Difference between revisions of "Mail Merge Reports - Combinar correspondencia"

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== Conceptos básicos ==
  
== '''INFORMES''' ==
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SinergiaCRM incorpora el módulo ''Mail Merge Reports'', que ofrece una funcionalidad parecida al clásico ''Combinar correspondencia'' de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de registros a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.
  
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Ejemplos de uso habitual podrían ser los certificados anuales de donaciones para socios y donantes o los diplomas de asistencia a cursos y otros eventos.
  
=== Creación de un informe ===
+
El funcionamiento de ''Mail Merge Reports'' puede resumirse en los siguientes pasos:
  
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- Seleccionar los campos a incluir y generar una plantilla básica
  
El acceso al módulo de Informes se realiza a través de la pestaña Otros del menú principal.
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- Modificar la plantilla básica para lograr que tenga el aspecto y el contenido adecuados
  
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- Aplicar la plantilla a los registros deseados
  
[[Archivo:41.jpg|500]]
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En los siguientes apartados se describirá cada uno de estos pasos.
  
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''Mail Merge Reports'' puede encontrarse en la pestaña ''Otros'' del menú principal.
  
Tal y como puede observarse en la imagen, '''el proceso de creación de un informe se resume en cinco pasos:'''
 
  
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== Creación de una plantilla básica ==
  
- '''Seleccionar:''' Creación de los filtros de selección de registros.
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Aunque ''Mail Merge Reports'' permite crear un registro de plantilla siguiendo el procedimiento habitual en cualquier módulo del CRM, suele ser más cómodo usar el asistente. Para ello debe pulsarse en la opción del menú de la izquierda ''Lista de variables disponibles & Generar plantilla básica''.
  
- '''Manipular:''' Elección de los campos a incluir en el informe.
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Inicialmente aparece una lista desplegable que permite seleccionar el módulo principal del que vamos a obtener los campos a introducir en el documento. Elegido el módulo principal, aparecerá debajo la lista de campos que contiene, pudiéndose seleccionar los que se desee incluir en la plantilla. Cabe tener en cuenta que la aparición de la lista de campos puede tardar unos instantes.
  
- '''Mostrar:''' Configuración de la presentación en pantalla.
 
  
- '''Visualizar:''' Incorporación de gráficos.
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[[File:37.jpg|frame|center]]
  
- '''Exportar:''' Activación de los mecanismos para exportación de los datos resultantes.
 
  
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Además de los campos del módulo principal es posible incluir en la plantilla campos procedentes de módulos relacionados. Después de la lista de campos ya mencionada aparecerá una segunda lista con todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se mostrarán también los campos de estos módulos, pudiendo seleccionarlos igualmente para su incorporación a la plantilla.
  
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Si la relación entre el módulo principal y el otro se materializa en un subpanel en el primero, también será posible incluir campos en la plantilla. En este caso, en la plantilla aparecerán todos los registros que formen parte del subpanel sin posibilidad de aplicar un filtro. A modo de ejemplo, si se quiere generar una plantilla para el módulo ''Personas'' que incluya campos del módulo ''Inscripciones'', que se ve como un subpanel en ''Personas'', el resultado de la plantilla será una lista de todas las inscripciones que tenga la persona, aparte de todos los otros campos que se haya seleccionado. No se puede filtrar si se quiere tan solo aparezcan las inscripciones que estén "activas", por ejemplo.
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">A continuación se describen las cinco etapas. Nótese que se ha alterado el orden de los apartados para facilitar una mejor comprensión del proceso de creación de un informe. El usuario que tenga experiencia elaborando informes en otras aplicaciones (por ejemplo, MS Access) de gestión de datos encontrará similitudes notables en los conceptos y en el manejo de este módulo.</pre>
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Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el formato (documento de texto u hoja de cálculo de MS Office u OpenOffice) y el idioma (solo relevante a efectos de un texto de ayuda que por defecto se incluye en la plantilla).
  
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La ventaja de usar el asistente en este caso es que se generará un documento con los campos escritos de la manera adecuada para extraer la información deseada. De esta manera se reduce el riesgo que la generación de la plantilla falle.
  
