Difference between revisions of "Ejemplos de plantillas"

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== Introducción ==
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Para facilitar el aprendizaje del uso del [[Mail_Merge_Reports_-_Combinar_correspondencia|módulo Mail Merge Reports]], se propone una colección de plantillas prediseñadas que pueden servir como referencia a las entidades usuarias, ya sea para su réplica o adaptación, ya sea como fuente de inspiración.
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Las plantillas propuestas, de diferentes niveles de complejidad, pretenden reflejar situaciones comunes en el día a día de las diferentes áreas de trabajo de las entidades usuarias con independencia de su ámbito de actividad: emisión de etiquets, carnets, diplomas, recibos, etc.; listados de asistencia a sesiones/eventos; fichas de cesión de datos, de inscripciones a proyectos o de solicitud de servicios; etc. 
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Algunas cuestiones a tener en cuenta:
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1) Las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad, preservando en cualquier caso los elementos de código necesarios para el buen funcionamiento de la plantilla.
  
== Introducción ==
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2) Las capturas que aparecen a lo largo del artículo muestran datos procedentes de un entorno de demostración por lo que deben tomarse como meramente ilustrativas.
<p style="text-align: center;">'''<span style="font-size:medium;"><span style="color:#B22222;">El conjunto del&nbsp;apartado ''Mail Merge Reports - Plantillas de muestra&nbsp;''se encuentra en proceso de elaboración.&nbsp;</span></span>'''</p> <p style="text-align: center;">&nbsp;</p>
 
Se presentan a continuación un conjunto de plantillas que cada&nbsp;organización podrá incorporar en sus instancias (producción y test). El objetivo fundamental es mostrar algunas de las aplicaciones más habituales de este módulo entre las entidades del Tercer Sector y acortar al máximo los tiempos de puesta en marcha de las mismas. Más allá de estos ejemplos que se incluyen y de la información que hay en el apartado [[Mail_Merge_Reports_-_Combinar_correspondencia|Mail Merge Reports - Combinar correspondencia]], el resto de dudas técnicas pueden consultarse vía foro.&nbsp;
 
  
El diseño y contenidos de estas muestras&nbsp;son meros ejemplos.&nbsp;Será necesaria una revisión/adaptación por parte de la entidad (siempre teniendo en cuenta aquellos registros/parámetros que no deberían modificarse para no perjudicar el funcionamiento de la plantilla).
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3) Las plantillas se han agrupado por área de actividad (economía, eventos, etc.) con independencia de cuál sea el módulo base de la plantilla. En este sentido, es habitual, por ejemplo, que muchas plantillas tengan como módulo base el módulo de ''Personas'' y que mediante las relaciones correspondientes se alcancen datos en otros módulos.
  
Cabe señalar, a efectos de que cada organización desarrolle plantillas adecuadas a la actividad que lleva a cabo,&nbsp;que la información que se incluye en las plantillas puede generarse en base a:&nbsp;
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4) Las plantillas son documentos de MS Word (.docx) que, de ser necesario, deberían poder ser convertidas y adaptadas para su uso en Libre Office, aunque no puede descartarse algún tipo de incidencia relativo a las versiones implicadas y/o a la compatibilidad e interoperatibilidad de formatos.
  
'''- la muestra de información a partir de la aplicación de determinadas condiciones sobre alguno/s de los campos'''. Por ejemplo, entre los ejemplos existentes a continuación sería el caso de la plantilla 04A -&nbsp;''Recibo de un pago &nbsp;''en la que se muestra información de&nbsp;''Personas / Organizaciones&nbsp;''en función de la ''Forma de pago.&nbsp;''
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'''- la muestra repetida de un tipo de información en un mismo documento. '''Del mismo modo, entre los ejemplos eistentes sería el caso de la plantilla&nbsp;''03C - Registro detallado por sesión.&nbsp;''En ese caso se muestra repetidamente la información de&nbsp;''Persona / Tipo de participación / Estado / Comentarios en base a un evento / proyecto concreto.&nbsp;''
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== Consideraciones en la adaptación de las plantillas ==
  
