Difference between revisions of "Ejemplos de plantillas"

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== Introducción ==
 
== Introducción ==
  
Para facilitar el aprendizaje del uso del [[Mail_Merge_Reports_-_Combinar_correspondencia|módulo Mail Merge Reports]], se propone una colección de plantillas prediseñadas que pueden servir como referencia a las entidades usuarias, ya sea para su réplica o adaptación, ya sea como fuente de inspiración.
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Para facilitar el aprendizaje del uso del [[Mail_Merge_Reports_-_Combinar_correspondencia|módulo Mail Merge Reports]], se propone una colección de plantillas prediseñadas que pueden servir como referencia a las entidades usuarias, ya sea para su réplica o adaptación, ya sea como fuente de inspiración.
  
Las plantillas propuestas, de diferentes niveles de complejidad, pretenden reflejar situaciones comunes en el día a día de las diferentes áreas de trabajo de las entidades usuarias con independencia de su ámbito de actividad: emisión de etiquets, carnets, diplomas, recibos, etc.; listados de asistencia a sesiones/eventos; fichas de cesión de datos, de inscripciones a proyectos o de solicitud de servicios; etc. 
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Las plantillas propuestas, de diferentes niveles de complejidad, pretenden reflejar situaciones comunes en el día a día de las diferentes áreas de trabajo de las entidades usuarias con independencia de su ámbito de actividad: emisión de etiquets, carnets, diplomas, recibos, etc.; listados de asistencia a sesiones/eventos; fichas de cesión de datos, de inscripciones a proyectos o de solicitud de servicios; etc.  
  
 
Algunas cuestiones a tener en cuenta:
 
Algunas cuestiones a tener en cuenta:
  
1) Las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad, preservando en cualquier caso los elementos de código necesarios para el buen funcionamiento de la plantilla.
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1) Las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad, preservando en cualquier caso los elementos de código necesarios para el buen funcionamiento de la plantilla.
  
 
2) Las capturas que aparecen a lo largo del artículo muestran datos procedentes de un entorno de demostración por lo que deben tomarse como meramente ilustrativas.
 
2) Las capturas que aparecen a lo largo del artículo muestran datos procedentes de un entorno de demostración por lo que deben tomarse como meramente ilustrativas.
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4) Las plantillas son documentos de MS Word (.docx) que, de ser necesario, deberían poder ser convertidas y adaptadas para su uso en Libre Office, aunque no puede descartarse algún tipo de incidencia relativo a las versiones implicadas y/o a la compatibilidad e interoperatibilidad de formatos.
 
4) Las plantillas son documentos de MS Word (.docx) que, de ser necesario, deberían poder ser convertidas y adaptadas para su uso en Libre Office, aunque no puede descartarse algún tipo de incidencia relativo a las versiones implicadas y/o a la compatibilidad e interoperatibilidad de formatos.
  
 
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== Consideraciones en la adaptación de las plantillas ==
 
== Consideraciones en la adaptación de las plantillas ==
  
Tal y como se ha indicado anteriormente, las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad. A este efecto, cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
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Tal y como se ha indicado anteriormente, las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad. A este efecto, cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
  
1) Las plantillas contienen algunos elementos necesarios para su correcto funcionamiento como la primera línea del documento (del tipo ''[a;block=w...]'') u otras que aparecen, por ejemplo, justo antes de las tablas de módulos vinculados. Se recomienda no alterar estos elementos sin tener claro el efecto de las modificaciones.
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1) Las plantillas contienen algunos elementos necesarios para su correcto funcionamiento como la primera línea del documento (del tipo ''[a;block=w...]'') u otras que aparecen, por ejemplo, justo antes de las tablas de módulos vinculados. Se recomienda no alterar estos elementos sin tener claro el efecto de las modificaciones.
  
2) Los campos que deben ser reemplazados por los datos del CRM se indican con su nombre interno en el CRM y encerrados entre corchetes (del tipo ''[a.first_name]''). Pueden eliminarse campos que no se consideren necesarios o añadir otros a conveniencia, respetando siempre la sintaxis adecuada. El nombre interno de un campo en el CRM puede consultarse en Estudio.
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2) Los campos que deben ser reemplazados por los datos del CRM se indican con su nombre interno en el CRM y encerrados entre corchetes (del tipo ''[a.first_name]''). Pueden eliminarse campos que no se consideren necesarios o añadir otros a conveniencia, respetando siempre la sintaxis adecuada. El nombre interno de un campo en el CRM puede consultarse en Estudio.
  
