Difference between revisions of "Mail Merge Reports - Combinar correspondencia"

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=== Estructura de los informes ===
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== Combinar correspondencia, plantillas para documentos ==
  
Entre sus funcionalidades, SinergiaCRM incorpora el módulo para la elaboración de informes KReporter. Dicho módulo permite consultar, filtrar, analizar y consolidar TODOS los datos contenidos en el CRM (los de la estructura de módulos y variables de base, como para variables generadas e, incluso, módulos generados "ad hoc"); el uso de los informes en la entidad permite tanto una visión a modo de "Cuadro de Mandos" como el manejo de la información para su exportación o explotación.
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SinergiaCRM incorpora el módulo '''Mail Merge Reports, que ofrece una funcionalidad parecida al clásico Combinar correspondencia de MS Word''' y que permite '''generar un documento personalizado para un número cualquiera de destinatarios a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM'''.  
  
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Ejemplos de uso habitual podrían ser:
  
Un informe en KReporter presenta habitualmente para el usuario tres entornos bien diferenciados:
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- Certificados anuales de donaciones para socios y donantes (aplicando la plantilla sobre el módulo de Pagos)
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- Certificados de asistencia a eventos (aplicando la plantilla sobre el módulo de Inscripciones)
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- Ficha de Proyectos con las personas vinculadas (aplicando la plantilla sobre el módulo de Proyectos o sobre el de Relación Personas)
  
  
- '''Listados de registros''' procedentes de uno o varios módulos; en dichos registros pueden aparecer indicadores calculados a partir de dichos datos - agregados, contadores, medias, ... -. Dichos listados podrán ser exportados, incorporados a una lista de público objetivo, etc.
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Mail Merge Reports puede encontrarse en la pestaña "Todos" del menú principal. Describimos a continuación la utilización a nivel de usuario de sinergiaCRM; en el entorno de ayuda para Administrador se detalla la generación y parametrización del módulo Mail Merge
  
  
- Un '''conjunto de filtros''' que permiten al usuario establecer criterios de selección de registros e incrementar la funcionalidad del informe, evitando la creación de un informe por cada "consulta" que quiera llevarse a cabo sobre la información recogida en sinergiaCRM.
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== Uso de plantillas ==
  
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En el menú del botón de acciones de cualquier módulo se encuentra la función Generar Documento.
  
- Un '''entorno gráfico''' dinámico - en base a los filtros aplicados - que permite la mejor interpretación de los resultados obtenidos.
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Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros seleccionados - habitualmente resultante de realizar una búsqueda -. Lógicamente, las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.
  
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Por ahora Mail Merge no permite la aplicación de filtros a los subpaneles vinculados a la plantillas (en realidad, no aplica ningún tipo de filtro, pero para los registros del módulo "base" es posible llevarlo a cabo desde la aplicación), por lo que debería llevarse a cabo de forma manual sobre el documento resultante.
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Por ahora KReporter no aplica los criterios definidos en los roles de usuario para determinar si un usuario concreto puede o no acceder a los datos de determinado módulo. En otras palabras, si un usuario tiene acceso como "Administrador" al módulo de Informes - o simplemente tiene la capacidad de crear o editar informes -, tiene acceso a todos los datos de la aplicación.</pre>
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A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore la tabla de "Formas de Pago" y nuestro interés es que únicamente apareciesen las formas de pago vinculadas a "Cuota" - de hecho, habríamos hecho un filtro en "Personas" con tipo de relación "Socio", posiblemente -, no podría hacerse, pues aparecerían todas las Formas de Pago de las Personas seleccionadas. Una alternativa, con matices, sería hacer el informe desde el módulo de Formas de Pago, pero entonces no agruparíamos en un único informe los registros de una persona con diversas formas de pago...</pre>
  
  
Informes/KReporter puede encontrarse en la pestaña "Todos" del menú principal.
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== Creación y aplicación de una plantilla ==
  
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El funcionamiento de Mail Merge puede resumirse en los siguientes pasos:
  
  
=== Creación de un informe ===
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- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica
  
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- Modificar la plantilla básica
  
El acceso al módulo de Informes se realiza a través de la pestaña Otros del menú principal.
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- Aplicar la plantilla
  
  
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===Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica===
  
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Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.
  
Tal y como puede observarse en la imagen, '''el proceso de creación de un informe se resume en cinco pasos:'''
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.</pre>
  
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- '''Seleccionar:''' Creación de los filtros de selección de registros.
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En Mail Merge es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.
  
- '''Manipular:''' Elección de los campos a incluir en el informe.
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Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).
  
- '''Mostrar:''' Configuración de la presentación en pantalla.
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- '''Visualizar:''' Incorporación de gráficos.
 
  
- '''Exportar:''' Activación de los mecanismos para exportación de los datos resultantes.
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===Modificar la plantilla básica===
  
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La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.
  
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">A continuación se describen las cinco etapas. Nótese que se ha alterado el orden de los apartados para facilitar una mejor comprensión del proceso de creación de un informe. El usuario que tenga experiencia elaborando informes en otras aplicaciones (por ejemplo, MS Access) de gestión de datos encontrará similitudes notables en los conceptos y en el manejo de este módulo.</pre>
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Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir el más reciente.
  