== Cómo integrar una de las plantillas de muestra en su instancia de SinergiaCRM ==
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Tal y como se ha indicado anteriormente,&nbsp;las plantillas pueden ser adaptadas&nbsp;a las necesidades concretas de la entidad. A este efecto, cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
  
A continuación se describe el proceso para la utilización de las plantillas de muestra disponibles para su instancia de SinergiaCRM:
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1) Las plantillas contienen algunos elementos necesarios para su correcto funcionamiento como&nbsp;la primera línea&nbsp;del documento (del tipo ''[a;block=w...]'') u otras que aparecen, por ejemplo, justo antes de las tablas de módulos vinculados. Se recomienda no alterar estos elementos sin tener claro el efecto de las modificaciones.
  
1. Seleecionar&nbsp;la plantilla y descargarla&nbsp;en cualquier ubicación donde pueda editarse.&nbsp;
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2) Los campos que deben ser reemplazados por los datos del CRM se indican con su&nbsp;nombre interno en el CRM y encerrados entre corchetes (del tipo ''[a.first_name]''). Pueden eliminarse campos que no se consideren necesarios o añadir otros a conveniencia, respetando siempre la sintaxis adecuada. El nombre interno de un campo en el CRM puede consultarse en Estudio.
  
2. Editar&nbsp;su contenido teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:&nbsp;
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3) Las expresiones del tipo ''<nombre Organización>''&nbsp;hacen referencia a datos que cada entidad debe&nbsp;personalizar apropiadamente. En cualquier caso, como el resto de la plantilla, no dejan de ser una propuesta que puede ser libremente adaptada.
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; a) No modificar la primera de las líneas del documento - del tipo [a;block=w...] - ni cualquier otra de ese mismo estilo que pueda aparecer (habitualmente, justo antes de las tablas de módulos vinculados).
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4) Por lo general, es posible modificar libremente elementos como cabecera y pie de página, textos e imágenes, etc.
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; b) No modificar los campos del tipo [a.first_name], con los delimitadores [...], salvo que se considere, no deben aparecer en la plantilla. Se trata de aquellos campos que SinergiaCRM tomará del registro o registros para los que vaya a generar el documento.
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5) Por lo general, puede aprovecharse toda la funcionalidad disponible en el editor de textos en el que se edite la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, etc.&nbsp;
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; c) Modificar&nbsp;sin mayor problema cabecera y pie de página u otros&nbsp;textos así como la inserción de imágenes, etc. Los campos del tipo <nombre Organización> -&nbsp;indican campos que cada entidad debería completar con sus propios datos siempre y cuando se utilice&nbsp;exactamente la plantilla propuesta.
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&nbsp;
  
<span style="color:#B22222;">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; d) Incorporar, si así lo considera, nuevas variables en las plantillas. Para poder incorporarlas, se deberá seguir el criterio del resto de variables - por ejemplo - del tipo [a.xxxxxx] - incorporando los nombres que tienen dichas variables en la base de datos - puede obtenerlo desde Estudio,&nbsp; viendo el listado de variables del módulo correspondiente -.</span>
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== Incorporar las plantillas&nbsp;de ejemplo al CRM ==
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; e) Aprovechar, si se desea,&nbsp;cualquier otra funcionalidad del procesador de textos en el que se genere la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, entre otros.&nbsp;
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Para incorporar una de las plantillas siguientes al CRM hay que realizar el siguiente proceso:
  
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;<span style="color:#B22222;">f)&nbsp;Modificar el texto en esta fase de adaptación si se quiere&nbsp;el documento en un idioma distinto al de la plantilla. Esta variación&nbsp;lo haría apto para uso en otros idiomas.&nbsp;</span>
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1) Descargar la plantilla desde este artículo y guardarla en cualquier ubicación donde pueda editarse.
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; g) Guardar&nbsp;los cambios sobre la plantilla con el nombre que se decida.&nbsp;Este hecho no&nbsp;es relevante para su funcionalidad. Se recomienda, no obstante, utilizar un nombre identificativo que permita mantener un cierto orden y hacer búsquedas entre las plantillas&nbsp;disponibles por parte de la entidad en el CRM.&nbsp;
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2)&nbsp;Editar&nbsp;su contenido teniendo en cuenta las consideraciones efectuadas anteriormente.&nbsp;
  
