Configuración de correo

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Configuración general para enviar correo

Antes de entrar en el contenido específico de este apartado, hacemos mención a la posibilidad que ofrece el CRM de sustituir completamente el uso del gestor de correo habitual (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.) por uno integrado dentro del propio CRM. Aunque es una opción técnicamente posible, no se recomienda su utilización por dos razones: por un lado las herramientas que ofrecen los gestores habituales suelen ser más completas y de fácil utilización que las del CRM. Por el otro, es común que el número de mensajes de correo que se envían y se reciben sea muy elevado, pero que mayoritariamente no tenga sentido mantenerlos almacenados y organizados en el CRM.

Por todo ello se sugiere no usar, al menos de entrada, el cliente de correo del CRM como gestor habitual. Siempre será posible plantearse esta posibilidad en el futuro, cuando se conozca con mayor detalle el funcionamiento de la herramienta y se pueda valorar el cambio con conocimiento de causa.

Esto no quiere decir, sin embargo, que el CRM no tenga necesidad de enviar mensajes de correo electrónico en diversas circunstancias: envíos electrónicos masivos (por ejemplo, boletines), envíos electrónicos puntuales a individuos o grupos, avisos a usuarios del sistema, etc.

Para poder enviar estos mensajes el CRM necesita tener configurados los datos de una cuenta de correo y un servidor de correo saliente (SMTP) que se lo permita.

Ir a Administrador / Email / Configuración de email.

- Aparte de las opciones predeterminadas (Gmail, Yahoo, Exchange) que ya aparecen semi-configuradas, existe la opción Otro que permite indicar una configuración genérica. Para la mayoría de organizaciones esta será la opción habitual.

- Hay que rellenar el nombre del servidor de correo (Servidor SMTP), activar la casilla Usar autentificación SMTP, indicar nombre de usuario (usuario SMTP, normalmente coincide con la dirección de correo) y contraseña (clave de paso SMTP). El puerto SMTP por defecto, el 25, suele ser correcto.

- Adicionalmente se pueden activar las casillas Los usuarios pueden enviar como identidad de esta cuenta y/o Los usuarios pueden enviar como ellos mismos. Las restricciones de estas opciones tan solo se aplicarán a la hora de realizar envíos individuales desde el CRM, pero no en el envío de campañas. Ver Configuración individual para enviar correo.

- También hay que indicar el nombre y la dirección remitentes que verán los destinatarios de los mensajes cuando reciban correos generados automáticamente desde el CRM (avisos, alertas, etc.). En caso de configurar una cuenta de correo que tenga como proveedor Gmail o Exchange la dirección del remitente probablemente deberá ser la misma que se configure como “Usuario SMTP”. De lo contrario, se podrían llegar a bloquear los envíos debido a las restricciones que estos proveedores aplican.

Una vez aportados los datos indicados es recomendable realizar una prueba de envío desde la misma pantalla, antes de guardar la configuración. Si el resultado es correcto, puede procederse al guardado.


Configuración para envío a través de los servidores de Gmail

1) Si se usa una cuenta de dominio gmail.com hay que configurarla con los siguientes datos:

- Servidor SMTP: smtp.gmail.com (limite 2.000 mensajes al día) o smtp-relay.gmail.com (limite 10.000 destinatarios al día)

- Puerto SMTP: 587

- Encriptación: TLS

- Contraseña: En caso de tener activado el doble factor de autenticación (2FA) hay que generar una nueva contraseña distinta a la contraseña estándar que tiene el correo electrónico indicado en la casilla Usuario SMTP (ver Contraseñas de aplicación en la documentación de Google: https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=es). De no hacerlo se producirá un error de autentificación en Gmail.

2) Para conseguir la contraseña, hay que ir a la configuración de la cuenta de Gmail, apartado Inicio de sesión y seguridad y buscar la opción Verificación en 2 pasos. Si está desactivada, activarla (se necesitará un número de móvil).

3) Una vez activada la verificación en dos pasos, aparecerá justo debajo (en el mismo apartado Inicio de sesión y seguridad) una nueva opción de menú para crear una contraseña de aplicación. Entrar y crear una nueva contraseña para una nueva aplicación que puede llamarse como se desee (por ejemplo, sinergiacrm). Esto generará una contraseña de 16 caracteres que es la que deberá indicarse en la configuración del correo del CRM. Con esta contraseña desparecerá el error de autentificación en gmail y generará el correo de prueba.