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=== Elección de los campos ===
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===Aplicar plantillas a registros===  
  
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Las plantillas existentes pueden aplicarse a un conjunto seleccionado de registros de la vista de lista - se generaría un doc conteniendo en sus páginas una plantilla para cada uno de los registros - o a un registro concreto en su modo de vista de detalle. En cualquiera de los dos casos, se llevaría a cabo desde el menú superior izquierda, donde aparece la '''opción "Generate Document"'''.
  
Desde la pestaña Manipular se define qué campos deben incluirse en el informe. En la esquina superior izquierda de la pantalla (1) se encuentra una lista desplegable con todos los módulos del CRM. Seleccionando el módulo deseado aparecerá en la parte inferior (2) la lista de los campos de dicho módulo. Para mostrar un campo en el informe basta con arrastrarlo a la zona derecha de la pantalla (3).
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Al acceder a dicha opción, se muestran las diferentes plantillas existentes para dicho módulo; así pues, debemos seleccionar la plantilla a ejecutar y aplicar el "Generar". Se abrirá un cuadro de diálogo para guardar el documento resultante donde el usuario considere necesario.
  
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Es error habitual - a evitar, por supuesto - "pinchar" en la propia plantilla y no seleccionarla y generar contenido, por lo que el documento que se ofrezca a guardar no recoja, en realidad, dato alguno de la base de datos...</pre>
  
[[Archivo:42.jpg|500]]
 
  
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== Información complementaria ==
  
Es habitual que la información a incorporar en un informe se encuentre distribuida en varios módulos (por ejemplo, Personas y Pagos). Desde la parte central de la columna izquierda (4) es posible seleccionar otros módulos relacionados con el módulo principal del informe. Al hacerlo, sus campos se mostrarán en el mismo lugar (2) que ocupaban los del módulo principal, pudiéndolos incorporar al informe de la misma manera.
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">En este entorno wiki de SinergiaCRM existe un manual específico de Mail Merge Reports elaborado por la empresa desarrolladora. Es particularmente importante consultar su contenido para conocer la forma en la que se estructura el contenido en una plantilla y todas las opciones existentes para lograr documentos de cierta complejidad.</pre>  
 
 
Una vez elegidos los campos, en la misma pantalla Manipular podemos, entre otros aspectos:
 
 
 
- '''Arrastrar los campos seleccionados''' arriba o abajo para determinar su posición en el informe.
 
 
 
- '''Definir el formato de visualización''' del campo, incorporando, por ejemplo, funciones predefinidas (suma, promedio, etc.) o personalizadas.
 
 
 
- '''Agrupar los registros''' en función de los valores de determinados campos.
 
 
 
 
 
 
 
[[Archivo:43.jpg|500]]
 
 
 
 
 
 
 
=== Creación de los filtros ===
 
 
 
 
 
En la pestaña Seleccionar, y de manera análoga al apartado anterior, se arrastran desde la izquierda hacia la parte inferior derecha los campos que deban ser utilizados como filtro. En las columna Operación, Igual a/Desde y A se indica el tipo de filtrado a aplicar. 
 
 
 
 
 
[[Archivo:44.jpg|500]]
 
 
 
 
 
Si un filtro se considera editable (valor Sí en la columna Permitir edición) significa que su valor puede ser indicado dinámicamente en tiempo de ejecución del informe, de modo que pueden generarse diferentes resultados en función de las condiciones establecidas sin necesidad de reeditar la base del informe.
 
 
 
 
 
[[Archivo:45.jpg|500]]
 
 
 
 
 
 
 
=== Configuración de la presentación ===
 
 
 
 
 
A través de la pestaña Mostrar es posible configurar diferentes aspectos relativos a la forma en que serán presentados los datos resultantes:
 
 
 
- '''Mostrar u ocultar''' un campo.
 
 
 
- Determinar la '''ordenación''' del listado.
 
 
 
- Indicar '''si un campo aparecerá enlazado''' a la ficha del registro original.
 
 
 
- '''Fijar la anchura''' de las columnas, '''la alineación''' del texto, etc.
 
 
 
 
 
 
 
=== Activación de los mecanismos de exportación ===
 
 
 
 
 
Desde la pestaña Exportar es posible indicar qué operaciones podrán realizarse sobre el conjunto de registros obtenidos como resultado del informe. Existen dos posibilidades:
 
 
 
- '''Generar un fichero de tipo CSV''' (valores separados por comas) que puede ser visualizado y tratado en una hoja de cálculo como MS Excel, texto delimitado por comas).
 
 
 
- '''Incorporar los resultados a una nueva Lista de Público Objetivo''' (ver el apartado Listas de Público Objetivo en el capítulo Campañas). ESta funcionalidad estará disponible para aquellos entornos "posibles miembros" de una Lista de Público Objetivo (por ejemplo, sí para Personas y no para Pagos).
 
 
 
 
Para que estas funciones estén disponibles al visualizar el informe hay que activarlas en el tiempo de diseño del informe.
 