  
=== Elección de los campos ===
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[[File:38.jpg|frame|center]]
  
  
Desde la pestaña Manipular se define qué campos deben incluirse en el informe. En la esquina superior izquierda de la pantalla (1) se encuentra una lista desplegable con todos los módulos del CRM. Seleccionando el módulo deseado aparecerá en la parte inferior (2) la lista de los campos de dicho módulo. Para mostrar un campo en el informe basta con arrastrarlo a la zona derecha de la pantalla (3).
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=== Plantillas basadas en hojas de cálculo ===
  
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Las versiones más recientes del módulo incorporan también la posibilidad de crear plantillas basadas en hojas de cálculo. Esto permite, entre otras opciones, que se pueden añadir formulas en las celdas y aplicarlas sobre los datos que se recogerán del CRM.
  
[[Archivo:42.jpg|500]]
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Para generar este tipo de plantillas basta con indicarlo en la lista desplegable que aparece antes de generar la plantilla básica, tal y como se ha descrito anteriormente:
  
  
Es habitual que la información a incorporar en un informe se encuentre distribuida en varios módulos (por ejemplo, Personas y Pagos). Desde la parte central de la columna izquierda (4) es posible seleccionar otros módulos relacionados con el módulo principal del informe. Al hacerlo, sus campos se mostrarán en el mismo lugar (2) que ocupaban los del módulo principal, pudiéndolos incorporar al informe de la misma manera.  
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[[Archivo:Selection 186.png|frame|center]]
  
Una vez elegidos los campos, en la misma pantalla Manipular podemos, entre otros aspectos:
 
  
- '''Arrastrar los campos seleccionados''' arriba o abajo para determinar su posición en el informe.
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=== Modificar la plantilla básica ===
  
- '''Definir el formato de visualización''' del campo, incorporando, por ejemplo, funciones predefinidas (suma, promedio, etc.) o personalizadas.
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La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.
  
- '''Agrupar los registros''' en función de los valores de determinados campos.
 
  
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[[File:39.jpg|frame|center]]
  
  
[[Archivo:43.jpg|500]]
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Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón ''Quitar'' junto al archivo original y subir la versión más reciente.
  
  
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[[File:40.jpg|frame|center]]
  
=== Creación de los filtros ===
 
  
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<pre style="color:red;">Es muy importante que al modificar una plantilla no se borre una pequeña parte de código que se encuentra en la parte superior izquierda y tiene un aspecto similar a: [a;block=w:body]. Este código queda oculto en la plantilla y de borrarlo, no se añadirán correctamente los datos del CRM.</pre>
  
En la pestaña Seleccionar, y de manera análoga al apartado anterior, se arrastran desde la izquierda hacia la parte inferior derecha los campos que deban ser utilizados como filtro. En las columna Operación, Igual a/Desde y A se indica el tipo de filtrado a aplicar. 
 
  
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===Agregar imágenes a una plantilla===
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Las plantillas permiten mostrar las imágenes almacenadas en determinados módulos del CRM. Es el caso de ''Personas'' (campo ''Fotografía''), ''Documentos'' y ''Notas'' (campo ''Fichero adjunto'', si se trata de una imagen).
  
[[Archivo:44.jpg|500]]
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Para añadir un campo de imagen en una plantilla hay que incluir en la lista de variables seleccionadas el campo ''cf_image_file_path'':
  
  
Si un filtro se considera editable (valor Sí en la columna Permitir edición) significa que su valor puede ser indicado dinámicamente en tiempo de ejecución del informe, de modo que pueden generarse diferentes resultados en función de las condiciones establecidas sin necesidad de reeditar la base del informe.
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[[Archivo:Selection 184.png|frame|center]]
  
  
[[Archivo:45.jpg|500]]
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Una vez generada la plantilla, hay que descargarla y modificar el código del campo ''cf_image_file_path'', añadiendo las propiedades que indicarán de qué manera se mostrará y tratará la imagen:
  
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[a.cf_image_file_path;ope=changepic;default=current;adjust]
  
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Además, deberá incorporarse al documento una imagen cualquiera que será reemplazada por la imagen vinculada al registro. Dicha imagen temporal deberá ser colocada en el lugar donde se desee que aparezca posteriormente la imagen real:
  
=== Configuración de la presentación ===
 
  
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[[Archivo:Selection 185.png|frame|center]]
  
A través de la pestaña Mostrar es posible configurar diferentes aspectos relativos a la forma en que serán presentados los datos resultantes:
 
  
- '''Mostrar u ocultar''' un campo.  
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=== Repetir datos en una tabla ===
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Cuando tenemos una plantilla que trabaja con los datos de un módulo y además muestra, en una tabla, datos de un módulo relacionado (por ejemplo tenemos cómo módulo principal Eventos y también mostramos datos de los inscritos), es posible repetir los datos de ese módulo relacionado en más de una tabla.
  
