Difference between revisions of "Campañas"

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==Conceptos básicos==
 
==Conceptos básicos==
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Una ''campaña'' es una acción (o conjunto de acciones) mediante la cual la entidad se comunica con (una parte de) su base social. Ejemplos habituales de campañas son los envíos de un boletín periódico, las convocatorias a eventos, el envío de la memoria anual, etc.
 
Una ''campaña'' es una acción (o conjunto de acciones) mediante la cual la entidad se comunica con (una parte de) su base social. Ejemplos habituales de campañas son los envíos de un boletín periódico, las convocatorias a eventos, el envío de la memoria anual, etc.
  
 
Para determinar qué parte de la base social será destinataria de una determinada campaña se utilizan las ''listas de público objetivo'' (LPO).
 
Para determinar qué parte de la base social será destinataria de una determinada campaña se utilizan las ''listas de público objetivo'' (LPO).
  
''Nota: Existe también en SuiteCRM el concepto ''Públicos Objetivo'' (PO), que no debe ser confundido con el concepto ''LPO'' que estamos describiendo en este apartado. Los PO serían un tipo de contactos que estarían en una fase anterior a la de ''Interesados''. Dado que es muy poco habitual que una entidad tenga un protocolo de gestión de nuevas relaciones que distinga tres fases (''PO'', ''Interesados'', ''Personas'') en SinergiaCRM se ha optado por ocultar el módulo de PO. Si alguna entidad lo considera de interés, puede mostrarlo a través de las opciones de administración (ver [[Gestión_del_menú_principal#Mostrar_y_ocultar_módulos_y_subpaneles|Mostrar y ocultar módulos y subpaneles]]).''
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En el [https://www.youtube.com/sinergiacrm canal de Youtube de SinergiaCRM] están disponibles dos vídeos sobre la gestión de Campañas.
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<youtube width="500" height="360">https://youtu.be/vxx5mCRv_7Q</youtube>
  
En el [https://www.youtube.com/playlist?list=PLsQqBgtMi-OMsMcmmrkV0NInEmIi1mdF- canal de Youtube de SinergiaCRM] está disponible un [https://youtu.be/vxx5mCRv_7Q vídeo sobre la gestión de Campañas].
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<youtube width="500" height="360">https://youtu.be/kpCKBHjL-Pw_7Q</youtube>
  
  
<youtube width="500" height="360">https://youtu.be/vxx5mCRv_7Q</youtube>
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''Nota: Existe también en SuiteCRM el concepto ''Públicos Objetivo'' (PO), que no debe ser confundido con el concepto ''LPO'' que estamos describiendo en este apartado. Los PO serían un tipo de contactos que estarían en una fase anterior a la de ''Interesados''. Dado que es muy poco habitual que una entidad tenga un protocolo de gestión de nuevas relaciones que distinga tres fases (''PO'', ''Interesados'', ''Personas'') en SinergiaCRM se ha optado por ocultar el módulo de PO. Si alguna entidad lo considera de interés, puede mostrarlo a través de las opciones de administración (ver [[Gestión_del_menú_principal#Mostrar_y_ocultar_módulos_y_subpaneles| Mostrar y ocultar módulos y subpaneles]]).''
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==Listas de público objetivo==
 
==Listas de público objetivo==
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Disponer de las LPO facilita al usuario la vinculación de un número considerable de registros a una campaña o a un evento. Un registro cualquiera puede pertenecer a ninguna, a una o a múltiples LPO.
 
Disponer de las LPO facilita al usuario la vinculación de un número considerable de registros a una campaña o a un evento. Un registro cualquiera puede pertenecer a ninguna, a una o a múltiples LPO.
 
Es relevante destacar que una LPO no es una búsqueda guardada que proporciona en cada caso los registros que cumplen determinados criterios, sino que se trata de un conjunto estático de registros, de modo que:
 
 
- los registros que se incorporan a una LPO permanecen en ella hasta que sean eliminados de la misma de forma explícita.
 
 
- los registros que, cumpliendo los criterios bajo los que se generó la LPO, no están en ella (se han incorporado posteriormente al CRM o en su momento no cumplían los criterios utilizados) quedarán fuera hasta que no se produzca su inclusión explícita en la misma.
 
  
  
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- A través de la función ''Agregar a Lista de Público Objetivo'' del menú del botón de acciones que aparece en la vista de lista de los módulos de ''Personas'', ''Organizaciones'' e ''Interesados''. En el proceso se puede elegir una LPO ya creada o crear una en el momento.
 
- A través de la función ''Agregar a Lista de Público Objetivo'' del menú del botón de acciones que aparece en la vista de lista de los módulos de ''Personas'', ''Organizaciones'' e ''Interesados''. En el proceso se puede elegir una LPO ya creada o crear una en el momento.
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- A través de la función ''Agregar Organizaciones y Personas a una lista de público objetivo'' del menú del botón de acciones que aparece en la vista de lista del módulo de ''Organizaciones''. Esta acción permite añadir en una LPO las personas vinculadas a las organizaciones seleccionadas. En el proceso se puede elegir una LPO ya creada o crear una en el momento.
  
 
- Mediante la opción ''Exportar a una Lista de Público Objetivo'' de un informe basado en los módulos de ''Personas'', ''Organizaciones'' o ''Interesados''. En este caso siempre se creará una nueva LPO.
 
- Mediante la opción ''Exportar a una Lista de Público Objetivo'' de un informe basado en los módulos de ''Personas'', ''Organizaciones'' o ''Interesados''. En este caso siempre se creará una nueva LPO.
  
  
===Gestión de registros potencialmente duplicados===
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===Mantenimiento y actualización de LPO===
  
Si a una LPO ya existente se le añaden los registros obtenidos en una determinada búsqueda y algunos de estos registros ya figuraban en la LPO, en la LPO resultante dichos registros aparecerán una sola vez.
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Es relevante destacar que una LPO no es una búsqueda guardada que proporciona en cada caso los registros que cumplen determinados criterios, sino que se trata de un conjunto estático de registros, de modo que:
  
Igualmente, si en un envío apareciera una misma dirección de correo electrónico en más de una ocasión (ya sea porque esté el mismo registro presente en más de una LPO de las asociadas al envío, ya sea porque la dirección está asociada a diferentes registros), el CRM mandará un único mensaje a esta dirección.
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- los registros que se incorporan a una LPO permanecen en ella hasta que sean eliminados de la misma de forma explícita.
  
De los dos párrafos precedentes se deduce que el sistema trata de evitar en cualquier circunstancia el envío de mensajes duplicados.
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- los registros que, cumpliendo los criterios bajo los que se generó la LPO, no están en ella (se han incorporado posteriormente al CRM o en su momento no cumplían los criterios utilizados) quedarán fuera hasta que no se produzca su inclusión explícita en la misma.
  
  
==Pasos previos a la creación de una campaña==
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===Gestión de registros potencialmente duplicados===
Antes de proceder a crear una campaña para realizar envíos desde el CRM a través de correo electrónico hay una serie de cosas a tener en cuenta.
 
  
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Si a una LPO ya existente se le añaden los registros obtenidos en una determinada búsqueda y algunos de estos registros ya figuraban en la LPO, en la LPO resultante dichos registros aparecerán una sola vez.
  
'''1) Configurar la dirección de correo general para realizar envíos desde el CRM.''' Los detalles para realizar esta configuración se encuentran en la página [https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Configuraci%C3%B3n_b%C3%A1sica#Configuraci.C3.B3n_general_para_enviar_correo| Configuración básica - Configuración general para enviar correo].
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Igualmente, si en un envío apareciera una misma dirección de correo electrónico en más de una ocasión (ya sea porque esté el mismo registro presente en más de una LPO de las asociadas al envío, ya sea porque la dirección está asociada a diferentes registros), el CRM mandará un único mensaje a esta dirección.
  
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De los dos párrafos precedentes se deduce que el sistema trata de evitar en cualquier circunstancia el envío de mensajes duplicados.
  