 
 
 
 
[[Archivo:46.jpg|500]]
 
 
 
 
 
 
 
=== Incorporación de gráficos ===
 
 
 
 
 
Desde la pestaña Visualizar es posible agregar gráficos al informe.
 
 
 
En Apariencia se indica el número de gráficos a mostrar y su disposición en la plantilla del informe. Elegida la estructura base puede diseñarse cada gráfico concreto, eligiendo el tipo (barras, columnas, línea, circular, etc.), los datos sobre los que debe construirse, el título, la leyenda, etc.
 
 
 
Para diseñar cada uno de los gráficos indicados en Apariencia deberá modificarse el valor de la casilla Item. A modo de ejemplo, en una apariencia de tipo 2x2 la casilla Item podrá mostrar los valores del 1 al 4.
 
 
 
 
 
[[Archivo:47.jpg|500]]
 
 
 
 
 
En las imágenes siguientes se muestran algunos ejemplos de apariencias y de tipos de gráficos. Es interesante notar que debajo de los gráficos aparecen los registros resultantes del informe.
 
 
 
1) Apariencia 1x2 con un gráfico de tipo barras y otro de tipo circular.
 
 
 
 
 
[[Archivo:48.jpg|500]]
 
 
 
 
 
2) Apariencia 1x3con un gráfico de tipo área, un segundo de tipo barras y un tercero de tipo circular.
 
 
 
 
 
[[Archivo:49.jpg|500]]
 
 
 
 
 
 
 
=== Información complementaria ===
 
 
 
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">En este mismo entorno existen recursos adicionales sobre KReporter (manuales, vídeotutoriales, etc.).</pre>
 
  
  
 
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Revision as of 22:31, 19 June 2015

Combinar correspondencia, plantillas para documentos

SinergiaCRM incorpora el módulo Mail Merge Reports, que ofrece una funcionalidad parecida al clásico Combinar correspondencia de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de destinatarios a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.

Ejemplos de uso habitual podrían ser:

- Certificados anuales de donaciones para socios y donantes (aplicando la plantilla sobre el módulo de Pagos) - Certificados de asistencia a eventos (aplicando la plantilla sobre el módulo de Inscripciones) - Ficha de Proyectos con las personas vinculadas (aplicando la plantilla sobre el módulo de Proyectos o sobre el de Relación Personas)


Mail Merge Reports puede encontrarse en la pestaña "Todos" del menú principal. Describimos a continuación la utilización a nivel de usuario de sinergiaCRM; en el entorno de ayuda para Administrador se detalla la generación y parametrización del módulo Mail Merge


Uso de plantillas

En el menú del botón de acciones de cualquier módulo se encuentra la función Generar Documento.

34.jpg

Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros seleccionados - habitualmente resultante de realizar una búsqueda -. Lógicamente, las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.

300PX

Por ahora Mail Merge no permite la aplicación de filtros a los subpaneles vinculados a la plantillas (en realidad, no aplica ningún tipo de filtro, pero para los registros del módulo "base" es posible llevarlo a cabo desde la aplicación), por lo que debería llevarse a cabo de forma manual sobre el documento resultante. 

A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore la tabla de "Formas de Pago" y nuestro interés es que únicamente apareciesen las formas de pago vinculadas a "Cuota" - de hecho, habríamos hecho un filtro en "Personas" con tipo de relación "Socio", posiblemente -, no podría hacerse, pues aparecerían todas las Formas de Pago de las Personas seleccionadas. Una alternativa, con matices, sería hacer el informe desde el módulo de Formas de Pago, pero entonces no agruparíamos en un único informe los registros de una persona con diversas formas de pago...


Creación y aplicación de una plantilla

El funcionamiento de Mail Merge puede resumirse en los siguientes pasos:


- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica

- Modificar la plantilla básica

- Aplicar la plantilla


Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica

Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.

La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.

37.jpg

En Mail Merge es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.

Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).

38.jpg


Modificar la plantilla básica

La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.

39.jpg

Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir el más reciente.

40.jpg


Aplicar plantillas a registros

Las plantillas existentes pueden aplicarse a un conjunto seleccionado de registros de la vista de lista - se generaría un doc conteniendo en sus páginas una plantilla para cada uno de los registros - o a un registro concreto en su modo de vista de detalle. En cualquiera de los dos casos, se llevaría a cabo desde el menú superior izquierda, donde aparece la opción "Generate Document".

Al acceder a dicha opción, se muestran las diferentes plantillas existentes para dicho módulo; así pues, debemos seleccionar la plantilla a ejecutar y aplicar el "Generar". Se abrirá un cuadro de diálogo para guardar el documento resultante donde el usuario considere necesario.

Es error habitual - a evitar, por supuesto - "pinchar" en la propia plantilla y no seleccionarla y generar contenido, por lo que el documento que se ofrezca a guardar no recoja, en realidad, dato alguno de la base de datos...


Información complementaria

En este entorno wiki de SinergiaCRM existe un manual específico de Mail Merge Reports elaborado por la empresa desarrolladora. Es particularmente importante consultar su contenido para conocer la forma en la que se estructura el contenido en una plantilla y todas las opciones existentes para lograr documentos de cierta complejidad.


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