Ejemplos de plantillas

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Introducción

Se presentan a continuación un conjunto de plantillas que cada organización podrá incorporar en sus instancias (producción y test). El objetivo fundamental es mostrar algunas de las aplicaciones más habituales de este módulo entre las entidades del Tercer Sector y acortar al máximo los tiempos de puesta en marcha de las mismas. Más allá de estos ejemplos que se incluyen y de la información que hay en el apartado Mail Merge Reports - Combinar correspondencia, el resto de dudas técnicas pueden consultarse vía foro. 

El diseño y contenidos de estas muestras son meros ejemplos. Será necesaria una revisión/adaptación por parte de la entidad (siempre teniendo en cuenta aquellos registros/parámetros que no deberían modificarse para no perjudicar el funcionamiento de la plantilla).

Cómo integrar una de las plantilla muestra en su instancia de SinergiaCRM

A continuación se describe el proceso para la utilización de las plantillas de muestra disponibles para su instancia de SinergiaCRM:

1. Seleecionar la plantilla y descargarla en cualquier ubicación donde pueda editarse. 

2. Editar su contenido teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 

        a) No modificar la primera de las líneas del documento - del tipo [a;block=w...] - ni cualquier otra de ese mismo estilo que pueda aparecer (habitualmente, justo antes de las tablas de módulos vinculados).

        b) No modificar los campos del tipo [a.first_name], con los delimitadores [...], salvo que se considere, no deben aparecer en la plantilla. Se trata de aquellos campos que SinergiaCRM tomará del registro o registros para los que vaya a generar el documento.

        c) Modificar sin mayor problema cabecera y pie de página u otros textos así como la inserción de imágenes, etc. Los campos del tipo <nombre Organización> - indican campos que cada entidad debería completar con sus propios datos siempre y cuando se utilice exactamente la plantilla propuesta.

        d) Incorporar, si así lo considera, nuevas variables en las plantillas. Para poder incorporarlas, se deberá seguir el criterio del resto de variables - por ejemplo - del tipo [a.xxxxxx] - incorporando los nombres que tienen dichas variables en la base de datos - puede obtenerlo desde Estudio,  viendo el listado de variables del módulo correspondiente -.

        e) Aprovechar, si se desea, cualquier otra funcionalidad del procesador de textos en el que se genere la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, entre otros. 

       f) Modificar el texto en esta fase de adaptación si se quiere el documento en un idioma distinto al de la plantilla. Esta variación lo haría apto para uso en otros idiomas. 

        g) Guardar los cambios sobre la plantilla con el nombre que se decida. Este hecho no es relevante para su funcionalidad. Se recomienda, no obstante, utilizar un nombre identificativo que permita mantener un cierto orden y hacer búsquedas entre las plantillas disponibles por parte de la entidad en el CRM. 

3. Crear el registro de Plantilla Mail Merge en SinergiaCRM:

        a) Crear un nuevo registro de Plantilla Mail Merge desde el botón de Acciones que encontrará en la parte superior izquierda. 

        b) Dar un nombre al documento, si no, se le dará el mismo nombre de la plantilla que se suba a la instancia.  

        c) Indicar el módulo base (ese módulo debe ser el mismo que se indica al inicio de la explicación de cada plantilla). 

        d) Configurar el idioma, descripción y resto de campos, si así se considera. El hecho de rellenar o no estos campos no tendrá impacto, salvo, lógicamente, el usuario asignado, por sí en los roles hay alguna indicación sobre propiedad/asignación -

        e) Localizar y cargar el documento plantilla adaptado (al que se hacía referencia anteriormente) desde "Seleccionar archivo”. 

Mailmerge ejemp 01.png

4. Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo a algún registro del módulo base indicado y ejecutando “Generar Documento”.

En caso de no obtener los resultados deseados se deberá modificar, únicamente, el documento plantilla en la ubicación donde se haya almacenado, editar el registro de Mail Merge Reports y eliminar el fichero para volver a seleccionar y cargar la nueva versión corregida/actualizada.

Será necesario que cada organización adapte el clausulado legal según las recomendaciones de su asesoría jurídica y la finalidad a la que destine los datos.


Ejemplos prácticos de diseño de plantillas

SinergiaCRM - 01 - Cesión de datos - RGPD

Módulo base: Personas

Descripción: documento sencillo que incluye los datos de la persona (nombre, apellidos, NIF, dirección postal) para la firma de la aceptación de la recogida de sus datos personales en la BBDD de la entidad, en base a las recomendaciones y condicionantes del RGPD.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 01 - Cesión de datos - RGPD

 

MailMergePlan01.jpg

SinergiaCRM - 02A - Inscripciones y sesiones de un evento

Módulo base: Eventos

Descripción: documento que refleja la información básica del Evento y listados de Inscripciones/asistentes y de sesiones (con su duración, las asistencias totales y validadas – no necesariamente a estado “Sí participa”.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 02A - Inscripciones y sesiones de un evento

MailMergePlan02a.jpg

SinergiaCRM - 02B - Histórico de participación en eventos

Módulo base: Personas

Descripción: generar un documento tipo certificado en el que aparezcan todos los cursos/eventos que ha llevado a cabo una persona en la entidad, con las horas dedicadas, el % de asistencias y el estado de cada participación.

MailMergePlan02b.jpg

SinergiaCRM - 02C - Diploma de participación en un evento

Módulo base: Inscripciones

Descripción: documento en “formato diploma” que acredita participación de una persona en un Evento. Incluye una firma/sello escaneado, duración del curso y fechas del mismo.

