Informes

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Conceptos básicos

Entre sus funcionalidades, SinergiaCRM incorpora el módulo para la elaboración de informes KReporter, renombrado simplemente como Informes. Dicho módulo permite consultar, filtrar y consolidar los datos de todos los módulos del CRM. Los informes resultantes permiten tanto la explotación cotidiana de la información contenida en el CRM como su interpretación global (como aporte al Cuadro de mandos de la organización).

Al visualizar un informe de KReporter el usuario dispondrá habitualmente de tres elementos diferenciados:

- Un listado de registros con datos procedentes de uno o varios módulos que, a su vez, pueden ser manipulados para la obtención de indicadores calculados. Dichos listados podrán ser consultados en pantalla, exportados o incorporados a una lista de público objetivo.

- Un conjunto de filtros que permite al usuario establecer criterios de selección de registros, evitando la creación de informes similares por cada consulta parecida que quiera llevarse a cabo.

- Un entorno gráfico dinámico - en base a los filtros aplicados - que permite la mejor interpretación de los resultados obtenidos.

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KReporter no aplica los criterios definidos en los roles de usuario para determinar si un usuario puede acceder o no a los datos de determinado módulo. En otras palabras, si un usuario tiene un acceso no restringido al módulo de Informes, tiene acceso a todos los datos de la aplicación.

Las instancias tienen disponibles por defecto una serie de informes de referencia que pueden resultar útiles tanto en la fase de ideación de informes específicos propios de cada organización como en su posterior proceso de elaboración. En el apartado Ejemplos de informes se cuenta con la información detallada. 

Creación de un informe

El acceso al módulo de Informes se realiza a través de la pestaña Otros del menú principal.

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Tal y como puede observarse en la imagen anterior, el proceso de creación de un informe se resume en cinco pasos:

- Seleccionar: Creación de los filtros de selección de registros.

- Manipular: Elección de los campos a incluir en el informe.

- Mostrar: Configuración de la presentación en pantalla.

- Visualizar: Incorporación de gráficos.

- Exportar: Activación de los mecanismos para exportación de los datos resultantes.

A continuación se describen las cinco etapas. Nótese que se ha alterado el orden de los apartados para facilitar una mejor comprensión del proceso de creación de un informe.

El usuario que tenga experiencia elaborando informes en otras aplicaciones de gestión de datos (por ejemplo, en MS Access) encontrará similitudes notables en los conceptos y en el manejo de este módulo.

 

 

 

Elección de los campos

Desde la pestaña Manipular se define qué campos deben incluirse en el informe. En la esquina superior izquierda de la pantalla (1) se encuentra una lista desplegable con todos los módulos del CRM. Seleccionando el módulo deseado aparecerá en la parte inferior (2) la lista de los campos de dicho módulo. Para mostrar un campo en el informe basta con arrastrarlo a la zona derecha de la pantalla (3).

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Es habitual que la información a incorporar en un informe se encuentre distribuida en varios módulos (por ejemplo, Personas y Pagos). Desde la parte central de la columna izquierda (4), después de hacer clic en la flecha que aparece a la izquierda del nombre del módulo principal, es posible seleccionar otros módulos relacionados con él. Al hacerlo, los campos del módulo relacionado se mostrarán en el mismo lugar (2) que ocupaban los del módulo principal, pudiéndolos incorporar al informe de la misma manera.

Al seleccionar el módulo relacionado es necesario hacer clic encima de su nombre para que el informe resultante sea correcto. Si el clic se ha hecho en el lugar apropiado, los campos del módulo relacionado aparecerán con una Ruta del tipo "Módulo principal::Módulo secundario". Si el clic no se ha hecho en el lugar apropiado, los campos del módulo relacionado aparecerán con una ruta del tipo "Módulo principal", como si pertenecieran a ese módulo. En este caso el informe no presentará el resultado esperado.

Una vez elegidos los campos, en la misma pantalla Manipular podemos, entre otros aspectos:

- Arrastrar los campos seleccionados arriba o abajo para determinar su posición en el informe.

- Definir el formato de visualización del campo, incorporando, por ejemplo, funciones predefinidas (suma, promedio, etc.) o personalizadas. Para más información ver la guía KReporter v3.0 Custom functions and Formulas.

- Agrupar los registros en función de los valores de determinados campos.

- Usar la columna Requerido para indicar, en campos de módulos relacionados, si es necesario o no que el registro del módulo principal tenga algún registro vinculado en el módulo relacionado para que se muestre en el resultado del inforne. Si se marca el valor Opcional, se mostrarán todos los registros del módulo principal, tengan o no tengan registro relacionado. Si se marca el valor Requerido se mostrarán solamente los registros del módulo principal que tengan algún registro vinculado en el módulo relacionado.

Aunque aparentemente sea un campo como cualquier otro, las direcciones de correo electrónico no se guardan en los módulos Personas, Organizaciones, Interesados o Usuarios, sino que se almacenan en lo que podríamos considerar un submódulo llamado "Dirección de Email". Así, si se desea introducir el correo electrónico en un informe debera localizarse del mismo modo que si fuera un campo de un módulo relacionado.
Para poder mostrar en un informe todas las direcciones de correo de un registro cuando este tiene más de una, en los módulos Personas, Organizaciones, Interesados y Usuarios se dispone de un campo virtual (es decir, solo disponible en el contexto de los informes) llamado "Lista de direcciones de correo". Cuando solo sea necesaria la dirección principal puede operarse según lo indicado en el cuadro anterior.


