Difference between revisions of "Mail Merge Reports - Combinar correspondencia"

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== Conceptos básicos ==
  
== '''INFORMES''' ==
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SinergiaCRM incorpora el módulo ''Mail Merge Reports'', que ofrece una funcionalidad parecida al clásico ''Combinar correspondencia'' de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de registros a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.
  
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Ejemplos de uso habitual podrían ser los certificados anuales de donaciones para socios y donantes o los diplomas de asistencia a cursos y otros eventos.
  
=== Creación de un informe ===
+
El funcionamiento de ''Mail Merge Reports'' puede resumirse en los siguientes pasos:
  
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- Habilitar los módulos en los que se desea poder usar Mail Merge Reports.
  
El acceso al módulo de Informes se realiza a través de la pestaña Otros del menú principal.  
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- Generar una plantilla básica previa selección de los campos a incluir en ella.
  
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- Modificar la plantilla básica para lograr que tenga el aspecto y el contenido adecuados.
  
[[Archivo:41.jpg]]
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- Aplicar la plantilla a los registros deseados.
  
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En los siguientes apartados se describirá cada uno de estos pasos.
  
Tal y como puede observarse en la imagen, el proceso de creación de un informe se resume en cinco pasos:
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''Mail Merge Reports'' puede encontrarse en la pestaña ''Otros'' del menú principal.
  
- Seleccionar: Creación de los filtros de selección de registros.
 
- Manipular: Elección de los campos a incluir en el informe.
 
- Mostrar: Configuración de la presentación en pantalla.
 
- Visualizar: Incorporación de gráficos.
 
- Exportar: Activación de los mecanismos para exportación de los datos resultantes.
 
  
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== Configuración ==
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">A continuación se describen las cinco etapas. Nótese que se ha alterado el orden de los apartados para facilitar una mejor comprensión del proceso de creación de un informe. El usuario que tenga experiencia elaborando informes en otras aplicaciones (por ejemplo, MS Access) de gestión de datos encontrará similitudes notables en los conceptos y en el manejo de este módulo.</pre>
+
En el área de administración del CRM se encuentra el apartado ''Configuración de Mail Merge Reports'', que permite habilitar los módulos que deben estar disponibles para la generación de plantillas. Además, en caso de tener roles definidos, se puede configurar qué capacidad de generación de plantillas tiene cada uno de ellos. Finalmente, se puede escoger el idioma por defecto de las plantillas.
  
  
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[[Archivo:Configuración de Mail Merge Reports.jpg|frame|center]]
  
=== Elección de los campos ===
 
  
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En la parte superior hay dos recuadros que permiten habilitar o deshabilitar los módulos arrastrándolos de un recuadro a otro.
  
Desde la pestaña Manipular se define qué campos deben incluirse en el informe. En la esquina superior izquierda de la pantalla (1) se encuentra una lista desplegable con todos los módulos del CRM. Seleccionando el módulo deseado aparecerá en la parte inferior (2) la lista de los campos de dicho módulo. Para mostrar un campo en el informe basta con arrastrarlo a la zona derecha de la pantalla (3).
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Por defecto, los módulos que se crean en el ''Constructor de módulos'' están deshabilitados, pudiendo ser habilitados siguiendo el procedimiento descrito.
  
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Los roles que tengan habilitada la opción de lanzar las plantilla, lo podrán hacer en la vista de lista del módulo correspondiente o en la vista de detalle de cada registro. Si un usuario tiene varios roles asignados, se usará el rol más restrictivo. Si un usuario no tiene ningún rol asignado o el usuario es administrador, el nivel de permiso asignado será ''Todo''.
  
[[Archivo:42.jpg]]
 
  
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== Creación y modificación de una plantilla básica ==
  
Es habitual que la información a incorporar en un informe se encuentre distribuida en varios módulos (por ejemplo, Personas y Pagos). Desde la parte central de la columna izquierda (4) es posible seleccionar otros módulos relacionados con el módulo principal del informe. Al hacerlo, sus campos se mostrarán en el mismo lugar (2) que ocupaban los del módulo principal, pudiéndolos incorporar al informe de la misma manera.
+
=== Creación de plantillas mediante el asistente ===
  
Una vez elegidos los campos, en la misma pantalla Manipular podemos, entre otros aspectos:
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Aunque ''Mail Merge Reports'' permite crear un registro de plantilla siguiendo el procedimiento habitual en cualquier módulo del CRM, suele ser más cómodo usar el asistente. Para ello debe pulsarse en la opción del menú de la izquierda ''Lista de variables disponibles & Generar plantilla básica''.
  