'''2) Configurar el editor de plantillas de correo en función de como se desee crear las plantillas''', directamente dentro del CRM o importadas vía HTML. Más información en el apartado [https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Plantillas_de_Email| Plantillas de Email].
 
  
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===Gestión de suscripciones a boletines===
  
'''3) Configurar una cuenta de correo entrante de rebotes.''' Ver [[Campañas#Cuentas_de_correo_de_gesti.C3.B3n_de_rebotes| Cuentas de correo de gestión de rebotes]].
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La incorporación de un destinatario a una campaña de tipo ''Boletín de noticias'' puede hacerse de las formas descritas anteriormente en el apartado [[Campa%C3%B1as#Asignaci.C3.B3n_de_registros_a_una_LPO|Asignación de registros a una LPO]]. Adicionalmente, en los módulos ''Personas'' e ''Interesados'', en el menú del botón de acciones de la vista de detalle existe la opción ''Administrar Suscripciones'', desde la que es posible incorporar o eliminar al registro correspondiente de los diferentes boletines disponibles. Para ello basta con arrastrar los nombres de los boletines de la columna de suscritos a la de no suscritos o viceversa. Cuando se subscribe una persona o un interesado a un boletín utilizando este método, el registro se agregará a la última LPO del tipo ''Por defecto'' creada o agregada a la campaña.
  
  
===Cuentas de correo de gestión de rebotes===
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[[File:65.jpg|frame|center]]
  
En una cuenta de correo de gestión de rebotes se reciben las notificaciones emitidas por servidores de correo que no pueden procesar o entregar a algunos destinatarios mensajes enviados en el marco de una campaña, ya sea porque la dirección es errónea, porque el buzón está lleno, etc.
 
  
Se recomienda que las cuenta de correo a usar para la gestión de rebotes sean específicas para este uso y que, en consecuencia, no estén configuradas en otros clientes de correo que puedan interceptar los mensajes dirigidos al CRM.
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[[File:66.jpg|frame|center]]
  
Para crear y configurar una cuenta de gestión de rebotes debe accederse a ''Administrar / Correo / Email entrante''.
 
  
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Si se desea saber el número de suscriptores de un determinada campaña o boletín deberá acudirse a su ficha de campaña y localizar el subpanel de las LPO vinculadas al mismo. También se puede consultar este dato en la vista de detalle de cualquier LPO.
  
[[Archivo:CorreoEntrante.jpg|frame|center]]
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Cabe destacar que, cuando se genera un formulario web de suscripción a un boletín, el nuevo suscriptor incorporado vía formulario, que aparecerá en el módulo de Interesados, no quedará realmente suscrito al boletín hasta que de forma manual se gestione su suscripción según lo indicado en los párrafos precedentes.</pre>
  
  
Al pulsar el botón ''Nueva cuenta de gestión de rebotes''...
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===Exportación de una LPO===
  
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La exportación de una LPO funciona de forma distinta en función de si se realiza desde la vista de lista o de detalle.
  
[[File:Configurar correo rebote 1.jpg|frame|center]]
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La exportación desde la vista de lista extrae la información básica de las LPO seleccionadas, es decir, de los campos que forman parte del registro LPO en sentido estricto (''Nombre'', ''Tipo'', etc.), tal y como sucedería en cualquier otra exportación convencional.
  
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Sin embargo, al hacerlo desde la vista de detalle lo que se exporta es el listado de personas, organizaciones, etc. que forman parte de esa LPO concreta, así como su información de contacto.
  
... se mostrará la siguiente pantalla:
 
  
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==Pasos previos a la creación de una campaña==
  
[[Archivo:Configurar cuenta gestion rebotes 2.jpg|frame|center]]
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Antes de proceder a crear una campaña para realizar envíos desde el CRM a través de correo electrónico hay una serie de cosas a tener en cuenta.
  
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'''1) Configurar la dirección de correo general para realizar envíos desde el CRM.''' Los detalles para realizar esta configuración se encuentran en la página [[Configuraci%C3%B3n_de_correo#Configuraci.C3.B3n_general_para_enviar_correo|Configuración de correo - Configuración general para enviar correo]].
  
Los datos necesarios los habrá facilitado el proveedor de correo electrónico al crear la cuenta o estarán disponibles en el panel de control usado para gestionar las cuentas de correo de la organización. A modo de ejemplo, en la siguiente imagen se muestra cómo quedaría configurada una cuenta de Gmail:
 
  
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'''2) Configurar el editor de plantillas de correo en función de como se desee crear las plantillas''', directamente dentro del CRM o importadas vía HTML. Más información en el apartado [[Plantillas_de_Email|Plantillas de Email]].
  
[[File:Configurar cuenta gestion rebotes 3.jpg|frame|center]]
 
  
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'''3) Configurar una cuenta de correo entrante de rebotes.''' Ver [[Configuraci%C3%B3n_de_correo#Cuenta_de_Gesti.C3.B3n_de_Rebotes|Cuenta de gestión de rebotes]].
  
Los datos de los campos Nombre del remitente, Dirección del Remitente, Nombre de "Responder A" y Dirección de "Responder A" serán mostrados por defecto en la vista de creación de los Emails Marketing de las campañas.
 
  
Una vez rellenados los campos obligatorios se pulsará en ''Probar configuración'' para comprobar que la configuración es correcta.
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==Creación de una campaña==
  
==Creación de una campaña==
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Existen dos maneras de crear una campaña, a ambas se puede acceder desde el propio módulo ''Campañas''. En la barra lateral aparecen las dos opciones: ''Crear Campaña (Clásica)'' o ''Crear Campaña''.
Existen dos maneras de crear una campaña, a ambas se puede acceder des del propio módulo Campañas. En la barra lateral aparecen las dos opciones: "Crear Campaña (Clásica)" o "Crear Campaña".
 
  
  
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Desde el menú desplegable "Crear" en la parte superior derecha tan solo será posible crear una Campaña (Clásica).
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Desde el menú de creación rápida de registros, situado en la parte superior derecha, tan solo será posible crear una Campaña (Clásica).
  
  
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=== Tipologías de campañas ===
 
=== Tipologías de campañas ===
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Antes de entrar en como crear una campaña, es importante entender las diferencias entre las diferentes tipologías que hay:
 
Antes de entrar en como crear una campaña, es importante entender las diferencias entre las diferentes tipologías que hay:
  
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- La '''campaña de email''', al igual que la de boletín, fundamenta la comunicación en el envío de correos electrónicos, pero responde a un objetivo y a un límite temporal concretos.
 
- La '''campaña de email''', al igual que la de boletín, fundamenta la comunicación en el envío de correos electrónicos, pero responde a un objetivo y a un límite temporal concretos.
  
- La '''campaña no basada en email''' permite su gestión a través del CRM pero fundamenta la comunicación en otro tipo de canales (correo postal, teléfono, etc.).
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- La '''campaña no basada en email''' permite su gestión a través del CRM pero fundamenta la comunicación en otro tipo de canales (correo postal, teléfono, etc.). Mediante la acción ''Marcar como enviado'' del menú de acciones de la vista de detalle pueden marcarse cualquiera de estas campañas como "enviada" para dejar constancia que las acciones de comunicación se han realizado.
  
 
- La '''campaña de encuesta''' permite crear una encuesta con una variedad de opciones de tipo de pregunta. Las respuestas recibidas se almacenan en SinergiaCRM y se pueden ver por encuestado o como un informe de resumen detallado utilizando gráficos cuando corresponda.
 
- La '''campaña de encuesta''' permite crear una encuesta con una variedad de opciones de tipo de pregunta. Las respuestas recibidas se almacenan en SinergiaCRM y se pueden ver por encuestado o como un informe de resumen detallado utilizando gráficos cuando corresponda.
  
Analizamos en este momento las campañas de email / no email, dejando las de tipo boletín y encuestas para apartados posteriores.
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Se analizarán a continuación las '''campañas de email / no email''', dejando las de [[Campa%C3%B1as#Particularidades_en_la_creaci.C3.B3n_de_una_campa.C3.B1a_de_tipo_bolet.C3.ADn|tipo boletín]] y [[Encuestas#Encuestas_y_Campa.C3.B1as|encuestas]] para apartados posteriores.
  
