Encuestas

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El módulo Encuestas es de reciente incorporación a SinergiaCRM. El equipo técnico de SinergiaTIC está estudiándolo en detalle e irá introduciendo paulatinas correcciones y mejoras en caso de ser necesario. Cualquier novedad relevante que se vaya produciendo se notificará por los canales habituales y se documentará oportunamente en este artículo.


Introducción

El módulo Encuestas permite crear una encuesta online formada por preguntas de diferentes tipos. Las respuestas recibidas se almacenan en el CRM y se pueden ver por persona/organización encuestada o como un informe de resumen detallado utilizando gráficos cuando corresponda. Las encuestas se pueden enviar a destinatarios a través del módulo Campañas, de forma similar a como se haría con cualquier otro envío masivo de correo electrónico.

El módulo Encuestas está disponible en Estudio pero debe tenerse en cuenta la funcionalidad descrita en esta documentación para no afectarla cuando se lleven a cabo modificaciones en él.

Crear una encuesta

Al crear una encuesta debe indicarse su nombre, teniendo en cuenta que se mostrará como título de la misma a las personas que la vayan a cumplimentar.


Crear encuesta 2.jpg


El campo Estado es importante porque establece el comportamiento de la encuesta:

  • Borrador: Encuesta en preparación (elaboración del cuestionario); todvía no accesible públicamente.
  • Público: Al cambiar a este estado se generará la dirección URL de la encuesta. La difusión de dicha URL permitirá el acceso público a la encuesta. Recibida la primera respuesta ya no será posible modificar el cuestionario.
  • Cerrado: La encuesta no aceptará más respuestas. Aquellas personas que utilicen el enlace a la encuesta verán un mensaje informando de que la encuesta está cerrada.


Construir el cuestionario

Añadir preguntas

Para añadir preguntas a la encuesta debe pulsarse el botón 'NEW QUESTION (Nueva pregunta). En la sección Preguntas aparecerá una fila por cada nueva pregunta incorporada (Q1...QN) en la que se deberá introducir el texto de la pregunta y seleccionar el tipo de pregunta adecuado.


Añadir preguntas.jpg


En aquellas preguntas en las que sea necesario indicar opciones (matriz, desplegables, radio, multiselección), estas podrán ser añadidas debajo del tipo de pregunta en el orden que posteriormente deban presentarse, teniendo en cuenta que no es posible reordenarlas una vez introducidas. Las opciones no deseadas pueden eliminarse con el botón X.


Añadir preguntas 2.jpg


Tipos de preguntas disponibles

Tipo de pregunta Descripción
Texto Una respuesta estándar de texto.
Tipo preguntas Pregunta de texto.jpg
Cuadro de texto Una respuesta de texto en un área más extensa (desde la esquina inferior derecha es posible ampliar el área disponible).
Tipo preguntas Cuadro de texto.jpg
Casilla de verificación Presenta una casilla única relacionada con la cuestión.
Tipo preguntas Casilla de verificación.jpg
Radio Presenta una serie de opciones con una sola posible respuesta seleccionando el botón correspondiente. Sin límite de opciones.
Tipo preguntas Radio.jpg
Desplegable Presenta una serie de opciones mediante una lista desplegable. Sin límite de opciones. Es posible incorporar una opción "en blanco" por si no se da respuesta.
Tipo preguntas Desplegable.jpg
Multiselección Similar a la lista desplegable, pero se pueden escoger diversas opciones en la respuesta.
Tipo preguntas Multiselección.jpg
Matriz Para cada una de las opciones que se detallen las respuestas disponibles son Satisfied, Neither Satisfied nor Dissatisfied or Dissatisfied. Estas respuestas pueden adaptarse en la parte inferior de la vista de edición de la encuesta (todas las preguntas de tipo Matriz incluídas en una encuesta tendrán las mismas columnas con los mismos nombres). Podrían modificarse, por ejemplo, por Alto/Medio/Bajo, Conseguido/No conseguido/NsNc, etc. Así pues, el número de columnas de la matriz es siempre tres. Y al responder deberá marcarse explícitamente un valor para cada fila o se aplicará el valor por defecto.
Tipo preguntas Matriz.jpg
Fecha y hora Se mostrarán un selector de fecha (calendario) y hora (dos elementos deslizantes para hora y minutos).
Tipo preguntas Fecha y hora.jpg
Fecha Se mostrará únicamente el selector de fecha (calendario).
Tipo preguntas Fecha.jpg
Escala Una escala de 1 a 10 donde se puede hacer una única selección.
Tipo preguntas Escala.jpg
Calificación Se muestra un interfaz de valoración en formato cinco estrellas.
Tipo preguntas Calificación.jpg