- Arrastrar los campos seleccionados arriba o abajo para determinar su posición en el informe.  
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Inicialmente aparece una lista desplegable que permite seleccionar el módulo principal del que vamos a obtener los campos a introducir en el documento. Elegido el módulo principal, aparecerá debajo la lista de campos que contiene, pudiéndose seleccionar los que se desee incluir en la plantilla. Cabe tener en cuenta que la aparición de la lista de campos puede tardar unos instantes.
- Definir el formato de visualización del campo, incorporando, por ejemplo, funciones predefinidas (suma, promedio, etc.) o personalizadas.
 
- Agrupar los registros en función de los valores de determinados campos.
 
  
  
[[Archivo:43.jpg]]
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[[File:37.jpg|frame|center]]
  
  
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Además de los campos del módulo principal es posible incluir en la plantilla campos procedentes de módulos relacionados. Después de la lista de campos ya mencionada aparecerá una segunda lista con todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se mostrarán también los campos de estos módulos, pudiendo seleccionarlos igualmente para su incorporación a la plantilla.
  
=== Creación de los filtros ===
+
Si la relación entre el módulo principal y el secundario se materializa en un subpanel en el primero, también será posible incluir campos en la plantilla. En este caso, en la plantilla aparecerán todos los registros que formen parte del subpanel sin posibilidad de aplicar un filtro. A modo de ejemplo, si se quiere generar una plantilla para el módulo ''Personas'' que incluya campos del módulo ''Inscripciones'', que se ve como un subpanel en ''Personas'', el resultado de la plantilla será una lista de todas las inscripciones que tenga la persona, sin poder filtrarlas, aparte de todos los otros campos que se hayan seleccionado del módulo ''Personas''.
  
 +
Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el formato (documento de texto u hoja de cálculo de MS Office u OpenOffice) y el idioma (solo relevante a efectos de un texto de ayuda que por defecto se incluye en la plantilla).
  
En la pestaña Seleccionar, y de manera análoga al apartado anterior, se arrastran desde la izquierda hacia la parte inferior derecha los campos que deban ser utilizados como filtro. En las columna Operación, Igual a/Desde y A se indica el tipo de filtrado a aplicar.
+
La ventaja de usar el asistente es que el propio CRM se encarga de incluir de forma correcta en el documento generado los campos seleccionados, reduciendo así el riesgo de construir una plantilla con errores que falle al intentar aplicarla sobre registros concretos.
  
  
[[Archivo:44.jpg]]
+
[[File:38.jpg|frame|center]]
  
  
Si un filtro se considera editable (valor Sí en la columna Permitir edición) significa que su valor puede ser indicado dinámicamente en tiempo de ejecución del informe, de modo que pueden generarse diferentes resultados en función de las condiciones establecidas sin necesidad de reeditar la base del informe.
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=== Creación de plantillas sin asistente ===
  
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Una plantilla también puede ser diseñada sin usar el asistente, a partir de un documento en blanco, subiéndola posteriormente al CRM mediante una creación convencional de registro. En el artículo [https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Estructura_plantillas_MailMerge Estructura  de las plantillas Mail Merge Reports] se describen los elementos que pueden contener.
  
[[Archivo:45.jpg]]
+
Esta vía tiene mayor complejidad que la anterior, pero permite elaborar plantillas más específicas. La información del artículo citado también será de utilidad en el proceso de modificación de cualquier plantilla, con independencia de la vía por la que haya sido originalmente generada.
  
  
 +
=== Especificidades en plantillas basadas en hojas de cálculo ===
  
=== Configuración de la presentación ===
+
Las versiones más recientes del módulo incorporan también la posibilidad de crear plantillas basadas en hojas de cálculo. Esto permite, entre otras opciones, que se pueden añadir fórmulas en las celdas y aplicarlas sobre los datos que se recogerán del CRM.
  
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Para generar este tipo de plantillas basta con indicarlo en la lista desplegable que aparece antes de generar la plantilla básica, tal y como se ha descrito anteriormente:
  
A través de la pestaña Mostrar es posible configurar diferentes aspectos relativos a la forma en que serán presentados los datos resultantes:
 
  
- Mostrar u ocultar un campo.
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[[Archivo:Selection 186.png|frame|center]]
- Determinar la ordenación del listado.
 
