Difference between revisions of "Introducción, modificación y extracción de datos"

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SinergiaCRM está dotada de mecanismos que facilitan la introducción, modificación y la extracción de datos, que pueden ser útiles en diferentes momentos de la vida de uso de la herramienta. Los mecanismos de introducción de datos se usarán en gran medida al iniciarse en el uso de SinergiaCRM, sobre todo, para cargar masivamente los datos que se tengan en otras fuentes externas preexistentes. Posteriormente, predominará la creación individual de registros, ya sea vía creación manual, formularios, etc y/o la modificación individual/masiva de registros. La extracción de datos acostumbra a ser útil si se quieren analizar externamente en otra herramienta, integrar con otras aplicaciones, etc.
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Las opciones disponibles en la interfaz de SinergiaCRM para la realización de los distintos tipos de acciones están relacionadas con los permisos que tiene asignado cada usuario. Para más información al respecto ver [[Usuarios,_Roles,_Grupos_de_seguridad_y_Registro_de_cambios|Usuarios, Roles, Grupos de seguridad y Registro de cambios]]
  
 
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:- Tareas programadas de actualización de datos, que modifican campos como la "Edad".
 
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:- Automatismos programados ''ad hoc'' para la entidad, cuando se requiere unos automatismos muy elaborados que no se pueden resolver con flujos de trabajo.
 
:- Automatismos programados ''ad hoc'' para la entidad, cuando se requiere unos automatismos muy elaborados que no se pueden resolver con flujos de trabajo.
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Revision as of 22:17, 5 August 2022

Consideraciones iniciales

SinergiaCRM está dotada de mecanismos que facilitan la introducción, modificación, eliminación y extracción de datos, que pueden ser útiles en diferentes momentos de la vida de uso de la herramienta.

Los mecanismos de introducción de datos se usarán en gran medida al iniciarse en el uso de SinergiaCRM, sobre todo, para cargar masivamente los datos que se tengan en otras fuentes externas preexistentes. Posteriormente, predominará la creación individual de registros, ya sea vía creación manual, formularios, etc y/o la modificación-eliminación individual/masiva de registros. La extracción de datos acostumbra a ser útil si se quieren analizar externamente en otra herramienta, integrar con otras aplicaciones, etc.

Las opciones disponibles en la interfaz de SinergiaCRM para la realización de los distintos tipos de acciones están relacionadas con los permisos que tiene asignado cada usuario. Para más información al respecto ver Usuarios, Roles, Grupos de seguridad y Registro de cambios

Introducción

Para introducir nuevos datos en la aplicación existen diferentes vías:

1. Creación de un registro individual mediante la interfaz de usuario estándar en cualquier módulo del CRM.

- Desde la opción desplegable Crear, que se encuentra a la derecha del menú principal superior, es posible crear registros individuales de un conjunto de módulos sin tener que acceder específicamente a ellos.


Crear registro desde menú principal.png


- Desde cada módulo, en el menú de acciones de módulo ubicado a la izquierda, se encuentra, la opción Crear un nuevo registro.


Nuevo registro desde módulo.png


En ambos casos se abrirá la vista de edición para rellenar los campos disponibles y crear un nuevo registro. Para escoger que campos se pueden rellenar en la vista de edición ver Edición de los diseños de visualización de los datos.


Crear Persona.png


2. Creación masiva de registros mediante Importación de un fichero CSV accediendo a la opción Importar situada también en el menú lateral izquierdo de acciones de cada módulo.


Nuevo registro vía importación.png


3. Creación implícita de un registro mediante un formulario web generado a través de SinergiaCRM que envíe los datos directamente al CRM.


Crear registro desde formulario.png


4. Automatismos para la creación de registros cuando se cumplen una serie de condiciones.

La creación de registros se puede realizar de manera automatizada con:

- Flujos de trabajo, en los que se puede definir cuando deben crearse y qué información deben contener los nuevos registros creados.
- Automatismos programados ad hoc para la entidad, cuando se requiere hacer la creación vía automatismos muy elaborados que no se pueden resolver con flujos de trabajo.

5. Creación a través de alguna integración con una aplicación externa, mediante API, plugins, etc que sirven para ampliar la utilidad del CRM. Son ejemplos de este tipo la entrada de datos incorporados automáticamente en el CRM a partir de integraciones con comercios electrónicos, gestores de venta de entradas, etc.

Modificación

Una vez los datos están introducidos en SinergiaCRM, hay diferentes maneras de modificarlos.

