Difference between revisions of "Configuración básica"

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Revision as of 16:13, 5 August 2021

Área de Administración

La mayor parte de las tareas de configuración, administración y mantenimiento en SinergiaCRM se llevan a cabo desde el área de Administración. Los usuarios de tipo administrador pueden acceder a dicha área desde la opción Administrador del menú de la esquina superior derecha de la pantalla:


AdminSuite.jpg


El área de administración se estructura en varias secciones: Usuarios, Sistema, Correo, Herramientas de Desarrollo, etc. Los elementos más relevantes de las diferentes secciones se describen en diferentes apartados de esta guía.


Entornoadmin.jpg


Incorporación del logotipo de la entidad

El logotipo de la entidad aparece en la página de acceso al CRM y en la cabecera de las encuestas que se puedan generar. Por defecto, se muestra el de SinergiaCRM. Para sustituirlo es necesario ir a Administrador / Sistema / Configuración / Seleccionar logo.

La imagen puede ser en formato png o jpg. Las dimensiones recomendadas son de 450 píxeles de ancho por 170 de alto. Si la imagen cargada supera estas dimensiones se mostrará escalada y ajustada en un rectángulo de 450 x 170.

El nombre de archivo de la imagen no puede contener espacios en blanco.


Configuración general para enviar correo

Antes de entrar en el contenido específico de este apartado, hacemos mención a la posibilidad que ofrece el CRM de sustituir completamente el uso del gestor de correo habitual (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.) por uno integrado dentro del propio CRM. Aunque es una opción técnicamente posible, no se recomienda su utilización por dos razones: por un lado las herramientas que ofrecen los gestores habituales suelen ser más completas y de fácil utilización que las del CRM. Por el otro, es común que el número de mensajes de correo que se envían y se reciben sea muy elevado, pero que mayoritariamente no tenga sentido mantenerlos almacenados y organizados en el CRM.

Por todo ello se sugiere no usar, al menos de entrada, el cliente de correo del CRM como gestor habitual. Siempre será posible plantearse esta posibilidad en el futuro, cuando se conozca con mayor detalle el funcionamiento de la herramienta y se pueda valorar el cambio con conocimiento de causa.

Esto no quiere decir, sin embargo, que el CRM no tenga necesidad de enviar mensajes de correo electrónico en diversas circunstancias: envíos electrónicos masivos (por ejemplo, boletines), envíos electrónicos puntuales a individuos o grupos, avisos a usuarios del sistema, etc.

Para poder enviar estos mensajes el CRM necesita tener configurados los datos de una cuenta de correo y un servidor de correo saliente (SMTP) que se lo permita.

Ir a Administrador / Correo / Configuración de correo.

- Aparte de las opciones predeterminadas (Gmail, Yahoo, Exchange) que ya aparecen semi-configuradas, existe la opción Otro que permite indicar una configuración genérica. Para la mayoría de organizaciones esta será la opción habitual.

- Hay que rellenar el nombre del servidor de correo (Servidor SMTP), activar la casilla Usar autentificación SMTP, indicar nombre de usuario (usuario SMTP, normalmente coincide con la dirección de correo) y contraseña (clave de paso SMTP). El puerto SMTP por defecto, el 25, suele ser correcto.

- Adicionalmente conviene activar la casilla Permite a los usuarios utilizar esta cuenta para correo saliente para evitar tener que configurar individualmente estas opciones para cada usuario.

- También hay que indicar el nombre y la dirección remitentes que verán los destinatarios de los mensajes cuando reciban correos generados automáticamente desde el CRM (avisos, alertas, etc.).

Una vez aportados los datos indicados es recomendable realizar una prueba de envío desde la misma pantalla, antes de guardar la configuración. Si el resultado es correcto, puede procederse al guardado.


Configuración para envío a través de los servidores de Gmail

1) Si se usa una cuenta de dominio gmail.com hay que configurarla con los siguientes datos:

- Servidor SMTP: smtp.gmail.com

- Puerto SMTP: 587

- Encriptación: TLS

- Contraseña: Para que el CRM no de un error de autentificación en Gmail, hay que generar una nueva contraseña distinta a la contraseña normal que tiene el correo electrónico que hemos puesto en la dirección remitente o el usuario SMTP.

2) Para conseguir la contraseña, hay que ir a la configuración de la cuenta de Gmail, apartado Inicio de sesión y seguridad y buscar la opción Verificación en 2 pasos. Si está desactivada, activarla (se necesitará un número de móvil).