- Indicar si un campo aparecerá enlazado a la ficha del registro original.
 
- Fijar la anchura de las columnas, la alineación del texto, etc.
 
  
  
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Las plantillas de este tipo tienen algunas limitaciones (que se describen también en la plantilla recien creada):
  
=== Activación de los mecanismos de exportación ===
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- Solo se permiten dos tipos de bloques: ''tbs: row'' y ''tbs: cell''.
  
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- No es posible mostrar bloques de tipo ''a_sub'', es decir, datos del lado N de una relación 1-N o N-N (tipo subpanel), aunque sí pueden mostrarse datos del lado 1 en relaciones de tipo 1-1 o 1-N o en campos relacionados. A modo de ejemplo, puede hacerse una plantilla basada en pagos y mostrar datos de la persona asociada a cada pago listado, pero no es posible realizar una plantilla basada en personas que muestre todos los pagos de cada persona  listada. Cabe tener en cuenta que, aparentemente, Mail Merge Reports permite incluir datos tipo subpanel en el asistente de creación de una nueva plantilla pero una vez completado el proceso, si se descarga, se verá que los datos del subpanel realmente no aparecen.
  
Desde la pestaña Exportar es posible indicar qué operaciones podrán realizarse sobre el conjunto de registros obtenidos como resultado del informe. Existen dos posibilidades:
+
- Si se utiliza una fórmula en una celda cuya posición pueda cambiar después de la combinación (por ejemplo, una suma al final de un conjunto de filas), la aplicación de hoja de cálculo generará un mensaje de error, por lo que es recomendable situar las fórmulas globales en celdas que no vayan a ser desplazadas.
  
- Generar un fichero de tipo CSV (valores separados por comas) que puede ser visualizado y tratado en una hoja de cálculo como MS Excel, texto delimitado por comas).
+
- Si una fórmula usa una referencia a una celda que se ha movido durante la combinación, la fórmula no se actualizará con la nueva referencia.
  
- Incorporar los resultados a una nueva Lista de Público Objetivo (ver el apartado Listas de Público Objetivo en el capítulo Campañas).  
+
- Las celdas de fecha deben formatearse como fecha, hora o fecha larga. De lo contrario, las fechas se mostrarán como números. El cambio de formato puede realizarse sobre la plantilla (preferible, solo habrá que hacerlo una vez) o sobre el documento con datos ya combinados.  
  
Para que estas funciones estén disponibles al visualizar el informe hay que activarlas en el tiempo de diseño del informe.
+
- La aplicación de hoja de cálculo asume por defecto que el tipo de datos de cualquier celda es texto. Puede cambiarse el tipo de datos en una celda usando el parámetro ''ope''. Por ejemplo: ''a.date_entered; ope = tbs: date''. Los tipos admitidos son numérico (''tbs:num''), booleano (''tbs:bool'') y fecha/hora (''tbs:date'').
  
  
[[Archivo:46.jpg]]
+
=== Modificación ===
  
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La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.
  
  
=== Incorporación de gráficos ===
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[[File:39.jpg|frame|center]]
  
  
Desde la pestaña Visualizar es posible agregar gráficos al informe.  
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Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón ''Quitar'' junto al archivo original y subir la versión más reciente.
  
En Apariencia se indica el número de gráficos a mostrar y su disposición en la plantilla del informe. Elegida la estructura base puede diseñarse cada gráfico concreto, eligiendo el tipo (barras, columnas, línea, circular, etc.), los datos sobre los que debe construirse, el título, la leyenda, etc.
 
  
Para diseñar cada uno de los gráficos indicados en Apariencia deberá modificarse el valor de la casilla Item. A modo de ejemplo, en una apariencia de tipo 2x2 la casilla Item podrá mostrar los valores del 1 al 4.
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[[File:40.jpg|frame|center]]
  
  
[[Archivo:47.jpg]]
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<pre style="color:red;">Es muy importante que al modificar una plantilla no se borre una pequeña parte de código que se encuentra en la parte superior izquierda y tiene un aspecto similar a: [a;block=w:body]. Este código queda oculto en la plantilla y de borrarlo, no se añadirán correctamente los datos del CRM.</pre>
  
  
En las imágenes siguientes se muestran algunos ejemplos de apariencias y de tipos de gráficos. Es interesante notar que debajo de los gráficos aparecen los registros resultantes del informe.
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=== Plantillas con imágenes ===
  
1) Apariencia 1x2 con un gráfico de tipo barras y otro de tipo circular.
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Las plantillas permiten mostrar las imágenes almacenadas en determinados módulos del CRM. Es el caso de ''Personas'' (campo ''Fotografía''), ''Documentos'' y ''Notas'' (campo ''Fichero adjunto'', si se trata de una imagen).
  