Ordenar y borrar

Las preguntas se pueden ordenar (moviéndolas arriba o abajo) o borrar utilizando los botones de la columna Actions (Acciones) que aparece a la derecha de cada pregunta.


Borrar y reordenar preguntas.jpg


Otros parámetros

En la parte inferior de la vista de edición de la encuesta aparecen unas casillas finales que permiten indicar los textos a utilizar en determinados elementos del cuestionario:

  • Enviar texto: es el texto del botón de envío de la respuesta a la encuesta. Por defecto aparece Submit (Enviar).


Otros parámetros crear encuesta.jpg


  • Como se ha comentado anteriormente, es posible personalizar las opciones de las preguntas de tipo matriz editando los textos para satisfecho, insatisfecho o ninguno de los dos:


Otros parámetros crear encuesta 2.jpg


Consideraciones adicionales sobre el cuestionario

  • Puesto que el diseño de una encuesta no permite la introducción de bloques de texto (introducción, información de contexto antes de una pregunta, etc.) una alternativa que puede aplicarse es la de añadir una pregunta de tipo Radio sin opciones. Así, quedaría solamente el texto de la pregunta (esa introducción o información que quiera ofrecerse) con un mínimo espacio inferior que puede resolver una situación de este estilo.


Vista de detalle

Tras guardar la encuesta se muestra su vista de detalle con un listado de todas las preguntas incluidas.


Vista detalle.jpg


Si la URL está en blanco es porque el estado de la encuesta es todavía Borrador. En el momento en que el estado de la encuesta pase a Público aparecerá automáticamente dicho enlace.


Acceder y responder la encuesta

Una vez completada y guardada, es posible visualizar la encuesta de la misma forma en que la verán quienes la respondan. Para ello debe cambiarse su estado a Público, hecho que provocará la generación del enlace a la encuesta.


Acceder a la encuesta.jpg


Acceder a la encuesta 2.jpg


Después de enviar la encuesta se muestra un mensaje de agradecimiento y la respuesta se almacena en el CRM. Las respuestas pueden verse en el subpanel de respuestas de la encuesta o vía el informe de encuesta (ver apartados posteriores).

Después de recibir la primera respuesta, las preguntas ya no podrán ser modificadas.


Consultar las respuestas a la encuesta

En el menú de acciones del módulo Encuestas hay una opción para acceder al módulo Respuestas de encuestas, en el que aparecen todas las respuestas emitidas a cualquier encuesta publicada.


Registro de respuestas.jpg


En la vista de lista se muestran, por defecto, campos como el nombre de la respuesta, la encuesta a la que pertenece o la fecha de creación.


Registro de respuestas 2.jpg


Al acceder a la vista de detalle de una respuesta se visualizarán las respuestas individuales a las diferentes preguntas de la encuesta. En caso de que la encuesta esté vinculada a una campaña (ver más adelante), aparecería la persona o la organización que ha respondido.


Registro de respuestas 3.jpg


Es posible editar un registro de respuesta para, por ejemplo, asignar la persona o la organización, pero no para modificar las respuestas de la encuesta.

También es posible acceder a las respuestas mediante el subpanel Respuestas a la encuesta en la vista de detalle de la encuesta.


