Introducción, modificación y extracción de datos

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Consideraciones iniciales

SinergiaCRM dispone de mecanismos para la introducción, la modificación, la eliminación y la extracción de datos de la aplicación.

Las opciones disponibles en el interfaz dependerán de los permisos que tenga asignado cada usuario. Para más información al respecto ver Usuarios, Roles, Grupos de seguridad y Registro de cambios


Introducción

Creación estándar de un registro individual

A través del menú desplegable Crear que se encuentra en la esquina superior derecha del interfaz es posible crear registros individuales en varios módulos sin tener que acceder específicamente a ellos.


Crear registro desde menú principal.png


También puede hacerse a través de la opción correspondiente (Nueva persona, Nueva organización, etc.) del menú de acciones de cada módulo, ubicado a la izquierda del interfaz.


Nuevo registro desde módulo.png


En ambos casos se abrirá la vista de edición para rellenar los campos disponibles y crear un nuevo registro. Para escoger qué campos se pueden rellenar en la vista de edición, ver Edición de los diseños de visualización de los datos.


Crear Persona.png


Creación de un registro por duplicación de uno pre-existente

Es posible crear un nuevo registro a partir de uno pre-existente mediante la opción Duplicar que se encuentra en el menú-botón de acción de la vista de detalle de cualquier registro. Al escogerla, se redirigirá al usuario a la vista de edición del módulo, donde se mostrarán los datos del registro original, que podrán ser modificados a conveniencia. Al guardar no se modificará el registro original sino que se creará un registro nuevo con los datos finales indicados.

Duplicarregistro.png

Creación de múltiples registros mediante importación

La opción Importar, situada también en el menú de acciones de cada módulo, permite la creación de múltiples registros mediante la carga de un fichero CSV. Más información en Migración de datos


Nuevo registro vía importación.png


Creación de registros mediante duplicado y actualización masiva

Esta funcionalidad permite seleccionar un conjunto de registros y generar duplicados para todos ellos, introduciendo, al mismo tiempo, de ser necesario, cambios en determinados campos.

Para ello es necesario seleccionar todos los registros a duplicar y actualizar y marcar la opción Duplicado y Actualización masiva del botón-menú Acción masiva. En la parte inferior de la página se mostrarán todos los campos cuyo valor puede ser cambiado en los nuevos registros que se crearán mediante la duplicación. Deberán indicarse los valores pertinentes para los campos que se deseen actualizar y finalmente pulsar el botón Duplicar y Actualizar.

Dup1.png

Si se marca la opción Vaciar el Nombre de los nuevos registros para que pueda ser reconstruido automáticamente se borrará el valor del campo Nombre en los registros creados, de manera que este se recalcule si hay algún automatismo programado para ello, como ocurre en el caso de determinados módulos del CRM como Compromisos de pago, Inscripciones, Relaciones con personas, etc.

Dup2.png


Creación de registros vía formularios

Los formularios web generados en SinergiaCRM e integrados en sitios web externos permiten enviar directamente al CRM los datos recibidos, creándose los registros que proceda.


Crear registro desde formulario.png


Creación de registros mediante automatismos

La creación de registros se puede realizar de manera automatizada mediante:

- Flujos de trabajo, en los que se puede definir cuándo deben crearse y qué información deben contener los nuevos registros creados.

- Automatismos programados ad hoc para la entidad cuando la operación a realizar no puede resolverse con flujos de trabajo.


Creación de registros desde aplicaciones externas

El API de SinergiaCRM así como cualquier programa de terceros (plugin, etc.) que permita la interconexión del CRM con otras aplicaciones son susceptibles de ser utilizados para enviar datos al CRM y que ello provoque la creación de registros de forma similar a cómo se indicó en el caso de los formularios web.


Modificación

Modificación estándar de un registro individual

En la vista de edición de cualquier módulo del CRM. Se puede acceder a ella de dos formas:

- Desde el icono lápiz que aparece en cada registro en la Vista de lista.


Editar registro 1.png


- Desde el menú de acciones de la vista de detalle de un registro individual.


Editar registro 2.png


Un administrador puede gestionar qué campos están disponibles para editar en Administración / Herramientas de desarrollo / Estudio (ver Edición de los diseños de visualización de los datos).


Edición en línea de un registro individual

Opción disponible en las vistas de detalle y lista de cualquier módulo, en aquellos campos para los que esté habilitada. Permite la modificación de campos individuales sin necesidad de tener que cargar la vista de edición completa del registro.

Para activarla se debe ir a Administración / Herramientas de desarrollo / Estudio, entrar sucesivamente en el módulo y campo deseados y marcar la casilla Edición en línea (ver Incorporación, modificación y eliminación de campos).

Si al pasar el cursor por encima del campo se muestra un icono lápiz significa que el campo se puede modificar en línea.


Comprobar edición en línea 1.png


Comprobar edición en línea 2.png


Para editar un campo en línea deben hacerse un doble clic en su contenido y se abrirá el espacio de edición.