3. Crear el registro de Plantilla Mail Merge en SinergiaCRM:
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3) Crear el registro de plantilla Mail Merge en el CRM&nbsp;como en cualquier otro módulo, rellenando&nbsp;el campo obligatorio&nbsp;''Nombre plantilla''. &nbsp;
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; a) Crear un nuevo registro de Plantilla Mail Merge desde el botón de ''Acciones ''que encontrará en la parte&nbsp;superior izquierda.&nbsp;
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4) Indicar&nbsp;el ''Módulo base'' adecuado. En la descripción de cada plantilla en este artículo se encontrará este dato.&nbsp;
  
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; b) Dar un nombre al documento, si no, se le dará el mismo nombre de la plantilla que se suba a la instancia.&nbsp;&nbsp;
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5) Cargar en el campo ''Archivo'' la plantilla adaptada. El botón&nbsp;Seleccionar archivo mostrará el cuadro de diálogo típico.
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; c) Indicar&nbsp;el módulo base (ese módulo debe ser el mismo&nbsp;que se indica al inicio de la explicación de cada plantilla).&nbsp;
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6) Guardar el registro.
  
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; d) Configurar el&nbsp;idioma, descripción y resto de campos, si así se considera. El hecho de rellenar o no estos campos no tendrá impacto, salvo<span style="color:#B22222;">, lógicamente, el usuario asignado, por sí en los roles hay alguna indicación sobre propiedad/asignación -</span>
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[[File:Mailmerge ejemp 01.png|center|Mailmerge ejemp 01.png|link=]]
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; e) Localizar y cargar el documento plantilla adaptado (al que se hacía referencia anteriormente) desde "Seleccionar archivo”.&nbsp;
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Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo, por ejemplo, a la vista de detalle de cualquier registro del módulo base indicado y ejecutando la acción&nbsp;''Generar Documento''.
  
[[File:Mailmerge ejemp 01.png|center|Mailmerge ejemp 01.png]]4. Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo a algún registro del módulo base indicado y ejecutando ''“Generar Documento”''.
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En caso de no obtener los resultados deseados se&nbsp;deberá modificar&nbsp;oportunamente el archivo que contiene la plantilla y reemplazar la versión subida al CRM editando el registro correspondiente. En el proceso de edición podrá borrarse el archivo subido anteriormente y cargar la versión más reciente. Este proceso puede realizarse cuantas veces sea necesario.
  
En caso de no obtener los resultados deseados se&nbsp;deberá modificar, únicamente,&nbsp;el documento plantilla en la ubicación donde se haya almacenado, editar el registro de Mail Merge Reports y&nbsp;eliminar el fichero para volver a seleccionar y cargar la nueva versión corregida/actualizada.
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&nbsp;
<pre>Será necesario que cada organización adapte el clausulado legal según las recomendaciones de su asesoría jurídica y la finalidad a la que destine los datos.
 
</pre>
 
  
== Ejemplos prácticos de diseño de plantillas ==
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== Personas y Relaciones con Personas ==
  
=== SinergiaCRM - 01 - Cesión de datos - RGPD ===
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=== Cesión de datos - RGPD ===
  
 
'''Módulo base:''' Personas
 
'''Módulo base:''' Personas
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&nbsp;
 
&nbsp;
  
[[File:MailMergePlan01.jpg|center|1000x800px|MailMergePlan01.jpg]]
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[[File:MailMergePlan01.jpg|center|MailMergePlan01.jpg|link=]]
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== Eventos ==
  
=== SinergiaCRM - 02A - Inscripciones y sesiones de un evento ===
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=== Inscripciones y sesiones de un evento ===
  
 
'''Módulo base:''' Eventos
 
'''Módulo base:''' Eventos
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'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_02A_-_INSCRIPCIONES_Y_SESIONES_DE_UN_EVENTO.docx|SinergiaCRM - 02A - Inscripciones y sesiones de un evento]]
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_02A_-_INSCRIPCIONES_Y_SESIONES_DE_UN_EVENTO.docx|SinergiaCRM - 02A - Inscripciones y sesiones de un evento]]
  
