Difference between revisions of "Ejemplos de plantillas"

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== Introducción ==
 
== Introducción ==
  
Se presentan a continuación un conjunto de plantillas que cada organización podrá incorporar en sus instancias (producción y test). El objetivo fundamental es mostrar algunas de las aplicaciones más habituales de este módulo entre las entidades del Tercer Sector y acortar al máximo los tiempos de puesta en marcha de las mismas. Más allá de estos ejemplos que se incluyen y de la información que hay en el apartado [[Mail_Merge_Reports_-_Combinar_correspondencia|Mail Merge Reports - Combinar correspondencia]], el resto de dudas técnicas pueden consultarse vía foro. 
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Para facilitar el aprendizaje del uso del [[Mail_Merge_Reports_-_Combinar_correspondencia|módulo Mail Merge Reports]], se propone una colección de plantillas prediseñadas que pueden servir como referencia a las entidades usuarias, ya sea para su réplica o adaptación, ya sea como fuente de inspiración.
  
El diseño y contenidos de estas muestras son meros ejemplos. Será necesaria una revisión/adaptación por parte de la entidad (siempre teniendo en cuenta aquellos registros/parámetros que no deberían modificarse para no perjudicar el funcionamiento de la plantilla).
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Las plantillas propuestas, de diferentes niveles de complejidad, pretenden reflejar situaciones comunes en el día a día de las diferentes áreas de trabajo de las entidades usuarias con independencia de su ámbito de actividad: emisión de etiquetas, carnets, diplomas, recibos, etc.; listados de asistencia a sesiones/eventos; fichas de cesión de datos, de inscripciones a proyectos o de solicitud de servicios; etc.
  
 
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Algunas cuestiones a tener en cuenta:
  
 
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1) Las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad, preservando en cualquier caso los elementos de código necesarios para el buen funcionamiento de la plantilla.
  
== Cómo integrar una de las plantilla muestra en su instancia de SinergiaCRM ==
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2) Las capturas que aparecen a lo largo del artículo muestran datos procedentes de un entorno de demostración por lo que deben tomarse como meramente ilustrativas.
  
A continuación se describe el proceso para la utilización de las plantillas de muestra disponibles para su instancia de SinergiaCRM:
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3) Las plantillas se han agrupado por área de actividad (economía, eventos, etc.) con independencia de cuál sea el módulo base de la plantilla. En este sentido, es habitual, por ejemplo, que muchas plantillas tengan como módulo base el módulo de ''Personas'' y que mediante las relaciones correspondientes se alcancen datos en otros módulos.
  
1. Seleecionar la plantilla y descargarla en cualquier ubicación donde pueda editarse. 
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4) Las plantillas son documentos de MS Word (.docx) que, de ser necesario, deberían poder ser convertidas y adaptadas para su uso en Libre Office, aunque no puede descartarse algún tipo de incidencia relativo a las versiones implicadas y/o a la compatibilidad e interoperatibilidad de formatos.
  
2. Editar su contenido teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 
 
  
        a) No modificar la primera de las líneas del documento - del tipo [a;block=w...] - ni cualquier otra de ese mismo estilo que pueda aparecer (habitualmente, justo antes de las tablas de módulos vinculados).
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== Consideraciones en la adaptación de las plantillas ==
  
        b) No modificar los campos del tipo [a.first_name], con los delimitadores [...], salvo que se considere, no deben aparecer en la plantilla. Se trata de aquellos campos que SinergiaCRM tomará del registro o registros para los que vaya a generar el documento.
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Tal y como se ha indicado anteriormente, las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad. A este efecto, cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; c) Modificar&nbsp;sin mayor problema cabecera y pie de página u otros&nbsp;textos así como la inserción de imágenes, etc. Los campos del tipo <nombre Organización> -&nbsp;indican campos que cada entidad debería completar con sus propios datos siempre y cuando se utilice&nbsp;exactamente la plantilla propuesta.
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1) Las plantillas contienen algunos elementos necesarios para su correcto funcionamiento como la primera línea del documento (del tipo ''[a;block=w...]'') u otras que aparecen, por ejemplo, justo antes de las tablas de módulos vinculados. Se recomienda no alterar estos elementos sin tener claro el efecto de las modificaciones.
  