  
 
=== Creación de una campaña mediante asistente ===
 
=== Creación de una campaña mediante asistente ===
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Si se selecciona "Crear Campaña" se abrirá el asistente de campañas en donde en primer lugar, se solicita el tipo de campaña que se desea crear:
 
Si se selecciona "Crear Campaña" se abrirá el asistente de campañas en donde en primer lugar, se solicita el tipo de campaña que se desea crear:
  
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El campo ''Estado'' es meramente informativo (para que los usuarios del CRM sepan en qué punto está la campaña en su ciclo vital) y no afecta a la ejecución de procesos relacionados (envío de correos, etc).
 
El campo ''Estado'' es meramente informativo (para que los usuarios del CRM sepan en qué punto está la campaña en su ciclo vital) y no afecta a la ejecución de procesos relacionados (envío de correos, etc).
En''Presupuesto'', si procede, podrá consignarse la información económica de la campaña: ingresos y gastos esperados, coste real (a incorporar al finalizar la campaña), etc.
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En ''Presupuesto'', si procede, podrá consignarse la información económica de la campaña: ingresos y gastos esperados, coste real (a incorporar al finalizar la campaña), etc.
  
  
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3) En ''Plantillas'' el CRM permite selecionar una plantilla de correo electrónico existente, crear una nueva, o utilizar una copia de una existente y modificarla. Más información sobre la gestión de plantillas en el apartado [https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Plantillas_de_Email| Plantillas de Email].
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3) En ''Plantillas'' el CRM permite selecionar una plantilla de correo electrónico existente, crear una nueva, o utilizar una copia de una existente y modificarla. Más información sobre la gestión de plantillas en el apartado [[Plantillas_de_Email| Plantillas de Email]].
  
  
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4) En ''Seguimientos'', se detallan las URL (direcciones de Internet) sobre las que se desea evaluar la interacción de los destinatarios de la campaña.
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4) En ''Seguimientos'', dentro del paso de ''Plantillas'', se detallan las URL (direcciones de Internet) sobre las que se desea evaluar la interacción de los destinatarios de la campaña. Más información sobre la gestión de URL de seguimiento en el apartado [[#A.C3.B1adir_URL_de_seguimiento_cuando_se_crea_una_campa.C3.B1a_mediante_asistente|Añadir URL de seguimiento cuando se crea una campaña mediante asistente]].
  
  
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Supongamos que se va a enviar un correo para solicitar donaciones para un proyecto y que en el cuerpo del mensaje hay dos direcciones web, una con información extra del proyecto y otra que apunta directamente al formulario de donación. Para la entidad remitente será interesante conocer cuántas personas han hecho clic en uno y otro enlace e, incluso, poder establecer una clasificación del tipo: personas que hacen clic en el enlace que lleva al formulario sin necesidad de tener más información, personas que hacen clic en ambos enlaces, personas que hacen clic en el enlace de más información pero luego no lo hacen en el de donación, etc. Para poder realizar este seguimiento es necesario que cada vez que un destinatario haga clic en uno de estos enlaces no sea enviado directamente a la dirección correspondiente, sino que pase primero por el CRM para que éste pueda registrar el clic y después reenviar al usuario dónde realmente quería ir. Este procedimiento es totalmente transparente para el destinatario y es el usado por todas las plataformas y aplicaciones de envío de correo masivo.
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5) En ''Marketing'' es posible crear un ''Email de Marketing'', es decir, un mensaje concreto a enviar en el contexto de una campaña. Cabe recordar que en el marco de una campaña [[Campañas#Gesti.C3.B3n_de_campa.C3.B1as_con_env.C3.ADos_m.C3.BAltiples|es posible mandar diferentes mensajes]] (por ejemplo: inicio de campaña, recordatorios, aviso final, rendición de cuentas, etc.).
  
Para que este circuito a través del CRM se ejecute es necesario registrar en este paso de la campaña cuáles son las direcciones web (URL) que se desea monitorizar. Para cada una de ellas deberá indicarse un nombre de seguimiento (un alias), que no debe contener caracteres acentuados ni especiales, y la URL de seguimiento, es decir, la dirección a monitorizar. El proceso de alta de la URL termina pulsando en ''Nuevo seguimiento''. Este proceso habrá que repetirlo tantas veces como URL se desee monitorizar.
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Para crear un ''Email de Marketing'' hay que indicar su nombre, estado y fecha de inicio, indicar los parámetros relacionados con el remitente, crear o seleccionar la plantilla con el contenido y elegir las LPO a las que se va a enviar. Este último punto es relevante en el sentido de que cada mensaje puede ser enviado a diferentes LPO y así, aunque se trate de la misma campaña, es posible segmentar el contenido en función de los colectivos destinatarios.
  
Hay un caso especial de URL de seguimiento que se produce al marcar la casilla ''¿Enlace para rehusar?''. En este caso la URL que se crea podrá ser usada por el destinatario para darse de baja como destinatario de los correos de la entidad. Lógicamente, la URL de seguimiento es, en este caso, una dirección interna del propio CRM, por lo que el campo queda automáticamente rellenado y deshabilitado.
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">
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Las fecha y hora establecidas en el envío actúan como umbral mínimo, es decir, antes de esa fecha y hora no se va a enviar nada. En otras palabras, indicar esta fecha y hora NO garantiza, por sí solo, que el envío se vaya a producir en el momento indicado. Quien se encarga de realizar el envío de forma efectiva es una tarea programada, según se describe en el punto Envíos de la campaña.</pre>
  
Es relevante conocer cómo gestiona el CRM los clics en enlaces de este tipo:
 
  
- Cuando el destinatario hace clic en una URL de baja en una campaña de email, el CRM marca su correo electrónico como ''rehusado'' (ver, por ejemplo, la vista de edición del módulo de ''Personas'') con lo que a dicha dirección no se le volverá a mandar ningún otro correo, ya sea de esta o de cualquier otra campaña o boletín.
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[[File:62.jpg|frame|center]]
 
 
- Si la campaña fuera de tipo boletín, la baja se produciría solamente en el contexto de ese boletín (sería una simple desuscripción), pudiendo recibir otros boletines o mensajes de otras campañas. Tal y como se ha comentado anteriormente, en este caso la baja quedará registrada en las listas de exclusión por ID que existan en la campaña.
 
 
 
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">Si se crea una URL de seguimiento para darse de baja el CRM asume que se incorporará a la plantilla del correo a enviar. Si no se crea, el CRM incorpora automáticamente un texto por defecto en las plantillas, asegurando así el cumplimiento de la normativa legal habitual. Así pues, es recomendable crear siempre explícitamente la URL de baja y añadirla a la plantilla, de modo que se controle completamente el proceso.</pre>
 
  
  
5) ''En Marketing'', en esta pestaña es posible crear un Email de Marketing, es decir, un mensaje concreto a enviar en el contexto de una campaña. Cabe recordar que en el marco de una campaña [[Campañas#Gesti.C3.B3n_de_campa.C3.B1as_con_env.C3.ADos_m.C3.BAltiples| es posible mandar diferentes mensajes]] (por ejemplo: inicio de campaña, recordatorios, aviso final, rendición de cuentas, etc.).
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">
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Hay que tener en cuenta que al llegar a este paso del asistente desde el paso anterior ("Plantillas") el email de marketing y la relación con la plantilla de correo ya han sido generados en la base de datos. Esto implica que, si en este momento se abandona el asistente, en el subpanel "Emails de marketing" de la vista de detalle de la campaña aparecerá un registro sin nombre ni fecha de inicio ni otros campos que se rellenan en el paso de "Marketing" del asistente.  
  