3) Una vez activada la verificación en dos pasos, aparecerá justo debajo (en el mismo apartado Inicio de sesión y seguridad) una nueva opción de menú para crear una contraseña de aplicación. Entrar y crear una nueva contraseña para una nueva aplicación que puede llamarse como se desee (por ejemplo, sinergiacrm). Esto generará una contraseña de 16 caracteres que es la que deberá indicarse en la configuración del correo del CRM. Con esta contraseña desparecerá el error de autentificación en gmail y generará el correo de prueba.

Nota: En aquellas entitdades que tienen cuentas de gmail sobre su propio dominio, es posible que al intentar activar la verificación en dos pasos no pase nada y no sea posible activarla. Cuando esto ocurre hay que identificarse en Gmail usando la cuenta que actúa como administradora del dominio de correo pues dicha cuenta es la única que puede dar permiso a las otras cuentas de la entidad para que puedan activar la verificación en dos pasos.


Configuración para envío a través de los servidores de Office 365

Las cuentas creadas vía cuentas Essencial de Microsoft Office 365 pueden dar error a la hora de configurarlas en el CRM. Concretamente, podemos llegarnos a encontrar que una cuenta de correo de una entidad funciona correctamente al configurarla y en cambio, otra cuenta de correo de la misma entidad no funcione.

Ejemplo:

[FATAL] SMTP -> ERROR:Password not accepted from server. Code: 535 Reply: 535 5.7.3 Authentication unsuccessful

Error emailing:The following From address failed:xxx@xxx.xxx

SMTP server error: 5.7.57 SMTP; Client was not authenticated to send anonymous mail during MAIL FROM [HE1PR0501CA0006.eurprd05.prod.outlook.com"

Esto es debido a que a la hora de crear las cuentas desde el paquete Office 365, estas cuentas no se crean de igual forma.

Por ejemplo, las cuentas que tienen marcada la opción ‘Buzón compartido de Outlook’ dan error a la hora de configurarlas en el CRM.

También cabe tener en cuenta la posibilidad que el parámetro SMTP autenticado esté desactivado por defecto en la configuración de las aplicaciones de correo de Office 365, así que puede ser necesario solicitar su activación al administrador de la cuenta.


Acceso SMTP autenticado - Office 365


Correo saliente

Información básica

Separado de la configuración general para enviar correos desde el CRM, se encuentra la configuración de cuentas de correo de salida alternativas a la principal. La funcionalidad de estas cuentas secundarias es ofrecer la posibilidad de que los usuarios puedan enviar correos en su nombre y que los envíos de correo masivos desde el CRM se puedan realizar desde distintas cuentas.

Esta posibilidad no aplica a los flujos de trabajo, que siempre realizan los envíos desde la cuenta general.

Las cuentas secundarias configuradas se encontrarán en Administrador / Email / Correo saliente. Por defecto siempre aparecerá una cuenta con nombre "system". Esta es la cuenta general que se haya configurado en el paso anterior y debe respetarse.


Cuentas de correo electronico saliente.jpg


Ningún otro correo saliente que se configure puede llamarse "system".


Opciones de configuración

Hay dos modos de configurar los correos de salida secundarios:

1. Configurando a cada usuario una cuenta de correo de manera individual desde Administrador/ Usuarios / Administración de Usuarios. Ver Configuración individual para enviar correo. En este caso, una vez esté hecha la configuración desde el administrador de usuarios, aparecerá un nuevo registro en Cuentas de correo electrónico saliente.

2. Creando cuentas de correo electrónico saliente desde Administrador / Email / Correo saliente. Los parámetros a configurar son los mismos que se han configurado en Configuración general para enviar correo.


Configurar cuenta saliente.jpg


Configuración individual para enviar correo

Aparte de la configuración general de correo, que permite la salida de los mensajes con independencia de quien los emita, se puede hacer una segunda configuración específica para cada usuario.

Si la hace un administrador del sistema, ir a Administrador / Usuarios / Administración de Usuarios y elegir el usuario deseado. Si la hace el propio usuario, ir a Perfil en el menú desplegable con el nombre de usuario de la esquina superior derecha de la pantalla.

Editar el perfil del usuario e ir a la sección Configuración de correo. Los pasos que seguir a partir de aquí dependerán de si en la configuración general de correo se ha marcado la casilla Permite a los usuarios utilizar esta cuenta para correo saliente o no.


Casilla marcada indica que los usuarios usaran la cuenta general para realizar los envíos:

- Introducir la dirección electrónica. Es la que aparecerá como remitente en los mensajes generados y enviados por este usuario.