<span style="color:#B22222;">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; d) Incorporar, si así lo considera, nuevas variables en las plantillas. Para poder incorporarlas, se deberá seguir el criterio del resto de variables - por ejemplo - del tipo [a.xxxxxx] - incorporando los nombres que tienen dichas variables en la base de datos - puede obtenerlo desde Estudio,&nbsp; viendo el listado de variables del módulo correspondiente -.</span>
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2) Los campos que deben ser reemplazados por los datos del CRM se indican con su nombre interno en el CRM y encerrados entre corchetes (del tipo ''[a.first_name]''). Pueden eliminarse campos que no se consideren necesarios o añadir otros a conveniencia, respetando siempre la sintaxis adecuada. El nombre interno de un campo en el CRM puede consultarse en Estudio.
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; e) Aprovechar, si se desea,&nbsp;cualquier otra funcionalidad del procesador de textos en el que se genere la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, entre otros.&nbsp;
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3) Las expresiones del tipo ''<nombre Organización>'' hacen referencia a datos que cada entidad debe personalizar apropiadamente. En cualquier caso, como el resto de la plantilla, no dejan de ser una propuesta que puede ser libremente adaptada.
  
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;<span style="color:#B22222;">f)&nbsp;Modificar el texto en esta fase de adaptación si se quiere&nbsp;el documento en un idioma distinto al de la plantilla. Esta variación&nbsp;lo haría apto para uso en otros idiomas.&nbsp;</span>
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4) Por lo general, es posible modificar libremente elementos como cabecera y pie de página, textos e imágenes, etc.
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; g) Guardar&nbsp;los cambios sobre la plantilla con el nombre que se decida.&nbsp;Este hecho no&nbsp;es relevante para su funcionalidad. Se recomienda, no obstante, utilizar un nombre identificativo que permita mantener un cierto orden y hacer búsquedas entre las plantillas&nbsp;disponibles por parte de la entidad en el CRM.&nbsp;
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5) Por lo general, puede aprovecharse toda la funcionalidad disponible en el editor de textos en el que se edite la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, etc.
  
3. Crear el registro de Plantilla Mail Merge en SinergiaCRM:
 
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; a) Crear un nuevo registro de Plantilla Mail Merge desde el botón de ''Acciones ''que encontrará en la parte&nbsp;superior izquierda.&nbsp;
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==Incorporar las plantillas de ejemplo al CRM==
  
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; b) Dar un nombre al documento, si no, se le dará el mismo nombre de la plantilla que se suba a la instancia.&nbsp;&nbsp;
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Para incorporar una de las plantillas siguientes al CRM hay que realizar el siguiente proceso:
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; c) Indicar&nbsp;el módulo base (ese módulo debe ser el mismo&nbsp;que se indica al inicio de la explicación de cada plantilla).&nbsp;
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1) Descargar la plantilla desde este artículo y guardarla en cualquier ubicación donde pueda editarse.
  
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; d) Configurar el&nbsp;idioma, descripción y resto de campos, si así se considera. El hecho de rellenar o no estos campos no tendrá impacto, salvo<span style="color:#B22222;">, lógicamente, el usuario asignado, por sí en los roles hay alguna indicación sobre propiedad/asignación -</span>
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2) Editar su contenido teniendo en cuenta las consideraciones efectuadas anteriormente.
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; e) Localizar y cargar el documento plantilla adaptado (al que se hacía referencia anteriormente) desde "Seleccionar archivo”.&nbsp;
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3) Crear el registro de plantilla Mail Merge en el CRM como en cualquier otro módulo, rellenando el campo obligatorio ''Nombre plantilla''.
  
[[File:Mailmerge ejemp 01.png|center]]4. Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo a algún registro del módulo base indicado y ejecutando ''“Generar Documento”''.
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4) Indicar el ''Módulo base'' adecuado. En la descripción de cada plantilla en este artículo se encontrará este dato.
  
En caso de no obtener los resultados deseados se&nbsp;deberá modificar, únicamente,&nbsp;el documento plantilla en la ubicación donde se haya almacenado, editar el registro de Mail Merge Reports y&nbsp;eliminar el fichero para volver a seleccionar y cargar la nueva versión corregida/actualizada.
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5) Cargar en el campo ''Archivo'' la plantilla adaptada. El botón Seleccionar archivo mostrará el cuadro de diálogo típico.
<pre>Será necesario que cada organización adapte el clausulado legal según las recomendaciones de su asesoría jurídica y la finalidad a la que destine los datos.
 