Para crear un ''Email de Marketing'' hay que indicar su nombre, estado y fecha de inicio, indicar los parámetros relacionados con el remitente, crear o seleccionar la plantilla con el contenido y elegir las LPO a las que se va a enviar. Este último punto es relevante en el sentido de que cada mensaje puede ser enviado a diferentes LPO y así, aunque se trate de la misma campaña, es posible segmentar el contenido en función de los colectivos destinatarios.
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Por otro lado, al pulsar en este paso el botón "Siguiente" cuando todavía faltan campos obligatorios del email de marketing por rellenar, aunque en el interfaz del CRM aparecen los correspondientes mensajes de validación, los cambios realizados se guardan igualmente en la base de datos. Así, si se abandona el asistente en este punto es posible nuevamente dejar el email de marketing sin alguno de los campos obligatorios.  
  
Las fecha y hora establecidas en el envío actúan como umbral mínimo, es decir, antes de esa fecha y hora no se va a enviar nada. En otras palabras, indicar esta fecha y hora NO garantiza, por sí solo, que el envío se vaya a producir en el momento indicado. Quien se encarga de realizar el envío de forma efectiva es una tarea programada, según se describe en el punto [[Campañas#Env.C3.ADos_de_la_campa.C3.B1a | Envíos de la campaña]].
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Ambas situaciones pueden generar errores al tratar de ejecutar posteriormente envíos de prueba o reales de ese email de marketing incompleto. En este sentido, antes de cualquier envío se recomienda revisar los datos del email de marketing. Alternativamente, puede realizarse la gestión de los envíos (e incluso de la campaña en su conjunto) a través de las vistas convencionales, sin tener que pasar por el asistente.</pre>
 
 
 
 
[[File:62.jpg|frame|center]]
 
  
  
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=== Creación de una campaña de la manera clásica ===
 
=== Creación de una campaña de la manera clásica ===
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Si se selecciona "Crear Campaña (Clásica)" se abrirá una vista de edición que permitirá introducir los detalles de la campaña.
 
Si se selecciona "Crear Campaña (Clásica)" se abrirá una vista de edición que permitirá introducir los detalles de la campaña.
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1) En esta primera pantalla de edición se deben suministrar los datos básicos de la misma: nombre, estado, fechas de inicio y finalización, descripción y tipo.
  
  
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El campo ''Tipo'' permite definir la tipología de campaña que se está preparando y el campo ''Estado'' es meramente informativo sin tener efecto en los envíos de la campaña.  
 
El campo ''Tipo'' permite definir la tipología de campaña que se está preparando y el campo ''Estado'' es meramente informativo sin tener efecto en los envíos de la campaña.  
  
Una vez guardada la campaña, desde la vista de detalle se podrán añadir a la campaña las listas de público objetivo a las que se quiera hacer llegar la campaña así como las URLs de seguimiento.
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Una vez guardada la campaña, desde la vista de detalle se podrán añadir el resto de elementos necesarios para el envío de campañas.
  
  
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Desde el subpanel "Marketing por Email" se podrá configurar el envío, o envíos, que se desee realizar en el marco de la campaña.
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2) En ''Listas de Público Objetivo'' se vinculan a la campaña los destinatarios de la misma, pudiéndose utilizar las LPO ya existentes o crear otras nuevas en el momento. Cabe recordar que a una campaña pueden asignársele tantas LPO como sea necesario.
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3) Las plantillas de correo se pueden configurar previamente a la creación de la campaña, ver [[Plantillas_de_Email#Creaci.C3.B3n_de_una_plantilla|Creación de una plantilla]], o durante el paso 5 que se detalla más abajo.
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4) En ''URL de Seguimiento'' se detallan las URL (direcciones de Internet) sobre las que se desea evaluar la interacción de los destinatarios de la campaña. Más información sobre la gestión de URL de seguimiento en el apartado [[#A.C3.B1adir_URL_de_seguimiento_cuando_se_crea_una_campa.C3.B1a_de_la_manera_cl.C3.A1sica|Añadir URL de seguimiento cuando se crea una campaña de la manera clásica]].
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5) Desde el subpanel "Marketing por Email" se podrá configurar el envío, o envíos, que se desee realizar en el marco de la campaña.
  
  
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En este punto hay que indicar su nombre, estado y fecha de inicio, indicar los parámetros relacionados con el remitente, crear o seleccionar la plantilla con el contenido y elegir las LPO a las que se va a enviar. Este último punto es relevante en el sentido de que cada mensaje puede ser enviado a diferentes LPO y así, aunque se trate de la misma campaña, es posible segmentar el contenido en función de los colectivos destinatarios.
 
En este punto hay que indicar su nombre, estado y fecha de inicio, indicar los parámetros relacionados con el remitente, crear o seleccionar la plantilla con el contenido y elegir las LPO a las que se va a enviar. Este último punto es relevante en el sentido de que cada mensaje puede ser enviado a diferentes LPO y así, aunque se trate de la misma campaña, es posible segmentar el contenido en función de los colectivos destinatarios.
  
Las fecha y hora establecidas en el envío actúan como umbral mínimo, es decir, antes de esa fecha y hora no se va a enviar nada. En otras palabras, indicar esta fecha y hora NO garantiza, por sí solo, que el envío se vaya a producir en el momento indicado. Quien se encarga de realizar el envío de forma efectiva es una tarea programada, según se describe en el punto [[Campañas#Env.C3.ADos_de_la_campa.C3.B1a | Envíos de la campaña]].
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Las fecha y hora establecidas en el envío actúan como umbral mínimo, es decir, antes de esa fecha y hora no se va a enviar nada. En otras palabras, indicar esta fecha y hora NO garantiza, por sí solo, que el envío se vaya a producir en el momento indicado. Quien se encarga de realizar el envío de forma efectiva es una tarea programada, según se describe en el punto [[Campañas#Env.C3.ADos_de_la_campa.C3.B1a|Envíos de la campaña]].
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6) Una vez creada la campaña con todos sus elementos, se puede realizar un envío de prueba del "Marketing por Email" en concreto que se haya configurado para comprobar que el correo que se recibe es tal y como se desea. Este envío de prueba se podrá realizar desde el desplegable ''Acciones'' de la vista de detalle de la campaña, donde, posteriormente, también se podrá realizar el envío definitivo.
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[[Archivo:realizar nuevo envio.jpg|frame|center]]
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Una vez seleccionado el tipo de envío, se abrirá una página donde se podrá seleccionar el envío que se desee entre todos los creados. El envío seguirá el proceso habitual, que se detalla [[Campañas#Env.C3.ADos_de_la_campa.C3.B1a|más adelante]].
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[[Archivo:Seleccion envio.jpg|frame|center]]
  
  
 
== Gestión de campañas con envíos múltiples ==
 
== Gestión de campañas con envíos múltiples ==
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Es habitual que desde una misma campaña se desee enviar múltiples correos electrónicos. Esto es posible añadiendo nuevos ''Email de Marketing''. Una vez [[Campañas#Creaci.C3.B3n_de_una_campa.C3.B1a|creada la campaña]] y haber realizado el primer envío desde el asistente, si así se desea, se debe proceder de la siguiente manera para añadir nuevos envíos.
 
Es habitual que desde una misma campaña se desee enviar múltiples correos electrónicos. Esto es posible añadiendo nuevos ''Email de Marketing''. Una vez [[Campañas#Creaci.C3.B3n_de_una_campa.C3.B1a|creada la campaña]] y haber realizado el primer envío desde el asistente, si así se desea, se debe proceder de la siguiente manera para añadir nuevos envíos.
  
