Mail Merge Reports - Combinar correspondencia

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INFORMES

Creación de un informe

El acceso al módulo de Informes se realiza a través de la pestaña Otros del menú principal.


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Tal y como puede observarse en la imagen, el proceso de creación de un informe se resume en cinco pasos:

- Seleccionar: Creación de los filtros de selección de registros.

- Manipular: Elección de los campos a incluir en el informe.

- Mostrar: Configuración de la presentación en pantalla.

- Visualizar: Incorporación de gráficos.

- Exportar: Activación de los mecanismos para exportación de los datos resultantes.


A continuación se describen las cinco etapas. Nótese que se ha alterado el orden de los apartados para facilitar una mejor comprensión del proceso de creación de un informe. El usuario que tenga experiencia elaborando informes en otras aplicaciones (por ejemplo, MS Access) de gestión de datos encontrará similitudes notables en los conceptos y en el manejo de este módulo.

Elección de los campos

Desde la pestaña Manipular se define qué campos deben incluirse en el informe. En la esquina superior izquierda de la pantalla (1) se encuentra una lista desplegable con todos los módulos del CRM. Seleccionando el módulo deseado aparecerá en la parte inferior (2) la lista de los campos de dicho módulo. Para mostrar un campo en el informe basta con arrastrarlo a la zona derecha de la pantalla (3).


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Es habitual que la información a incorporar en un informe se encuentre distribuida en varios módulos (por ejemplo, Personas y Pagos). Desde la parte central de la columna izquierda (4) es posible seleccionar otros módulos relacionados con el módulo principal del informe. Al hacerlo, sus campos se mostrarán en el mismo lugar (2) que ocupaban los del módulo principal, pudiéndolos incorporar al informe de la misma manera.

Una vez elegidos los campos, en la misma pantalla Manipular podemos, entre otros aspectos:

- Arrastrar los campos seleccionados arriba o abajo para determinar su posición en el informe.

- Definir el formato de visualización del campo, incorporando, por ejemplo, funciones predefinidas (suma, promedio, etc.) o personalizadas.

- Agrupar los registros en función de los valores de determinados campos.


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Creación de los filtros

En la pestaña Seleccionar, y de manera análoga al apartado anterior, se arrastran desde la izquierda hacia la parte inferior derecha los campos que deban ser utilizados como filtro. En las columna Operación, Igual a/Desde y A se indica el tipo de filtrado a aplicar.


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Si un filtro se considera editable (valor Sí en la columna Permitir edición) significa que su valor puede ser indicado dinámicamente en tiempo de ejecución del informe, de modo que pueden generarse diferentes resultados en función de las condiciones establecidas sin necesidad de reeditar la base del informe.


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Configuración de la presentación

A través de la pestaña Mostrar es posible configurar diferentes aspectos relativos a la forma en que serán presentados los datos resultantes:

- Mostrar u ocultar un campo.

- Determinar la ordenación del listado.

- Indicar si un campo aparecerá enlazado a la ficha del registro original.

- Fijar la anchura de las columnas, la alineación del texto, etc.

Activación de los mecanismos de exportación

Desde la pestaña Exportar es posible indicar qué operaciones podrán realizarse sobre el conjunto de registros obtenidos como resultado del informe. Existen dos posibilidades:

- Generar un fichero de tipo CSV (valores separados por comas) que puede ser visualizado y tratado en una hoja de cálculo como MS Excel, texto delimitado por comas).

- Incorporar los resultados a una nueva Lista de Público Objetivo (ver el apartado Listas de Público Objetivo en el capítulo Campañas).

Para que estas funciones estén disponibles al visualizar el informe hay que activarlas en el tiempo de diseño del informe.


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Incorporación de gráficos

Desde la pestaña Visualizar es posible agregar gráficos al informe.

En Apariencia se indica el número de gráficos a mostrar y su disposición en la plantilla del informe. Elegida la estructura base puede diseñarse cada gráfico concreto, eligiendo el tipo (barras, columnas, línea, circular, etc.), los datos sobre los que debe construirse, el título, la leyenda, etc.

Para diseñar cada uno de los gráficos indicados en Apariencia deberá modificarse el valor de la casilla Item. A modo de ejemplo, en una apariencia de tipo 2x2 la casilla Item podrá mostrar los valores del 1 al 4.


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En las imágenes siguientes se muestran algunos ejemplos de apariencias y de tipos de gráficos. Es interesante notar que debajo de los gráficos aparecen los registros resultantes del informe.

1) Apariencia 1x2 con un gráfico de tipo barras y otro de tipo circular.


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2) Apariencia 1x3con un gráfico de tipo área, un segundo de tipo barras y un tercero de tipo circular.


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Información complementaria

En el wiki de SinergiaCRM existen recursos adicionales sobre KReporter (manuales, vídeotutoriales, etc.).


MAIL MERGE REPORTS (COMBINAR CORRESPONDENCIA)

Creación y aplicación de una plantilla

El funcionamiento de Mail Merge puede resumirse en los siguientes pasos:

- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica - Modificar la plantilla básica - Aplicar la plantilla

1) Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica

Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.

La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.


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En Mail Merge es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.

Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).


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2) Modificar la plantilla básica

La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.


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Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir el más reciente.


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Información complementaria

En este entorno wiki de SinergiaCRM existe un manual específico de Mail Merge Reports elaborado por la empresa desarrolladora. Es particularmente importante consultar su contenido para conocer la forma en la que se estructura el contenido en una plantilla y todas las opciones existentes para lograr documentos de cierta complejidad.



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