionalidad en la que participan conjuntamente los módulos del bloque de Eventos y del bloque de Economía. Es por esta razón que se destina un artículo específico para describirla.

Algunas entidades, sobre todo en los ámbitos de la salud y la acción social, ofrecen servicios cobrables a sus usuarios. Estos servicios, que a menudo se cobran con una determinada periodicidad, pueden tener contenidos y costes variables, por lo que su gestión directa a través de los módulos de Compromisos de pago y Pagos puede tener cierta complejidad: no siempre pueden establecerse importes base fijos a los compromisos de pago porque el importe varía de un período a otro en función de los servicios recibidos, de las semanas del mes, etc., y, por tanto, se hace necesaria una gestión manual de los pagos para indicar el importe real, sobre todo, pero también con frecuencia el concepto cobrado u otros datos relevantes.

Por otra parte, en caso de que se pudieran establecer unas tarifas estándares para los servicios y se optara por generar un compromiso de pago para cada servicio que el usuario recibe, llegado el momento de facturar habría que agrupar los pagos del mismo mes para para poder saber el importe total que el usuario debería abonar. O, en el caso de cobrar por recibo domiciliado, se daría el caso de que a una misma persona se le cobrarían recibos varios de forma simultánea, lo que, entre otras cuestiones, supondría un coste adicional en comisiones para la entidad.

Así pues, para facilitar este tipo de gestión SinergiaCRM permite la gestión de pagos de servicios agregados, basada en dos pilares:

- El uso de los módulos del bloque de Eventos para gestionar la prestación de los servicios: en términos generales, la sesión genera la existencia de un servicio a prestar por un determinado importe, la inscripción indica a los usuarios que lo reciben y la asistencia indica si el servicio a una persona concreta ha sido efectivamente prestado. El evento actúa como paraguas y puede ser monoinscripción o multiinscripción según convenga.

- El cálculo automatizado de los importes a cobrar a cada usuario por los servicios prestados en el período a partir de la relación existente entre un compromiso de pago (en principio periódico) y un número variable de inscripciones. El importe obtenido se asigna a un único pago con independencia del número de servicios prestados.


Gestión de los servicios

Tal y como se ha comentado anteriormente, la gestión de los servicios prestados se realiza mediante los módulos del bloque de Eventos.

El evento es el elemento instrumental que permite usar las inscripciones, sesiones y asistencias que de él penden para la gestión concreta de los servicios. Un evento puede tener una o varias inscripciones vinculadas a una única persona, varias inscripciones de varias personas distintas que van a recibir un servicio similar o conjunto, etc. Cada entidad determinará cuál es la forma que mejor se ajusta a sus necesidades.

El evento dispone del campo Importe de la sesión, que será heredado por las inscripciones en el momento de su creación, salvo que se indique un valor explícito en la propia inscripción. En cualquier caso, el importe indicado en la inscripción podrá ser modificado libremente, lo que permite, por ejemplo, establecer tarifas específicas para cada persona destinataria de los servicios, si es necesario.

Las sesiones indican los momentos en los que se prestan los servicios.

La coexistencia de inscripciones y sesiones supone la generación automática de las correspondientes asistencias, que heredarán en su campo Importe el valor del campo Importe de la sesión de su inscripción de referencia. De ser necesario, este valor puede ser también modificado libremente (por ejemplo, para aplicar un descuento o recargo puntual) y será el que finalmente se usará al cobrar los servicios prestados.

El estado de la asistencia indicará la efectiva prestación del servicio. Se procederá al cobro solamente de los servicios asociados a asistencias con estado o Parcial. Además, la asistencia cuenta con el campo Excepción de pago, que puede tomar el valor Incluir o Excluir y que tendrá preferencia sobre el estado en el momento de calcular el importe a cobrar. Esto puede permitir, por ejemplo, cobrar una sesión no realizada por ausencia injustificada de la persona.


Cobro de los servicios

Para cobrar los servicios prestados debe asignarse un compromiso de pago a la persona destinataria de los mismos (o a la que deba pagarlos) y relacionar con dicho compromiso todas las inscripciones que corresponda. El tipo de pago del compromiso deberá ser Servicios agregados. El CRM generará con la periodicidad que el compromiso indique los correspondientes pagos recurrentes, que, junto al resto de datos habituales, heredará el tipo de pago indicado.

Para proceder al cálculo de los importes a cobrar, debe ejecutarse la acción Calcular pagos agregados disponible en el menú del módulo Pagos. La acción puede ejecutarse en el momento que se desee y tantas veces como sea necesario. En cada ejecución se sobrescribirán los cambios realizados en la ejecución anterior (salvo en el caso de pagos pagados, según se describe a continuación).