- Determinar la '''ordenación''' del listado.
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En la definición del elemento a mostrar hay que añadir un identificador del conjunto de datos, tal como se muestra en la imagen.
  
- Indicar '''si un campo aparecerá enlazado''' a la ficha del registro original.  
+
[[Archivo:MM_repeticion_bloque.png|frame|center]]
  
- '''Fijar la anchura''' de las columnas, '''la alineación''' del texto, etc.
 
  
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== Aplicar una plantilla a uno o varios registros ==
  
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En el menú del botón de acciones de la vista de lista de cualquier módulo se encuentra la función ''Generar Documento''. También puede encontrarse en el menú equivalente de la vista de detalle.
  
=== Activación de los mecanismos de exportación ===
 
  
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[[File:34.jpg|frame|center]]
  
Desde la pestaña Exportar es posible indicar qué operaciones podrán realizarse sobre el conjunto de registros obtenidos como resultado del informe. Existen dos posibilidades:
 
  
- '''Generar un fichero de tipo CSV''' (valores separados por comas) que puede ser visualizado y tratado en una hoja de cálculo como MS Excel, texto delimitado por comas).
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Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros resultante de realizar una búsqueda o a un subconjunto de ellos. Las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.
  
- '''Incorporar los resultados a una nueva Lista de Público Objetivo''' (ver el apartado Listas de Público Objetivo en el capítulo Campañas). ESta funcionalidad estará disponible para aquellos entornos "posibles miembros" de una Lista de Público Objetivo (por ejemplo, para Personas y no para Pagos).
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En el caso de hacerlo a través de una vista de detalle la plantilla se aplicará solamente sobre el registro en cuestión (por ejemplo, para repetir un único diploma que tenía datos erróneos cuando se generaron todos los del curso).
 
  
Para que estas funciones estén disponibles al visualizar el informe hay que activarlas en el tiempo de diseño del informe.
 
  
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[[File:35.jpg|frame|center]]
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[[Archivo:46.jpg|500]]
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Mail Merge Reports no permite la aplicación de filtros a los posibles subpaneles incorporados a una plantilla, por lo que en dichos subpaneles aparecerán todos los datos del módulo relacionado vinculados al registro correspondiente del módulo principal. En algunos casos, de ser necesario, puede hacerse una edición posterior del documento resultante para eliminar los datos no deseados.
 
 
 
 
 
 
=== Incorporación de gráficos ===
 
 
 
 
 
Desde la pestaña Visualizar es posible agregar gráficos al informe.
 
 
 
En Apariencia se indica el número de gráficos a mostrar y su disposición en la plantilla del informe. Elegida la estructura base puede diseñarse cada gráfico concreto, eligiendo el tipo (barras, columnas, línea, circular, etc.), los datos sobre los que debe construirse, el título, la leyenda, etc.
 
 
 
Para diseñar cada uno de los gráficos indicados en Apariencia deberá modificarse el valor de la casilla Item. A modo de ejemplo, en una apariencia de tipo 2x2 la casilla Item podrá mostrar los valores del 1 al 4.
 
 
 
 
 
[[Archivo:47.jpg|500]]
 
 
 
 
 
En las imágenes siguientes se muestran algunos ejemplos de apariencias y de tipos de gráficos. Es interesante notar que debajo de los gráficos aparecen los registros resultantes del informe.
 
 
 
1) Apariencia 1x2 con un gráfico de tipo barras y otro de tipo circular.
 
 
 
  
[[Archivo:48.jpg|500]]
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A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore para cada persona una tabla con sus "Compromisos de pago" será imposible lograr que únicamente aparezcan los compromisos de pago de tipo "Cuota"; aparecerían todos los compromisos de pago de las personas seleccionadas.</pre>
  
  
2) Apariencia 1x3con un gráfico de tipo área, un segundo de tipo barras y un tercero de tipo circular.
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===Adjuntar el documento generado a una nota o a un correo===
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Este módulo permite adjuntar automáticamente los documentos generados a una nota o a un mensaje de correo electrónico.  
  
