Ejemplos de plantillas

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Introducción

Presentamos a continuación un conjunto de plantillas que su organización podría incorporar de forma inmediata en sus instancias. El objetivo fundamental no es evitar dudas técnicas sobre la creación de plantillas (la creación de una plantilla con el módulo Mail Merge es bastante simple), sino mostrar algunas de las aplicaciones más habituales de este módulo entre las entidades del Tercer Sector y acortar al máximo los tiempos de puesta en marcha de las mismas.

Evidentemente, el diseño y contenidos son un mero ejemplo para dar contexto al documento. Será necesaria una revisión/adaptación por parte de la entidad (siempre teniendo en cuenta aquellos registros/parámetros que no deberían modificarse para no perjudicar el funcionamiento de la plantilla).

 

Cómo integrar una de las plantilla muestra en su instancia de SinergiaCRM

A continuación se describe el proceso para la utilización de las plantillas muestra disponibles en su instancia de SinergiaCRM:

1 - Seleccionada la plantilla, descárguela en cualquier ubicación donde pueda editarla.

2 - Edite su contenido:

a) No modificar la primera de las líneas del documento - del tipo [a;block=w...] - ni cualquier otra de ese estilo que pueda aparecer (habitualmente, justo antes de las tablas de módulos vinculados).

b) Los campos del tipo [a.first_name], con los delimitadores [...], tampoco debe modificarse salvo que se considere no deben aparecer en la plantilla; son aquellos que SinergiaCRM tomará del registro o registros para los que vaya a generar el documento.

c) Modifique sin mayor problema cabecera y pie de página, textos, inserte imagen, etc. - los campos del tipo <nombre Organización> - son simplemente para indicar campos que cada entidad debería completar con sus propios datos - caso de utilizar exactamente la plantilla propuesta.

d) Incorpore, si así lo considera, nuevas variables en las plantillas… simplemente deberá seguir el criterio del resto de variables - por ejemplo - del tipo [a.xxxxxx] - incorporando los nombres que tienen dichas variables en la base de datos - puede obtenerlo desde Estudio, viendo el listado de variables del módulo correspondiente -.

e) Aproveche cualquier otra funcionalidad del procesador de texto en el que genere la plantilla - encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, … -

f) Evidentemente, si el documento es en otro idioma, la modificación del texto en esta fase de adaptación lo haría apto para ese otro idioma…

g) Guarde los cambios sobre la plantilla - con el nombre que considere, no es relevante para su funcionalidad -.

3 - Cree el registro de Plantilla Mail Merge en SinergiaCRM:

a) Cree un nuevo registro de Plantilla Mail Merge (el botón de acciones de más a la izquierda)

b) Puede dar un nombre al documento (o le dará el de la plantilla que suba)

c) Indique el módulo base (debe corresponder con el que indicamos al inicio de cada plantilla)

d) Configure idioma, descripción y resto de campos, si así lo considera… no tienen mayor impacto - salvo, lógicamente, el usuario asignado, por sí en los roles hay alguna indicación sobre propiedad/asignación -

e) Desde “Seleccionar archivo” localice y cargue el documento plantilla adaptado al que hacíamos referencia anteriormente.

4 - Finalizado este proceso, puede validar su funcionamiento accediendo a algún registro del módulo base indicado y ejecutando “Generar Documento”.

a) De no obtener los resultados deseados, únicamente deberá modificar el documento plantilla en la ubicación donde lo tenga almacenado, editar el registro de Mail Merge Reports i eliminar el fichero para volver a seleccionar y cargar la versión corregida/actualizada.

Nota: (*) Será necesario que cada organización adapte el clausulado legal según las recomendaciones de su asesoría jurídica y la finalidad a la que destine los datos.

 

Plantillas muestra

SinergiaCRM - 01 - CESIÓN DE DATOS - RGPD

Módulo base: Personas

Descripción: documento sencillo con los datos de la persona (nombre, apellidos, NIF, dirección postal) para la firma de la aceptación de la recogida de sus datos personales en la BBDD de la entidad, en base a las recomendaciones y condicionantes del RGPD.

MailMergePlan01.jpg

 

SinergiaCRM - 02A - INSCRIPCIONES Y SESIONES DE UN EVENTO

Módulo base: Eventos

Descripción: información básica del Evento y listados de Inscripciones/asistentes y de sesiones (con su duración y las asistencias totales y validadas – no necesariamente a estado “Sí participa”.

MailMergePlan02a.jpg

 

SinergiaCRM - 02B - HISTÓRICO DE PARTICIPACIÓN EN EVENTOS

Módulo base: Personas

Descripción: generar un documento tipo certificado en el que aparezcan todos los cursos/eventos que ha llevado a cabo una persona en la entidad, con las horas dedicadas, el % de asistencias y el estado de cada participación.

MailMergePlan02b.jpg

 

SinergiaCRM - 02C - DIPLOMA PARTICIPACIÓN A UN EVENTO

Módulo base: Inscripciones

Descripción: documento en “formato diploma” que acredita participación de una persona en un Evento. Incluye una firma/sello escaneado, duración del curso y fechas del mismo.