Se incluirán en el proceso los pagos que tengan fecha de pago del mes en curso, tipo de pago igual a Servicios agregados y que estén vinculados a compromisos de pago de cualquier periodicidad no puntual. Se excluirán los pagos que consten ya como pagados a fin de evitar el recobro de servicios ya cobrados.

Para establecer el importe de los pagos incluidos se sumarán los importes consignados en las asistencias igualmente incluidas, que serán las que tengan estado o Parcial o que tengan el valor Incluir en el campo Excepción de pago, que estén dentro del período a cobrar y que no estén ya vinculadas a un pago con estado Pagado. El periodo a cobrar lo determina la periodicidad de cada compromiso de pago. Así, en un pago vinculado a un compromiso mensual se incluirán las asistencias del mes anterior; en un pago vinculado a un compromiso bimestral, las asistencias de los dos meses anteriores, etc.

A los pagos de los que se pueda realizar el cálculo completo porque todas sus asistencias tengan un estado explicitado o estén excluidas de cobro se les marcará la casilla Pago agregado completado. Se podrá utilizar este campo, por ejemplo, para filtrar los pagos que ya pueden ser cobrados.

Además, se generará una relación entre los pagos y las asistencias que se incluyan en ellos, lo que a posteriori permitirá saber si una asistencia fue cobrada y cuándo lo fue (en qué pago).


Vista de resumen del proceso

Al terminar el proceso se mostrará en pantalla un resumen del proceso con la siguiente información:

- Pagos incluidos: número de pagos de tipo Servicios agregados, que tienen Fecha de pago del mes actual y Estado diferente de Pagado. Un pago incluido puede terminar el proceso como completado, no completado o con alerta. Por tanto, este valor debe ser igual a la suma de los tres valores siguientes.

- Pagos completados: número de pagos en los que todas sus asistencias vinculadas han podido ser procesadas correctamente.

- Pagos no completados: número de pagos en los que al menos una de sus asistencias vinculadas no ha podido ser procesada correctamente porque no tiene valor ni en Estado ni en Excepción de pago. Estas asistencias aparecen en el cuadro Asistencias con alerta.

- Pagos con alerta: número de pagos que no tienen ninguna asistencia vinculada para el período a analizar o ninguna inscripción vinculada en general. Estos pagos aparecen en el cuadro Pagos con alerta.

- Asistencias incluidas: número de asistencias vinculadas a pagos de Servicios agregados que tienen fecha dentro del período a analizar. Una asistencia incluida puede terminar el proceso como procesada o con alerta. Por tanto, este valor debe ser igual a la suma de los dos valores siguientes.

- Asistencias procesadas: número de asistencias que han podido ser contabilizadas dentro de sus pagos de referencia.

- Asistencias con alerta: número de asistencias que no han podido ser contabilizadas dentro de sus pagos de referencia porque no tienen valor ni en Estado ni en Excepción de pago. Estas asistencias aparecen en el cuadro Asistencias con alerta.

En el cuadro Asistencias con alerta aparecen, si procede y según lo indicado, las que no tienen valor ni en el campo Estado ni en el campo Excepción de pago, por lo que no han podido ser contabilizadas dentro de sus pagos de referencia. Junto a cada asistencia hay un botón que permite enviar un recordatorio de Asistencias pendientes de revisión al usuario asignado correspondiente.

En el cuadro Pagos con alerta aparecen, también si procede y según lo indicado, los que a pesar de tener las características correctas para su inclusión en el proceso no tienen ninguna asistencia vinculada dentro del período a analizar o, directamente, no tienen ninguna inscripción vinculada. Se recomienda revisarlos y aplicar, en su caso, las correcciones adecuadas donde sea necesario.


Gestión de casos especiales

A continuación se describen algunas casuísticas especiales que podrían darse tras una primera ejecución del proceso con sugerencias sobre cómo abordarlas:

- Según lo indicado, los pagos con estado Pagado no serán modificados en ejecuciones posteriores del proceso de cálculo de los importes y en todo caso la entidad podrá realizar una gestión manual si necesita realizar cambios en ellos.

- Si una vez ejecutado el proceso de cálculo se observan errores (asistencias que no debían cobrarse y se han incluido en los pagos o viceversa, etc.) se puede repetir la ejecución aplicando previamente las correcciones necesarias (establecer el estado correcto de las asistencias, modificar el campo Excepción de pago, etc.) y los pagos se actualizarán de acuerdo con los nuevos datos, a no ser que, como se ha dicho antes, tengan estado Pagado.