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4) El envío de prueba y el envío definitivo del nuevo correo se realizarán desde el desplegable ''Acciones'' de la vista de detalle.
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4) Para realizar el envío de prueba y el envío definitivo del nuevo correo, seguir los pasos detallados en el punto 6 de [[#Creaci.C3.B3n_de_una_campa.C3.B1a_de_la_manera_cl.C3.A1sica| Creación de una campaña de la manera clásica]].
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También es posible editar un ''Email de Marketing'' existente desde el subpanel ''Marketing por Email''. En el subpanel, entrando en el email de marketing en concreto que se desee modificar desde el nombre y luego ''Editar'' o directamente desde la vista del subpanel desde el botón ''Editar'' que se encuentra a la derecha de cada registro de ''Email de Marketing''.
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== URL de Seguimiento y de Baja ==
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=== Utilidad ===
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Al enviar campañas de correo o boletines desde SinergiaCRM es posible que se quiera hacer seguimiento de las visitas a las direcciones web incluidas en la plantilla del envío. Esto es posible configurando previamente estas direcciones web como ''URL de Seguimiento'' en la campaña y referenciándolas posteriormente en la plantilla que se desee enviar.
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Supongamos que se va a enviar un correo para solicitar donaciones para un proyecto y que en el cuerpo del mensaje hay dos direcciones web, una con información extra del proyecto y otra que apunta directamente al formulario de donación. Para la entidad remitente será interesante conocer cuántas personas han hecho clic en uno y otro enlace e, incluso, poder establecer una clasificación del tipo: personas que hacen clic en el enlace que lleva al formulario sin necesidad de tener más información, personas que hacen clic en ambos enlaces, personas que hacen clic en el enlace de más información, pero luego no lo hacen en el de donación, etc. Para poder realizar este seguimiento es necesario que cada vez que un destinatario haga clic en uno de estos enlaces no sea enviado directamente a la dirección correspondiente, sino que pase primero por el CRM para que éste pueda registrar el clic y después reenviar al usuario dónde realmente quería ir. Este procedimiento es totalmente transparente para el destinatario y es el usado por todas las plataformas y aplicaciones de envío de correo masivo.
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En función de si la campaña se crea mediante el asistente o mediante la versión clásica, esta configuración de URL de seguimiento será diferente.
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=== Añadir URL de seguimiento cuando se crea una campaña mediante asistente ===
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En el paso ''Plantilla'', detallado en los apartados 3 y 4 en [[#Creaci.C3.B3n_de_una_campa.C3.B1a_mediante_asistente| Creación de una campaña mediante asistente]], hay la posibilidad de añadir URL de seguimiento en la campaña en concreto que se está creando. Además, desde el mismo paso se podrán añadir posteriormente estas URL a la plantilla que se envíe.
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Para crear nuevos enlaces de seguimiento se debe seleccionar "Nuevo seguimiento".
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[[File:URL seguimiento asistente.png|frame|center]]
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Se abrirá una ventana emergente donde para cada una de ellas deberá indicarse un nombre de seguimiento (un alias), que no debe contener caracteres acentuados ni especiales, y la URL de seguimiento, es decir, la dirección a monitorizar. El proceso de alta de la URL termina pulsando en ''Nuevo seguimiento''. Este proceso habrá que repetirlo tantas veces como URL se desee monitorizar.
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[[File:URL seguimiento asistente_2.png|frame|center]]
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En el desplegable se podrán ver todas las URL que se hayan configurado y servirá para seleccionar la URL que se quiera añadir en un punto en concreto de la plantilla de correo.
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[[File:URL seguimiento asistente_3.png|frame|center]]
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Finalmente, se puede añadir directamente el enlace en la plantilla de correo que aparece más abajo.
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=== Añadir URL de seguimiento cuando se crea una campaña de la manera clásica ===
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Dentro de la campaña, se debe ir al subpanel ''URL de Seguimiento''. Una vez allí se pueden añadir tantas direcciones web como se desee.
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Una vez configuradas en la campaña, se deberán vincular en la plantilla.
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Las URL de seguimiento se pueden añadir a las plantillas únicamente cuando se configure el ''Marketing por Email''. En este paso es donde se debe escoger la plantilla de email que se desea enviar. Para añadir las URL, que deben estar previamente creadas, se editará la plantilla.
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[[File:url_seguimiento_3.jpg|frame|center]]
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=== Añadir URL de seguimiento en las plantillas de correo ===
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Para que se lleve a cabo el seguimiento, en la plantilla de email se deben referenciar las URL creadas en la campaña.
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Una vez dentro del editor de las plantillas, sea cuál sea la manera como se esté creando la campaña, se puede operar de dos formas para añadir las URL de seguimiento.
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La primera opción es acudir al desplegable que contiene todas las URL que se hayan configurado en la campaña. Tras seleccionar la URL a seguir y hacer clic en el botón "Insertar referencia a URL" o "Inserte el código de seguimiento (tracker)", se añadirá la URL directamente en la plantilla con el texto que se haya establecido como alias de la dirección web.
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[[File:URL seguimiento asistente_4.png|frame|center]]
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[[File:url_seguimiento_4.jpg|frame|center]]
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Posteriormente, se puede modificar el texto del enlace que se habrá creado por defecto. Haciendo clic con el botón derecho encima de este enlace aparecerá la opción "Insertar/editar enlace".
  
[[Archivo:realizar nuevo envio.jpg|frame|center]]
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[[File:url_seguimiento_5.jpg|frame|center]]
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En "Texto para mostrar" se podrá escribir lo que se desee que vea la persona receptora del correo. Cabe tener cuidado en no modificar el alias que aparece en la casilla URL y, en todo caso, asegurarse de que está correctamente escrito, incluyendo las llaves de inicio y cierre.
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[[File:URL seguimiento editar.png|frame|center]]
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Tras hacer clic en "Ok" la plantilla se modificará según se le haya indicado.
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La segunda vía por la que introducir la URL en la plantilla es la que se usará habitualmente cuando ya se tiene en el cuerpo de la plantilla el texto donde se quiere incorporar el enlace de seguimiento. En este caso se puede seleccionar el texto y hacer clic con el botón derecho para que salga la opción "Insertar/editar enlace".
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En este caso, el "Texto para mostrar" ya aparecerá y se deberá introducir manualmente, o habiéndolo copiado previamente, el alias del enlace en la casilla URL, incluyendo las llaves de inicio y cierre.
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[[File:url_seguimiento_10.jpg|frame|center]]
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Al finalizar el proceso de inserción de URL de seguimiento, se deberá guardar la plantilla y ya podrá procederse con la configuración del envío.
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=== URL para darse de baja ===
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Hay un caso especial de URL de seguimiento que se produce al marcar la casilla ''¿Enlace para rehusar?''. En este caso, la URL que se crea podrá ser usada por el destinatario para darse de baja de los correos de la entidad. La URL de seguimiento es, en este caso, una dirección interna del propio CRM, por lo que el campo queda automáticamente rellenado y deshabilitado.
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[[File:Enlace de baja_2.png|frame|center]]
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[[File:Enlace de baja.png|frame|center]]
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Para añadir este tipo de enlaces en las plantillas de correos de las campañas se deben seguir los mismos pasos descritos en [[#A.C3.B1adir_URL_de_seguimiento_en_las_plantillas_de_correo| Añadir URL de seguimiento en la plantillas de correo]].
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Es relevante conocer cómo gestiona el CRM los clics en enlaces de este tipo:
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- '''Campaña de tipo email''': cuando el destinatario hace clic en una URL de baja en esta tipología de campaña, el CRM marca su correo electrónico como ''rehusado'' (ver, por ejemplo, la vista de edición del módulo de ''Personas'') con lo que a dicha dirección no se le volverá a mandar ningún otro correo, ya sea de esta o de cualquier otra campaña o boletín.
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- '''Campaña de tipo boletín''': en este tipo de campaña a partir del clic del destinatario, la baja se produciría "solamente" en el contexto de ese boletín (sería una simple desuscripción), pudiendo recibir otros boletines o mensajes de otras campañas. Tal y como se ha comentado anteriormente, en este caso la baja quedará registrada en las listas de exclusión por ID que existan en la campaña.
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">Si se crea una URL de seguimiento para darse de baja el CRM asume que se incorporará a la plantilla del correo a enviar. Si no se crea, el CRM incorpora automáticamente un texto por defecto en las plantillas, asegurando así el cumplimiento de la normativa legal habitual. Así pues, es recomendable crear siempre explícitamente la URL de baja y añadirla a la plantilla, de modo que se controle completamente el proceso.</pre>
  
  
5) Una vez seleccionado el tipo de envío, se abrirá una página donde se podrá seleccionar el envío que se desee entre todos los creados. El envío seguirá el proceso habitual, que se detalla más [[Campañas#Env.C3.ADos_de_la_campa.C3.B1a|adelante]].
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== Enmascaramiento de remitente de envío ==
  
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Al configurar un envío se deben indicar las cuentas de correo saliente y de rebotes que se usarán. Como se ha visto, al escoger la cuenta de rebotes, se rellenan automáticamente los campos ''Nombre del remitente'', ''Dirección del Remitente'', ''Nombre de "Responder A"'' y ''Dirección de "Responder A"'' con lo que se tenga configurado en la cuenta de gestión de rebotes. Cabe tener en cuenta que los dos campos relativos al remitente deben indicarse obligatoriamente al configurar la cuenta de gestión de rebotes, mientras que los dos relativos a "Responder A" son opcionales, por lo que de entrada pueden quedar vacíos al seleccionar la cuenta de rebotes que se usará en el envío.
  