MailMergePlan02c.jpg

 

SinergiaCRM - REGISTRO DE ASISTENTES A EVENTOS

Agrupamos a continuación 3 plantillas con objetivo similar - el registro de los asistentes a un evento desde un documento que, a priori, debería actualizarse posteriormente en SinergiaCRM -, pero con diferentes matices.

03A - REGISTRO SEMANAL DE ASISTENTES A UN EVENTO (FIRMAS): Ficha diseñada con una columna por día de la semana, donde el asistente puede firmar la asistencia. Deben completarse manualmente (o antes de la impresión del documento) las fechas de la semana y las de la sesión correspondiente. 03B - REGISTRO MENSUAL DE ASISTENTES A UN EVENTO: Ficha diseñada con una columna por día del mes, donde el responsable de la sesión marca quienes han asistido (incluso con marcas diferentes para las categorías a completar posteriormente - Sí / Sí, parcial / No, justificada / No, sin justificar. Deben completarse manualmente (o antes de la impresión del documento) las fechas del mes o el período de sesiones correspondiente 03C - REGISTRO DETALLADO POR SESIÓN: Ficha en que se genera una hoja por sesión y en la que se incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Debe completarse manualmente (o antes de la impresión del documento) la fecha de la sesión.

 

SinergiaCRM - 03A - REGISTRO SEMANAL DE ASISTENTES A UN EVENTO (FIRMAS)

MailMergePlan03a.jpg

 

SinergiaCRM - 03B - REGISTRO MENSUAL DE ASISTENTES A UN EVENTO

MailMergePlan03b.jpg

 

SinergiaCRM - 03C - REGISTRO DETALLADO POR SESIÓN

MailMergePlan03c.jpg

 

SinergiaCRM - 04A - RECIBO DE UN PAGO

Módulo base: Pagos

Descripción: recibo de un pago con información de fecha actual, datos de la Persona u Organización vinculada al pago y detalles del Pago. La misma plantilla sirve para pagos de personas y pagos de organizaciones.

MailMergePlan04a.jpg

 

SinergiaCRM - 04B - LISTADO DE PAGOS DE UNA PERSONA

Módulo base: Personas

Descripción: de cara a información para el área de Administración, o bien como certificado/validación para la propia persona, … listado de los pagos vinculados a esa persona. Información del estado y el importe de dichos pagos. Se presentan, en principio, todos los pagos, no ordenados ni filtrados por fecha o estado (puede hacerse directamente en la tabla de word resultante según necesidades o preferencias del usuario).

MailMergePlan04b.jpg

 

SinergiaCRM - 04C - CERTIFICADO DE DONACIONES

Módulo base: Personas

Descripción: documento que certifica las donaciones del año anterior a partir de la información recogida en el campo de donaciones vinculado al Modelo 182 (tras la generación del m182 se actualiza ese campo; algunos socios y donantes solicitan el certificado de donaciones… ésa es la info que se hizo llegar a Hacienda).

MailMergePlan04c.jpg

 

SinergiaCRM - 05 - HOJA DE INSCRIPCIÓN A PROYECTO

Módulo base: Relaciones Persona

Descripción: documento que recoge – y lleva a firma – el alta de una persona en un proyecto (o Programa, o Servicio) vía el módulo de relación persona. Fecha de alta, proyecto, tipo de relación y datos personales. Fecha de hoy y firma de la persona. Serviría fácilmente para miembros de Junta Directiva, Voluntariado, etc.

MailMergePlan05.jpg

 

SinergiaCRM - 05 - HOJA DE INSCRIPCIÓN A PROYECTO

Módulo base: Personas

Descripción: Plantillas para etiquetas de direcciones de diversos formatos estándar (para facilitar la impresión en hojas de etiquetas y posterior gestión del envío). Se crean dos modelos distintos:

06A - ETIQUETAS 8X3 (apli-01273) 06B - ETIQUETAS 7X2 (apli-01275)

Ambas plantillas, en caso de que los textos de una etiqueta sean demasiado largos, truncarán el resultado final sin afectar al resto de etiquetas. Es recomendable una revisión de los textos antes de su impresión para corregir ese efecto, caso de darse (además de corregir errores en nombres o direcciones - en ese caso se recomienda corregir en el CRM y generar de nuevo el documento de etiquetas-).

06A - ETIQUETAS 8X3 (apli-01273).

MailMergePlan06a.jpg

06B - ETIQUETAS 7X2 (apli-01275)

MailMergePlan06b.jpg

 

SinergiaCRM - 07 – CARNET

Módulo base: Relaciones Persona

Descripción: carnet (listo para imprimir en el tipo de soporte/papel que corresponda) vinculado a algún tipo de relación con la organización (voluntario, usuario, …). Esta plantilla sirve para hacer carnet para cualquier tipo de relación. El tipo de relación de la persona con la organización aparecerá en el título. Podrían incorporarse otros datos que pudiesen existir en el CRM: número de socio, fecha de nacimiento, etc.

MailMergePlan07.jpg