3) Las expresiones del tipo ''<nombre Organización>''&nbsp;hacen referencia a datos que cada entidad debe&nbsp;personalizar apropiadamente. En cualquier caso, como el resto de la plantilla, no dejan de ser una propuesta que puede ser libremente adaptada.
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3) Las expresiones del tipo ''<nombre Organización>'' hacen referencia a datos que cada entidad debe personalizar apropiadamente. En cualquier caso, como el resto de la plantilla, no dejan de ser una propuesta que puede ser libremente adaptada.
  
 
4) Por lo general, es posible modificar libremente elementos como cabecera y pie de página, textos e imágenes, etc.
 
4) Por lo general, es posible modificar libremente elementos como cabecera y pie de página, textos e imágenes, etc.
  
5) Por lo general, puede aprovecharse toda la funcionalidad disponible en el editor de textos en el que se edite la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, etc.&nbsp;
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5) Por lo general, puede aprovecharse toda la funcionalidad disponible en el editor de textos en el que se edite la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, etc.  
  
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== Incorporar las plantillas&nbsp;de ejemplo al CRM ==
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== Incorporar las plantillas de ejemplo al CRM ==
  
 
Para incorporar una de las plantillas siguientes al CRM hay que realizar el siguiente proceso:
 
Para incorporar una de las plantillas siguientes al CRM hay que realizar el siguiente proceso:
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1) Descargar la plantilla desde este artículo y guardarla en cualquier ubicación donde pueda editarse.
 
1) Descargar la plantilla desde este artículo y guardarla en cualquier ubicación donde pueda editarse.
  
2)&nbsp;Editar&nbsp;su contenido teniendo en cuenta las consideraciones efectuadas anteriormente.&nbsp;
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2) Editar su contenido teniendo en cuenta las consideraciones efectuadas anteriormente.  
  
3) Crear el registro de plantilla Mail Merge en el CRM&nbsp;como en cualquier otro módulo, rellenando&nbsp;el campo obligatorio&nbsp;''Nombre plantilla''. &nbsp;
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3) Crear el registro de plantilla Mail Merge en el CRM como en cualquier otro módulo, rellenando el campo obligatorio ''Nombre plantilla''.
  
4) Indicar&nbsp;el ''Módulo base'' adecuado. En la descripción de cada plantilla en este artículo se encontrará este dato.&nbsp;
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4) Indicar el ''Módulo base'' adecuado. En la descripción de cada plantilla en este artículo se encontrará este dato.  
  
5) Cargar en el campo ''Archivo'' la plantilla adaptada. El botón&nbsp;Seleccionar archivo mostrará el cuadro de diálogo típico.
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5) Cargar en el campo ''Archivo'' la plantilla adaptada. El botón Seleccionar archivo mostrará el cuadro de diálogo típico.
  
 
6) Guardar el registro.
 
6) Guardar el registro.
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[[File:Mailmerge ejemp 01.png|center|Mailmerge ejemp 01.png|link=]]
 
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Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo, por ejemplo, a la vista de detalle de cualquier registro del módulo base indicado y ejecutando la acción&nbsp;''Generar Documento''.
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Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo, por ejemplo, a la vista de detalle de cualquier registro del módulo base indicado y ejecutando la acción ''Generar Documento''.
  
En caso de no obtener los resultados deseados se&nbsp;deberá modificar&nbsp;oportunamente el archivo que contiene la plantilla y reemplazar la versión subida al CRM editando el registro correspondiente. En el proceso de edición podrá borrarse el archivo subido anteriormente y cargar la versión más reciente. Este proceso puede realizarse cuantas veces sea necesario.
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En caso de no obtener los resultados deseados se deberá modificar oportunamente el archivo que contiene la plantilla y reemplazar la versión subida al CRM editando el registro correspondiente. En el proceso de edición podrá borrarse el archivo subido anteriormente y cargar la versión más reciente. Este proceso puede realizarse cuantas veces sea necesario.
  