[[Archivo:Seleccion envio.jpg|frame|center]]
 
  
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[[File:Enmascarar remitente envio.png|frame|center]]
  
También es posible editar un ''Email de Marketing'' existente desde el subpanel ''Marketing por Email''. En el subpanel, entrando en el email de marketing en concreto que se desee modificar desde el nombre y luego ''Editar'' o directamente desde la vista del subpanel desde el botón ''Editar'' que se encuentra a la derecha de cada registro de ''Email de Marketing''.
 
  
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Es posible que se desee que un envío en particular tenga como remitente un nombre y/o una dirección diferentes de los que vienen configurados en la cuenta de correo de gestión de rebotes. Por ejemplo, que la dirección no sea ''rebotescrm@correo.org'' sino una más conocida para los receptores o más representativa del contenido del correo, como podría ser ''socios@correo.org''. Siempre que el proveedor de correo lo permita, es posible modificar el remitente de manera puntual para un envío en concreto.
  
==Particularidades en la creación de un boletín==
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De todas maneras, hay que tener en cuenta que '''los posibles rebotes llegarán a la cuenta que se especifique en ''Dirección Email Remitente'', aunque no esté configurada como ''Cuenta de Gestión de Rebotes'''''. Si fuera así, los rebotes recibidos en esa cuenta no serán procesados por el CRM por lo que no aparecerán en las [[Campañas#Estado_de_la_campa.C3.B1a|estadísticas de la campaña]] (ver también: [[Campa%C3%B1as#Aparecen_direcciones_de_correo_rebotadas|Aparecen direcciones de correo rebotadas en la campaña]]).
  
Como se ha indicado en el apartado anterior, los boletines electrónicos de noticias (''newsletters'') son gestionados como un tipo especial de campaña, que presenta algunas particularidades en relación a lo descrito en ese apartado.
+
Visto esto, hay diferentes posibilidades de enmascaramiento, con diferentes efectos en cuanto a la gestión de los rebotes:
  
La estructura de etapas del asistente de creación de campañas es prácticamente la misma que para campañas de email. Solamente aparece una etapa diferente, ''Suscripciones'', que sustituye a ''Listas de Público Objetivo''.
+
1) Enmascarar solamente el ''Nombre del Remitente'', que no provoca ningún efecto en el CRM, manteniendo la ''Dirección Email Remitente'' configurada en la cuenta de rebotes. En este caso los rebotes se recibirán de forma normal en esta cuenta. Siguiendo el ejemplo inicial, en la captura siguiente se ha modificado el ''Nombre del Remitente'' que aparecía por defecto (''Rebotes'') por uno de elección propia para el envío concreto.  
  
- Las etapas ''Presupuesto'' y ''Seguimientos'' son idénticas a las de una campaña de email.
 
  
- En ''Suscripciones'' deben consignarse las LPO que van a estar vinculadas al boletín. Todo boletín debe tener por lo menos tres LPO asociadas: la de ''Suscriptores'', la de ''No Suscriptores'' y la de ''Prueba''. En caso de que el usuario no seleccione una lista de entre las existentes para algunas de las tres categorías, el CRM creará tantas listas vacías como sea necesario y las asociará a las categorías correspondientes. A parte de estas tres LPO, el usuario podrá asignar posteriormente todas las LPO que desee mediante el subpanel ''Lista de Público Objetivo'' de la vista detalle del boletín.
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[[File:Enmascarar remitente envio 2.1.png|frame|center]]
  
  
[[File:64.jpg|frame|center]]
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2) Crear direcciones de rebotes específicas que sean más parecidas a las cuentas generales que se usan en el día a día de la gestión de la entidad. Por ejemplo, en lugar de enmascarar los envíos con ''socios@correo.org'', se puede crear la cuenta ''socios.crm@correo.org'', configurarla como cuenta de gestión de rebotes en el CRM y utilizarla para realizar los envíos. Se recomienda crear una nueva cuenta específica en lugar de configurar directamente una cuenta de uso habitual como cuenta de gestión de rebotes porque para que el CRM pueda contabilizar correctamente los rebotes la cuenta debe de ser de uso exclusivo del CRM y no estar configurada en otros clientes de correo que puedan interceptar los mensajes dirigidos al CRM. Ver [[Configuración_de_correo#Cuenta_de_Gesti.C3.B3n_de_Rebotes|Configuración de correo - Cuenta de Gestión de Rebotes]].
  
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3) Finalmente, siempre queda la opción de hacer un enmascaramiento del ''Nombre del Remitente'' y de la ''Dirección Email Remitente'' sin más y asumir que se perderá la contabilización de los rebotes de ese envío en el [[Campañas#Estado_de_la_campa.C3.B1a|Estado de la Campaña]].
  
- Las etapas ''Marketing'' y ''Enviar email'' son idénticas a las de una campaña de email.
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Cabe tener en cuenta que el enmascaramiento es posible siempre que el proveedor de correo lo permita. Proveedores como Gmail o Microsoft Exchange pueden restringir esta operativa e, incluso, llegar a impedir los envíos. Así pues, en estos casos se hace más evidente la necesidad de realizar envíos de prueba antes de lanzar un envío real. Y siempre será de utilidad conocer las posibles restricciones que el proveedor pueda imponer.</pre>
  
- En la vista de detalle de la campaña, desde la edición en línea, se puede especificar la ''frecuencia de envío'' del boletín, además de los campos ya citados en el capítulo anterior. Aunque se trata de un dato meramente descriptivo, sin impacto en el funcionamiento del CRM.
 
  
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== Particularidades en la creación de una campaña de tipo boletín ==
  
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Como se ha indicado en el apartado anterior, los boletines electrónicos de noticias (''newsletters'') son gestionados como un tipo especial de campaña, que presenta algunas particularidades en relación a lo descrito en ese apartado.
  
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La estructura de etapas del asistente de creación de campañas es prácticamente la misma que para campañas de email. Solamente aparece una etapa diferente, ''Suscripciones'', que sustituye a ''Listas de Público Objetivo''.
  
==Gestión de suscripciones a boletines==
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- Las etapas ''Presupuesto'' y ''Seguimientos'' son idénticas a las de una campaña de email.
  
La incorporación de un destinatario a una campaña de tipo ''Boletín de noticias'' puede hacerse de las formas descritas anteriormente en el apartado de ''Listas de Público Objetivo''. Adicionalmente, en los módulos ''Personas'' e ''Interesados'', en el menú del botón de acciones de la vista de detalle existe la opción ''Administrar Suscripciones'', desde la que es posible incorporar o eliminar al registro correspondiente de los diferentes boletines disponibles. Para ello basta con arrastrar los nombres de los boletines de la columna de suscritos a la de no suscritos o viceversa. Cuando se subscribe una persona o un interesado a un boletín utilizando este método, el registro se agregará a la última LPO del tipo ''Por defecto'' creada o agregada a la campaña.
+
- En ''Suscripciones'' deben consignarse las LPO que van a estar vinculadas al boletín. Todo boletín debe tener por lo menos tres LPO asociadas: la de ''Suscriptores'', la de ''No Suscriptores'' y la de ''Prueba''. En caso de que el usuario no seleccione una lista de entre las existentes para algunas de las tres categorías, el CRM creará tantas listas vacías como sea necesario y las asociará a las categorías correspondientes. A parte de estas tres LPO, el usuario podrá asignar posteriormente todas las LPO que desee mediante el subpanel ''Lista de Público Objetivo'' de la vista detalle del boletín.
  