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1) '''Será posible elegir entre la opción de adjuntar a una nota o a un correo''' si se aplica una plantilla a un único registro a través de su vista de detalle:
  
[[Archivo:49.jpg|500]]
 
  
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[[Archivo:188b.png|frame|center]]
  
  
=== Información complementaria ===
+
A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si, además, el módulo principal de la plantilla aplicada es uno de los que contiene direcciones de correo electrónico (''Organizaciones'', ''Personas'', etc.) en la casilla ''Para'' aparecerá por defecto la dirección de correo del registro. Dicha dirección podrá mantenerse o borrarse y, a su vez, añadir otros posibles destinatarios.
  
 +
2) Aparecerá '''solo la opción de adjuntar el documento generado a un mensaje de correo''' si se aplica una plantilla a uno o más registros a través de la vista de lista:
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">En este mismo entorno existen recursos adicionales sobre KReporter (manuales, vídeotutoriales, etc.).</pre>
 
  
 +
[[Archivo:Selection 188.png|frame|center]]
  
  
== '''MAIL MERGE REPORTS (COMBINAR CORRESPONDENCIA)''' ==
+
A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si la plantilla se ha aplicado sobre varios registros, la casilla ''Para'' aparecerá en blanco y será el usuario quien determinará los destinatarios del mensaje.
  
 +
== Un ejemplo práctico: etiquetas postales ==
  
=== Creación y aplicación de una plantilla ===
+
1) Crear una primera versión de la plantilla a través del asistente, según lo descrito anteriormente. Bastará con elegir el módulo de ''Personas'' y, de éste, los campos necesarios para construir el nombre completo de la persona y su dirección postal.
 
 
 
 
El funcionamiento de Mail Merge puede resumirse en los siguientes pasos:
 
 
 
 
 
- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica
 
 
 
- Modificar la plantilla básica
 
 
 
- Aplicar la plantilla
 
 
 
 
 
====Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica====
 
 
 
 
 
Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.
 
 
 
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.</pre>
 
 
 
 
 
[[Archivo:37.jpg|500px]]
 
 
 
 
 
En Mail Merge es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.
 
 
 
Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).
 
 
 
 
 
[[Archivo:38.jpg|500px]]
 
 
 
 
 
====Modificar la plantilla básica====
 
 
 
 
 
La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.
 
  
 +
2) Descargar la plantilla y abrirla en MS Word. Lo más importante es eliminar la marca de salto de página que MailMerge introduce justo al principio del documento (en caso de mantenerla se generaría una etiqueta por página, que no es lo que se desea). Para ello sólo hay que seleccionar la primera línea (la que contiene [a; block = w: body]) y aplicarle estilo Normal.
  
[[Archivo:39.jpg|500px]]
+
3) Dar formato de columnas al documento. El número de columnas dependerá del número de etiquetas por fila que se quieran imprimir.
  
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4) Eliminar las etiquetas textuales que preceden a cada campo elegido. Por ejemplo, convertir ''Nombre: [a.first_name]'' en ''[a.first_name]'', es decir, eliminar ''Nombre:''.
  
Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir el más reciente.
+
5) Poner los diferentes campos de manera que se construya correctamente la estructura de etiqueta, es decir, algo así:
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<pre>[a.first_name] [a.last_name]
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[a.primary_address_street]
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[a.primary_address_postalcode] [a.primary_address_city]</pre>
  
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Esto daría una etiqueta del tipo:
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<pre>Pedro González Pérez
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C Salamanca 23
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28044 Madrid</pre>
  
[[Archivo:40.jpg|500px]]
+
6) A partir de aquí ya es cuestión de ajustar estéticamente el documento para que el tamaño de letra, la altura de la etiqueta, etc. encajen adecuadamente. Seguramente habrá que hacer algunas pruebas la primera vez.
  
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7) Volver a subir la plantilla al CRM, sustituyendo a la inicial.
  
====Aplicar plantillas a registros====
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8) Ir al módulo de ''Personas'', realizar una selección de personas, pulsar la opción ''Generar Documento'' y elegir la plantilla subida. El resultado debería ser la descarga de un archivo con las etiquetas postales de las personas seleccionadas.
  