Nota 1: En aquellas entidades que tienen cuentas de Gmail sobre su propio dominio, es posible que al intentar activar la verificación en dos pasos no pase nada y no sea posible activarla. Cuando esto ocurre hay que identificarse en Gmail usando la cuenta que actúa como administradora del dominio de correo pues dicha cuenta es la única que puede dar permiso a las otras cuentas de la entidad para que puedan activar la verificación en dos pasos.

Nota 2: La configuración recomendada por Google por temas de seguridad para dominios que usen Google Workspace es activar SMTP Relay: https://support.google.com/a/answer/176600?hl=es


Configuración para envío a través de los servidores de Office 365

Las cuentas creadas vía cuentas Essencial de Microsoft Office 365 pueden dar error a la hora de configurarlas en el CRM. Concretamente, podemos llegarnos a encontrar que una cuenta de correo de una entidad funciona correctamente al configurarla y en cambio, otra cuenta de correo de la misma entidad no funcione.

Ejemplo:

[FATAL] SMTP -> ERROR:Password not accepted from server. Code: 535 Reply: 535 5.7.3 Authentication unsuccessful

Error emailing:The following From address failed:xxx@xxx.xxx

SMTP server error: 5.7.57 SMTP; Client was not authenticated to send anonymous mail during MAIL FROM [HE1PR0501CA0006.eurprd05.prod.outlook.com"

Esto es debido a que a la hora de crear las cuentas desde el paquete Office 365, estas cuentas no se crean de igual forma.

Por ejemplo, las cuentas que tienen marcada la opción ‘Buzón compartido de Outlook’ dan error a la hora de configurarlas en el CRM.

También cabe tener en cuenta la posibilidad que el parámetro SMTP autenticado esté desactivado por defecto en la configuración de las aplicaciones de correo de Office 365, así que puede ser necesario solicitar su activación al administrador de la cuenta.


Acceso SMTP autenticado - Office 365


Así mismo, deberá tenerse presente que Microsoft impone una serie de limitaciones al uso de su servicio de e-mail para evitar malos usos: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits#receiving-and-sending-limits


Configuración para envío a través de los servidores de SinergiaTIC

Para facilitar la configuración general de envío de correo en el CRM así como los envíos masivos de las campañas, SinergiaTIC ha puesto en marcha en febrero de 2022 un servidor exclusivamente dedicado al envío de correo desde las instancias de las entidades usuarias. Actualmente este servidor funciona en modo experimental con la colaboración de algunas entidades usuarias. En estos casos los datos de configuración los proporciona SinergiaTIC.

En este contexto es posible que algunos buzones reciban correos procedentes del CRM con la advertencia de que el remitente no está verificado o comprobado.

Para evitar estas advertencias se debe incluir el servidor SMTP de SinergiaTIC en la lista de servidores reconocidos por el dominio de la entidad usuaria. Estos servidores se listan en un registro SPF asociado al DNS del dominio.

El proceso para crear o modificar un registro SPF puede variar ligeramente según el registrador de dominio pero por lo general bastaría con:

1) Acceder al panel de control del registrador del dominio de la entidad y localizar la sección para gestionar los DNS.

2.1) Si ya existe un registro SPF, añadir el servidor SMTP de SinergiaTIC. Por ejemplo, si ya existe esta línea:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Se modificaría de esta manera:

v=spf1 include:_spf.google.com include:mailing.sinergiacrm.org ~all

2.2) Si no existe un registro SPF, añadir uno con este contenido:

v=spf1 include:mailing.sinergiacrm.org ~all

Una vez realizados estos pasos habrá que esperar unos minutos (normalmente entre 5 y 15) para que el DNS se propague. Para comprobar si el SPF ya está aplicado se puede introducir el nombre del dominio en https://dmarcly.com/tools/spf-record-checker.


Correo entrante

Información básica

SinergiaCRM permite configurar cuentas de correo para monitorizar los mensajes que lleguen a ellas y vincularlos, si así se desea, a registros del CRM.