</pre>
 
  
== Ejemplos prácticos de diseño de plantillas ==
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6) Guardar el registro.
  
=== SinergiaCRM - 01 - Cesión de datos - RGPD ===
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[[Archivo:Screenshot 81.jpg|1024x460px|center]]
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Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo, por ejemplo, a la vista de detalle de cualquier registro del módulo base indicado y ejecutando la acción ''Generar Documento''.
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En caso de no obtener los resultados deseados se deberá modificar oportunamente el archivo que contiene la plantilla y reemplazar la versión subida al CRM editando el registro correspondiente. En el proceso de edición podrá borrarse el archivo subido anteriormente y cargar la versión más reciente. Este proceso puede realizarse cuantas veces sea necesario.
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== Personas y Relaciones con Personas ==
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=== Cesión de datos - RGPD ===
  
 
'''Módulo base:''' Personas
 
'''Módulo base:''' Personas
  
'''Descripción:''' documento sencillo que incluye los datos de la persona (nombre, apellidos, NIF, dirección postal) para la firma de la aceptación de la recogida de sus datos personales en la BBDD de la entidad, en base a las recomendaciones y condicionantes del RGPD.
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'''Descripción:''' documento que incluye información básica de la persona (nombre, apellidos, NIF, dirección postal) para la firma de la aceptación de la recogida de sus datos personales por parte de la entidad, según lo indicado en la legislación vigente (LOPD/RGPD).
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_01_-_CESION_DE_DATOS_RGPD.docx|Cesión de datos - RGPD]]
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[[File:MailMergePlan01.jpg|center]]
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=== Hoja de inscripción a un programa o servicio ===
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'''Módulo base:''' Relaciones con Personas
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'''Descripción:''' documento que recoge el alta de una persona en un proyecto, programa o servicio mediante el módulo ''Relaciones con Personas''. Incorpora sus datos personales, la fecha de alta, el proyecto/programa/servicio en el que participa y el tipo de relación establecida, así como la fecha del día en que se emite el documento y un espacio para la firma de la persona. Una plantilla semejante serviría para reflejar las altas/bajas de miembros de la junta directiva, el inicio/final de las colaboraciones de voluntariado, etc.
  
[[File:MailMergePlan01.jpg|center|1000x800px|MailMergePlan01.jpg]]
+
'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_05_-_INSCRIPCION_A_PROYECTO.docx|Hoja de inscripción a proyecto/programa/servicio]]
  
=== SinergiaCRM - 02A - Inscripciones y sesiones de un evento ===
+
[[File:MailMergePlan05.jpg|center]]
  
'''Módulo base:''' Eventos
 
  
'''Descripción:''' documento que refleja la información básica del Evento y listados de Inscripciones/asistentes y de sesiones (con su duración,<span style="color:#B22222;">&nbsp;las asistencias totales y validadas – no necesariamente a estado “Sí participa”.</span>
+
=== Carnet ===
  
[[File:MailMergePlan02a.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan02a.jpg]]
+
'''Módulo base:''' Relaciones con Personas
  
=== SinergiaCRM - 02B - Histórico de participación en eventos ===
+
'''Descripción:''' plantilla para emisión de carnets (6 por página). Está vinculado a la existencia de una relación (personas socias, voluntarias, usuarias, etc.) entre la persona y la entidad. El tipo de relación aparecerá en el título. Se pueden incorporar otros datos existentes en el CRM: número de socio, fecha de nacimiento, etc. A partir de esta plantilla se puede generar un carnet para cualquier tipología de relación.
  
