Inserción laboral

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Introducción

Los módulos de Inserción laboral están diseñados para aquellas entidades que atienden a personas que buscan empleo. Los módulos principales de este bloque permiten gestionar las ofertas de trabajo recabadas por la entidad y las candidaturas de las personas atendidas a esas ofertas.

Además de los módulos citados, este bloque incluye también otros módulos, campos y funciones para facilitar el trabajo a aquellas entidades que colaboran con el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) o con el programa Incorpora de Fundación "la Caixa".

En nuestro canal de Youtube tenéis a vuestra disposición un vídeo formativo sobre los módulos de Inserción Laboral extraído de uno de los webinars sobre SinergiaCRM.



Ofertas laborales

Este módulo registra toda la información relacionada con las ofertas laborales con las que trabaja la entidad. Por defecto los campos obligatorios a cumplimentar son el nombre de la oferta, la organización/empresa convocante de la misma, el ámbito al que se vincula la oferta y el estado en el que se encuentra. Además, pueden indicarse muchos otros datos de interés, como las diferentes fechas relevantes del proceso, el perfil de empleado solicitado, las condiciones ofrecidas, el interlocutor de la empresa convocante, etc.


Ofertas básico captura.png


Algunos campos relevantes:

  • Código oferta: de libre uso por parte de las entidades que quieran codificar de alguna manera las ofertas gestionadas. También puede utilizarse para indicar la referencia con la que la empresa convocante identifica a la oferta.
  • Ámbito gestión oferta: Campo multiselección que permite a la entidad indicar en qué proyectos o ámbitos se gestionará la oferta. Por defecto ofrece los valores interno, SEPE e Incorpora.
  • Perfil del empleado/a: Este campo existe tanto en Ofertas como en Personas y se utiliza para facilitar la localización de ofertas adecuadas al perfil de una determinada persona o candidatos adecuados al perfil solicitado en una determinada oferta. En ambos casos, el objetivo final sería la articulación de las correspondientes candidaturas. La lista desplegable (stic_professional_profile_list), única para ambos módulos, podrá ser modificada a voluntad.

Además de la pestaña principal, las vistas de edición/detalle de Ofertas cuentan por defecto con dos pestañas que muestran los campos necesarios para gestionar esas ofertas en el marco de los programas SEPE e Incorpora.


Candidaturas

Este módulo permite la gestión de los procesos de inserción de las personas atendidas por la entidad ante ofertas laborales concretas. Por defecto los campos obligatorios a cumplimentar son la persona que presenta su candidatura, la oferta a la que se presenta, la fecha en la que se activa la candidatura y el estado en el que se encuentra. Además, pueden indicarse otros datos de interés como los relativos a una hipotética contratación, los motivs de un posible rechazo de la candidatura, etc.


Candidaturas básico captura.png


SEPE

Las entidades que trabajan con el Servicio Público de Empleo Estatal como Agencias de Colocación o Agencias de Colocación Colaboradoras deben entregar periódicamente a dicho organismo unos informes con el trabajo de inserción realizado. Estos informes son ficheros en formato XML con una estructura específica que se deben entregar mensual y anualmente.

Para poder generar estos ficheros correctamente es necesario que las entidades registren determinados datos de su actividad en diferentes módulos del CRM, tal y como se describirá a continuación. Si este trabajo cotidiano se realiza adecuadamente, la generación de los ficheros con los resúmenes mensuales y anuales será una tarea rápida y sencilla.

Para gestionar la actividad SEPE se utilizan tanto módulos específicos (Acciones SEPE, Incidencias SEPE y Generador XML SEPE) como módulos comunes del CRM (Ofertas, Candidaturas, Personas y Organizaciones). Los campos añadidos a los módulos comunes se identifican con el prefijo sepe_.

Aquellas entidades que hayan recibido los módulos de Inserción laboral a modo de actualización del CRM y trabajen con SEPE o Incorpora deberán añadir manualmente a través de Estudio los campos necesarios en las diferentes vistas de los módulos de Personas y Organizaciones.
 