Edición en línea vista de lista.png


Para guardar el campo debe hacerse clic en el icono de verificación.


Actualización masiva de registros

Si se desea realizar la modificación del contenido de un mismo campo de varios registros con un mismo valor, existe la posibilidad de realizar una actualización masiva en la vista de lista de cualquier módulo.

Para llevarla a cabo se deben seleccionar todos los registros a actualizar y marcar la opción Actualización masiva en el botón-menú Acción masiva. En la parte inferior de la página se mostrarán todos los campos actualizables masivamente. Deberán indicarse los valores pertinentes para los campos que se deseen actualizar y finalmente pulsar el botón Actualizar.


Actualización masiva.png


Se pueden aplicar filtros en la vista de lista para facilitar la selección de registros previa a la actualización masiva.

Para algunas tipologías de campos es posible activar la actualización masiva en Administración / Herramientas de desarrollo / Estudio. Para aquellos campos en los que no aparezca la opción es posible hacer la petición a través del foro de soporte para que el equipo de SinergiaTIC habilite vía código la actualización masiva del campo.


Actualización de múltiples registros mediante importación

Otra manera de actualizar múltiples registros a la vez es mediante una importación de actualización en cualquier módulo.


Actualización de registros mediante automatismos

La modificación de registros existentes también se puede realizar de manera automatizada con:

- Tareas programadas de actualización de datos, definidas de serie en el CRM e iguales para todas las organizaciones usuarias.

- Flujos de trabajo, en los que se puede definir cuándo deben modificarse determinados registros y de qué forma.

- Automatismos programados ad hoc para la entidad cuando la operación a realizar no puede resolverse con flujos de trabajo.


Eliminación

Los registros existente en el CRM pueden ser eliminados de forma individual (tanto en la vista de lista como en la de detalle) o colectiva (en la vista de lista). Tan solo hace falta seleccionar el/los registro/s, ir al menú de acciones de la vista en cuestión y marcar Eliminar.

Cabe tener en cuenta que la opción Eliminar estará disponible para los usuarios siempre que los roles que puedan tener asignados así lo permitan (ver Roles).

Al eliminar registros debe considerarse la posible existencia de relaciones de esos registros con registros de otros módulos. La eliminación de un registro no supone la eliminación los que tengan relación con él, aunque algunos de estos pueden no tener sentido sin esa relación y, en consecuencia, quedarán huérfanos tras la eliminación de aquellos. SinergiaCRM avisa de algunas posibles incoherencias que puedan darse en este sentido (ver Tareas programadas de validación de datos).

Un registro se debe eliminar en su propio módulo. Por otro lado, si en el contexto de un subpanel se hace clic en el botón "Quitar" de cualquier registro lo que ocurrirá será que el registro principal de la vista de detalle y el registro del subpanel quedarán desvinculados, pero en ningún caso se eliminará el registro del subpanel. Por ejemplo, al hacerlo entre una persona y un compromiso de pago, el compromiso desaparecerá del subpanel "Compromisos de pago" del módulo "Personas", pero si se va al módulo "Compromisos de Pago" el compromiso seguirá existiendo aunque sin persona vinculada.


Por otro lado, cabe tener en cuenta que la combinación de dos o más registros duplicados comportará la eliminación implícita de todos los que no sean el registro principal a mantener (ver Búsqueda y combinación de duplicados para ampliar información sobre esta funcionalidad).


Extracción

Exportación estándar de registros

A partir de una selección en la vista de lista de cualquier módulo. Esta exportación muestra directamente todos los campos de los registros seleccionados. Siempre es una exportación a nivel de módulo individual, nunca se incorporarán datos de módulos relacionados.

Para realizar la exportación, se debe acceder al módulo del cual se deseen exportar los datos y seguir los siguientes pasos:


Exportacion registros CRM.png


- Seleccionar los registros que se desee exportar. Se puede hacer la selección a partir de un filtro previo ( ver Búsqueda a nivel de módulo).

- Abrir el botón-menú Acción masiva y seleccionar la opción Exportar.

Se descargará automáticamente un documento en formato CSV con toda la información.

Para abrir y leer correctamente el archivo, ver Visualización de datos exportados (.csv) en Excel.


Exportación del resultado de un informe

En el caso de los informes sí es posible seleccionar qué campos concretos mostrar y exportar. Y también es posible introducir campos de diferentes módulos que estén relacionados.


Exportación de informe.png


Extracción de registros desde aplicaciones externas

El API de SinergiaCRM así como cualquier programa de terceros (plugin, etc.) que permita la interconexión del CRM con otras aplicaciones son susceptibles de permitir la lectura de la información contenida en el CRM y mostrarla o incorporarla en cualquier aplicación externa. A modo de ejemplo, una entidad podría mostrar en su sitio web la agenda de eventos existente en el CRM; o una federación podría mostrar a todas sus organizaciones federadas; etc.


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