'''Módulo base:''' Personas
+
'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_07_-_CARNET.docx|Carnet]]
  
'''Descripción:''' generar un documento tipo certificado en el que aparezcan todos los cursos/eventos que ha llevado a cabo una persona en la entidad, con las horas dedicadas, el&nbsp;% de asistencias y el estado de cada participación.
+
[[File:MailMergePlan07.jpg|center]]
  
[[File:MailMergePlan02b.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan02b.jpg]]
 
  
=== SinergiaCRM - 02C - Diploma de participación en un evento ===
+
=== Etiquetas ===
  
'''Módulo base:''' Inscripciones
+
'''Módulo base: '''<span style="font-size: 13px;">Personas</span>
  
'''Descripción:''' documento en “formato diploma” que acredita participación de una persona en un Evento. Incluye una firma/sello escaneado, duración del curso y fechas del mismo.
+
'''Descripción:''' plantillas de etiquetas imprimibles en hojas estándares para la posterior gestión de envíos postales. Se incluyen dos modelos distintos. En caso de que el texto de una etiqueta sea demasiado largo se truncará sin afectar al resto de etiquetas. Es recomendable una revisión de los textos antes de su impresión.
  
[[File:MailMergePlan02c.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan02c.jpg]]
+
'''Plantillas para descarga:'''
  
=== SinergiaCRM - Registro de asistentes a eventos ===
+
[[Media:SinergiaCRM_-_06A_-_ETIQUETAS_8X3_(apli-01273).docx|Etiquetas 8x3 (apli-01273)]]
  
Agrupamos a continuación 3 plantillas con objetivo similar - el registro de los asistentes a un evento desde un documento que, a priori, debería actualizarse posteriormente en SinergiaCRM -, pero con diferentes matices.
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[[File:MailMergePlan06a.jpg|center]]
  
*03A - Registro semanal de asistentes a un evento (firmas): Ficha diseñada con una columna por día de la semana, donde el asistente puede firmar la asistencia. Deben completarse manualmente (o antes de la impresión del documento) las fechas de la semana y las de la sesión correspondiente.
 
*03B - Registro mensual de asistentes a un evento: Ficha diseñada con una columna por día del mes, donde el responsable de la sesión marca quienes han asistido (incluso con marcas diferentes para las categorías a completar posteriormente - Sí / Sí, parcial / No, justificada / No, sin justificar. Deben completarse manualmente (o antes de la impresión del documento) las fechas del mes o el período de sesiones correspondiente.
 
*03C - Registro detallado por sesión: Ficha en que se genera una hoja por sesión y en la que se incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Debe completarse manualmente (o antes de la impresión del documento) la fecha de la sesión.
 
  
=== SinergiaCRM - 03A - Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas) ===
+
[[Media:SinergiaCRM_-_06B_-_ETIQUETAS_7x2_(apli-01275).docx|Etiquetas 7x2 (apli-01275)]]
  
[[File:MailMergePlan03a.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan03a.jpg]]
+
[[File:MailMergePlan06b.jpg|center]]
  
=== SinergiaCRM - 03B - Registro mensual de asistentes a un evento ===
 
  
[[File:MailMergePlan03b.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan03b.jpg]]
+
== Eventos ==
  
=== SinergiaCRM - 03C - Registro detallado por sesión ===
+
=== Inscripciones y sesiones de un evento ===
  
[[File:MailMergePlan03c.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan03c.jpg]]
+
'''Módulo base:''' Eventos
  
=== SinergiaCRM - 04A - Recibo de un pago ===
+
'''Descripción:''' documento que refleja la información básica de un evento e incorpora listados de inscripciones y de sesiones.
  
'''Módulo base:''' Pagos
+
'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_02A_-_INSCRIPCIONES_Y_SESIONES_DE_UN_EVENTO.docx|Inscripciones y sesiones de un evento]]
  
'''Descripción:''' recibo de un pago con información de fecha actual, datos de la Persona u Organización vinculada al pago y detalles del Pago. La misma plantilla sirve para pagos de personas y pagos de organizaciones.
+
[[File:MailMergePlan02a.jpg|center]]
  
[[File:MailMergePlan04a.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan04a.jpg]]
 
  
=== SinergiaCRM - 04B - Listado de pagos de una persona&nbsp; ===
+
=== Histórico de participación en eventos ===
  