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== Personas y Relaciones con Personas ==
 
== Personas y Relaciones con Personas ==
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'''Módulo base:''' Personas
 
'''Módulo base:''' Personas
  
'''Descripción:''' documento que incluye información básica&nbsp;de la persona (nombre, apellidos, NIF, dirección postal) para la firma de la aceptación de la recogida de sus datos personales por parte de la entidad, según lo indicado en la legislación vigente (LOPD/RGPD).
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'''Descripción:''' documento que incluye información básica de la persona (nombre, apellidos, NIF, dirección postal) para la firma de la aceptación de la recogida de sus datos personales por parte de la entidad, según lo indicado en la legislación vigente (LOPD/RGPD).
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_01_-_CESION_DE_DATOS_RGPD.docx|Cesión de datos - RGPD]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_01_-_CESION_DE_DATOS_RGPD.docx|Cesión de datos - RGPD]]
  
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[[File:MailMergePlan01.jpg|center|MailMergePlan01.jpg|link=]]
 
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=== Hoja de inscripción a un programa o&nbsp;servicio ===
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=== Hoja de inscripción a un programa o servicio ===
  
 
'''Módulo base:''' Relaciones con Personas
 
'''Módulo base:''' Relaciones con Personas
  
'''Descripción:'''&nbsp;documento que recoge el alta de una persona en un proyecto, programa&nbsp;o servicio&nbsp;mediante el módulo ''Relaciones con Personas''. Incorpora sus datos personales, la fecha de alta, el proyecto/programa/servicio en el que participa y&nbsp;el tipo de relación establecida, así como&nbsp;la fecha del día en que se emite el documento&nbsp;y un espacio para la firma de la persona. Una plantilla semejante serviría para reflejar las altas/bajas de miembros&nbsp;de la junta directiva,&nbsp;el inicio/final de las colaboraciones de voluntariado, etc.
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'''Descripción:''' documento que recoge el alta de una persona en un proyecto, programa o servicio mediante el módulo ''Relaciones con Personas''. Incorpora sus datos personales, la fecha de alta, el proyecto/programa/servicio en el que participa y el tipo de relación establecida, así como la fecha del día en que se emite el documento y un espacio para la firma de la persona. Una plantilla semejante serviría para reflejar las altas/bajas de miembros de la junta directiva, el inicio/final de las colaboraciones de voluntariado, etc.
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_05_-_INSCRIPCION_A_PROYECTO.docx|Hoja de inscripción a proyecto/programa/servicio]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_05_-_INSCRIPCION_A_PROYECTO.docx|Hoja de inscripción a proyecto/programa/servicio]]
  
 
[[File:MailMergePlan05.jpg|center|MailMergePlan05.jpg|link=]]
 
[[File:MailMergePlan05.jpg|center|MailMergePlan05.jpg|link=]]
  
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=== Carnet ===
 
=== Carnet ===
  
'''Módulo base:''' Relaciones con Personas&nbsp;
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'''Módulo base:''' Relaciones con Personas  
  
'''Descripción:''' plantilla para emisión de carnets (6 por página). Está vinculado a la existencia de una relación (personas socias, voluntarias, usuarias, etc.) entre la persona y la entidad. El tipo de relación aparecerá en el título. Se pueden incorporar otros datos existentes en&nbsp;el CRM: número de socio, fecha de nacimiento, etc.&nbsp;A partir de esta&nbsp;plantilla se puede generar un carnet para cualquier tipología de relación.
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'''Descripción:''' plantilla para emisión de carnets (6 por página). Está vinculado a la existencia de una relación (personas socias, voluntarias, usuarias, etc.) entre la persona y la entidad. El tipo de relación aparecerá en el título. Se pueden incorporar otros datos existentes en el CRM: número de socio, fecha de nacimiento, etc. A partir de esta plantilla se puede generar un carnet para cualquier tipología de relación.
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_07_-_CARNET.docx|Carnet]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_07_-_CARNET.docx|Carnet]]
  
 
[[File:MailMergePlan07.jpg|center|MailMergePlan07.jpg|link=]]
 
[[File:MailMergePlan07.jpg|center|MailMergePlan07.jpg|link=]]
  
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=== Etiquetas ===
 
=== Etiquetas ===
  
'''Módulo base:&nbsp;'''<span style="font-size: 13px;">Personas</span>
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'''Módulo base: '''<span style="font-size: 13px;">Personas</span>
  