[[File:MailMergePlan02a.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan02a.jpg]]
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[[File:MailMergePlan02a.jpg|center|MailMergePlan02a.jpg|link=]]
  
 
&nbsp;
 
&nbsp;
  
=== SinergiaCRM - 02B - Histórico de participación en eventos ===
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=== Histórico de participación en eventos ===
  
 
'''Módulo base:''' Personas
 
'''Módulo base:''' Personas
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'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_02B_-_HISTORICO_DE_PARTICIPACION_EN_EVENTOS.docx|SinergiaCRM - 02B - Histórico de participación en eventos]]
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_02B_-_HISTORICO_DE_PARTICIPACION_EN_EVENTOS.docx|SinergiaCRM - 02B - Histórico de participación en eventos]]
  
[[File:MailMergePlan02b.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan02b.jpg]]
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[[File:MailMergePlan02b.jpg|center|MailMergePlan02b.jpg|link=]]
  
 
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=== SinergiaCRM - 02C - Diploma de participación en un evento ===
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=== Diploma de participación en un evento ===
  
 
'''Módulo base:''' Inscripciones
 
'''Módulo base:''' Inscripciones
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'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_02C_-_DIPLOMA_DE_PARTICIPACION_EN_UN_EVENTO.docx|SinergiaCRM - 02C - Diploma de participación en un evento]]
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_02C_-_DIPLOMA_DE_PARTICIPACION_EN_UN_EVENTO.docx|SinergiaCRM - 02C - Diploma de participación en un evento]]
  
[[File:MailMergePlan02c.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan02c.jpg]]
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[[File:MailMergePlan02c.jpg|center|MailMergePlan02c.jpg|link=]]
  
 
'''<span style="color:#B22222;">Se agrupan a continuación 3&nbsp;plantillas que sirven para controlar el registro de asistencias a un ''Evento&nbsp;''desde documentos que se actualizarán posteriormente en SinergiaCRM pero con diferentes matices:&nbsp;</span>'''
 
'''<span style="color:#B22222;">Se agrupan a continuación 3&nbsp;plantillas que sirven para controlar el registro de asistencias a un ''Evento&nbsp;''desde documentos que se actualizarán posteriormente en SinergiaCRM pero con diferentes matices:&nbsp;</span>'''
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'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_03A_-_REGISTRO_SEMANAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO_(FIRMAS).docx|SinergiaCRM - 03A - Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)]]
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_03A_-_REGISTRO_SEMANAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO_(FIRMAS).docx|SinergiaCRM - 03A - Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)]]
  
[[File:MailMergePlan03a.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan03a.jpg]]
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[[File:MailMergePlan03a.jpg|center|MailMergePlan03a.jpg|link=]]
  
 
&nbsp;
 
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<span style="color:#B22222;">'''Módulo base: '''Asistencias</span>
 
<span style="color:#B22222;">'''Módulo base: '''Asistencias</span>
  
'''Descripción:&nbsp;'''docuemnto mensual de personas asistentes&nbsp;a un ''Evento.&nbsp;''La ficha está diseñada con una columna por día del mes, donde la persona&nbsp;responsable de la sesión marca quienes han asistido (incluso con marcas diferentes para las categorías a completar posteriormente - Sí / Sí, parcial / No, justificada / No, sin justificar-. Se deberán completar&nbsp;manualmente (o antes de la impresión del documento) l<span style="color:#B22222;">as fechas del mes o el período de sesiones correspondiente.</span>
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'''Descripción:&nbsp;'''documento mensual de personas asistentes&nbsp;a un ''Evento.&nbsp;''La ficha está diseñada con una columna por día del mes, donde la persona&nbsp;responsable de la sesión marca quienes han asistido (incluso con marcas diferentes para las categorías a completar posteriormente - Sí / Sí, parcial / No, justificada / No, sin justificar-. Se deberán completar&nbsp;manualmente (o antes de la impresión del documento) l<span style="color:#B22222;">as fechas del mes o el período de sesiones correspondiente.</span>
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[SinergiaCRM_-_03B_-_REGISTRO_MENSUAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO.docx|SinergiaCRM - 03B - Registro mensual de asistentes a un evento]][[File:MailMergePlan03b.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan03b.jpg]]
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'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[SinergiaCRM_-_03B_-_REGISTRO_MENSUAL_DE_ASISTENTES_A_UN_EVENTO.docx|SinergiaCRM - 03B - Registro mensual de asistentes a un evento]][[File:MailMergePlan03b.jpg|center|MailMergePlan03b.jpg|link=]]
  