 
'''Módulo base:''' Personas
 
'''Módulo base:''' Personas
  
'''Descripción:''' de cara a información para el área de Administración, o bien como certificado/validación para la propia persona, … listado de los pagos vinculados a esa persona. Información del estado y el importe de dichos pagos. Se presentan, en principio, todos los pagos, no ordenados ni filtrados por fecha o estado (puede hacerse directamente en la tabla de word resultante según necesidades o preferencias del usuario).
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'''Descripción:''' documento tipo certificado en el que aparecen todos los eventos (cursos, jornadas, talleres, seminarios, etc.) en los que ha participado la persona. Se incluyen las horas asistidas, el porcentaje de asistencia y el estado de cada participación.
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_02B_-_HISTORICO_DE_PARTICIPACION_EN_EVENTOS.docx|Histórico de participación en eventos]]
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[[File:MailMergePlan02b.jpg|center]]
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=== Diploma de participación en un evento ===
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'''Módulo base:''' Inscripciones
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'''Descripción:''' documento que acredita que una persona ha participado en un evento. Incluye una firma/sello escaneado, la duración de la actividad y las fechas en las que ha tenido lugar.
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_02C_-_DIPLOMA_DE_PARTICIPACION_EN_UN_EVENTO.docx|Diploma de participación en un evento]]
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[[File:MailMergePlan02c.jpg|center]]
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=== Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas) ===
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'''Módulo base: '''Eventos
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'''Descripción: '''ficha diseñada con una columna por día de la semana, donde la persona asistente puede firmar en cada sesión. Antes o después de la impresión del documento se deberán completar manualmente las fechas de la semana y las de la sesión correspondiente.
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_03A_-_REGISTRO_SEMANAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO_(FIRMAS).docx|Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)]]
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[[File:MailMergePlan03a.jpg|center]]
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=== Registro mensual de asistentes a un evento ===
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'''Módulo base: '''Eventos
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'''Descripción: '''documento de base mensual para registrar la asistencia a un evento''. ''La ficha está diseñada con una columna por día del mes, donde la persona responsable de la sesión registrará la asistencia/ausencia de cada participante. Puede usarse como base para, posteriormente, registrar las asistencias en el CRM. Antes o después de la impresión del documento se deberá indicar manualmente el mes para el que se va a utilizar.
  
[[File:MailMergePlan04b.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan04b.jpg]]
+
'''Plantilla para descarga: ''' [[Media:SinergiaCRM_-_03B_-_REGISTRO_MENSUAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO.docx|Registro mensual de asistentes a un evento]]
  
=== SinergiaCRM - 04C - Certificado de donaciones ===
+
[[File:MailMergePlan03b.jpg|center]]
  
'''Módulo base:''' Personas
 
  
'''Descripción:''' documento que certifica las donaciones del año anterior a partir de la información recogida en el campo de donaciones vinculado al Modelo 182 (tras la generación del m182 se actualiza ese campo; algunos socios y donantes solicitan el certificado de donaciones… ésa es la info que se hizo llegar a Hacienda).
+
=== Registro detallado por sesión ===
  
[[File:MailMergePlan04c.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan04c.jpg]]
+
'''Módulo base:''' Eventos
  
=== SinergiaCRM - 05 - Hoja de inscripción a proyecto/programa/servicio ===
+
'''Descripción: '''Este documento genera una hoja para cada sesión del evento. Incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Antes o después de la impresión del documento se deberá indicar manualmente la fecha de la sesión.
  
'''Módulo base:''' Relaciones Persona
+
'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_03C_-_REGISTRO_DETALLADO_POR_SESION.docx|Registro detallado por sesión]]
  
'''Descripción:''' documento que recoge – y lleva a firma – el alta de una persona en un proyecto (o Programa, o Servicio) vía el módulo de relación persona. Fecha de alta, proyecto, tipo de relación y datos personales. Fecha de hoy y firma de la persona. Serviría fácilmente para miembros de Junta Directiva, Voluntariado, etc.
+
[[File:MailMergePlan03c.jpg|center]]
  
[[File:MailMergePlan05.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan05.jpg]]
 
  
&nbsp;
+
== Economía ==
  
 +
=== Recibo de un pago ===
  
=== SinergiaCRM - 06 - Etiquetas ===
+
'''Módulo base:''' Pagos
  
'''Módulo base:&nbsp;'''<span style="font-size: 13px;">Personas</span>
+
'''Descripción:''' documento de recibo de un pago con información de la fecha actual, datos de la persona u organización vinculada al pago y detalles del pago. La misma plantilla sirve para pagos de personas y pagos de organizaciones.
  