1. Modificación de un registro individual desde la Vista de edición mediante la interfaz de usuario estándar en cualquier módulo del CRM. Se accede a la Vista de edición de dos formas:

a. Desde el icono del lápiz que aparece en cada registro en la Vista de lista.


Editar registro 1.png


b. Desde el Menú de acciones de la Vista de detalle de un registro individual.


Editar registro 2.png


Un usuario con permisos de administración puede gestionar qué campos están disponibles para editar desde Administración/Herramientas de desarrollo/Estudio. Ver Edición de los diseños de visualización de los datos.


2. Modificación de un registro individual mediante la Edición en línea, opción disponible en las Vista de detalle y Vista de lista para aquellos campos sobre los que esté habilitada.

Para poder hacer una edición en línea de un campo, es necesario que este la tenga activada. Para activarla se debe ir a Administración/Herramientas de desarrollo/Estudio y entrar a modificar el campo concreto y marcar la casilla Edición en línea. Ver Incorporación, modificación y eliminación de campos.

Si se pasa el cursor por encima del valor del campo y se activa un icono de lápiz, eso quiere decir que el campo se puede modificar en línea.


Comprobar edición en línea 1.png


Comprobar edición en línea 2.png


Para editar un campo en línea tan solo se deberá hacer dos clics en el contenido y se abrirá el espacio de edición.


Edición en línea vista de lista.png


Para guardar se debe hacer clic en el icono con la marca de verificación.


3. Actualización masiva de múltiples registros.

Si se desea realizar la modificación del contenido de un mismo campo de varios registros con un mismo valor, existe la posibilidad de realizar una actualización masiva desde la Vista de lista de cualquier módulo.

Para llevarla a cabo, se deben seleccionar todos los registros que se desean actualizar e ir al botón de acciones Acción masiva para escoger la opción "Actualización masiva". En la parte inferior de la página, se abrirá un espacio con todos los campos disponibles para actualizar masivamente en ese módulo en concreto. Tan solo se tendrá que rellenar el campo que se desee actualizar y darle al botón Actualizar.


Actualización masiva.png


Se pueden aplicar filtros en la Vista de lista para facilitar los registros a seleccionar en la actualización masiva.

Para algunas tipologías de campos es posible activar la actualización masiva desde Administración/Herramientas de desarrollo/Estudio. Para aquellos campos en los que no aparezca la opción, es posible hacer la petición a través del foro de soporte para que el equipo de SinergiaTIC habilite el campo para actualizar masivamente vía código.


4. Importación de actualización para modificar múltiples registros.

Otra manera de actualizar muchos registros a la vez es usando una importación de actualización en cualquiera de los módulos en los que la opción de importación de registros esté activada.


5. Automatismos para la modificación de datos de registros preexistentes.

La modificación de los registros entrados en el CRM también se puede realizar de manera automatizada con:

- Flujos de trabajo, en los que se puede definir cuando y como se deben modificar los datos.
- Tareas programadas de actualización de datos, que modifican campos como la "Edad".
- Automatismos programados ad hoc para la entidad, cuando se requiere unos automatismos muy elaborados que no se pueden resolver con flujos de trabajo.

Eliminación

Extracción

Para extraer datos de la aplicación y usarlos externamente existen básicamente tres opciones al alcance de los usuarios de SinergiaCRM:

1. Exportación de registros a partir de una selección en la Vista de lista de cualquier módulo:. Esta exportación muestra directamente todos los campos de los registros seleccionados. Siempre es una exportación a nivel de módulo individual, nunca se incorporarán datos de módulos relacionados.

Para realizar la exportación, se debe acceder al módulo del cual se deseen exportar los datos y, a continuación, hay que seguir los siguientes pasos:


Exportacion registros CRM.png
  1. Seleccionar todos o algunos registros, los que se desee exportar. Se puede hacer la selección a partir de un filtro previo aplicado a la Vista de lista. Ver Búsqueda a nivel de módulo.
  2. Abrir el botón de acciones Acción masiva.
  3. Seleccionar la opción "Exportar".
Se descargará automáticamente un documento en formato csv con toda la información.
Para saber como abrir correctamente el archivo y poder leer la información, ver Visualización de datos exportados (.csv) en Excel.

2. Exportación del resultado de un informe: en este caso sí es posible seleccionar qué campos concretos mostrar y exportar. Y también es posible introducir campos de diferentes módulos que estén relacionados.


Exportación de informe.png


3. Creación de una integración via API que permita leer de la información introducida en el CRM (mostrar en la página web las organizaciones activas o la agenda de actividades, etc.).


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