Difference between revisions of "Mail Merge Reports - Combinar correspondencia"

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== Combinar correspondencia, plantillas para documentos ==
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== Conceptos básicos ==
  
SinergiaCRM incorpora el módulo '''Mail Merge Reports, que ofrece una funcionalidad parecida al clásico Combinar correspondencia de MS Word''' y que permite '''generar un documento personalizado para un número cualquiera de destinatarios a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM'''.  
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SinergiaCRM incorpora el módulo ''Mail Merge Reports'', que ofrece una funcionalidad parecida al clásico ''Combinar correspondencia'' de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de registros a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.  
  
Ejemplos de uso habitual podrían ser:
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Ejemplos de uso habitual podrían ser los certificados anuales de donaciones para socios y donantes o los diplomas de asistencia a cursos y otros eventos.
  
- Certificados anuales de donaciones para socios y donantes (aplicando la plantilla sobre el módulo de Pagos)
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''Mail Merge Reports'' puede encontrarse en la pestaña ''Todos'' del menú principal.
- Certificados de asistencia a eventos (aplicando la plantilla sobre el módulo de Inscripciones)
 
- Ficha de Proyectos con las personas vinculadas (aplicando la plantilla sobre el módulo de Proyectos o sobre el de Relación Personas)
 
  
  
Mail Merge Reports puede encontrarse en la pestaña "Todos" del menú principal. Describimos a continuación la utilización a nivel de usuario de sinergiaCRM; en el entorno de ayuda para Administrador se detalla la generación y parametrización del módulo Mail Merge
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== Creación y aplicación de una plantilla ==
  
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El funcionamiento de ''Mail Merge Reports'' puede resumirse en los siguientes pasos:
  
== Uso de plantillas ==
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- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica
  
En el menú del botón de acciones de cualquier módulo se encuentra la función Generar Documento.
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- Modificar la plantilla básica
  
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- Aplicar la plantilla
  
Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros seleccionados - habitualmente resultante de realizar una búsqueda -. Lógicamente, las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.
 
  
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=== 1) Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica ===
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Por ahora Mail Merge no permite la aplicación de filtros a los subpaneles vinculados a la plantillas (en realidad, no aplica ningún tipo de filtro, pero para los registros del módulo "base" es posible llevarlo a cabo desde la aplicación), por lo que debería llevarse a cabo de forma manual sobre el documento resultante.  
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Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.  
  
A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore la tabla de "Formas de Pago" y nuestro interés es que únicamente apareciesen las formas de pago vinculadas a "Cuota" - de hecho, habríamos hecho un filtro en "Personas" con tipo de relación "Socio", posiblemente -, no podría hacerse, pues aparecerían todas las Formas de Pago de las Personas seleccionadas. Una alternativa, con matices, sería hacer el informe desde el módulo de Formas de Pago, pero entonces no agruparíamos en un único informe los registros de una persona con diversas formas de pago...</pre>
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La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.
  
  
== Creación y aplicación de una plantilla ==
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En ''Mail Merge Reports'' es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.
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Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).
  
El funcionamiento de Mail Merge puede resumirse en los siguientes pasos:
 
  
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- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica
 
  
- Modificar la plantilla básica
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=== 2) Modificar la plantilla básica ===
  
- Aplicar la plantilla
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La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.
  
  
===Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica===
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Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.
 
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.</pre>
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Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón ''Quitar'' junto al archivo original y subir el más reciente.
  
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En Mail Merge es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.
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Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).
 
  
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=== 3) Aplicar una plantilla ===
  
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En el menú del botón de acciones de la vista de lista de cualquier módulo se encuentra la función ''Generar Documento''. También puede encontrarse en el menú equivalente de la vista de detalle.
  
===Modificar la plantilla básica===
 
  
La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.
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Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir el más reciente.
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Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros resultante resultante de realizar una búsqueda o a un subconjunto de ellos. Las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.  
  
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En el caso de hacerlo a través de una vista de detalle la plantilla se aplicará solamente sobre el registro en cuestión (por ejemplo, para repetir un único diploma que tenía datos erróneos cuando se generaron todos los del curso).
  
  
===Aplicar plantillas a registros===
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Las plantillas existentes pueden aplicarse a un conjunto seleccionado de registros de la vista de lista - se generaría un doc conteniendo en sus páginas una plantilla para cada uno de los registros - o a un registro concreto en su modo de vista de detalle. En cualquiera de los dos casos, se llevaría a cabo desde el menú superior izquierda, donde aparece la '''opción "Generate Document"'''.
 
  
Al acceder a dicha opción, se muestran las diferentes plantillas existentes para dicho módulo; así pues, debemos seleccionar la plantilla a ejecutar y aplicar el "Generar". Se abrirá un cuadro de diálogo para guardar el documento resultante donde el usuario considere necesario.
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Mail Merge Reports no permite la aplicación de filtros a los posibles subpaneles incorporados a una plantilla, por lo que en dichos subpaneles aparecerán todos los datos del módulo relacionado vinculados al registro correspondiente del módulo principal. En algunos casos, de ser necesario, puede hacerse una edición posterior del documento resultante para eliminar los datos no deseados.
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Es error habitual - a evitar, por supuesto - "pinchar" en la propia plantilla y no seleccionarla y generar contenido, por lo que el documento que se ofrezca a guardar no recoja, en realidad, dato alguno de la base de datos...</pre>  
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A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore para cada persona una tabla con sus "Formas de pago" será imposible lograr que únicamente aparezcan las formas de pago de tipo "Cuota"; aparecerían todas las formas de pago de las personas seleccionadas.</pre>
  
  

Revision as of 19:27, 9 July 2015

Conceptos básicos

SinergiaCRM incorpora el módulo Mail Merge Reports, que ofrece una funcionalidad parecida al clásico Combinar correspondencia de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de registros a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.

Ejemplos de uso habitual podrían ser los certificados anuales de donaciones para socios y donantes o los diplomas de asistencia a cursos y otros eventos.

Mail Merge Reports puede encontrarse en la pestaña Todos del menú principal.


Creación y aplicación de una plantilla

El funcionamiento de Mail Merge Reports puede resumirse en los siguientes pasos:

- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica

- Modificar la plantilla básica

- Aplicar la plantilla


1) Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica

Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.

La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.


37.jpg


En Mail Merge Reports es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.

Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).


38.jpg


2) Modificar la plantilla básica

La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.


39.jpg


Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir el más reciente.


40.jpg


3) Aplicar una plantilla

En el menú del botón de acciones de la vista de lista de cualquier módulo se encuentra la función Generar Documento. También puede encontrarse en el menú equivalente de la vista de detalle.


34.jpg


Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros resultante resultante de realizar una búsqueda o a un subconjunto de ellos. Las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.

En el caso de hacerlo a través de una vista de detalle la plantilla se aplicará solamente sobre el registro en cuestión (por ejemplo, para repetir un único diploma que tenía datos erróneos cuando se generaron todos los del curso).


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Mail Merge Reports no permite la aplicación de filtros a los posibles subpaneles incorporados a una plantilla, por lo que en dichos subpaneles aparecerán todos los datos del módulo relacionado vinculados al registro correspondiente del módulo principal. En algunos casos, de ser necesario, puede hacerse una edición posterior del documento resultante para eliminar los datos no deseados.

A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore para cada persona una tabla con sus "Formas de pago" será imposible lograr que únicamente aparezcan las formas de pago de tipo "Cuota"; aparecerían todas las formas de pago de las personas seleccionadas.


Recursos adicionales

Mail Merge Reports User guide v1.2 (en inglés)


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