 +
Para añadir un campo de imagen en una plantilla hay que incluir en la lista de variables seleccionadas el campo ''cf_image_file_path'':
  
[[Archivo:48.jpg]]
 
  
 +
[[Archivo:Selection 184.png|frame|center]]
  
2) Apariencia 1x3con un gráfico de tipo área, un segundo de tipo barras y un tercero de tipo circular.
 
  
 +
Una vez generada la plantilla, hay que descargarla y modificar el código del campo ''cf_image_file_path'', añadiendo las propiedades que indicarán de qué manera se mostrará y tratará la imagen:
  
[[Archivo:49.jpg]]
+
[a.cf_image_file_path;ope=changepic;default=current;adjust]
  
 +
Además, deberá incorporarse al documento una imagen cualquiera que será reemplazada por la imagen vinculada al registro. Dicha imagen temporal deberá ser colocada en el lugar donde se desee que aparezca posteriormente la imagen real:
  
  
=== Información complementaria ===
+
[[Archivo:Selection 185.png|frame|center]]
  
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">En el wiki de SinergiaCRM existen recursos adicionales sobre KReporter (manuales, vídeotutoriales, etc.).</pre>
+
<pre style="color:green;">En caso de querer mostrar campos de imagen de módulos distintos a los indicados deberá hacerse la solicitud a través del foro de soporte indicando para qué módulos debe activarse esta funcionalidad.</pre>
  
  
 +
== Aplicación de una plantilla a uno o varios registros ==
  
== '''MAIL MERGE REPORTS (COMBINAR CORRESPONDENCIA)''' ==
+
En el menú del botón de acciones de la vista de lista de cualquier módulo se encuentra la función ''Generar Documento''. También puede encontrarse en el menú equivalente de la vista de detalle.
  
  
=== Creación y aplicación de una plantilla ===
+
[[File:34.jpg|frame|center]]
  
  
El funcionamiento de Mail Merge puede resumirse en los siguientes pasos:
+
Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros resultante de realizar una búsqueda o a un subconjunto de ellos. Las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.
  
- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica
+
En el caso de hacerlo a través de una vista de detalle la plantilla se aplicará solamente sobre el registro en cuestión (por ejemplo, para repetir un único diploma que tenía datos erróneos cuando se generaron todos los del curso).
- Modificar la plantilla básica
 
- Aplicar la plantilla
 
  
1) Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica
 
  
Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.  
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[[File:35.jpg|frame|center]]
 +
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.</pre>
+
<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Tal y como se ha indicado anteriormente, Mail Merge Reports no permite la aplicación de filtros a los posibles subpaneles incorporados a una plantilla, por lo que en dichos subpaneles aparecerán todos los datos del módulo relacionado vinculados al registro correspondiente del módulo principal. En algunos casos, de ser necesario, puede hacerse una edición posterior del documento resultante para eliminar los datos no deseados.</pre>
  
  
[[Archivo:37.jpg|500px]]
+
===Adjuntar el documento generado a una nota o a un correo===
  
 +
Los documentos generados pueden ser adjuntados automáticamente a una nota o a un mensaje de correo electrónico.
  
En Mail Merge es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.
+
1) '''Será posible elegir entre la opción de adjuntar a una nota o a un correo''' si se aplica una plantilla a un único registro a través de su vista de detalle:
  
Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).
 
  
 +
[[Archivo:188b.png|frame|center]]
  
[[Archivo:38.jpg|500px]]
 
  
 +
A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si, además, el módulo principal de la plantilla aplicada es uno de los que contiene direcciones de correo electrónico (''Organizaciones'', ''Personas'', etc.) en la casilla ''Para'' aparecerá por defecto la dirección de correo del registro. Dicha dirección podrá mantenerse o borrarse y, a su vez, añadir otros posibles destinatarios.
  
2) Modificar la plantilla básica
+
2) Aparecerá '''solo la opción de adjuntar el documento generado a un mensaje de correo''' si se aplica una plantilla a uno o más registros a través de la vista de lista:
  
La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.
 