'''Descripción:''' plantillas de etiquetas imprimibles en hojas estándares para la&nbsp;posterior gestión de&nbsp;envíos postales. Se incluyen dos modelos&nbsp;distintos.&nbsp;En caso de que el&nbsp;texto&nbsp;de una etiqueta sea&nbsp;demasiado largo se&nbsp;truncará&nbsp;sin afectar al resto de etiquetas. Es recomendable una revisión de los textos antes de su impresión.&nbsp;
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'''Descripción:''' plantillas de etiquetas imprimibles en hojas estándares para la posterior gestión de envíos postales. Se incluyen dos modelos distintos. En caso de que el texto de una etiqueta sea demasiado largo se truncará sin afectar al resto de etiquetas. Es recomendable una revisión de los textos antes de su impresión.  
  
'''Plantillas para descarga:&nbsp;'''
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'''Plantillas para descarga: '''
  
[[Media:SinergiaCRM_-_06A_-_ETIQUETAS_8X3_(apli-01273).docx|Etiquetas&nbsp;8x3 (apli-01273)]]
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[[Media:SinergiaCRM_-_06A_-_ETIQUETAS_8X3_(apli-01273).docx|Etiquetas 8x3 (apli-01273)]]
  
 
[[File:MailMergePlan06a.jpg|center|MailMergePlan06a.jpg|link=]]
 
[[File:MailMergePlan06a.jpg|center|MailMergePlan06a.jpg|link=]]
  
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[[Media:SinergiaCRM_-_06B_-_ETIQUETAS_7x2_(apli-01275).docx|Etiquetas&nbsp;7x2 (apli-01275)]]
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[[Media:SinergiaCRM_-_06B_-_ETIQUETAS_7x2_(apli-01275).docx|Etiquetas 7x2 (apli-01275)]]
  
 
[[File:MailMergePlan06b.jpg|center|MailMergePlan06b.jpg|link=]]
 
[[File:MailMergePlan06b.jpg|center|MailMergePlan06b.jpg|link=]]
  
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== Eventos ==
 
== Eventos ==
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'''Módulo base:''' Eventos
 
'''Módulo base:''' Eventos
  
'''Descripción:''' documento que refleja la información básica de un evento e incorpora listados&nbsp;de inscripciones y de sesiones.&nbsp;
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'''Descripción:''' documento que refleja la información básica de un evento e incorpora listados de inscripciones y de sesiones.  
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_02A_-_INSCRIPCIONES_Y_SESIONES_DE_UN_EVENTO.docx|Inscripciones y sesiones de un evento]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_02A_-_INSCRIPCIONES_Y_SESIONES_DE_UN_EVENTO.docx|Inscripciones y sesiones de un evento]]
  
 
[[File:MailMergePlan02a.jpg|center|MailMergePlan02a.jpg|link=]]
 
[[File:MailMergePlan02a.jpg|center|MailMergePlan02a.jpg|link=]]
  
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=== Histórico de participación en eventos ===
 
=== Histórico de participación en eventos ===
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'''Módulo base:''' Personas
 
'''Módulo base:''' Personas
  
'''Descripción:'''&nbsp;documento tipo certificado en el que aparecen&nbsp;todos los eventos (cursos, jornadas, talleres, seminarios, etc.)&nbsp;en los que ha participado la persona. Se incluyen las horas asistidas, el&nbsp;porcentaje&nbsp;de asistencia&nbsp;y el estado de cada participación.
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'''Descripción:''' documento tipo certificado en el que aparecen todos los eventos (cursos, jornadas, talleres, seminarios, etc.) en los que ha participado la persona. Se incluyen las horas asistidas, el porcentaje de asistencia y el estado de cada participación.
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_02B_-_HISTORICO_DE_PARTICIPACION_EN_EVENTOS.docx|Histórico de participación en eventos]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_02B_-_HISTORICO_DE_PARTICIPACION_EN_EVENTOS.docx|Histórico de participación en eventos]]
  
 
[[File:MailMergePlan02b.jpg|center|MailMergePlan02b.jpg|link=]]
 
[[File:MailMergePlan02b.jpg|center|MailMergePlan02b.jpg|link=]]
  
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=== Diploma de participación en un evento ===
 