 
=== SinergiaCRM - 03C - Registro detallado por sesión ===
 
=== SinergiaCRM - 03C - Registro detallado por sesión ===
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'''Descripción:&nbsp;'''Esta ficha en que se genera una hoja por sesión, incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Se deberá completar manualmente (o antes de la impresión del documento) la fecha de la sesión.
 
'''Descripción:&nbsp;'''Esta ficha en que se genera una hoja por sesión, incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Se deberá completar manualmente (o antes de la impresión del documento) la fecha de la sesión.
  
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_03C_-_REGISTRO_DETALLADO_POR_SESION.docx|SinergiaCRM - 03C - Registro detallado por sesión]][[File:MailMergePlan03c.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan03c.jpg]]
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'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_03C_-_REGISTRO_DETALLADO_POR_SESION.docx|SinergiaCRM - 03C - Registro detallado por sesión]][[File:MailMergePlan03c.jpg|center|MailMergePlan03c.jpg|link=]]
  
 
=== SinergiaCRM - 04A - Recibo de un pago ===
 
=== SinergiaCRM - 04A - Recibo de un pago ===
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'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_04A_-_RECIBO_DE_UN_PAGO.docx|SinergiaCRM - 04A - Recibo de un pago]]
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_04A_-_RECIBO_DE_UN_PAGO.docx|SinergiaCRM - 04A - Recibo de un pago]]
  
[[File:MailMergePlan04a.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan04a.jpg]]
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[[File:MailMergePlan04a.jpg|center|MailMergePlan04a.jpg|link=]]
  
 
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'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_04B_-_LISTADO_DE_PAGOS_DE_PERSONA.docx|SinergiaCRM - 04B - Listado de pagos de una persona]]&nbsp;
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_04B_-_LISTADO_DE_PAGOS_DE_PERSONA.docx|SinergiaCRM - 04B - Listado de pagos de una persona]]&nbsp;
  
[[File:MailMergePlan04b.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan04b.jpg]]
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[[File:MailMergePlan04b.jpg|center|MailMergePlan04b.jpg|link=]]
  
 
=== SinergiaCRM - 04C - Certificado de donaciones ===
 
=== SinergiaCRM - 04C - Certificado de donaciones ===
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'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_04C_-_CERTIFICADO_DE_DONACIONES.docx|SinergiaCRM - 04C - Certificado de donaciones]]
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_04C_-_CERTIFICADO_DE_DONACIONES.docx|SinergiaCRM - 04C - Certificado de donaciones]]
  
[[File:MailMergePlan04c.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan04c.jpg]]
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[[File:MailMergePlan04c.jpg|center|MailMergePlan04c.jpg|link=]]
  
 
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Line 176: Line 182:
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_05_-_INSCRIPCION_A_PROYECTO.docx|SinergiaCRM - 05 - Hoja de inscripción a proyecto - programa - servicio]]
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_05_-_INSCRIPCION_A_PROYECTO.docx|SinergiaCRM - 05 - Hoja de inscripción a proyecto - programa - servicio]]
  
[[File:MailMergePlan05.jpg|center|1000x600px|MailMergePlan05.jpg]]
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[[File:MailMergePlan05.jpg|center|MailMergePlan05.jpg|link=]]
  
 
=== SinergiaCRM - 06 - Etiquetas ===
 
=== SinergiaCRM - 06 - Etiquetas ===
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[[Media:SinergiaCRM_-_06A_-_ETIQUETAS_8X3_(apli-01273).docx|06A - Etiquetasa&nbsp;8X3 (apli-01273)]]
 
[[Media:SinergiaCRM_-_06A_-_ETIQUETAS_8X3_(apli-01273).docx|06A - Etiquetasa&nbsp;8X3 (apli-01273)]]
  