- Si con los pagos en estado Pagado pero dentro del mismo período de cobro se obtiene nueva información relevante a efectos de dicho cobro (asistencias que no tenían el estado indicado ya lo tienen, etc.) se podrán crear de forma manual pagos adicionales dentro de los mismos compromisos de pago ya existentes y lanzar de nuevo el proceso de cálculo de los importes. Los pagos y asistencias ya cobrados quedarán como estaban y en los nuevos pagos sólo se incluirán las asistencias que no habían sido tratadas anteriormente.

- Si con los pagos en estado Pagado y ya fuera del período de cobro se obtiene nueva información relevante a efectos de dicho cobro (asistencias que no tenían el estado indicado ya lo tienen, etc.) se podrá, por ejemplo, modificar la fecha de las asistencias afectadas para que se incluyan en el siguiente período de cobro. En este caso, convendrá probablemente incluir un comentario explicativo en la descripción de la asistencia. Alternativamente se podrá crear un pago adicional y establecer el importe de forma manual, aunque no tendrá vinculadas las asistencias incluidas. O, incluso, podrá modificarse temporalmente la periodicidad del compromiso de pago paraguas para que llegado el nuevo período de cobro, el proceso mire más allá del último período y pueda incluir las asistencias pendientes de cobro de períodos anteriores.

- En línea parecida a la última sugerencia del párrafo anterior, si se han prestado servicios cobrables sin que todavía existiera un compromiso de pago asociado, cuando éste se cree se podrá jugar con la periodicidad para incluir los servicios prestados de tantos meses atrás como sea necesario. Una vez realizado el cálculo del primer pago (que incluiría todo el histórico pendiente) se podrá establecer la periodicidad real para el futuro.


Otras consideraciones

- Los compromisos de pago, las inscripciones y las relaciones entre ambos se crean de forma manual.

- Los compromisos de pago se pueden (y deberían) crear con importe 0. Así, si en algún período no hay nada que cobrar, el pago del período quedará también con importe 0 y se podrá excluir de cualquier proceso posterior (domiciliación, etc.).

- Partiendo del hecho que un compromiso de pago actúa como paraguas de las inscripciones que describen los servicios, la periodicidad en el cobro de los servicios será la que indique el compromiso. En caso de que existan periodicidades distintas pueden crearse diferentes compromisos de pago o mantener un único compromiso y proceder al cobro con la periodicidad más larga (algo que la funcionalidad permite gestionar correctamente).

- Por la propia naturaleza de la funcionalidad, no es posible incluir en el pago agrupado otros cargos no vinculados al concepto sesión (cuotas de socio, tarifas fijas mensuales, etc.). Estos casos deberán contar con sus propios compromisos de pago convencionales que, necesariamente, crearán pagos/recibos adicionales.

- En el caso de que se deseen emitir facturas vinculadas a los pagos calculados pueden usarse los módulos Plantillas PDF o Mail Merge Reports.

- La funcionalidad es independiente de si la entidad trabaja en el modo "mes siguiente". Este parámetro sólo implica que los pagos recurrentes se creen antes o después del cambio de mes, pero en cualquier caso la ejecución del cálculo siempre será a mes vencido y sólo tendrá en cuenta los servicios prestados en meses anteriores, nunca en el mes en curso.


Incorporación de nuevos campos en instancias preexistentes

La implementación de la funcionalidad de pagos de servicios agregados supone la aparición de nuevos campos en diferentes módulos del CRM. En aquellas instancias preexistentes en las que se desee utilizar esta funcionalidad es posible que sea necesario intervenir explícitamente sobre determinadas vistas para incorporar algunos de esos campos de forma manual. Ello dependerá de si las vistas han sido modificadas previamente respecto de su diseño inicial, en cuyo caso será necesaria la intervención.

Los módulos y campos sobre los que puede ser necesario intervenir son los siguientes:

- Eventos: Importe de la sesión.

- Inscripciones: Importe de la sesión y Compromiso de pago.

- Asistencias: Importe, Excepción de pago y Pago.

- Pagos: Pago agregado completo.

Además puede ser necesaria la modificación manual de la lista desplegable stic_payments_types_list para incluir los valores Servicios (valor interno: services) y Servicios agregados (valor interno: aggregated_services). Como en el caso de las vistas, ello solo será necesario si la lista ha sido modificada respecto de su composición inicial.