=== Diploma de participación en un evento ===
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'''Módulo base:''' Inscripciones
 
'''Módulo base:''' Inscripciones
  
'''Descripción:''' documento que acredita que una persona ha participado en&nbsp;un evento. Incluye una firma/sello escaneado, la duración de la actividad y las fechas en las que ha tenido lugar.&nbsp;
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'''Descripción:''' documento que acredita que una persona ha participado en un evento. Incluye una firma/sello escaneado, la duración de la actividad y las fechas en las que ha tenido lugar.  
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_02C_-_DIPLOMA_DE_PARTICIPACION_EN_UN_EVENTO.docx|Diploma de participación en un evento]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_02C_-_DIPLOMA_DE_PARTICIPACION_EN_UN_EVENTO.docx|Diploma de participación en un evento]]
  
 
[[File:MailMergePlan02c.jpg|center|MailMergePlan02c.jpg|link=]]
 
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=== Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas) ===
 
=== Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas) ===
  
'''Módulo base:&nbsp;'''Eventos
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'''Módulo base: '''Eventos
  
'''Descripción: '''ficha diseñada con una columna por día de la semana, donde la persona asistente puede firmar en cada sesión. Antes o después de la impresión del documento se deberán completar manualmente&nbsp;las fechas de la semana y las de la sesión correspondiente.
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'''Descripción: '''ficha diseñada con una columna por día de la semana, donde la persona asistente puede firmar en cada sesión. Antes o después de la impresión del documento se deberán completar manualmente las fechas de la semana y las de la sesión correspondiente.
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_03A_-_REGISTRO_SEMANAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO_(FIRMAS).docx|Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_03A_-_REGISTRO_SEMANAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO_(FIRMAS).docx|Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)]]
  
 
[[File:MailMergePlan03a.jpg|center|MailMergePlan03a.jpg|link=]]
 
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=== Registro mensual de asistentes a un evento ===
 
=== Registro mensual de asistentes a un evento ===
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'''Módulo base: '''Eventos
 
'''Módulo base: '''Eventos
  
'''Descripción:&nbsp;'''documento de base mensual para registrar la asistencia&nbsp;a un evento''.&nbsp;''La ficha está diseñada con una columna por día del mes, donde la persona&nbsp;responsable de la sesión registrará la asistencia/ausencia de cada participante. Puede usarse como base para, posteriormente, registrar las asistencias en el CRM.&nbsp;Antes o después de la impresión del documento se deberá&nbsp;indicar manualmente el mes para el que se va a utilizar.
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'''Descripción: '''documento de base mensual para registrar la asistencia a un evento''. ''La ficha está diseñada con una columna por día del mes, donde la persona responsable de la sesión registrará la asistencia/ausencia de cada participante. Puede usarse como base para, posteriormente, registrar las asistencias en el CRM. Antes o después de la impresión del documento se deberá indicar manualmente el mes para el que se va a utilizar.
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[SinergiaCRM_-_03B_-_REGISTRO_MENSUAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO.docx|Registro mensual de asistentes a un evento]][[File:MailMergePlan03b.jpg|center|MailMergePlan03b.jpg|link=]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[SinergiaCRM_-_03B_-_REGISTRO_MENSUAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO.docx|Registro mensual de asistentes a un evento]][[File:MailMergePlan03b.jpg|center|MailMergePlan03b.jpg|link=]]
  
 
=== Registro detallado por sesión ===
 
=== Registro detallado por sesión ===
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'''Módulo base:''' Eventos
 
'''Módulo base:''' Eventos
  
'''Descripción:&nbsp;'''Este documento&nbsp;genera una hoja para cada sesión del evento.&nbsp;Incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Antes o después de la impresión del documento&nbsp;se deberá indicar&nbsp;manualmente la fecha de la sesión.
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'''Descripción: '''Este documento genera una hoja para cada sesión del evento. Incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Antes o después de la impresión del documento se deberá indicar manualmente la fecha de la sesión.
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_03C_-_REGISTRO_DETALLADO_POR_SESION.docx|Registro detallado por sesión]][[File:MailMergePlan03c.jpg|center|MailMergePlan03c.jpg|link=]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_03C_-_REGISTRO_DETALLADO_POR_SESION.docx|Registro detallado por sesión]][[File:MailMergePlan03c.jpg|center|MailMergePlan03c.jpg|link=]]
  