Del mismo modo, las entidades que ya dispongan desde un inicio de los módulos de Inserción laboral y no vayan a utilizar dicha funcionalidad o no tengan vínculos con SEPE o Incorpora, podrán quitar fácilmente a través de Estudio los campos o las pestañas que no vayan a usar de las vistas de los módulos de Personas y Organizaciones.


Dar de alta una oferta

Para que una oferta laboral registrada en el CRM sea incluida en los informes SEPE es necesario rellenar el campo Fecha activación (SEPE).


Oferta Alta SEPE.png


Otros campos relevantes:

  • Tipo de contrato (SEPE): Debe indicarse especialmente cuando se consiga una contratación para poder generar correctamente los ficheros resumen.
  • Fecha oferta cubierta (SEPE): Se debe rellenar este campo cuando se considere que una oferta ha sido cubierta para que así conste en los ficheros resumen.
  • Plazas ofertadas: Está en la pestaña de datos generales pero su valor también se incluye en los ficheros resumen.
Si una oferta sin "Fecha de activación (SEPE)" está relacionada con una candidatura de una persona que sí está incluida en SEPE, ni la oferta ni la candidatura serán tenidas en cuenta en los ficheros resumen. Así pues, es importante activar adecuadamente a nivel SEPE tanto las personas como las ofertas.


Dar de alta una persona

Para que una persona registrada en el CRM sea incluida en los informes SEPE es necesario crear un registro de tipo alta para ella en el módulo Acciones SEPE. En este módulo por defecto hay que rellenar obligatoriamente los campos Persona, Fecha de inicio y Tipo.


Acciones Alta Persona.png


El campo Convenio lo deberán utilizar obligatoriamente las entidades que sean Agencias de Colocación Colaboradoras. Las entidades que sean Agencias de Colocación "no Colaboradoras" lo dejarán en blanco. La lista desplegable vinculada a este campo es stic_sepe_agreement_list y puede modificarse a conveniencia mediante el Editor de listas desplegables del área de administración.


Dar de baja una persona

Para que una persona deje de ser incluida en los informes SEPE debe rellenarse el campo Fecha final del mismo registro de alta indicado en el apartado anterior.


Acciones baja SEPE.png


Presentar una persona a una oferta

Tal y como ya se ha indicado anteriormente, para que los ficheros resumen de SEPE incluyan información relativa a las personas que han sido enviadas como candidatas a las ofertas disponibles es necesario crear el correspondiente registro de candidatura que vincule persona y oferta y que, además, ambas, persona y oferta, estén activadas (dadas de alta) en SEPE según se ha descrito en los apartados anteriores.


Candidatura alta SEPE.png


Cabe tener en cuenta que los campos Estado y Fecha de baja son útiles a nivel interno para realizar el seguimiento de las candidaturas pero su valor no va a condicionar en ningún caso la información que se va a incluir en los ficheros resumen.


Registrar una contratación

Una persona se considera contratada y aparecerá como tal en los ficheros resumen cuando en la candidatura se rellena el campo "Fecha inicio contrato o colocación".


Candidatura contrato SEPE.png


Agregar acciones a una persona

Las entidades que son Agencias de colocación colaboradoras deben registrar en el módulo Acciones SEPE las acciones de acompañamiento y soporte que realicen para con las personas a las que atienden. Las tipologías de las acciones (informativas, formativas, orientativas, etc.) son establecidas por el propio SEPE, por lo que no es necesario modificar la lista desplegable que las contiene. Al registrar estas acciones no será necesario indicar el convenio: en el momento de elaborar los ficheros resumen el convenio se deducirá de la acción de alta en el SEPE de la persona atendida.


Acciones Alta Información.png


Las entidades que no son Agencias de colocación colaboradoras pueden ignorar el módulo Acciones SEPE excepto para dar de alta a las personas que atienden, según se ha indicado anteriormente. Opcionalmente, podrían usar este módulo para registrar por su propio interés la actividad que realicen con dichas personas. En cualquier caso, el SEPE no lo requiere.