  
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- Las etapas ''Marketing'' y ''Enviar email'' son idénticas a las de una campaña de email.
  
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- En la vista de detalle de la campaña, desde la edición en línea, se puede especificar la ''frecuencia de envío'' del boletín, además de los campos ya citados en el capítulo anterior. Aunque se trata de un dato meramente descriptivo, sin impacto en el funcionamiento del CRM.
  
Si se desea saber el número de suscriptores de un determinada campaña o boletín deberá acudirse a su ficha de campaña y localizar el subpanel de las LPO vinculadas al mismo. También se puede consultar este dato en la vista de detalle de cualquier LPO.
 
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Cabe destacar que, cuando se genera un formulario web de suscripción a un boletín, el nuevo suscriptor incorporado vía formulario, que aparecerá en el módulo de Interesados, no quedará realmente suscrito al boletín hasta que de forma manual se gestione su suscripción según lo indicado en los párrafos precedentes.</pre>
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Envío de los correos de márketing: hay dos tareas programadas (se pueden ver en ''Admin / Sistema / Planificador'') que participan en el proceso de envío de correos relacionados con las campañas:
 
Envío de los correos de márketing: hay dos tareas programadas (se pueden ver en ''Admin / Sistema / Planificador'') que participan en el proceso de envío de correos relacionados con las campañas:
  
- ''Run Nightly Mass Email Campaigns'': Realiza el envío de todos los mensajes que están en la cola de correo pendientes de ser enviados y cuya fecha y hora de envío esté vencida. Cada ejecución de dicha tarea tiene un número máximo de correos que se pueden enviar. Este máximo (que debe tener en cuenta las propias limitaciones del servidor SMTP que se esté usando por parte de cada entidad) se define en ''Admin / Email / Configuración de Email para Campañas / Opciones de correo saliente'', en el campo ''Número de emails enviados por lote''. Si el número de correos que se encuentran pendientes de enviar en la ''Cola de email'' supera ese máximo, se tardará más de una ejecución en realizar el envío de todos los correos.
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- '''Run Nightly Mass Email Campaigns''': Realiza el envío de todos los mensajes que están en la cola de correo pendientes de ser enviados y cuya fecha y hora de envío esté vencida. Cada ejecución de dicha tarea tiene un número máximo de correos que se pueden enviar. Este máximo (que debe tener en cuenta las propias limitaciones del servidor SMTP que se esté usando por parte de cada entidad) se define en ''Admin / Email / Configuración de Email para Campañas / Opciones de correo saliente'', en el campo ''Número de emails enviados por lote''. Si el número de correos que se encuentran pendientes de enviar en la ''Cola de email'' supera ese máximo, se tardará más de una ejecución en realizar el envío de todos los correos.
  
 
De los que se intente mandar, unos saldrán correctamente, otros saldrán pero después rebotarán y otros directamente no saldrán (el SMTP ya no los acepta por diferentes razones). Estos últimos son los que quedan con la casilla ''En proceso'' marcada en la ''Cola de email'' y el CRM no volverá a reenviarlos hasta 24 horas después aunque no tenga nada más en cola. Si estos mensajes permanecen varios días en cola y va creciendo el número de reintentos deben ser eliminados de la cola y las direcciones de correo borradas o corregidas.
 
De los que se intente mandar, unos saldrán correctamente, otros saldrán pero después rebotarán y otros directamente no saldrán (el SMTP ya no los acepta por diferentes razones). Estos últimos son los que quedan con la casilla ''En proceso'' marcada en la ''Cola de email'' y el CRM no volverá a reenviarlos hasta 24 horas después aunque no tenga nada más en cola. Si estos mensajes permanecen varios días en cola y va creciendo el número de reintentos deben ser eliminados de la cola y las direcciones de correo borradas o corregidas.
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Si, por cualquier motivo, no se desea esperar a que se ejecute dichos proceso de forma programada, se puede forzar el envío inmediato de los correos que se encuentran en la cola de correo de forma manual, accediendo a la ''Cola de email'' (''Admin / Email / Cola de Email'') y pinchando en ''Enviar Emails de Campañas Encolados''. También de esta forma se tiene en cuenta el número máximo de mensajes por lote, por lo que si en la cola hay un número superior de correos deberá forzarse el envío las veces que sea necesario (la función que se ejecuta cuando se fuerza el envío o cuando el Scheduler dispara la tarea programada es la misma) o esperar a la siguiente ejecución de la tarea programada.
 
Si, por cualquier motivo, no se desea esperar a que se ejecute dichos proceso de forma programada, se puede forzar el envío inmediato de los correos que se encuentran en la cola de correo de forma manual, accediendo a la ''Cola de email'' (''Admin / Email / Cola de Email'') y pinchando en ''Enviar Emails de Campañas Encolados''. También de esta forma se tiene en cuenta el número máximo de mensajes por lote, por lo que si en la cola hay un número superior de correos deberá forzarse el envío las veces que sea necesario (la función que se ejecuta cuando se fuerza el envío o cuando el Scheduler dispara la tarea programada es la misma) o esperar a la siguiente ejecución de la tarea programada.
  
- ''Run Nightly Process Bounced Campaign Emails'': Se conecta al buzón de rebotes que se haya usado como remitente de la campaña y captura todos los mensajes devueltos (buzones llenos, cuentas inexistentes, etc.) para que el gestor de la campaña pueda proceder a la limpieza de la base de datos.
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- '''Run Nightly Process Bounced Campaign Emails''': Se conecta al buzón de rebotes que se haya usado como remitente de la campaña y captura todos los mensajes devueltos (buzones llenos, cuentas inexistentes, etc.) para que el gestor de la campaña pueda proceder a la limpieza de la base de datos.
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Estos dos procesos, al igual que el resto de tareas programadas, se ejecutan en base a los parámetros especificados en ''Admin / Sistema / Planificador'', tomando como referencia la zona horaria del usuario admin (id "1" de usuario) del CRM.
  
  
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[https://support.google.com/a/answer/166852| Límites de envío de mensajes de Gmail en Google Workspace]
 
[https://support.google.com/a/answer/166852| Límites de envío de mensajes de Gmail en Google Workspace]
  
[https://support.microsoft.com/es-es/office/l%C3%ADmites-de-env%C3%ADo-en-outlook-com-279ee200-594c-40f0-9ec8-bb6af7735c2e| Límites de envío en Outlook.com]
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[https://docs.microsoft.com/es-es/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits#sending-limits| Límites de envío en Outlook.com]
  
 
Para solucionar esta problemática, el CRM permite configurar la cantidad de emails que se envían en cada lote. Para hacerlo se debe ir a '''Administrador / Email / Configuración de Email para Campañas''' y modificar el valor que aparece en "Número de emails enviados por lote".
 
Para solucionar esta problemática, el CRM permite configurar la cantidad de emails que se envían en cada lote. Para hacerlo se debe ir a '''Administrador / Email / Configuración de Email para Campañas''' y modificar el valor que aparece en "Número de emails enviados por lote".
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[[File:Configuración de email para campañas.jpg|frame|center]]
 
[[File:Configuración de email para campañas.jpg|frame|center]]
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Este máximo que se establezca será para el global de envíos que tenga que hacer el CRM en una hora y no por cada uno de los correos salientes que realice el envío.
  
  
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De existir, hay que comunicar desde la entidad a vuestro proveedor de servicio de correo electrónico que se trata de una dirección de confianza y que, por lo tanto, se solicita que autorice los envíos que provengan de la misma.
 
De existir, hay que comunicar desde la entidad a vuestro proveedor de servicio de correo electrónico que se trata de una dirección de confianza y que, por lo tanto, se solicita que autorice los envíos que provengan de la misma.
  