 
== Economía ==
 
== Economía ==
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'''Módulo base:''' Pagos
 
'''Módulo base:''' Pagos
  
'''Descripción:'''&nbsp;documento de recibo de un pago con información de la fecha actual, datos de la persona u organización vinculada al pago y detalles del pago. La misma plantilla sirve para pagos de personas y pagos de organizaciones.
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'''Descripción:''' documento de recibo de un pago con información de la fecha actual, datos de la persona u organización vinculada al pago y detalles del pago. La misma plantilla sirve para pagos de personas y pagos de organizaciones.
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_04A_-_RECIBO_DE_UN_PAGO.docx|Recibo de un pago]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_04A_-_RECIBO_DE_UN_PAGO.docx|Recibo de un pago]]
  
 
[[File:MailMergePlan04a.jpg|center|MailMergePlan04a.jpg|link=]]
 
[[File:MailMergePlan04a.jpg|center|MailMergePlan04a.jpg|link=]]
  
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=== Listado de pagos de una persona&nbsp; ===
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=== Listado de pagos de una persona ===
  
 
'''Módulo base:''' Personas
 
'''Módulo base:''' Personas
  
'''Descripción:'''&nbsp;documento que puede servir para facilitar información al&nbsp;área de administración de la entidad y/o a la persona que ha realizado esos pagos. Se detalla la información relativa al estado y al importe de los pagos. Se presentan&nbsp;todos los pagos existentes en el CRM, no ordenados ni filtrados por fecha o estado, lo que, de ser necesario puede hacerse directamente en la tabla resultante del documento generado.
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'''Descripción:''' documento que puede servir para facilitar información al área de administración de la entidad y/o a la persona que ha realizado esos pagos. Se detalla la información relativa al estado y al importe de los pagos. Se presentan todos los pagos existentes en el CRM, no ordenados ni filtrados por fecha o estado, lo que, de ser necesario puede hacerse directamente en la tabla resultante del documento generado.
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_04B_-_LISTADO_DE_PAGOS_DE_PERSONA.docx|Listado de pagos de una persona]]&nbsp;
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_04B_-_LISTADO_DE_PAGOS_DE_PERSONA.docx|Listado de pagos de una persona]]  
  
 
[[File:MailMergePlan04b.jpg|center|MailMergePlan04b.jpg|link=]]
 
[[File:MailMergePlan04b.jpg|center|MailMergePlan04b.jpg|link=]]
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'''Módulo base:''' Personas
 
'''Módulo base:''' Personas
  
'''Descripción:''' documento que certifica las donaciones recibidas el año anterior a partir del campo ''Total d''''''onaciones M182'''', que se rellena durante el proceso de generación del&nbsp;Modelo 182 para la Agencia Tributaria.<span style="color:#B22222;">&nbsp;</span>
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'''Descripción:''' documento que certifica las donaciones recibidas el año anterior a partir del campo ''Total d''''''onaciones M182'''', que se rellena durante el proceso de generación del Modelo 182 para la Agencia Tributaria.<span style="color:#B22222;"> </span>
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_04C_-_CERTIFICADO_DE_DONACIONES.docx|Certificado de donaciones]]
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'''Plantilla para descarga: '''[[Media:SinergiaCRM_-_04C_-_CERTIFICADO_DE_DONACIONES.docx|Certificado de donaciones]]
  
 
[[File:MailMergePlan04c.jpg|center|MailMergePlan04c.jpg|link=]]
 
[[File:MailMergePlan04c.jpg|center|MailMergePlan04c.jpg|link=]]
 
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Revision as of 17:37, 15 January 2020

Introducción

Para facilitar el aprendizaje del uso del módulo Mail Merge Reports, se propone una colección de plantillas prediseñadas que pueden servir como referencia a las entidades usuarias, ya sea para su réplica o adaptación, ya sea como fuente de inspiración.

Las plantillas propuestas, de diferentes niveles de complejidad, pretenden reflejar situaciones comunes en el día a día de las diferentes áreas de trabajo de las entidades usuarias con independencia de su ámbito de actividad: emisión de etiquets, carnets, diplomas, recibos, etc.; listados de asistencia a sesiones/eventos; fichas de cesión de datos, de inscripciones a proyectos o de solicitud de servicios; etc.