'''Descripción:''' plantillas para generar etiquetas con diversos formatos estándar que facilitarán la impresión en hojas especiales de etiquetas para la&nbsp;posterior gestión de&nbsp;envíos. Se incluyen a continuación dos modelos&nbsp;distintos.&nbsp;
+
'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_04A_-_RECIBO_DE_UN_PAGO.docx|Recibo de un pago]]
  
'''Nota:''' ''Ambas plantillas, en caso de que los textos de una etiqueta sean demasiado largos, truncarán el resultado final sin afectar al resto de etiquetas. Es recomendable una revisión de los textos antes de su impresión para corregir ese efecto. En caso de resultado truncado<span style="color:#B22222;">(además de corregir errores en nombres o direcciones - en ese caso se recomienda corregir en el CRM y generar de nuevo el documento de etiquetas-).</span>''
+
[[File:MailMergePlan04a.jpg|center]]
  
[[Media:SinergiaCRM_-_06A_-_ETIQUETAS_8X3_(apli-01273).docx|06A - Etiquetasa&nbsp;8X3 (apli-01273)]][[File:MailMergePlan06a.jpg|center|800x600px|MailMergePlan06a.jpg]]
 
  
&nbsp;
+
=== Listado de pagos de una persona ===
  
[[SinergiaCRM_-_06B_-_ETIQUETAS_7x2_(apli-01275).docx|06B - Etiquetas&nbsp;7X2 (apli-01275)]][[File:MailMergePlan06b.jpg|center|800x600px|MailMergePlan06b.jpg]]
+
'''Módulo base:''' Personas
  
&nbsp;
+
'''Descripción:''' documento que puede servir para facilitar información al área de administración de la entidad y/o a la persona que ha realizado esos pagos. Se detalla la información relativa al estado y al importe de los pagos. Se presentan todos los pagos existentes en el CRM, no ordenados ni filtrados por fecha o estado, lo que, de ser necesario puede hacerse directamente en la tabla resultante del documento generado.
  
&nbsp;
+
'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_04B_-_LISTADO_DE_PAGOS_DE_PERSONA.docx|Listado de pagos de una persona]]
  
&nbsp;
+
[[File:MailMergePlan04b.jpg|center]]
  
&nbsp;
 
  
=== SinergiaCRM - 07 – Carnet ===
+
=== Certificado de donaciones ===
  
'''Módulo base:''' Relaciones con persona.&nbsp;
+
'''Módulo base:''' Personas
  
'''Descripción:''' carnet (preparado para imprimir en el tipo de soporte/ tipologia de papel que corresponda). Está vinculado a algún tipo de ''<span style="color:#B22222;">Relación de la persona&nbsp;con la organización</span>&nbsp;''(persona voluntaria, usuaria, etc). A partir de esta&nbsp;plantilla se puede generar un carnet para cualquier tipología de relación. El tipo de relación de la persona con la organización aparecerá en el título. Se pueden incorporar otros datos que existen en&nbsp;el CRM: número de socio, fecha de nacimiento, etc.
+
'''Descripción:''' documento que certifica las donaciones recibidas el año anterior a partir del campo ''Total donaciones M182'', que se rellena durante el proceso de generación del Modelo 182 para la Agencia Tributaria.
  
[[Media:SinergiaCRM_-_07_-_CARNET.docx|SinergiaCRM - 07 - Carnet: plantilla DIN-A4 con 6 carnets por hoja (no incluye datos simulados).&nbsp;]]
+
'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_04C_-_CERTIFICADO_DE_DONACIONES.docx|Certificado de donaciones]]
  
[[File:MailMergePlan07.jpg|center|800x600px|MailMergePlan07.jpg]]
+
[[File:MailMergePlan04c.jpg|center]]

Latest revision as of 10:57, 29 October 2020

Introducción

Para facilitar el aprendizaje del uso del módulo Mail Merge Reports, se propone una colección de plantillas prediseñadas que pueden servir como referencia a las entidades usuarias, ya sea para su réplica o adaptación, ya sea como fuente de inspiración.

Las plantillas propuestas, de diferentes niveles de complejidad, pretenden reflejar situaciones comunes en el día a día de las diferentes áreas de trabajo de las entidades usuarias con independencia de su ámbito de actividad: emisión de etiquetas, carnets, diplomas, recibos, etc.; listados de asistencia a sesiones/eventos; fichas de cesión de datos, de inscripciones a proyectos o de solicitud de servicios; etc.