Creación de los filtros

En la pestaña Seleccionar, y de manera análoga al apartado anterior, se arrastran desde la izquierda hacia la parte inferior derecha los campos que deban ser utilizados como filtro. En las columnas Operación, Igual a/Desde y A se indica el tipo de filtrado a aplicar.

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Si un filtro se considera editable (valor en la columna Permitir edición) significa que su valor puede ser indicado dinámicamente en tiempo de ejecución del informe por parte del usuario final. Como norma general es recomendable permitir al usuario final que pueda editar los filtros de modo que pueden generarse diferentes resultados en función de las condiciones establecidas sin necesidad de reeditar la base del informe.

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Configuración de la presentación

A través de la pestaña Mostrar es posible configurar diferentes aspectos relativos a la forma en que serán presentados los datos resultantes:

- Mostrar u ocultar un campo.

- Determinar la ordenación del listado.

- Indicar si un campo aparecerá enlazado a la ficha del registro original.

- Fijar la anchura de las columnas, la alineación del texto, etc.

 

 

Activación de los mecanismos de exportación

Desde la pestaña Exportar es posible indicar qué operaciones podrán realizarse sobre el conjunto de registros obtenidos como resultado del informe. Existen dos posibilidades:

- Generar un fichero de tipo CSV (valores separados por comas o el caracter separador elegido por el usuario/a) que puede ser visualizado y tratado en una hoja de cálculo como MS Excel o Calc.

Podemos seguir los pasos que se indican en el apartado Visualización de datos exportados (.csv) en Excel de la wiki, para abrir el archivo de exportación con Excel.

- Incorporar los resultados a una nueva Lista de Público Objetivo (LPO). Esta funcionalidad estará disponible sólo para aquellos módulos que pueden poblar una LPO (Personas, Organizaciones, Interesados o Usuarios), pero no para el resto.

Para que estas funciones estén disponibles al visualizar el informe hay que activarlas en el tiempo de diseño del informe.

Exportar campos de Fecha y Hora

Los datos de los campos de tipo Fecha y Hora se almacenan en el CRM según el valor correspondiente a la zona horaria GMT+0. En el momento de mostrarlos en pantalla, el CRM usa la configuración de zona horaria del usuario para mostrárselos convenientemente. Sin embargo, por defecto, al exportar un informe no se realiza esta conversión de zona horaria, por lo que los datos exportados pueden presentar un desfase de una o dos horas (según horario de invierno o verano en España) respecto de lo esperado. Para que la exportación se realice con los datos ajustados a la zona horaria del usuario es necesario modificar el diseño del informe: en la pestaña Mostrar, localizar el campo en cuestión y en la columna Anular tipo seleccionar el valor Fecha/hora.

RTENOTITLE

 

Incorporación de gráficos

Desde la pestaña Visualizar es posible agregar gráficos al informe.

En Apariencia se indica el número de gráficos a mostrar y su disposición en la plantilla del informe. Elegida la estructura base puede diseñarse cada gráfico concreto, eligiendo el tipo (barras, columnas, línea, circular, etc.), los datos sobre los que debe construirse, el título, la leyenda, etc.

Para diseñar cada uno de los gráficos indicados en Apariencia deberá modificarse el valor de la casilla Item. A modo de ejemplo, en una apariencia de tipo 2x2 la casilla Item podrá mostrar los valores del 1 al 4.

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En las imágenes siguientes se muestran algunos ejemplos de apariencias y de tipos de gráficos. Es interesante notar que debajo de los gráficos aparecen los registros resultantes del informe.

1) Apariencia 1x2 con un gráfico de tipo barras y otro de tipo circular.

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2) Apariencia 1x3 con un gráfico de tipo área, un segundo de tipo barras y un tercero de tipo circular.

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Recursos adicionales sobre KReporter

Listamos a continuación recursos varios sobre esta herramienta: manuales, tutoriales, etc.

Es relevante tener presente que KReporter dispone de dos productos, uno libre y otro de pago. En estos momentos SinergiaCRM utiliza el libre, razón por la cual alguna de las funcionalidades descritas en los manuales no está disponible. Normalmente suele estar indicado al principio del manual cuáles son las características que sólo están disponibles en el producto de pago.

La versión de KReporter instalada en SinergiaCRM es la 3.0.x / 3.1. Sin embargo facilitamos manuales de versiones anteriores porque puede ayudar a comprender los fundamentos de la herramienta.

Kinamu Reporter Manual v1.5 part 1

Kinamu Reporter Manual v1.5 part 2

Kinamu Reporter Manual v1.5 part 3

KReporter Manual Update v3.0

KReporter v3.0 Custom functions and Formulas

KReporter v3.0 The Contacts without Calls Problem

KReporter v3.0 Custom Visualization Layout

KReporter v3.0 Union Reporting

KReporter v3.0 Year over Year comparison

Vídeo tutorial sobre creación de indicadores e informes con KReporter

Canal de Youtube de KReporter con tutoriales varios

 

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