Algunas cuestiones a tener en cuenta:

1) Las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad, preservando en cualquier caso los elementos de código necesarios para el buen funcionamiento de la plantilla.

2) Las capturas que aparecen a lo largo del artículo muestran datos procedentes de un entorno de demostración por lo que deben tomarse como meramente ilustrativas.

3) Las plantillas se han agrupado por área de actividad (economía, eventos, etc.) con independencia de cuál sea el módulo base de la plantilla. En este sentido, es habitual, por ejemplo, que muchas plantillas tengan como módulo base el módulo de Personas y que mediante las relaciones correspondientes se alcancen datos en otros módulos.

4) Las plantillas son documentos de MS Word (.docx) que, de ser necesario, deberían poder ser convertidas y adaptadas para su uso en Libre Office, aunque no puede descartarse algún tipo de incidencia relativo a las versiones implicadas y/o a la compatibilidad e interoperatibilidad de formatos.


Consideraciones en la adaptación de las plantillas

Tal y como se ha indicado anteriormente, las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad. A este efecto, cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1) Las plantillas contienen algunos elementos necesarios para su correcto funcionamiento como la primera línea del documento (del tipo [a;block=w...]) u otras que aparecen, por ejemplo, justo antes de las tablas de módulos vinculados. Se recomienda no alterar estos elementos sin tener claro el efecto de las modificaciones.

2) Los campos que deben ser reemplazados por los datos del CRM se indican con su nombre interno en el CRM y encerrados entre corchetes (del tipo [a.first_name]). Pueden eliminarse campos que no se consideren necesarios o añadir otros a conveniencia, respetando siempre la sintaxis adecuada. El nombre interno de un campo en el CRM puede consultarse en Estudio.

3) Las expresiones del tipo <nombre Organización> hacen referencia a datos que cada entidad debe personalizar apropiadamente. En cualquier caso, como el resto de la plantilla, no dejan de ser una propuesta que puede ser libremente adaptada.

4) Por lo general, es posible modificar libremente elementos como cabecera y pie de página, textos e imágenes, etc.

5) Por lo general, puede aprovecharse toda la funcionalidad disponible en el editor de textos en el que se edite la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, etc.


Incorporar las plantillas de ejemplo al CRM

Para incorporar una de las plantillas siguientes al CRM hay que realizar el siguiente proceso:

1) Descargar la plantilla desde este artículo y guardarla en cualquier ubicación donde pueda editarse.

2) Editar su contenido teniendo en cuenta las consideraciones efectuadas anteriormente.

3) Crear el registro de plantilla Mail Merge en el CRM como en cualquier otro módulo, rellenando el campo obligatorio Nombre plantilla.

4) Indicar el Módulo base adecuado. En la descripción de cada plantilla en este artículo se encontrará este dato.

5) Cargar en el campo Archivo la plantilla adaptada. El botón Seleccionar archivo mostrará el cuadro de diálogo típico.

6) Guardar el registro.

Mailmerge ejemp 01.png

Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo, por ejemplo, a la vista de detalle de cualquier registro del módulo base indicado y ejecutando la acción Generar Documento.

En caso de no obtener los resultados deseados se deberá modificar oportunamente el archivo que contiene la plantilla y reemplazar la versión subida al CRM editando el registro correspondiente. En el proceso de edición podrá borrarse el archivo subido anteriormente y cargar la versión más reciente. Este proceso puede realizarse cuantas veces sea necesario.


Personas y Relaciones con Personas

Cesión de datos - RGPD

Módulo base: Personas

Descripción: documento que incluye información básica de la persona (nombre, apellidos, NIF, dirección postal) para la firma de la aceptación de la recogida de sus datos personales por parte de la entidad, según lo indicado en la legislación vigente (LOPD/RGPD).

Plantilla para descarga: Cesión de datos - RGPD


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Hoja de inscripción a un programa o servicio

Módulo base: Relaciones con Personas

Descripción: documento que recoge el alta de una persona en un proyecto, programa o servicio mediante el módulo Relaciones con Personas. Incorpora sus datos personales, la fecha de alta, el proyecto/programa/servicio en el que participa y el tipo de relación establecida, así como la fecha del día en que se emite el documento y un espacio para la firma de la persona. Una plantilla semejante serviría para reflejar las altas/bajas de miembros de la junta directiva, el inicio/final de las colaboraciones de voluntariado, etc.