[[File:MailMergePlan06a.jpg|center|800x600px|MailMergePlan06a.jpg]]
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[[File:MailMergePlan06a.jpg|center|MailMergePlan06a.jpg|link=]]
  
 
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[[Media:SinergiaCRM_-_06B_-_ETIQUETAS_7x2_(apli-01275).docx|06B - Etiquetas&nbsp;7X2 (apli-01275)]]
 
[[Media:SinergiaCRM_-_06B_-_ETIQUETAS_7x2_(apli-01275).docx|06B - Etiquetas&nbsp;7X2 (apli-01275)]]
  
[[File:MailMergePlan06b.jpg|center|800x600px|MailMergePlan06b.jpg]]
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[[File:MailMergePlan06b.jpg|center|MailMergePlan06b.jpg|link=]]
  
 
=== SinergiaCRM - 07 – Carnet ===
 
=== SinergiaCRM - 07 – Carnet ===
Line 206: Line 212:
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_07_-_CARNET.docx|SinergiaCRM - 07 - Carnet: plantilla DIN-A4 con 6 carnets por hoja (no incluye datos simulados).&nbsp;]]
 
'''Plantilla para descarga:&nbsp;'''[[Media:SinergiaCRM_-_07_-_CARNET.docx|SinergiaCRM - 07 - Carnet: plantilla DIN-A4 con 6 carnets por hoja (no incluye datos simulados).&nbsp;]]
  
[[File:MailMergePlan07.jpg|center|800x600px|MailMergePlan07.jpg]]
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[[File:MailMergePlan07.jpg|center|MailMergePlan07.jpg|link=]]

Revision as of 15:27, 15 January 2020

Introducción

Para facilitar el aprendizaje del uso del módulo Mail Merge Reports, se propone una colección de plantillas prediseñadas que pueden servir como referencia a las entidades usuarias, ya sea para su réplica o adaptación, ya sea como fuente de inspiración.

Las plantillas propuestas, de diferentes niveles de complejidad, pretenden reflejar situaciones comunes en el día a día de las diferentes áreas de trabajo de las entidades usuarias con independencia de su ámbito de actividad: emisión de etiquets, carnets, diplomas, recibos, etc.; listados de asistencia a sesiones/eventos; fichas de cesión de datos, de inscripciones a proyectos o de solicitud de servicios; etc. 

Algunas cuestiones a tener en cuenta:

1) Las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad, preservando en cualquier caso los elementos de código necesarios para el buen funcionamiento de la plantilla.

2) Las capturas que aparecen a lo largo del artículo muestran datos procedentes de un entorno de demostración por lo que deben tomarse como meramente ilustrativas.

3) Las plantillas se han agrupado por área de actividad (economía, eventos, etc.) con independencia de cuál sea el módulo base de la plantilla. En este sentido, es habitual, por ejemplo, que muchas plantillas tengan como módulo base el módulo de Personas y que mediante las relaciones correspondientes se alcancen datos en otros módulos.

4) Las plantillas son documentos de MS Word (.docx) que, de ser necesario, deberían poder ser convertidas y adaptadas para su uso en Libre Office, aunque no puede descartarse algún tipo de incidencia relativo a las versiones implicadas y/o a la compatibilidad e interoperatibilidad de formatos.

 

Consideraciones en la adaptación de las plantillas

Tal y como se ha indicado anteriormente, las plantillas pueden ser adaptadas a las necesidades concretas de la entidad. A este efecto, cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1) Las plantillas contienen algunos elementos necesarios para su correcto funcionamiento como la primera línea del documento (del tipo [a;block=w...]) u otras que aparecen, por ejemplo, justo antes de las tablas de módulos vinculados. Se recomienda no alterar estos elementos sin tener claro el efecto de las modificaciones.

2) Los campos que deben ser reemplazados por los datos del CRM se indican con su nombre interno en el CRM y encerrados entre corchetes (del tipo [a.first_name]). Pueden eliminarse campos que no se consideren necesarios o añadir otros a conveniencia, respetando siempre la sintaxis adecuada. El nombre interno de un campo en el CRM puede consultarse en Estudio.

3) Las expresiones del tipo <nombre Organización> hacen referencia a datos que cada entidad debe personalizar apropiadamente. En cualquier caso, como el resto de la plantilla, no dejan de ser una propuesta que puede ser libremente adaptada.