Agregar incidencias a una persona

Las entidades que son Agencias de colocación colaboradoras deben registrar en el módulo Incidencias SEPE las incidencias que se hayan producido en los procesos de acompañamiento a las personas que atienden. Las tipologías de las incidencias son establecidas por el propio SEPE, por lo que no es necesario modificar la lista desplegable que las contiene. Este módulo no contiene el campo Convenio: en el momento de elaborar los ficheros resumen el convenio se deducirá de la acción de alta en el SEPE de la persona atendida.


Incidencias SEPE.png


Las entidades que no son Agencias de colocación colaboradoras pueden ignorar el módulo Incidencias SEPE. Opcionalmente, podrían usar este módulo para registrar por su propio interés las incidencias que se produzcan en los procesos de inserción laboral. En cualquier caso, el SEPE no lo requiere.


Generar los ficheros resumen

Como ya se ha indicado, el SEPE requiere a las entidades que trabajan como Agencias de Colocación que generen y entreguen informes periódicos del trabajo realizado, mensual y anualmente. En el sitio web del SEPE se puede encontrar información de utilidad sobre estos ficheros a entregar tanto por parte de las Agencias de Colocación como por parte de las Agencias de Colocación Colaboradoras.

Estos informes son ficheros XML con una estructura específica. El módulo Generador XML SEPE se encarga de recopilar y organizar la información necesaria del CRM para cada informe. Los errores o advertencias que puedan producirse durante el proceso se mostrarán en pantalla para que la entidad pueda resolverlos antes de volver a generar el fichero.

Para cada fichero que se deba generar se creará un registro en el módulo Generador XML SEPE. Así pues, existirá un registro por cada fichero mensual y uno por cada fichero anual.


Generador XML SEPE Vista Lista.png


Por defecto, al crear un registro deberán indicarse obligatoriamente los campos Estado, Mes/año reportado y Tipo de fichero:


Generador XML SEPE Vista Edicion.png


  • Estado: Permite saber en qué situación se encuentra el fichero. Al crear el registro el usuario debería marcarlo como Planificado. Cuando se descargue el fichero el estado cambiará automáticamente a Generado. Y cuando el usuario haya enviado el fichero al SEPE debería cambiarlo manualmente a Enviado. De este modo es posible saber exactamente qué operaciones se han realizado y cuáles están pendientes de ser realizadas aunque la entidad tenga que generar varios ficheros para un mismo periodo.
  • Mes/año reportado: Permite indicar para qué mes/año debe generarse el fichero. Se puede seleccionar cualquier día del mes o del año indistintamente. Por ejemplo, si se desea generar el fichero de Septiembre de 2019, se puede seleccionar cualquier día del 01/09/2019 al 30/09/2019. Y si se desea generar el fichero de 2019, se puede seleccionar cualquier día entre el 01/01/2019 y el 31/12/2019.
  • Tipo de fichero:
    • AC mensual: Se requiere mensualmente a las entidades consideradas Agencia de Colocación e incluye información individual de las personas atendidas durantes el mes, así como información agregada del trabajo realizado en ese mismo periodo. Fichero de ejemplo.
    • AC anual: Se requiere anualmente a las entidades consideradas Agencia de Colocación y solo incluye información agregada del trabajo realizado durante el año. Fichero de ejemplo.
    • ACCD mensual: Se requiere mensualmente a las entidades consideradas Agencia de Colocación Colaboradora y que, por lo tanto, tienen al menos un convenio de colaboración activo con el SEPE. Incluye información individual de las personas atendidas (y de las acciones realizadas con ellas) durante el mes que pertenecen al colectivo por el cual se ha firmado el convenio, así como información agregada del trabajo realizado en ese mismo periodo. Fichero de ejemplo.
    • ACCD anual: Se requiere anualmente a las entidades consideradas Agencia de Colocación Colaboradora e incluye información agregada del trabajo realizado durante el año con el colectivo por el que se firmó el convenio. Fichero de ejemplo.
    • ACCI mensual: Se requiere mensualmente a las entidades consideradas Agencia de Colocación Colaboradora e incluye la información de las incidencias que se hayan producido en la atención a las personas del colectivo por el que se firmó el convenio. Fichero de ejemplo.