  
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[[Archivo:Selection 188.png|frame|center]]
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A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si la plantilla se ha aplicado sobre varios registros, la casilla ''Para'' aparecerá en blanco y será el usuario quien determinará los destinatarios del mensaje.
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== Un ejemplo práctico: etiquetas postales ==
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1) Crear una primera versión de la plantilla a través del asistente, según lo descrito anteriormente. Bastará con elegir el módulo de ''Personas'' y, de éste, los campos necesarios para construir el nombre completo de la persona y su dirección postal.
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2) Descargar la plantilla y abrirla en MS Word. Lo más importante es eliminar la marca de salto de página que MailMerge introduce justo al principio del documento (en caso de mantenerla se generaría una etiqueta por página, que no es lo que se desea). Para ello sólo hay que seleccionar la primera línea (la que contiene [a; block = w: body]) y aplicarle estilo Normal.
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3) Dar formato de columnas al documento. El número de columnas dependerá del número de etiquetas por fila que se quieran imprimir.
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4) Eliminar las etiquetas textuales que preceden a cada campo elegido. Por ejemplo, convertir ''Nombre: [a.first_name]'' en ''[a.first_name]'', es decir, eliminar ''Nombre:''.
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5) Poner los diferentes campos de manera que se construya correctamente la estructura de etiqueta, es decir, algo así:
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<pre>[a.first_name] [a.last_name]
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[a.primary_address_street]
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[a.primary_address_postalcode] [a.primary_address_city]</pre>
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Esto daría una etiqueta del tipo:
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<pre>Pedro González Pérez
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C Salamanca 23
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28044 Madrid</pre>
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6) A partir de aquí ya es cuestión de ajustar estéticamente el documento para que el tamaño de letra, la altura de la etiqueta, etc. encajen adecuadamente. Seguramente habrá que hacer algunas pruebas la primera vez.
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7) Volver a subir la plantilla al CRM, sustituyendo a la inicial.
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8) Ir al módulo de ''Personas'', realizar una selección de personas, pulsar la opción ''Generar Documento'' y elegir la plantilla subida. El resultado debería ser la descarga de un archivo con las etiquetas postales de las personas seleccionadas.
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A continuación se enlazan dos plantillas descargables con Ejemplos de etiquetas para los casos de 2 y 3 columnas.
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[https://wikisuite.sinergiacrm.org/images/SinergiaCRM_-_06A_-_ETIQUETAS_8X3_%28apli-01273%29.docx Plantilla DIN-A4 de etiquetas 8 x 3].
  
[[Archivo:39.jpg|500px]]
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[https://wikisuite.sinergiacrm.org/images/SinergiaCRM_-_06B_-_ETIQUETAS_7x2_%28apli-01275%29.docx Plantilla DIN-A4 de etiquetas de 7x2].
  
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Pueden verse muchos otros ejemplos en el apartado [[Ejemplos_de_plantillas|Ejemplos de plantillas]].
  
Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir el más reciente.
 
  
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== Consideraciones adicionales ==
  
[[Archivo:40.jpg|500px]]
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1) Aunque Mail Merge Reports permite trabajar tanto con plantillas de LibreOffice como de Microsoft Office, no es posible garantizar que cualquier plantilla que haya sido generada mediante uno de estos editores de texto sea perfectamente compatible con el otro. En este sentido, se recomienda construir las plantillas de forma específica para cada editor sin convertir o reutilizar plantillas preexistentes.
  
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2) Según se ha descrito en el apartado [[#Configuración|Configuración]] existe la opción de limitar el acceso a la generación de documentos según los roles que tenga asignados el usuario. Si en un registro de plantilla no se selecciona ningún rol, todos los usuarios tendrás acceso a generar documentos basados en esa plantilla. Si se seleccionan uno o más roles, solo podrán hacerlo los usuarios que tengan aplicado alguno de esos roles.
  
=== Información complementaria ===
 
  
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[[Archivo:Selection 191.png|frame|center]]
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">En este entorno wiki de SinergiaCRM existe un manual específico de Mail Merge Reports elaborado por la empresa desarrolladora. Es particularmente importante consultar su contenido para conocer la forma en la que se estructura el contenido en una plantilla y todas las opciones existentes para lograr documentos de cierta complejidad.</pre>
 
  
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== Recursos adicionales ==
  
 +
[http://wiki.sinergiacrm.org/images/MailMergeReports-2.5-GuíaUsuario.pdf ‎Mail Merge Reports - Guía de usuario - v2.5]
  
  
Vuelta a la página inicial: [[Manual de SinergiaCRM]]
+
[[Manual_de_SinergiaCRM|Volver al índice]]

Latest revision as of 18:58, 26 July 2022

Conceptos básicos

SinergiaCRM incorpora el módulo Mail Merge Reports, que ofrece una funcionalidad parecida al clásico Combinar correspondencia de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de registros a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.