4) Por lo general, es posible modificar libremente elementos como cabecera y pie de página, textos e imágenes, etc.

5) Por lo general, puede aprovecharse toda la funcionalidad disponible en el editor de textos en el que se edite la plantilla: encabezados, numeración, incorporación de fechas, tipos de letra, imágenes, etc. 

 

Incorporar las plantillas de ejemplo al CRM

Para incorporar una de las plantillas siguientes al CRM hay que realizar el siguiente proceso:

1) Descargar la plantilla desde este artículo y guardarla en cualquier ubicación donde pueda editarse.

2) Editar su contenido teniendo en cuenta las consideraciones efectuadas anteriormente. 

3) Crear el registro de plantilla Mail Merge en el CRM como en cualquier otro módulo, rellenando el campo obligatorio Nombre plantilla.  

4) Indicar el Módulo base adecuado. En la descripción de cada plantilla en este artículo se encontrará este dato. 

5) Cargar en el campo Archivo la plantilla adaptada. El botón Seleccionar archivo mostrará el cuadro de diálogo típico.

6) Guardar el registro.

Mailmerge ejemp 01.png

Una vez finalizado este proceso se podrá validar su funcionamiento accediendo, por ejemplo, a la vista de detalle de cualquier registro del módulo base indicado y ejecutando la acción Generar Documento.

En caso de no obtener los resultados deseados se deberá modificar oportunamente el archivo que contiene la plantilla y reemplazar la versión subida al CRM editando el registro correspondiente. En el proceso de edición podrá borrarse el archivo subido anteriormente y cargar la versión más reciente. Este proceso puede realizarse cuantas veces sea necesario.

 

Personas y Relaciones con Personas

Cesión de datos - RGPD

Módulo base: Personas

Descripción: documento sencillo que incluye los datos de la persona (nombre, apellidos, NIF, dirección postal) para la firma de la aceptación de la recogida de sus datos personales en la BBDD de la entidad, en base a las recomendaciones y condicionantes del RGPD.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 01 - Cesión de datos - RGPD

 

MailMergePlan01.jpg

Eventos

Inscripciones y sesiones de un evento

Módulo base: Eventos

Descripción: documento que refleja la información básica del Evento y listados de Inscripciones/asistentes y de sesiones (con su duración, las asistencias totales y validadas – no necesariamente a estado “Sí participa”.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 02A - Inscripciones y sesiones de un evento

MailMergePlan02a.jpg

 

Histórico de participación en eventos

Módulo base: Personas

Descripción: documento tipo certificado en el que aparecen todos los eventos (cursos, jornadas, talleres, seminarios u otras acciones) en las que ha participado la persona en la entidad. Se incluen las horas dedicadas, el % de asistencias y el estado de cada participación.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 02B - Histórico de participación en eventos

MailMergePlan02b.jpg

 

Diploma de participación en un evento

Módulo base: Inscripciones

Descripción: documento tipo certificado / diploma de participación que acredita que una persona ha participado en un Evento. Incluye una firma/sello escaneado, duración de la actividad y fechas en las que ha tenido lugar. (en el caso del ejemplo, un curso de lectura). 

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 02C - Diploma de participación en un evento

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Se agrupan a continuación 3 plantillas que sirven para controlar el registro de asistencias a un Evento desde documentos que se actualizarán posteriormente en SinergiaCRM pero con diferentes matices: 

 

SinergiaCRM - 03A - Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)

Módulo base: Asistencias

Descripción: ficha diseñada con una columna por día de la semana, donde la persona asistente puede firmar en cada sesión. Se deberán completar manualmente (o antes de la impresión del documento) las fechas de la semana y las de la sesión correspondiente.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 03A - Registro semanal de asistentes a un evento (documento de firmas)

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SinergiaCRM - 03B - Registro mensual de asistentes a un evento

Módulo base: Asistencias

Descripción: documento mensual de personas asistentes a un Evento. La ficha está diseñada con una columna por día del mes, donde la persona responsable de la sesión marca quienes han asistido (incluso con marcas diferentes para las categorías a completar posteriormente - Sí / Sí, parcial / No, justificada / No, sin justificar-. Se deberán completar manualmente (o antes de la impresión del documento) las fechas del mes o el período de sesiones correspondiente.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 03B - Registro mensual de asistentes a un evento