Cabe tener en cuenta que si una misma entidad tiene más de un convenio activo con el SEPE al mismo tiempo, deberá generar tantos ficheros de cada tipo como convenios activos tenga.

Como paso previo a generar cualquier fichero es necesario rellenar en el módulo Configuración el parámetro SEPE_CODIGO_AGENCIA con el código de agencia de colocación que el SEPE haya asignado a la entidad. Dicho módulo se encuentra en el área de administración del CRM.


Incorpora

Incorpora es un programa de intermediación laboral de Fundación “la Caixa” cuyo objetivo es favorecer la incorporación al mercado de trabajo de personas con dificultades de empleabilidad.

Incorpora dispone de una plataforma online en la que las entidades que participan en el programa deben registrar los datos de empresas, beneficiarios y ofertas, entre otros. Sin embargo las entidades también necesitan registrar toda esta información en sus propias herramientas de gestión, lo que conlleva una duplicidad de esfuerzos y el riesgo de cometer errores.

SinergiaCRM permite sincronizar de forma automática y bidireccional (de SienrgiaCRM a Incorpora y viceversa) una parte importante de esta información, lo que evitará la necesidad de introducirla manualmente por duplicado. La sincronización se realiza utilizando la API de Incorpora.

La API de Incorpora permite crear, modificar y consultar Beneficiarios (Personas en SinergiaCRM), Empresas (Organizaciones) y Ofertas (Ofertas Laborales). Otros datos que sea necesario registrar en Incorpora deberán ser introducidos directamente en la plataforma. En cualquier caso, en la medida que la API de Incorpora disponga de nueva funcionalidad SinergiaCRM ampliará oportunamente los mecanismos de sincronización entre plataformas.


Configurar las credenciales de acceso

Antes de poder realizar cualquier acción de sincronización será necesario indicar en el perfil de usuario de SinergiaCRM los datos necesarios para conectar con Incorpora. Al perfil de usuario puede accederse desde el menú de la esquina superior derecha de la pantalla.


Usuario conexión Incorpora.png


  • Grupo de referencia: Es el grupo de Incorpora (área geográfica) al que pertenece la entidad del usuario. Al seleccionarlo, se rellenará oportunamente el desplegable siguiente.
  • Entidad de referencia: El campo muestra todas las entidades que pertenecen al Grupo de referencia indicado, debiéndose seleccionar la del usuario.
  • Técnico de referencia: Es el código numérico que identifica al usuario en Incorpora.
  • Identificador: Es el nombre de usuario para acceder a Incorpora.

Todos estos datos se pueden encontrar en el perfil de usuario de la plataforma de Incorpora:


Incorpora Intranet.png


Por razones de seguridad SinergiaCRM no guardará la contraseña de acceso a Incorpora, debiéndose introducir explícitamente al realizar cualquier operación de sincronización, según se describirá en una sección posterior.

Inicio de la sincronización

La sincronización de cualquier registro (o conjunto de registros) entre SinergiaCRM e Incorpora se inicia en el módulo correspondiente: Personas, Organizaciones u Ofertas Laborales.

Se puede iniciar tanto desde la vista de detalle del registro concreto...


Personas sincronización Incorpora.png


como desde la vista de lista, seleccionando uno o más registros:


Incorpora Vista Lista.png


Vista de autenticación y opciones

Al pulsar en la opción Sincronización Incorpora aparecerá una vista especial en la que se mostrarán tres secciones: Registros afectados, Parámetros de conexión con Incorpora y Opciónes de sincronización.


Incorpora Primera Vista limpia.png


  • En Registros afectados se indicará el número de registros seleccionados, que a su vez quedarán repartidos en función de si tienen o no tienen ID de Incorpora.
  • En Parámetros de conexión con Incorpora aparecerán las credenciales introducidas en el perfil de usuario. En caso de que este apartado estuviera vacío o incompleto debería completarse siguiendo las indicaciones del apartado Configurar las credenciales de acceso. Como ya se ha comentado en el mismo apartado, la contraseña se deberá introducir manualmente en el momento de la sincronización.
  • En Opciones de sincronización podrá elegirse cuál es la acción que se desea realizar: Alta de nuevos registros en Incorpora, Modificación de registros en Incorpora o Descarga de registros de Incorpora.