Las plantillas existentes pueden aplicarse a un conjunto seleccionado de registros de la vista de lista - se generaría un doc conteniendo en sus páginas una plantilla para cada uno de los registros - o a un registro concreto en su modo de vista de detalle. En cualquiera de los dos casos, se llevaría a cabo desde el menú superior izquierda, donde aparece la '''opción "Generate Document"'''.  
+
A continuación se enlazan dos plantillas descargables con Ejemplos de etiquetas para los casos de 2 y 3 columnas.  
  
Al acceder a dicha opción, se muestran las diferentes plantillas existentes para dicho módulo; así pues, debemos seleccionar la plantilla a ejecutar y aplicar el "Generar". Se abrirá un cuadro de diálogo para guardar el documento resultante donde el usuario considere necesario.
+
[https://wikisuite.sinergiacrm.org/images/SinergiaCRM_-_06A_-_ETIQUETAS_8X3_%28apli-01273%29.docx Plantilla DIN-A4 de etiquetas 8 x 3].  
  
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[https://wikisuite.sinergiacrm.org/images/SinergiaCRM_-_06B_-_ETIQUETAS_7x2_%28apli-01275%29.docx Plantilla DIN-A4 de etiquetas de 7x2].
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Es error habitual - a evitar, por supuesto - "pinchar" en la propia plantilla y no seleccionarla y generar contenido, por lo que el documento que se ofrezca a guardar no recoja, en realidad, dato alguno de la base de datos...</pre>
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Pueden verse muchos otros ejemplos en el apartado [[Ejemplos_de_plantillas|Ejemplos de plantillas]].
  
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==Consideraciones adicionales==
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1) Aunque Mail Merge Reports permite trabajar tanto con plantillas de LibreOffice como de Microsoft Office, no es posible garantizar que cualquier plantilla que haya sido generada mediante uno de estos editores de texto sea perfectamente compatible con el otro. En este sentido, se recomienda construir las plantillas de forma específica para cada editor sin convertir o reutilizar plantillas preexistentes.
  
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2) Las versiones más recientes incluyen la opción de limitar el acceso a la generación de documentos según los roles que tenga asignados el usuario. Si en un registro de plantilla no se selecciona ningún rol, todos los usuarios tendrás acceso a generar documentos basados en esa plantilla. Si se seleccionan uno o más roles, solo podrán hacerlo los usuarios que tengan aplicado alguno de esos roles.
  
=== Información complementaria ===
 
  
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[[Archivo:Selection 191.png|frame|center]]
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">En este entorno wiki de SinergiaCRM existe un manual específico de Mail Merge Reports elaborado por la empresa desarrolladora. Es particularmente importante consultar su contenido para conocer la forma en la que se estructura el contenido en una plantilla y todas las opciones existentes para lograr documentos de cierta complejidad.</pre>
 
  
 +
== Recursos adicionales ==
  
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[http://wiki.sinergiacrm.org/images/MailMergeReports-UserGuide.pdf Mail Merge Reports User guide v1.2] (en inglés)
  
  
Vuelta a la página inicial: [[Manual de SinergiaCRM]]
+
[[Manual_de_SinergiaCRM|Volver al índice]]

Latest revision as of 17:25, 6 October 2021

Conceptos básicos

SinergiaCRM incorpora el módulo Mail Merge Reports, que ofrece una funcionalidad parecida al clásico Combinar correspondencia de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de registros a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.

Ejemplos de uso habitual podrían ser los certificados anuales de donaciones para socios y donantes o los diplomas de asistencia a cursos y otros eventos.

El funcionamiento de Mail Merge Reports puede resumirse en los siguientes pasos:

- Seleccionar los campos a incluir y generar una plantilla básica

- Modificar la plantilla básica para lograr que tenga el aspecto y el contenido adecuados

- Aplicar la plantilla a los registros deseados

En los siguientes apartados se describirá cada uno de estos pasos.

Mail Merge Reports puede encontrarse en la pestaña Otros del menú principal.


Creación de una plantilla básica

Aunque Mail Merge Reports permite crear un registro de plantilla siguiendo el procedimiento habitual en cualquier módulo del CRM, suele ser más cómodo usar el asistente. Para ello debe pulsarse en la opción del menú de la izquierda Lista de variables disponibles & Generar plantilla básica.

Inicialmente aparece una lista desplegable que permite seleccionar el módulo principal del que vamos a obtener los campos a introducir en el documento. Elegido el módulo principal, aparecerá debajo la lista de campos que contiene, pudiéndose seleccionar los que se desee incluir en la plantilla. Cabe tener en cuenta que la aparición de la lista de campos puede tardar unos instantes.