Ejemplos de uso habitual podrían ser los certificados anuales de donaciones para socios y donantes o los diplomas de asistencia a cursos y otros eventos.

El funcionamiento de Mail Merge Reports puede resumirse en los siguientes pasos:

- Habilitar los módulos en los que se desea poder usar Mail Merge Reports.

- Generar una plantilla básica previa selección de los campos a incluir en ella.

- Modificar la plantilla básica para lograr que tenga el aspecto y el contenido adecuados.

- Aplicar la plantilla a los registros deseados.

En los siguientes apartados se describirá cada uno de estos pasos.

Mail Merge Reports puede encontrarse en la pestaña Otros del menú principal.


Configuración

En el área de administración del CRM se encuentra el apartado Configuración de Mail Merge Reports, que permite habilitar los módulos que deben estar disponibles para la generación de plantillas. Además, en caso de tener roles definidos, se puede configurar qué capacidad de generación de plantillas tiene cada uno de ellos. Finalmente, se puede escoger el idioma por defecto de las plantillas.


Configuración de Mail Merge Reports.jpg


En la parte superior hay dos recuadros que permiten habilitar o deshabilitar los módulos arrastrándolos de un recuadro a otro.

Por defecto, los módulos que se crean en el Constructor de módulos están deshabilitados, pudiendo ser habilitados siguiendo el procedimiento descrito.

Los roles que tengan habilitada la opción de lanzar las plantilla, lo podrán hacer en la vista de lista del módulo correspondiente o en la vista de detalle de cada registro. Si un usuario tiene varios roles asignados, se usará el rol más restrictivo. Si un usuario no tiene ningún rol asignado o el usuario es administrador, el nivel de permiso asignado será Todo.


Creación y modificación de una plantilla básica

Creación de plantillas mediante el asistente

Aunque Mail Merge Reports permite crear un registro de plantilla siguiendo el procedimiento habitual en cualquier módulo del CRM, suele ser más cómodo usar el asistente. Para ello debe pulsarse en la opción del menú de la izquierda Lista de variables disponibles & Generar plantilla básica.

Inicialmente aparece una lista desplegable que permite seleccionar el módulo principal del que vamos a obtener los campos a introducir en el documento. Elegido el módulo principal, aparecerá debajo la lista de campos que contiene, pudiéndose seleccionar los que se desee incluir en la plantilla. Cabe tener en cuenta que la aparición de la lista de campos puede tardar unos instantes.


37.jpg


Además de los campos del módulo principal es posible incluir en la plantilla campos procedentes de módulos relacionados. Después de la lista de campos ya mencionada aparecerá una segunda lista con todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se mostrarán también los campos de estos módulos, pudiendo seleccionarlos igualmente para su incorporación a la plantilla.

Si la relación entre el módulo principal y el secundario se materializa en un subpanel en el primero, también será posible incluir campos en la plantilla. En este caso, en la plantilla aparecerán todos los registros que formen parte del subpanel sin posibilidad de aplicar un filtro. A modo de ejemplo, si se quiere generar una plantilla para el módulo Personas que incluya campos del módulo Inscripciones, que se ve como un subpanel en Personas, el resultado de la plantilla será una lista de todas las inscripciones que tenga la persona, sin poder filtrarlas, aparte de todos los otros campos que se hayan seleccionado del módulo Personas.

Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el formato (documento de texto u hoja de cálculo de MS Office u OpenOffice) y el idioma (solo relevante a efectos de un texto de ayuda que por defecto se incluye en la plantilla).

La ventaja de usar el asistente es que el propio CRM se encarga de incluir de forma correcta en el documento generado los campos seleccionados, reduciendo así el riesgo de construir una plantilla con errores que falle al intentar aplicarla sobre registros concretos.


38.jpg


Creación de plantillas sin asistente

Una plantilla también puede ser diseñada sin usar el asistente, a partir de un documento en blanco, subiéndola posteriormente al CRM mediante una creación convencional de registro. En el artículo Estructura de las plantillas Mail Merge Reports se describen los elementos que pueden contener.