Plantilla para descarga: Hoja de inscripción a proyecto/programa/servicio

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Carnet

Módulo base: Relaciones con Personas

Descripción: plantilla para emisión de carnets (6 por página). Está vinculado a la existencia de una relación (personas socias, voluntarias, usuarias, etc.) entre la persona y la entidad. El tipo de relación aparecerá en el título. Se pueden incorporar otros datos existentes en el CRM: número de socio, fecha de nacimiento, etc. A partir de esta plantilla se puede generar un carnet para cualquier tipología de relación.

Plantilla para descarga: Carnet

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Etiquetas

Módulo base: Personas

Descripción: plantillas de etiquetas imprimibles en hojas estándares para la posterior gestión de envíos postales. Se incluyen dos modelos distintos. En caso de que el texto de una etiqueta sea demasiado largo se truncará sin afectar al resto de etiquetas. Es recomendable una revisión de los textos antes de su impresión.

Plantillas para descarga:

Etiquetas 8x3 (apli-01273)

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Etiquetas 7x2 (apli-01275)

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Eventos

Inscripciones y sesiones de un evento

Módulo base: Eventos

Descripción: documento que refleja la información básica de un evento e incorpora listados de inscripciones y de sesiones.

Plantilla para descarga: Inscripciones y sesiones de un evento

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Histórico de participación en eventos

Módulo base: Personas

Descripción: documento tipo certificado en el que aparecen todos los eventos (cursos, jornadas, talleres, seminarios, etc.) en los que ha participado la persona. Se incluyen las horas asistidas, el porcentaje de asistencia y el estado de cada participación.

Plantilla para descarga: Histórico de participación en eventos

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Diploma de participación en un evento

Módulo base: Inscripciones

Descripción: documento que acredita que una persona ha participado en un evento. Incluye una firma/sello escaneado, la duración de la actividad y las fechas en las que ha tenido lugar.

Plantilla para descarga: Diploma de participación en un evento

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Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)

Módulo base: Eventos

Descripción: ficha diseñada con una columna por día de la semana, donde la persona asistente puede firmar en cada sesión. Antes o después de la impresión del documento se deberán completar manualmente las fechas de la semana y las de la sesión correspondiente.

Plantilla para descarga: Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)

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Registro mensual de asistentes a un evento

Módulo base: Eventos

Descripción: documento de base mensual para registrar la asistencia a un evento. La ficha está diseñada con una columna por día del mes, donde la persona responsable de la sesión registrará la asistencia/ausencia de cada participante. Puede usarse como base para, posteriormente, registrar las asistencias en el CRM. Antes o después de la impresión del documento se deberá indicar manualmente el mes para el que se va a utilizar.

Plantilla para descarga: Registro mensual de asistentes a un evento

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Registro detallado por sesión

Módulo base: Eventos

Descripción: Este documento genera una hoja para cada sesión del evento. Incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Antes o después de la impresión del documento se deberá indicar manualmente la fecha de la sesión.

Plantilla para descarga: Registro detallado por sesión

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Economía

Recibo de un pago

Módulo base: Pagos

Descripción: documento de recibo de un pago con información de la fecha actual, datos de la persona u organización vinculada al pago y detalles del pago. La misma plantilla sirve para pagos de personas y pagos de organizaciones.

Plantilla para descarga: Recibo de un pago

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Listado de pagos de una persona

Módulo base: Personas

Descripción: documento que puede servir para facilitar información al área de administración de la entidad y/o a la persona que ha realizado esos pagos. Se detalla la información relativa al estado y al importe de los pagos. Se presentan todos los pagos existentes en el CRM, no ordenados ni filtrados por fecha o estado, lo que, de ser necesario puede hacerse directamente en la tabla resultante del documento generado.

Plantilla para descarga: Listado de pagos de una persona

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Certificado de donaciones

Módulo base: Personas

Descripción: documento que certifica las donaciones recibidas el año anterior a partir del campo Total d'onaciones M182', que se rellena durante el proceso de generación del Modelo 182 para la Agencia Tributaria.

Plantilla para descarga: Certificado de donaciones

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