Guía para cumplimentar la encuesta inicial a las entidades socias

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Motivación y contexto

Tal y como anunciamos en la asamblea del pasado mes de junio, iniciamos en SinergiaTIC un proceso de planificación estratégica para orientar la actuación de la organización durante los próximos años.

Insistimos en la idea de que este plan estratégico es para la organización SinergiaTIC, no para la aplicación SinergiaCRM. Así, el objetivo de este proceso no es definir la hoja de ruta evolutiva de la herramienta (nueva funcionalidad, etc.) sino el rumbo que debe emprender la organización en su conjunto, lo cual no excluye que SinergiaCRM puede ser un elemento relevante de dicho conjunto.

La primera parte del proceso consistirá en elaborar un diagnóstico de la situación actual de la organización y definir nuestra visión de futuro a medio plazo (3 años).

En una iniciativa de esta naturaleza es sin duda imprescindible la aportación de las entidades socias. En este sentido, la primera acción del proceso es una encuesta para recopilar vuestras ideas sobre diagnóstico y visión.

A fin de que la cumplimentación de la encuesta resulte lo más fácil posible y que a su vez permita obtener la información deseada, se ha preparado este documento a modo de guía. A continuación encontraréis explicado con detalle el sentido de cada pregunta de la encuesta.

El plazo para responder se extenderá hasta el final de la segunda semana de octubre. A partir de ese momento se procederá al vaciado de la encuesta y la información obtenida se unirá a la procedente de actividades análogas realizadas con otros actores relevantes (equipo técnico, profesionales externos de referencia, etc.) para elaborar la propuesta global de diagnóstico y visión.

Ya para terminar, queremos explicitar que este es un momento para pensar en grande, sin límites, con sana ambición, soñando un determinado futuro. En este sentido, no dejéis de proponer ni aportar nada porque os parezca inapropiado por cualquier razón. A posteriori ya realizaremos el trabajo de selección y priorización, pero en este momento mejor más que menos.

¡Gracias de antemano por vuestra participación!


Contenido

Identificación de la entidad que responde y de la persona de contacto de referencia para la encuesta

Aunque el proceso de cumplimentación pueda llevarse a cabo de forma colaborativa mediante aportaciones de diferentes personas de la organización, cada entidad socia debería emitir una única respuesta. Conocer la persona de referencia facilitará posibles contactos posteriores para ampliar la información, aclarar dudas, proponer otras formas de participación en fases posteriores del proceso, etc.


Diagnóstico de la situación actual de SinergiaTIC

Cuatro preguntas para identificar los elementos de un análisis DAFO: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de la organización. En síntesis, debilidades y fortalezas se refieren a elementos que forman parte de la realidad de la entidad a día de hoy, mientras que amenazas y oportunidades se refieren a factores del exterior que podrían condicionar negativa o positivamente su futuro.


Formulación de la VISIÓN

Es el elemento clave de la primera fase del plan estratégico. Consiste en imaginar y definir lo que debería ser la organización en el futuro. ¿Cómo la imaginamos a tres años vista? ¿Qué impacto debería generar SinergiaTIC en su base social, en el tercer sector y en el conjunto de la sociedad? ¿Qué cambios debería impulsar, tanto a nivel interno como externo?

Para facilitar las aportaciones a este apartado se proponen cuatro bloques temáticos. Sin ánimo de exhaustividad, a continuación se apuntan algunas posibles ideas sobre las que reflexionar en cada bloque:

a. Organización: ¿Son los actuales forma jurídica, estructura organizativa, equipo técnico, etc. los adecuados para lograr los fines que se proponen? ¿Las entidades socias asumen la naturaleza del proyecto y participan en él consecuentemente?

b. Actividad: Partiendo del conocimiento y la experiencia que SinergiaTIC atesora, ¿deberían abordarse otros ámbitos de la tecnología más allá del CRM y los servicios asociados, ya sean herramientas o servicios? ¿Debería impulsarse el crecimiento de la base social de forma especial, ya sea en el tercer sector estrictamente o en otros ámbitos cercanos (economía social y solidaria, etc.)?

c. Tercer sector y sociedad: ¿Debería SinergiaTIC estar presente en los espacios de deliberación del tercer sector y/o de la sociedad en general aportando su visión y sus valores en relación a la tecnología? ¿Debería ostentar o hacer valer en alguna medida su representatividad en estos espacios? ¿Qué contribuciones debería realizar más allá de su base social?

d. Otros aspectos asociables a la visión que no hayan sido recogidos en los bloques anteriores.


Validación de la MISIÓN

La misión de SinergiaTIC recogida en sus estatutos es:

(I) Potenciar la capacidad de las organizaciones no lucrativas de adoptar estratégicamente y utilizar eficientemente las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

(II) Para conseguir sus fines desarrolla herramientas informáticas, ofrece servicios asociados a las mismas y genera, recopila y difunde información relativa a las TIC.

La misión de cualquier organización debe permitir que esta disponga de un marco de referencia adecuado para alcanzar la visión de futuro a la que aspira. Misión y visión, pues, deben estar alineadas.

En este punto del cuestionario, habiendo imaginado ya la visión, es necesario verificar que la actual misión de SinergiaTIC, formulada en el momento de su creación en 2013, sigue siendo válida para trabajar en las líneas estratégicas que puedan derivarse de la visión que orienta a la entidad. Y en caso de que no sea así, ¿qué elementos debería incorporar? ¿En qué dirección debería modificarse?


Selección y validación de los VALORES

Los valores de una organización ayudan a definir su carácter y describen la forma en la que debe darse cumplimiento a su misión así como los caminos por los que debe ser alcanzada la visión establecida. En este sentido, condicionan el día a día de la organización y las decisiones que se tomen deben ser coherentes con ellos.

En el momento fundacional de SinergiaTIC no hubo una formulación explícita de un conjunto de valores, aunque la naturaleza del proyecto y la forma en la que se desarrolló su actividad desde un inicio no fueron, en este sentido, azarosas. En cualquier caso resulta conveniente que tanto base social como actores externos conozcan y se imbuyan de unos valores lo más concretos y tangibles posibles y así fue como se incluyó una primera definición de los mismos en la Carta de Bienvenida y Compromiso, aprobada en la asamblea de 2020.

Sin embargo, el corpus de valores de una organización es dinámico y puede adaptarse a los cambios en el contexto y a la evolución de la sociedad.

Así, en este apartado se propone valorar en qué medida determinados valores concretos ya asumidos por la entidad en el pasado van a seguir siendo importantes en el futuro y en qué medida deberían serlo otros que actualmente forman parte del espíritu y la voluntad del tercer sector y de un determinado modelo de sociedad. Propuestas de otros valores no contemplados explícitamente serán igualmente de interés para modelar el hacer de SinergiaTIC en el futuro.

En relación a los valores a incorporar, es pertinente apuntar argumentos que expliquen por qué sería deseable su adopción en una organización como SinergiaTIC más allá de la evidencia que pueda suponer la bondad del valor per se.


Cajón de sastre

Apartado final para cualquier aportación adicional que no haya tenido encaje evidente en los apartados anteriores y que se considere relevante contemplar en el proceso de elaboración del plan estratégico de SinergiaTIC.