Esta vía tiene mayor complejidad que la anterior, pero permite elaborar plantillas más específicas. La información del artículo citado también será de utilidad en el proceso de modificación de cualquier plantilla, con independencia de la vía por la que haya sido originalmente generada.


Especificidades en plantillas basadas en hojas de cálculo

Las versiones más recientes del módulo incorporan también la posibilidad de crear plantillas basadas en hojas de cálculo. Esto permite, entre otras opciones, que se pueden añadir fórmulas en las celdas y aplicarlas sobre los datos que se recogerán del CRM.

Para generar este tipo de plantillas basta con indicarlo en la lista desplegable que aparece antes de generar la plantilla básica, tal y como se ha descrito anteriormente:


Selection 186.png


Las plantillas de este tipo tienen algunas limitaciones (que se describen también en la plantilla recien creada):

- Solo se permiten dos tipos de bloques: tbs: row y tbs: cell.

- No es posible mostrar bloques de tipo a_sub, es decir, datos del lado N de una relación 1-N o N-N (tipo subpanel), aunque sí pueden mostrarse datos del lado 1 en relaciones de tipo 1-1 o 1-N o en campos relacionados. A modo de ejemplo, puede hacerse una plantilla basada en pagos y mostrar datos de la persona asociada a cada pago listado, pero no es posible realizar una plantilla basada en personas que muestre todos los pagos de cada persona listada. Cabe tener en cuenta que, aparentemente, Mail Merge Reports permite incluir datos tipo subpanel en el asistente de creación de una nueva plantilla pero una vez completado el proceso, si se descarga, se verá que los datos del subpanel realmente no aparecen.

- Si se utiliza una fórmula en una celda cuya posición pueda cambiar después de la combinación (por ejemplo, una suma al final de un conjunto de filas), la aplicación de hoja de cálculo generará un mensaje de error, por lo que es recomendable situar las fórmulas globales en celdas que no vayan a ser desplazadas.

- Si una fórmula usa una referencia a una celda que se ha movido durante la combinación, la fórmula no se actualizará con la nueva referencia.

- Las celdas de fecha deben formatearse como fecha, hora o fecha larga. De lo contrario, las fechas se mostrarán como números. El cambio de formato puede realizarse sobre la plantilla (preferible, solo habrá que hacerlo una vez) o sobre el documento con datos ya combinados.

- La aplicación de hoja de cálculo asume por defecto que el tipo de datos de cualquier celda es texto. Puede cambiarse el tipo de datos en una celda usando el parámetro ope. Por ejemplo: a.date_entered; ope = tbs: date. Los tipos admitidos son numérico (tbs:num), booleano (tbs:bool) y fecha/hora (tbs:date).


Modificación

La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.


39.jpg


Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir la versión más reciente.


40.jpg


Es muy importante que al modificar una plantilla no se borre una pequeña parte de código que se encuentra en la parte superior izquierda y tiene un aspecto similar a: [a;block=w:body]. Este código queda oculto en la plantilla y de borrarlo, no se añadirán correctamente los datos del CRM.


Plantillas con imágenes

Las plantillas permiten mostrar las imágenes almacenadas en determinados módulos del CRM. Es el caso de Personas (campo Fotografía), Documentos y Notas (campo Fichero adjunto, si se trata de una imagen).

Para añadir un campo de imagen en una plantilla hay que incluir en la lista de variables seleccionadas el campo cf_image_file_path:


Selection 184.png


Una vez generada la plantilla, hay que descargarla y modificar el código del campo cf_image_file_path, añadiendo las propiedades que indicarán de qué manera se mostrará y tratará la imagen:

[a.cf_image_file_path;ope=changepic;default=current;adjust]

Además, deberá incorporarse al documento una imagen cualquiera que será reemplazada por la imagen vinculada al registro. Dicha imagen temporal deberá ser colocada en el lugar donde se desee que aparezca posteriormente la imagen real:


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En caso de querer mostrar campos de imagen de módulos distintos a los indicados deberá hacerse la solicitud a través del foro de soporte indicando para qué módulos debe activarse esta funcionalidad.


Aplicación de una plantilla a uno o varios registros

En el menú del botón de acciones de la vista de lista de cualquier módulo se encuentra la función Generar Documento. También puede encontrarse en el menú equivalente de la vista de detalle.


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Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros resultante de realizar una búsqueda o a un subconjunto de ellos. Las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.

En el caso de hacerlo a través de una vista de detalle la plantilla se aplicará solamente sobre el registro en cuestión (por ejemplo, para repetir un único diploma que tenía datos erróneos cuando se generaron todos los del curso).