MailMergePlan02c.jpg

SinergiaCRM - Registro de asistentes a eventos

Agrupamos a continuación 3 plantillas con objetivo similar - el registro de los asistentes a un evento desde un documento que, a priori, debería actualizarse posteriormente en SinergiaCRM -, pero con diferentes matices.

  • 03A - Registro semanal de asistentes a un evento (firmas): Ficha diseñada con una columna por día de la semana, donde el asistente puede firmar la asistencia. Deben completarse manualmente (o antes de la impresión del documento) las fechas de la semana y las de la sesión correspondiente.
  • 03B - Registro mensual de asistentes a un evento: Ficha diseñada con una columna por día del mes, donde el responsable de la sesión marca quienes han asistido (incluso con marcas diferentes para las categorías a completar posteriormente - Sí / Sí, parcial / No, justificada / No, sin justificar. Deben completarse manualmente (o antes de la impresión del documento) las fechas del mes o el período de sesiones correspondiente.
  • 03C - Registro detallado por sesión: Ficha en que se genera una hoja por sesión y en la que se incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Debe completarse manualmente (o antes de la impresión del documento) la fecha de la sesión.

SinergiaCRM - 03A - Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)

MailMergePlan03a.jpg

SinergiaCRM - 03B - Registro mensual de asistentes a un evento

MailMergePlan03b.jpg

SinergiaCRM - 03C - Registro detallado por sesión

MailMergePlan03c.jpg


SinergiaCRM - 04A - Recibo de un pago

Módulo base: Pagos

Descripción: documento en el que se detalla el recibo de un pago con información de fecha actual, datos de la Persona u Organización vinculada al pago y detalles del Pago. La misma plantilla sirve para pagos de personas y pagos de organizaciones.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 04A - Recibo de un pago

MailMergePlan04a.jpg


SinergiaCRM - 04B - Listado de pagos de una persona 

Módulo base: Personas

Descripción: documento que puede ser de utilidad de cara a facilitar informació al área de Administración de la entidad, o bien, como certificado/validación de información para la persona que tiene vincuados esa serie de pagos. Se detalla la información relativa al estado y al importe de dichos pagos. Se presentan, en principio, todos los pagos, no ordenados ni filtrados por fecha o estado (puede hacerse directamente en la tabla de word resultante según necesidades o preferencias de la persona usuaria).

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 04B - Listado de pagos de una persona 

MailMergePlan04b.jpg

SinergiaCRM - 04C - Certificado de donaciones

Módulo base: Personas

Descripción: documento que certifica las donaciones recibidas el año anterior a partir de la información que se recoge en el campo Donaciones vinculado al Modelo 182. Una vez generado el m182 el campo Donaciones se actualiza con la información.  A menudo, las personas socias y donantes solicitan el certificado de donaciones con la información que se ha facilitado a Hacienda.  YO NO SÉ BIEN LA INFO PERO... EMITIR EL CERTIFICADO DE DONACIONES ES OPTATIVO?

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 04C - Certificado de donaciones

MailMergePlan04c.jpg


SinergiaCRM - 05 - Hoja de inscripción a proyecto - programa - servicio

Módulo base: Relaciones Persona

Descripción: documento que recoge – y lleva a firma – el alta de una persona en un proyecto (o Programa, o Servicio) vía el módulo de Relaciones con Persona. Incorpora la fecha de alta, el proyecto - programa - servicio en que participa, el tipo de relación establecita y datos personales. Incluye la fecha de hoy y la firma de la persona. Una plantilla semejante serviría fácilmente para reflejar las altas/bajas de miemborss de Junta Directiva,  el inicio/(final de colaboración con Voluntariado, etc.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 05 - Hoja de inscripción a proyecto - programa - servicio

MailMergePlan05.jpg

SinergiaCRM - 06 - Etiquetas

Módulo base: Personas

Descripción: plantillas para generar etiquetas con diversos formatos estándar que facilitarán la impresión en hojas especiales de etiquetas para la posterior gestión de envíos. Se incluyen a continuación dos modelos distintos. 

Nota: Ambas plantillas, en caso de que los textos de una etiqueta sean demasiado largos, truncarán el resultado final sin afectar al resto de etiquetas. Es recomendable una revisión de los textos antes de su impresión para corregir ese efecto. En caso de resultado truncado(además de corregir errores en nombres o direcciones - en ese caso se recomienda corregir en el CRM y generar de nuevo el documento de etiquetas-).

Plantillas para descarga: 

06A - Etiquetasa 8X3 (apli-01273)

MailMergePlan06a.jpg

 

06B - Etiquetas 7X2 (apli-01275)

MailMergePlan06b.jpg

SinergiaCRM - 07 – Carnet

Módulo base: Relaciones con persona. 

Descripción: carnet (preparado para imprimir en el tipo de soporte/ tipologia de papel que corresponda). Está vinculado a algún tipo de Relación de la persona con la organización (persona voluntaria, usuaria, etc). A partir de esta plantilla se puede generar un carnet para cualquier tipología de relación. El tipo de relación de la persona con la organización aparecerá en el título. Se pueden incorporar otros datos que existen en el CRM: número de socio, fecha de nacimiento, etc.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 07 - Carnet: plantilla DIN-A4 con 6 carnets por hoja (no incluye datos simulados). 

MailMergePlan07.jpg