Algunas cuestiones a tener en cuenta:

1) Las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad, preservando en cualquier caso los elementos de código necesarios para el buen funcionamiento de la plantilla.

2) Las capturas que aparecen a lo largo del artículo muestran datos procedentes de un entorno de demostración por lo que deben tomarse como meramente ilustrativas.

3) Las plantillas se han agrupado por área de actividad (economía, eventos, etc.) con independencia de cuál sea el módulo base de la plantilla. En este sentido, es habitual, por ejemplo, que muchas plantillas tengan como módulo base el módulo de Personas y que mediante las relaciones correspondientes se alcancen datos en otros módulos.

4) Las plantillas son documentos de MS Word (.docx) que, de ser necesario, deberían poder ser convertidas y adaptadas para su uso en Libre Office, aunque no puede descartarse algún tipo de incidencia relativo a las versiones implicadas y/o a la compatibilidad e interoperatibilidad de formatos.


Consideraciones en la adaptación de las plantillas

Tal y como se ha indicado anteriormente, las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad. A este efecto, cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1) Las plantillas contienen algunos elementos necesarios para su correcto funcionamiento como la primera línea del documento (del tipo [a;block=w...]) u otras que aparecen, por ejemplo, justo antes de las tablas de módulos vinculados. Se recomienda no alterar estos elementos sin tener claro el efecto de las modificaciones.

2) Los campos que deben ser reemplazados por los datos del CRM se indican con su nombre interno en el CRM y encerrados entre corchetes (del tipo [a.first_name]). Pueden eliminarse campos que no se consideren necesarios o añadir otros a conveniencia, respetando siempre la sintaxis adecuada. El nombre interno de un campo en el CRM puede consultarse en Estudio.

3) Las expresiones del tipo <nombre Organización> hacen referencia a datos que cada entidad debe personalizar apropiadamente. En cualquier caso, como el resto de la plantilla, no dejan de ser una propuesta que puede ser libremente adaptada.

4) Por lo general, es posible modificar libremente elementos como cabecera y pie de página, textos e imágenes, etc.

5) Por lo general, puede aprovecharse toda la funcionalidad disponible en el editor de textos en el que se edite la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, etc.


Incorporar las plantillas de ejemplo al CRM

Para incorporar una de las plantillas siguientes al CRM hay que realizar el siguiente proceso:

1) Descargar la plantilla desde este artículo y guardarla en cualquier ubicación donde pueda editarse.

2) Editar su contenido teniendo en cuenta las consideraciones efectuadas anteriormente.

3) Crear el registro de plantilla Mail Merge en el CRM como en cualquier otro módulo, rellenando el campo obligatorio Nombre plantilla.

4) Indicar el Módulo base adecuado. En la descripción de cada plantilla en este artículo se encontrará este dato.

5) Cargar en el campo Archivo la plantilla adaptada. El botón Seleccionar archivo mostrará el cuadro de diálogo típico.

6) Guardar el registro.

Screenshot 81.jpg

Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo, por ejemplo, a la vista de detalle de cualquier registro del módulo base indicado y ejecutando la acción Generar Documento.

En caso de no obtener los resultados deseados se deberá modificar oportunamente el archivo que contiene la plantilla y reemplazar la versión subida al CRM editando el registro correspondiente. En el proceso de edición podrá borrarse el archivo subido anteriormente y cargar la versión más reciente. Este proceso puede realizarse cuantas veces sea necesario.


Personas y Relaciones con Personas

Cesión de datos - RGPD

Módulo base: Personas

Descripción: documento que incluye información básica de la persona (nombre, apellidos, NIF, dirección postal) para la firma de la aceptación de la recogida de sus datos personales por parte de la entidad, según lo indicado en la legislación vigente (LOPD/RGPD).

Plantilla para descarga: Cesión de datos - RGPD

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Hoja de inscripción a un programa o servicio

Módulo base: Relaciones con Personas

Descripción: documento que recoge el alta de una persona en un proyecto, programa o servicio mediante el módulo Relaciones con Personas. Incorpora sus datos personales, la fecha de alta, el proyecto/programa/servicio en el que participa y el tipo de relación establecida, así como la fecha del día en que se emite el documento y un espacio para la firma de la persona. Una plantilla semejante serviría para reflejar las altas/bajas de miembros de la junta directiva, el inicio/final de las colaboraciones de voluntariado, etc.