Subpanel respuestas.jpg


Informe de respuestas

Las respuestas a una encuesta también pueden visualizarse como un informe-resumen global. Para acceder al informe debe seleccionarse la opción Ver reportes de encuesta en el botón-menú de acciones de la vista de detalle de la encuesta.


Informe de respuestas.jpg


Se abrirá el informe mostrando un resumen de todas las respuestas a cada pregunta.

Si el tipo de pregunta lo permite (desplegables, matriz, escala, etc.) se presentará el resultado en formato gráfico y con la tabla de datos (en valores absolutos):


Informe de respuestas 4.jpg


Si el tipo de pregunta no permite el formato gráfico (preguntas de texto, etc.), aparecerá un enlace para mostrar el detalle de todas las respuestas a la pregunta:


Informe de respuestas 2.jpg


Informe de respuestas 3.jpg


Encuestas y Campañas

En esta sección se describen únicamente los aspectos de las campañas específicos de las encuestas. Sobre su funcionamiento general puede consultarse el artículo Campañas.

Las encuestas pueden enviarse a destinatarios específicos mediante una campaña y las respuestas recibidas se asociarán en el CRM a los destinatarios que respondan.

Al crear una campaña el asistente ofrece la opción Encuesta:


Encuestas vía Campaña.jpg


Encabezado de la campaña

Antes de crear la campaña la encuesta debe haber sido creada para poderla indicar en el campo correspondiente:


Cabecera de la campaña.jpg


Plantilla de correo

Como en cualquier envío de campaña convencional, es posible crear o editar la plantilla de correo que se va a utilizar en la difusión.

Es necesario incluir en el cuerpo del correo la variable que contiene la URL de la encuesta: $surveys_survey_url_display. En el momento del envío el enlace se personalizará para cada destinatario, lo que permitirá asociarle en el CRM la eventual respuesta.


Plantilla de correo de Encuesta.jpg


Estado de la campaña

En la vista de estado de la campaña aparece un subpanel adicional con las respuestas individuales, equivalente al que se muestra en la vista de detalle de la encuesta.


Estado de la Campaña.jpg


Registro en la Persona/Organización

Cuando un destinatario recibe o responde una campaña de tipo encuesta el hecho se registra en el CRM como cualquier otro evento de campaña y puede consultarse en el subpanel Campañas de la vista de detalla de la persona, organización, etc.


Registro en ficha de Persona Organización.jpg


Consideraciones adicionales

Arquitectura de módulos

Al acceder a Estudio, al crear un informe o al gestionar los roles de los usuarios puede observarse que aparecen distintos módulos vinculados al concepto encuestas. Aparte de los dos ya descritos en los apartados anteriores (Encuestas y Respuestas a las encuestas), existen tres módulos más:

  • Preguntas de encuestas, que incluye todas las preguntas de todas las encuestas.
  • Opciones de preguntas de encuestas, que incluye el detalle de las opciones de respuesta para las preguntas de respuestas cerradas (desplegables, matriz, etc.).
  • Respuestas de preguntas de encuesta, que incluye todas las respuestas obtenidas a cada una de las preguntas individuales de cualquier encuesta.

En el caso particular de los informes, la disponibilidad de todos estos módulos permitirá un cierto nivel de análisis adicional al que se muestra en el informe-resumen integrado en el módulo Encuestas y que ya ha sido descrito en un apartado anterior.


Índice de felicidad

En el contexto de las encuestas aparece el concepto Índice de felicidad. Pese a que en un análisis preliminar no parece resultar de utilidad, es relevante conocer su funcionamiento y posible impacto.

Cuando alguien completa una encuesta se calcula la "felicidad" (o satisfacción) que se deriva de las respuestas emitidas. Si el resultado se considera negativo, se crea un registro en el módulo Casos (que por defecto está oculto en SinergiaCRM) con el objetivo de que la entidad pueda "gestionar" esa posible insatisfacción. Así pues, en caso de que en algún momento la entidad decida utilizar este módulo cabe tener en cuenta que puede contener registros originados por esta vía.


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