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SinergiaCRM - 03C - Registro detallado por sesión

Módulo base: 

Descripción: Esta ficha en que se genera una hoja por sesión, incluye espacio para anotaciones generales de la sesión y sobre cada participante. Se deberá completar manualmente (o antes de la impresión del documento) la fecha de la sesión.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 03C - Registro detallado por sesión

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SinergiaCRM - 04A - Recibo de un pago

Módulo base: Pagos

Descripción: documento en el que se detalla el recibo de un pago con información de fecha actual, datos de la Persona u Organización vinculada al pago y detalles del Pago. La misma plantilla sirve para pagos de personas y pagos de organizaciones.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 04A - Recibo de un pago

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SinergiaCRM - 04B - Listado de pagos de una persona 

Módulo base: Personas

Descripción: documento que puede ser de utilidad de cara a facilitar informació al área de Administración de la entidad, o bien, como certificado/validación de información para la persona que tiene vincuados esa serie de pagos. Se detalla la información relativa al estado y al importe de dichos pagos. Se presentan, en principio, todos los pagos, no ordenados ni filtrados por fecha o estado (puede hacerse directamente en la tabla de word resultante según necesidades o preferencias de la persona usuaria).

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 04B - Listado de pagos de una persona 

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SinergiaCRM - 04C - Certificado de donaciones

Módulo base: Personas

Descripción: documento que certifica las donaciones recibidas el año anterior a partir de la información que se recoge en el campo Donaciones vinculado al Modelo 182. Una vez generado el m182 el campo Donaciones se actualiza con la información.  A menudo, las personas socias y donantes solicitan el certificado de donaciones con la información que se ha facilitado a Hacienda. 

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 04C - Certificado de donaciones

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SinergiaCRM - 05 - Hoja de inscripción a proyecto - programa - servicio

Módulo base: Relaciones con Personas

Descripción: documento que recoge – y lleva a firma – el alta de una persona en un proyecto (o Programa, o Servicio) vía el módulo de Relaciones con Persona. Incorpora la fecha de alta, el proyecto - programa - servicio en que participa, el tipo de relación establecita y datos personales. Incluye la fecha de hoy y la firma de la persona. Una plantilla semejante serviría fácilmente para reflejar las altas/bajas de miemborss de Junta Directiva,  el inicio/(final de colaboración con Voluntariado, etc.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 05 - Hoja de inscripción a proyecto - programa - servicio

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SinergiaCRM - 06 - Etiquetas

Módulo base: Personas

Descripción: plantillas para generar etiquetas con diversos formatos estándar que facilitarán la impresión en hojas especiales de etiquetas para la posterior gestión de envíos. Se incluyen a continuación dos modelos distintos. 

Nota: Ambas plantillas, en caso de que los textos de una etiqueta sean demasiado largos, truncarán el resultado final sin afectar al resto de etiquetas. Es recomendable una revisión de los textos antes de su impresión para corregir ese efecto. En caso de resultado truncado(además de corregir errores en nombres o direcciones - en ese caso se recomienda corregir en el CRM y generar de nuevo el documento de etiquetas-).

Plantillas para descarga: 

06A - Etiquetasa 8X3 (apli-01273)

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06B - Etiquetas 7X2 (apli-01275)

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SinergiaCRM - 07 – Carnet

Módulo base: Relaciones con persona. 

Descripción: carnet (preparado para imprimir en el tipo de soporte/ tipologia de papel que corresponda). Está vinculado a algún tipo de Relación de la persona con la organización (persona voluntaria, usuaria, etc). A partir de esta plantilla se puede generar un carnet para cualquier tipología de relación. El tipo de relación de la persona con la organización aparecerá en el título. Se pueden incorporar otros datos que existen en el CRM: número de socio, fecha de nacimiento, etc.

Plantilla para descarga: SinergiaCRM - 07 - Carnet: plantilla DIN-A4 con 6 carnets por hoja (no incluye datos simulados). 

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