Plantilla para descarga: Hoja de inscripción a proyecto/programa/servicio

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Carnet

Módulo base: Relaciones con Personas

Descripción: plantilla para emisión de carnets (6 por página). Está vinculado a la existencia de una relación (personas socias, voluntarias, usuarias, etc.) entre la persona y la entidad. El tipo de relación aparecerá en el título. Se pueden incorporar otros datos existentes en el CRM: número de socio, fecha de nacimiento, etc. A partir de esta plantilla se puede generar un carnet para cualquier tipología de relación.

Plantilla para descarga: Carnet

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Etiquetas

Módulo base: Personas

Descripción: plantillas de etiquetas imprimibles en hojas estándares para la posterior gestión de envíos postales. Se incluyen dos modelos distintos. En caso de que el texto de una etiqueta sea demasiado largo se truncará sin afectar al resto de etiquetas. Es recomendable una revisión de los textos antes de su impresión.

Plantillas para descarga:

Etiquetas 8x3 (apli-01273)

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Etiquetas 7x2 (apli-01275)

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Eventos

Inscripciones y sesiones de un evento

Módulo base: Eventos

Descripción: documento que refleja la información básica de un evento e incorpora listados de inscripciones y de sesiones.

Plantilla para descarga: Inscripciones y sesiones de un evento

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Histórico de participación en eventos

Módulo base: Personas

Descripción: documento tipo certificado en el que aparecen todos los eventos (cursos, jornadas, talleres, seminarios, etc.) en los que ha participado la persona. Se incluyen las horas asistidas, el porcentaje de asistencia y el estado de cada participación.

Plantilla para descarga: Histórico de participación en eventos

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Diploma de participación en un evento

Módulo base: Inscripciones

Descripción: documento que acredita que una persona ha participado en un evento. Incluye una firma/sello escaneado, la duración de la actividad y las fechas en las que ha tenido lugar.

Plantilla para descarga: Diploma de participación en un evento

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Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)

Módulo base: Eventos

Descripción: ficha diseñada con una columna por día de la semana, donde la persona asistente puede firmar en cada sesión. Antes o después de la impresión del documento se deberán completar manualmente las fechas de la semana y las de la sesión correspondiente.

Plantilla para descarga: Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)

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Registro mensual de asistentes a un evento

Módulo base: Eventos

Descripción: documento de base mensual para registrar la asistencia a un evento. La ficha está diseñada con una columna por día del mes, donde la persona responsable de la sesión registrará la asistencia/ausencia de cada participante. Puede usarse como base para, posteriormente, registrar las asistencias en el CRM. Antes o después de la impresión del documento se deberá indicar manualmente el mes para el que se va a utilizar.

Plantilla para descarga: Registro mensual de asistentes a un evento

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Registro detallado por sesión

Módulo base: Eventos

Descripción: Este documento genera una hoja para cada sesión del evento. Incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Antes o después de la impresión del documento se deberá indicar manualmente la fecha de la sesión.

Plantilla para descarga: Registro detallado por sesión

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Economía

Recibo de un pago

Módulo base: Pagos

Descripción: documento de recibo de un pago con información de la fecha actual, datos de la persona u organización vinculada al pago y detalles del pago. La misma plantilla sirve para pagos de personas y pagos de organizaciones.

Plantilla para descarga: Recibo de un pago

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Listado de pagos de una persona

Módulo base: Personas

Descripción: documento que puede servir para facilitar información al área de administración de la entidad y/o a la persona que ha realizado esos pagos. Se detalla la información relativa al estado y al importe de los pagos. Se presentan todos los pagos existentes en el CRM, no ordenados ni filtrados por fecha o estado, lo que, de ser necesario puede hacerse directamente en la tabla resultante del documento generado.

Plantilla para descarga: Listado de pagos de una persona

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Certificado de donaciones

Módulo base: Personas

Descripción: documento que certifica las donaciones recibidas el año anterior a partir del campo Total donaciones M182, que se rellena durante el proceso de generación del Modelo 182 para la Agencia Tributaria.

Plantilla para descarga: Certificado de donaciones

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