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Tal y como se ha indicado anteriormente, Mail Merge Reports no permite la aplicación de filtros a los posibles subpaneles incorporados a una plantilla, por lo que en dichos subpaneles aparecerán todos los datos del módulo relacionado vinculados al registro correspondiente del módulo principal. En algunos casos, de ser necesario, puede hacerse una edición posterior del documento resultante para eliminar los datos no deseados.


Adjuntar el documento generado a una nota o a un correo

Los documentos generados pueden ser adjuntados automáticamente a una nota o a un mensaje de correo electrónico.

1) Será posible elegir entre la opción de adjuntar a una nota o a un correo si se aplica una plantilla a un único registro a través de su vista de detalle:


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A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si, además, el módulo principal de la plantilla aplicada es uno de los que contiene direcciones de correo electrónico (Organizaciones, Personas, etc.) en la casilla Para aparecerá por defecto la dirección de correo del registro. Dicha dirección podrá mantenerse o borrarse y, a su vez, añadir otros posibles destinatarios.

2) Aparecerá solo la opción de adjuntar el documento generado a un mensaje de correo si se aplica una plantilla a uno o más registros a través de la vista de lista:


Selection 188.png


A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si la plantilla se ha aplicado sobre varios registros, la casilla Para aparecerá en blanco y será el usuario quien determinará los destinatarios del mensaje.


Un ejemplo práctico: etiquetas postales

1) Crear una primera versión de la plantilla a través del asistente, según lo descrito anteriormente. Bastará con elegir el módulo de Personas y, de éste, los campos necesarios para construir el nombre completo de la persona y su dirección postal.

2) Descargar la plantilla y abrirla en MS Word. Lo más importante es eliminar la marca de salto de página que MailMerge introduce justo al principio del documento (en caso de mantenerla se generaría una etiqueta por página, que no es lo que se desea). Para ello sólo hay que seleccionar la primera línea (la que contiene [a; block = w: body]) y aplicarle estilo Normal.

3) Dar formato de columnas al documento. El número de columnas dependerá del número de etiquetas por fila que se quieran imprimir.

4) Eliminar las etiquetas textuales que preceden a cada campo elegido. Por ejemplo, convertir Nombre: [a.first_name] en [a.first_name], es decir, eliminar Nombre:.

5) Poner los diferentes campos de manera que se construya correctamente la estructura de etiqueta, es decir, algo así:

[a.first_name] [a.last_name]
[a.primary_address_street]
[a.primary_address_postalcode] [a.primary_address_city]

Esto daría una etiqueta del tipo:

Pedro González Pérez
C Salamanca 23
28044 Madrid

6) A partir de aquí ya es cuestión de ajustar estéticamente el documento para que el tamaño de letra, la altura de la etiqueta, etc. encajen adecuadamente. Seguramente habrá que hacer algunas pruebas la primera vez.

7) Volver a subir la plantilla al CRM, sustituyendo a la inicial.

8) Ir al módulo de Personas, realizar una selección de personas, pulsar la opción Generar Documento y elegir la plantilla subida. El resultado debería ser la descarga de un archivo con las etiquetas postales de las personas seleccionadas.

A continuación se enlazan dos plantillas descargables con Ejemplos de etiquetas para los casos de 2 y 3 columnas.

Plantilla DIN-A4 de etiquetas 8 x 3.

Plantilla DIN-A4 de etiquetas de 7x2.

Pueden verse muchos otros ejemplos en el apartado Ejemplos de plantillas.


Consideraciones adicionales

1) Aunque Mail Merge Reports permite trabajar tanto con plantillas de LibreOffice como de Microsoft Office, no es posible garantizar que cualquier plantilla que haya sido generada mediante uno de estos editores de texto sea perfectamente compatible con el otro. En este sentido, se recomienda construir las plantillas de forma específica para cada editor sin convertir o reutilizar plantillas preexistentes.

2) Según se ha descrito en el apartado Configuración existe la opción de limitar el acceso a la generación de documentos según los roles que tenga asignados el usuario. Si en un registro de plantilla no se selecciona ningún rol, todos los usuarios tendrás acceso a generar documentos basados en esa plantilla. Si se seleccionan uno o más roles, solo podrán hacerlo los usuarios que tengan aplicado alguno de esos roles.


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Recursos adicionales

‎Mail Merge Reports - Guía de usuario - v2.5


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