Tal como se ha comentado en el apartado anterior, aunque exista esta posibilidad no se recomienda el uso del CRM como gestor de correo. De todas maneras, se detallan a continuación las diferentes opciones de configuración para dar claridad al funcionamiento general.


Cuenta de Correo de Grupo

Permite configurar una cuenta de correo de entrada para que más de un usuario del CRM pueda consultar el correo entrante de esa cuenta.

La configuración la debe hacer un usuario administrador y es ese también quién puede permitir o bloquear el acceso a esta por parte de los otros usuarios.

Los correos entrantes se verán en el módulo Correo.


Cuenta de Gestión de Rebotes

Las cuentas de correo de gestión de rebotes se usan en el marco de las campañas para monitorizar las notificaciones emitidas por servidores de correo que no pueden procesar o entregar algunos de los mensajes enviados, ya sea porque la dirección es errónea, porque el buzón está lleno, etc. Esta monitorización permite mostrar en el Estado de la campaña aquellos correos que no han llegado a sus destinatarios.

Para identificar los rebotes el CRM detecta los mensajes que llegan a esa cuenta con remitente mailer-daemon@ o postmaster@. Además, es necesario que los correos de la campaña tengan el enlace para darse de baja, ya que contiene una clave que el CRM necesita detectar para saber que el rebote está relacionado con un envío suyo.

Los correos rebotados llegarán a la cuenta que se configure para este fin. Es posible, sin embargo, que el comportamiento varíe un poco en función del proveedor de correo que se utilice y de las limitaciones que este establezca. En algunos casos podría ser necesario configurar como de correo saliente la misma cuenta que se tiene configurada como de rebotes.

Para crear y configurar una cuenta de gestión de rebotes debe accederse a Administrar / Correo / Email entrante.


CorreoEntrante.jpg


Al pulsar el botón Nueva cuenta de gestión de rebotes...


Configurar correo rebote 1.jpg


... se mostrará la siguiente pantalla:


Configurar cuenta gestion rebotes 2.jpg


Los datos necesarios los habrá facilitado el proveedor de correo electrónico al crear la cuenta o estarán disponibles en el panel de control usado para gestionar las cuentas de correo de la organización. A modo de ejemplo, en la siguiente imagen se muestra cómo quedaría configurada una cuenta de Gmail:


Configurar cuenta gestion rebotes 3.jpg


En la casilla Carpetas Monitorizadas, además de la bandeja de entrada (INBOX) se recomienda añadir la carpeta Spam puesto que determinados proveedores redirigen a dicha carpeta los rebotes recibidos. De no incluirla los rebotes no se cargarían en el CRM a pesar de que este se conectara correctamente al buzón.

Los datos de los campos Nombre del Remitente y Dirección del Remitente serán mostrados por defecto en la vista de creación de los correos de marketing de las campañas (ver Creación de una campaña). Lo mismo sucederá con los campos Nombre de "Responder A" y Dirección de "Responder A" en caso de que hayan sido cumplimentados. Estos últimos no son obligatorios y su función es, si la entidad lo considera necesario, proporcionar al receptor del mensaje una dirección real a la que dirigir una posible respuesta, teniendo en cuenta que la dirección que aparece como remitente corresponde a una cuenta no atendida.

Una vez rellenados los campos obligatorios se pulsará en Probar configuración para comprobar que la configuración es correcta.

Los correos que en el marco de una campaña lleguen como rebotados se recibirán en el CRM en el módulo Correo.

Se recomienda que las cuentas de correo a usar para la gestión de rebotes sean específicas para este uso y que, en consecuencia, no estén configuradas en otros clientes de correo que puedan interceptar los mensajes dirigidos al CRM.


Correo saliente

Información básica

Separado de la configuración general para enviar correos desde el CRM, se encuentra la configuración de cuentas de correo de salida alternativas a la principal. La funcionalidad de estas cuentas secundarias es ofrecer la posibilidad de que los usuarios puedan enviar correos en su nombre y que los envíos de correo masivos desde el CRM se puedan realizar desde distintas cuentas.

Esta posibilidad no aplica a los flujos de trabajo, que siempre realizan los envíos desde la cuenta general.