- Indicar qué cliente de correo se quiere utilizar. Esto determina el comportamiento del CRM cuando se hace clic sobre una dirección electrónica cualquiera que esté guardada en el CRM y a la que se quiera enviar un mensaje de correo electrónico. Si se escoge Cliente de correo de SuiteCRM, al hacer clic sobre la dirección destinataria se abrirá el editor de correo del propio CRM. Si se escoge Cliente de correo externo, al hacer clic se abrirá el editor de correo habitual del usuario (Outlook, Thunderbird, etc.).


Casilla sin marcar indica que los usuarios tienen la capacidad de usar su propia dirección de correo para realizar envíos desde el CRM:

- Botón Configuración. Se abrirá una ventana emergente con dos pestañas: General y Cuentas de Correo.

- Seleccionar la pestaña Cuentas de Correo. Se añadirá una nueva cuenta en la categoría Servidores de Correo Saliente SMTP utilizando el botón "Añadir". Se abrirá una ventana emergente que permitirá hacer la configuración de la cuenta de la misma manera que se ha hecho en configuración general para enviar correo.

- Seleccionar "Hecho" una vez terminada la configuración en todas las ventanas emergentes. El correo quedará guardado y se mostrará automáticamente a Cuentas de correo electrónico saliente.


Configuraciones específicas de SinergiaCRM (antiguo módulo Constantes)

Algunas de las funcionalidades específicas de SinergiaCRM precisan que la entidad usuaria configure determinados parámetros que le son propios antes de poder ser utilizadas de forma adecuada.

Estos parámetros se corresponden, fundamentalmente, con datos requeridos para la generación de las remesas SEPA de recibos o transferencias, el Modelo 182 de la Agencia tributaria (declaración de aportaciones a entidades no lucrativas) o la recepción de pagos online mediante tarjeta vía TPV o Paypal, etc.

Estos parámetros se gestionan como registros en Configuración y se puede acceder siguiendo la siguiente ruta: Administrador / SinergiaCRM / Configuración. Conviene recordar, tal y como se ha indicado al principio de esta página que sólo los usuarios administradores tienen acceso a esta configuración:


ConstantesSuite.jpg


Encontraremos un listado de parámetros, algunos de los cuales tienen ya un valor predefinido que en general no deberá modificarse.


20.jpg


Para cada uno de estos parámetros encontraremos una descripción y un valor que deberemos ajustar, si es necesario, a las características de nuestra organización.

A continuación se muestra, a modo de ejemplo, la vista de detalle de uno de estos parámetros.


21.jpg


El uso de cada parámetro se describe en la sección de la guía relativa al área en el que se aplica. Por ejemplo: Parámetros para remesas de recibos, Parámetros para pagos vía TPV en formularios, etc.

Las modificaciones sobre los parámetros se deben realizar siempre sobre el campo Valor, NUNCA sobre el campo Tipo. Este campo es utilizado por la aplicación y su modificación podría generar errores de funcionamiento. El campo Descripción sí puede ser libremente modificado.


Personalización de la pantalla de inicio

La página de inicio del CRM permite ofrecer una visión rápida de la información más relevante para el usuario cuando éste inicia la sesión de trabajo, tanto de las tareas que tenga asignadas (reuniones, llamadas, etc.) como de los últimos registros introducidos en determinados módulos. También es posible, por ejemplo, mostrar información de un sitio web externo mediante la sindicación de contenido por RSS.

La información de la página de inicio se organiza mediante cajas de contenido llamadas dashlets. Un dashlet puede ser eliminado, desplazado a una posición diferente o configurado para que muestre unos datos concretos en base a determinados criterios de filtrado.

- Para incorporar un nuevo dashlet a la página de inicio pulsar la opción Añadir Dashlets del botón de Acciones situado junto al Cuadro de Mando de SuiteCRM de la propia página de inicio. Elegir el módulo deseado. Al hacer clic, aparecerá en la parte superior izquierda de la página de inicio. Después se puede arrastrar a la posición que se desee (al igual que con cualquiera de los dashlets ya presentes).


Add dashlets.jpg


- Para modificar la apariencia de un dashlet (título, columnas, etc.) hacer clic sobre el lápiz que aparece en su esquina superior derecha.

- Para eliminar un dashlet de la página de inicio hacer clic sobre la cruz que aparece en su esquina superior derecha.

- Para actualizar el contenido de un dashlet hacer clic sobre la doble flecha circular que aparece en su esquina superior derecha.

La vista resultante para el usuario al entrar en la aplicación podría tener un esquema como el que se muestra en la imagen siguiente.


7.jpg


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