37.jpg


Además de los campos del módulo principal es posible incluir en la plantilla campos procedentes de módulos relacionados. Después de la lista de campos ya mencionada aparecerá una segunda lista con todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se mostrarán también los campos de estos módulos, pudiendo seleccionarlos igualmente para su incorporación a la plantilla.

Si la relación entre el módulo principal y el otro se materializa en un subpanel en el primero, también será posible incluir campos en la plantilla. En este caso, en la plantilla aparecerán todos los registros que formen parte del subpanel sin posibilidad de aplicar un filtro. A modo de ejemplo, si se quiere generar una plantilla para el módulo Personas que incluya campos del módulo Inscripciones, que se ve como un subpanel en Personas, el resultado de la plantilla será una lista de todas las inscripciones que tenga la persona, aparte de todos los otros campos que se haya seleccionado. No se puede filtrar si se quiere tan solo aparezcan las inscripciones que estén "activas", por ejemplo.

Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el formato (documento de texto u hoja de cálculo de MS Office u OpenOffice) y el idioma (solo relevante a efectos de un texto de ayuda que por defecto se incluye en la plantilla).

La ventaja de usar el asistente en este caso es que se generará un documento con los campos escritos de la manera adecuada para extraer la información deseada. De esta manera se reduce el riesgo que la generación de la plantilla falle.


38.jpg


Plantillas basadas en hojas de cálculo

Las versiones más recientes del módulo incorporan también la posibilidad de crear plantillas basadas en hojas de cálculo. Esto permite, entre otras opciones, que se pueden añadir formulas en las celdas y aplicarlas sobre los datos que se recogerán del CRM.

Para generar este tipo de plantillas basta con indicarlo en la lista desplegable que aparece antes de generar la plantilla básica, tal y como se ha descrito anteriormente:


Selection 186.png


Modificar la plantilla básica

La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.


39.jpg


Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir la versión más reciente.


40.jpg


Es muy importante que al modificar una plantilla no se borre una pequeña parte de código que se encuentra en la parte superior izquierda y tiene un aspecto similar a: [a;block=w:body]. Este código queda oculto en la plantilla y de borrarlo, no se añadirán correctamente los datos del CRM.


Agregar imágenes a una plantilla

Las plantillas permiten mostrar las imágenes almacenadas en determinados módulos del CRM. Es el caso de Personas (campo Fotografía), Documentos y Notas (campo Fichero adjunto, si se trata de una imagen).

Para añadir un campo de imagen en una plantilla hay que incluir en la lista de variables seleccionadas el campo cf_image_file_path:


Selection 184.png


Una vez generada la plantilla, hay que descargarla y modificar el código del campo cf_image_file_path, añadiendo las propiedades que indicarán de qué manera se mostrará y tratará la imagen:

[a.cf_image_file_path;ope=changepic;default=current;adjust]

Además, deberá incorporarse al documento una imagen cualquiera que será reemplazada por la imagen vinculada al registro. Dicha imagen temporal deberá ser colocada en el lugar donde se desee que aparezca posteriormente la imagen real:


Selection 185.png


Repetir datos en una tabla

Cuando tenemos una plantilla que trabaja con los datos de un módulo y además muestra, en una tabla, datos de un módulo relacionado (por ejemplo tenemos cómo módulo principal Eventos y también mostramos datos de los inscritos), es posible repetir los datos de ese módulo relacionado en más de una tabla.

En la definición del elemento a mostrar hay que añadir un identificador del conjunto de datos, tal como se muestra en la imagen.

MM repeticion bloque.png


Aplicar una plantilla a uno o varios registros

En el menú del botón de acciones de la vista de lista de cualquier módulo se encuentra la función Generar Documento. También puede encontrarse en el menú equivalente de la vista de detalle.


34.jpg


Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros resultante de realizar una búsqueda o a un subconjunto de ellos. Las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.

En el caso de hacerlo a través de una vista de detalle la plantilla se aplicará solamente sobre el registro en cuestión (por ejemplo, para repetir un único diploma que tenía datos erróneos cuando se generaron todos los del curso).


35.jpg


Mail Merge Reports no permite la aplicación de filtros a los posibles subpaneles incorporados a una plantilla, por lo que en dichos subpaneles aparecerán todos los datos del módulo relacionado vinculados al registro correspondiente del módulo principal. En algunos casos, de ser necesario, puede hacerse una edición posterior del documento resultante para eliminar los datos no deseados.