Alta de nuevos registros en Incorpora

Antes de intentar crear nuevos registros en Incorpora, el CRM comprobará si los registros seleccionados disponen de un ID de Incorpora. Los que lo tengan serán descartados del proceso, pues se entiende que son registros que ya existen en Incorpora y que, por lo tanto, no procede intentar crearlos.

Para poder crear un registro en Incorpora es necesario que el registro del CRM tenga cumplimentados todos los campos requeridos por Incorpora. De no ser así, aparecerá un error asociado al registro incompleto en el que se indicará cuál es el campo que falta. Indicados todos los campos requeridos, Incorpora creará el registro y devolverá al CRM el ID de Incorpora asignado. El CRM almacenará este ID en el campo correspondiente del registro en cuestión. Durante este proceso no se modificará ningún otro campo del registro de SinergiaCRM.

Incorpora tratará de evitar la creación de registros duplicados de Empresas (Organizaciones en el CRM) y Beneficiarios (Personas) usando el Número de identificación para detectar una posible preexistencia. Si Incorpora determina que el registro ya existe no creará un registro nuevo y devolverá al CRM el ID de Incorpora de ese registro, que el CRM guardará en el campo correspondiente del registro en cuestión.


Modificación de registros en Incorpora

Para modificar un registro de Incorpora con los datos existentes para ese mismo registro en el CRM es necesario que el registro esté creado en ambas plataformas y que en ambas tenga el mismo ID de Incorpora.

De la misma manera que en la creación de registros, será necesario incluir todos los campos requeridos por Incorpora. De no ser así, aparecerá un error asociado al registro incompleto en el que se indicará cuál es el campo que falta. Indicados todos los campos requeridos, Incorpora modificará el registro con los datos enviados por el CRM.


Descarga de registros de Incorpora

Para descargar un registro de Incorpora es necesario que el registro esté creado en ambas plataformas y que en ambas tenga el mismo ID de Incorpora.

Antes de realizar la descarga deberá indicarse si se sobrescribirán todos los campos del registro en el CRM o solamente aquellos que estén vacíos.


Descarga registros Incorpora.png


Vista de resultados de la sincronización

Después de completarse la acción elegida (alta, modificación o descarga), se mostrará una vista final con el resultado del proceso. En Registros afectados se indicará sobre cuántos de los registros previamente seleccionados se ha podido completar la acción elegida y en Registro de sincronización se indicará qué ha sucedido con cada registro concreto. De haberse producido algún error, se mostrará junto al nombre del registro afectado.

Cabe mencionar que la información mostrada en pantalla combina mensajes procedentes de Incorpora con aclaraciones o descripciones complementarias ofrecidas por SinergiaCRM para que el usuario pueda entender qué ha sucedido en cada caso y si debe o no realizar alguna intervención antes de tratar de repetir la sincronización.


Sincronización Incorpora con errores.png


Detalles de la sincronización y campos de referencia

En cada registro del CRM que haya sido sincronizado con Incorpora en cualquier sentido se guardarán dos conjuntos de datos especiales:

Los detalles de la sincronización son tres campos que guardan el resultado del último intento de sincronización:

  • Fecha de última sincronización: Contiene la fecha y la hora de la última sincronización realizada, finalizara con éxito o con error.
  • Registro de sincronización: Contiene el mensaje que se mostró como resultado de la sincronización, finalizara con éxito o con error. Este mensaje permite saber, entre otras cuestiones, cuál fue la acción que se realizó (alta, modificación o descarga).
  • Errores en la última sincronización: Se marca automáticamente cuando en el último intento de sincronización se ha producido algún error.

Además, Incorpora utiliza campos de referencia para indicar a qué entidad pertenecen los registros y quién y de qué manera tiene acceso a ellos. Cuando se da de alta un nuevo registro en Incorpora se le asignan por defecto los datos de referencia del usuario que ha creado ese registro. Estos datos quedarán indicados también en el CRM.

Todos estos campos no son editables y solo se muestran en la vista de detalle del registro del CRM.


Campos de referencia Incorpora.png


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