Difference between revisions of "Mail Merge Reports - Combinar correspondencia"

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Revision as of 23:36, 8 July 2015

Combinar correspondencia, plantillas para documentos

SinergiaCRM incorpora el módulo Mail Merge Reports, que ofrece una funcionalidad parecida al clásico Combinar correspondencia de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de destinatarios a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.

Ejemplos de uso habitual podrían ser:

- Certificados anuales de donaciones para socios y donantes (aplicando la plantilla sobre el módulo de Pagos) - Certificados de asistencia a eventos (aplicando la plantilla sobre el módulo de Inscripciones) - Ficha de Proyectos con las personas vinculadas (aplicando la plantilla sobre el módulo de Proyectos o sobre el de Relación Personas)


Mail Merge Reports puede encontrarse en la pestaña "Todos" del menú principal. Describimos a continuación la utilización a nivel de usuario de sinergiaCRM; en el entorno de ayuda para Administrador se detalla la generación y parametrización del módulo Mail Merge


Uso de plantillas

En el menú del botón de acciones de cualquier módulo se encuentra la función Generar Documento.

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Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros seleccionados - habitualmente resultante de realizar una búsqueda -. Lógicamente, las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.

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Por ahora Mail Merge no permite la aplicación de filtros a los subpaneles vinculados a la plantillas (en realidad, no aplica ningún tipo de filtro, pero para los registros del módulo "base" es posible llevarlo a cabo desde la aplicación), por lo que debería llevarse a cabo de forma manual sobre el documento resultante. 

A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore la tabla de "Formas de Pago" y nuestro interés es que únicamente apareciesen las formas de pago vinculadas a "Cuota" - de hecho, habríamos hecho un filtro en "Personas" con tipo de relación "Socio", posiblemente -, no podría hacerse, pues aparecerían todas las Formas de Pago de las Personas seleccionadas. Una alternativa, con matices, sería hacer el informe desde el módulo de Formas de Pago, pero entonces no agruparíamos en un único informe los registros de una persona con diversas formas de pago...


Creación y aplicación de una plantilla

El funcionamiento de Mail Merge puede resumirse en los siguientes pasos:


- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica

- Modificar la plantilla básica

- Aplicar la plantilla


Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica

Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.

La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.

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En Mail Merge es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.

Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).

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Modificar la plantilla básica

La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.

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Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir el más reciente.

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Aplicar plantillas a registros

Las plantillas existentes pueden aplicarse a un conjunto seleccionado de registros de la vista de lista - se generaría un doc conteniendo en sus páginas una plantilla para cada uno de los registros - o a un registro concreto en su modo de vista de detalle. En cualquiera de los dos casos, se llevaría a cabo desde el menú superior izquierda, donde aparece la opción "Generate Document".

Al acceder a dicha opción, se muestran las diferentes plantillas existentes para dicho módulo; así pues, debemos seleccionar la plantilla a ejecutar y aplicar el "Generar". Se abrirá un cuadro de diálogo para guardar el documento resultante donde el usuario considere necesario.

Es error habitual - a evitar, por supuesto - "pinchar" en la propia plantilla y no seleccionarla y generar contenido, por lo que el documento que se ofrezca a guardar no recoja, en realidad, dato alguno de la base de datos...


Recursos adicionales

Mail Merge Reports User guide v1.2 (en inglés)


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