A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore para cada persona una tabla con sus "Compromisos de pago" será imposible lograr que únicamente aparezcan los compromisos de pago de tipo "Cuota"; aparecerían todos los compromisos de pago de las personas seleccionadas.


Adjuntar el documento generado a una nota o a un correo

Este módulo permite adjuntar automáticamente los documentos generados a una nota o a un mensaje de correo electrónico.

1) Será posible elegir entre la opción de adjuntar a una nota o a un correo si se aplica una plantilla a un único registro a través de su vista de detalle:


188b.png


A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si, además, el módulo principal de la plantilla aplicada es uno de los que contiene direcciones de correo electrónico (Organizaciones, Personas, etc.) en la casilla Para aparecerá por defecto la dirección de correo del registro. Dicha dirección podrá mantenerse o borrarse y, a su vez, añadir otros posibles destinatarios.

2) Aparecerá solo la opción de adjuntar el documento generado a un mensaje de correo si se aplica una plantilla a uno o más registros a través de la vista de lista:


Selection 188.png


A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si la plantilla se ha aplicado sobre varios registros, la casilla Para aparecerá en blanco y será el usuario quien determinará los destinatarios del mensaje.

Un ejemplo práctico: etiquetas postales

1) Crear una primera versión de la plantilla a través del asistente, según lo descrito anteriormente. Bastará con elegir el módulo de Personas y, de éste, los campos necesarios para construir el nombre completo de la persona y su dirección postal.

2) Descargar la plantilla y abrirla en MS Word. Lo más importante es eliminar la marca de salto de página que MailMerge introduce justo al principio del documento (en caso de mantenerla se generaría una etiqueta por página, que no es lo que se desea). Para ello sólo hay que seleccionar la primera línea (la que contiene [a; block = w: body]) y aplicarle estilo Normal.

3) Dar formato de columnas al documento. El número de columnas dependerá del número de etiquetas por fila que se quieran imprimir.

4) Eliminar las etiquetas textuales que preceden a cada campo elegido. Por ejemplo, convertir Nombre: [a.first_name] en [a.first_name], es decir, eliminar Nombre:.

5) Poner los diferentes campos de manera que se construya correctamente la estructura de etiqueta, es decir, algo así:

[a.first_name] [a.last_name]
[a.primary_address_street]
[a.primary_address_postalcode] [a.primary_address_city]

Esto daría una etiqueta del tipo:

Pedro González Pérez
C Salamanca 23
28044 Madrid

6) A partir de aquí ya es cuestión de ajustar estéticamente el documento para que el tamaño de letra, la altura de la etiqueta, etc. encajen adecuadamente. Seguramente habrá que hacer algunas pruebas la primera vez.

7) Volver a subir la plantilla al CRM, sustituyendo a la inicial.

8) Ir al módulo de Personas, realizar una selección de personas, pulsar la opción Generar Documento y elegir la plantilla subida. El resultado debería ser la descarga de un archivo con las etiquetas postales de las personas seleccionadas.

A continuación se enlazan dos plantillas descargables con Ejemplos de etiquetas para los casos de 2 y 3 columnas.

Plantilla DIN-A4 de etiquetas 8 x 3.

Plantilla DIN-A4 de etiquetas de 7x2.

Pueden verse muchos otros ejemplos en el apartado Ejemplos de plantillas.

Consideraciones adicionales

1) Aunque Mail Merge Reports permite trabajar tanto con plantillas de LibreOffice como de Microsoft Office, no es posible garantizar que cualquier plantilla que haya sido generada mediante uno de estos editores de texto sea perfectamente compatible con el otro. En este sentido, se recomienda construir las plantillas de forma específica para cada editor sin convertir o reutilizar plantillas preexistentes.

2) Las versiones más recientes incluyen la opción de limitar el acceso a la generación de documentos según los roles que tenga asignados el usuario. Si en un registro de plantilla no se selecciona ningún rol, todos los usuarios tendrás acceso a generar documentos basados en esa plantilla. Si se seleccionan uno o más roles, solo podrán hacerlo los usuarios que tengan aplicado alguno de esos roles.


Selection 191.png


Recursos adicionales

Mail Merge Reports User guide v1.2 (en inglés)


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