Las cuentas secundarias configuradas se encontrarán en Administrador / Email / Correo saliente. Por defecto siempre aparecerá una cuenta con nombre "system". Esta es la cuenta general que se haya configurado en el paso anterior y debe respetarse.


Cuentas de correo electronico saliente.jpg


Ningún otro correo saliente que se configure puede llamarse "system".


Opciones de configuración

Hay dos modos de configurar los correos de salida secundarios:

1. Configurando a cada usuario una cuenta de correo de manera individual desde Administrador/ Usuarios / Administración de Usuarios. Ver Configuración individual para enviar correo. En este caso, una vez esté hecha la configuración desde el administrador de usuarios, aparecerá un nuevo registro en Cuentas de correo electrónico saliente.

Para que los usuarios puedan enviar correos individuales con la cuenta que se configuren como remitente es necesario que en la "Configuración general para enviar correo" se tenga seleccionada la opción Los usuarios pueden enviar como ellos mismos. Si además se tiene también seleccionada la opción Los usuarios pueden enviar como identidad de esta cuenta, se podrán enviar correos individuales usando como remitente la cuenta del usuario o la cuenta general del sistema.

2. Creando cuentas de correo electrónico saliente desde Administrador / Email / Correo saliente. Los parámetros a configurar son los mismos que se han configurado en Configuración general para enviar correo.


Configurar cuenta saliente.jpg


Configuración individual para enviar correo

Aparte de la configuración general de correo, que permite la salida de los mensajes con independencia de quien los emita, se puede hacer una segunda configuración específica para cada usuario.

Si la hace un administrador del sistema, ir a Administrador / Usuarios / Administración de Usuarios y elegir el usuario deseado. Si la hace el propio usuario, ir a Perfil en el menú desplegable con el nombre de usuario de la esquina superior derecha de la pantalla.

Editar el perfil del usuario e ir a la sección Configuración de correo. Los pasos que seguir a partir de aquí dependerán de si en la configuración general de correo se ha marcado la casilla Permite a los usuarios utilizar esta cuenta para correo saliente o no.


Casilla marcada indica que los usuarios usaran la cuenta general para realizar los envíos:

- Introducir la dirección electrónica. Es la que aparecerá como remitente en los mensajes generados y enviados por este usuario.

- Indicar qué cliente de correo se quiere utilizar. Esto determina el comportamiento del CRM cuando se hace clic sobre una dirección electrónica cualquiera que esté guardada en el CRM y a la que se quiera enviar un mensaje de correo electrónico. Si se escoge Cliente de correo de SuiteCRM, al hacer clic sobre la dirección destinataria se abrirá el editor de correo del propio CRM. Si se escoge Cliente de correo externo, al hacer clic se abrirá el editor de correo habitual del usuario (Outlook, Thunderbird, etc.).


Casilla sin marcar indica que los usuarios tienen la capacidad de usar su propia dirección de correo para realizar envíos desde el CRM:

- Botón Configuración. Se abrirá una ventana emergente con dos pestañas: General y Cuentas de Correo.

- Seleccionar la pestaña Cuentas de Correo. Se añadirá una nueva cuenta en la categoría Servidores de Correo Saliente SMTP utilizando el botón "Añadir". Se abrirá una ventana emergente que permitirá hacer la configuración de la cuenta de la misma manera que se ha hecho en configuración general para enviar correo.

- Seleccionar "Hecho" una vez terminada la configuración en todas las ventanas emergentes. El correo quedará guardado y se mostrará automáticamente a Cuentas de correo electrónico saliente.

Los usuarios también se pueden configurar una cuenta de correo entrante individual que, a diferencia de la “Cuenta de Correo de Grupo”, tan solo verán ellos los correos que lleguen.

- Botón Configuración. Se abrirá una ventana emergente con dos pestañas: General y Cuentas de Correo.

- Seleccionar la pestaña Cuentas de Correo. Se añadirá una nueva cuenta en la categoría Cuentas de Correo utilizando el botón "Añadir". Se abrirá una ventana emergente que permitirá hacer la configuración de la cuenta de la misma manera que se ha hecho en Cuenta de Gestión de Rebotes.

- Seleccionar "Hecho" una vez terminada la configuración en todas las ventanas emergentes.


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