==Estado de la campaña==
 
  
Una vez lanzada una campaña es posible realizar un seguimiento del estado de la misma (sin olvidar que desde el módulo de ''Informes'' podrán realizarse también determinados análisis).
+
== Estado de la campaña ==
  
En el informe de Estado –de mayor interés para las campañas basadas en email– se presentan en formato gráfico los impactos de la acción: mensajes enviados, mensajes vistos, enlaces clicados, interesados creados, mensajes rebotados (en función de las diferentes causas), direcciones omitidas en el envío, etc.
+
Una vez lanzada una campaña es posible realizar un seguimiento de su estado (sin olvidar que desde el módulo de ''Informes'' podrán realizarse también determinados análisis).
  
Las entradas que se incluyen en ''Clientes potenciales creados'', ''Personas creadas'', ''Cuentas'' e ''Interesados'' tendrán el siguiente origen:
 
  
- ''Clientes potenciales creados'' (equivalente a ''Interesados''): aquellos convertidos de ''Público Objetivo'' (módulo apenas usado, ver explicación a continuación) a ''Cliente Potencial'' (''Interesado''), relacionados con esa campaña.
+
=== Acceso a la vista de estado ===
  
- ''Personas creadas'': aquellos convertidos de ''Cliente Potencial'' (Interesado) a ''Persona'', relacionados con esa campaña.
+
El acceso a la vista de estado se realiza mediante el botón ''Ver estado'' que se encuentra en la parte superior derecha de la vista de detalle de la campaña.
  
- ''Cuentas'': aquellas convertidas de ''Cliente Potencial'' (''Interesado'') a ''Organización'', relacionados con esa campaña.
 
  
- ''Interesados'': procedentes de la captación de datos vía formularios web vinculados a esa campaña.
+
[[File:Ver estado campaña.png|frame|center]]
  
Los registros del módulo ''Público Objetivo'' serían un tipo de contactos que estarían en una fase anterior a la de ''Interesados''. Dado que es muy poco habitual que una entidad tenga un protocolo de gestión de nuevas relaciones que distinga tres fases (''PO'', ''Interesados'', ''Personas'') en SinergiaCRM se ha optado por ocultar el módulo de ''PO''. Si alguna entidad lo considera de interés, puede mostrarlo a través de las opciones de administración (ver [[Gestión_del_menú_principal#Mostrar_y_ocultar_módulos_y_subpaneles|Mostrar y ocultar módulos y subpaneles]]).
 
  
Los registros que estén en el subpanel de ''Excluidos por dirección o dominio'' son aquellas direcciones que el CRM ha descartado del envío. Bien porque estaban duplicadas (más de un contacto con aquella dirección, por ejemplo), bien porque están en la lista de exclusión, bien porque ya se había enviado este mensaje a ese destinatario y otras casuísticas por el estilo.
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=== Gráfico resumen ===
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Debajo del panel superior de la vista de estado de la campaña se presenta en formato gráfico un resumen de los indicadores de la campaña y de sus envíos: mensajes enviados, mensajes vistos, enlaces clicados, interesados creados, mensajes rebotados (en función de las diferentes causas), direcciones omitidas en el envío, etc.
  
  
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Además es posible consultar los registros concretos que sustentan cada indicador a través de los subpaneles que acompañan al gráfico. Esto facilita, por ejemplo, la revisión de direcciones de correo electrónico incorrectas.
+
Por defecto, la información que se muestra en el gráfico y en los subpaneles inferiores es la general de toda la campaña. Mediante el desplegable ''Filtrar gráfico por'' es posible seleccionar un envío individual y en ese caso tanto el gráfico como los subpaneles mostrarán solamente los datos relativos al envío seleccionado.
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[[Archivo:Filtrar grafico por.jpg|frame|center]]
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Nótese que, si al seleccionar un envío individual en el desplegable "Filtrar gráfico por" los subpaneles están cerrados, la información que se mostrará en ellos al abrirlos será la general de la campaña. Para visualizar la información concreta de cada envío se deben tener los subpaneles abiertos antes de hacer la selección del envío a visualizar.</pre>
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=== Subpaneles ===
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Debajo del gráfico es posible consultar a través de los diferentes subpaneles los registros concretos que sustentan cada indicador. Esto facilita, por ejemplo, la revisión de direcciones de correo electrónico incorrectas y otras operativas que pueden ser de interés.
  
  
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El contenido de cada subpanel que acompaña el gráfico de estado de la campaña es:
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El contenido de cada subpanel que acompaña el gráfico de estado de la campaña es el siguiente:
  
- '''Cola de mensajes:''' lista de correos en espera de ser enviados por el automatismo de SinergiaCRM.
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- '''Cola de mensajes:''' mensajes de la campaña que están a la espera de ser procesados por parte de la tarea programada de envío de correo.
  
- '''Respuestas a la encuesta:''' para las campañas de tipo Encuesta, lista de respuestas recibidas.
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- '''Respuestas a la encuesta:''' para las campañas de tipo Encuesta, respuestas recibidas.
  
- '''Mensaje enviado/intentado:''' lista de los correos de campaña enviados a los contactos. En este subpanel también aparecen aquellos mensajes de los que se ha hecho una prueba de envío sin éxito, pero que estan a la espera de más pruebas de envío que realizará el CRM.
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- '''Mensaje enviado/intentado:''' mensajes de la campaña enviados a los destinatarios. También aparecen aquellos mensajes de los que se ha hecho algún intento de envío sin éxito. Mientras no se agoten los intentos de envío estos mensajes aparecerán también en la cola de correo citada anteriormente.
  
- '''Mensaje visto:''' lista de mensajes que han sido abiertos. Este rastreo se realiza con una imagen invisible que incluye el correo de manera automática. Cuando el receptor abre el correo, se descarga la imagen y se cuenta el mensaje como visto.
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- '''Mensaje visto:''' mensajes que han sido abiertos por parte de los destinatarios. Este rastreo se realiza con una imagen invisible que incluye el correo de manera automática. Cuando el receptor abre el correo, se descarga la imagen y se cuenta el mensaje como visto.
  
- '''Enlace:''' lista de contactos que han visitado las URL de seguimiento.
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- '''Enlace:''' destinatarios que han visitado alguna de las URL de seguimiento.
  
- '''Mensajes rebotados, Email no válido:''' lista de direcciones de correo no válidas o casos en los que el servidor de la dirección de correo receptora del mensaje rechaza el envío.
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- '''Interesados creados:''' registros del módulo ''Interesados'' creados a través de formularios básicos de campañas vinculados a la campaña.
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- '''Personas creadas:''' registros del módulo ''Personas'' creados a través de formularios básicos de campañas vinculados a la campaña o por la conversión de registros del módulo ''Interesados''.
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- '''Mensajes rebotados, Email no válido:''' direcciones de correo no válidas o casos en los que el servidor de la dirección de correo receptora del mensaje rechaza el envío. Además, el CRM marca el correo de la persona, interesado u organización como ''No válido''.
  
 
- '''Mensajes rebotados, otras causas:''' lista de direcciones a las que se ha realizado varios intentos de envío del mensaje sin éxito y otros casos como, por ejemplo, personas añadidas en una LPO que no tienen una dirección de correo.
 
- '''Mensajes rebotados, otras causas:''' lista de direcciones a las que se ha realizado varios intentos de envío del mensaje sin éxito y otros casos como, por ejemplo, personas añadidas en una LPO que no tienen una dirección de correo.
  
- '''Descartados:''' lista de mensajes en los que el usuario ha seleccionado el enlace para darse de baja de la lista de envío en ese mismo envío.
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- '''Descartados:''' mensajes en los que el usuario ha hecho clic en el enlace para darse de baja de la lista de envío.
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- '''Excluidos por dirección de correo o dominio:''' mensajes no enviados porque sus destinatarios forman parte de alguna de las LPO de exclusión de la campaña o porque tienen el correo marcado como "Rehusado" o "No válido". También quedan aquí si se está intentando reenviar un mismo mensaje a una dirección a la que ya se le ha enviado previamente (puede haber registros que compartan la misma dirección o registros que figuren en más de una LPO).
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- '''Organizaciones:''' registros del módulo ''Organizaciones'' creados por la conversión de registros del módulo ''Interesados''.
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- '''Interesados:''' registros del módulo ''Interesados'' creados a través de formularios básicos de campañas vinculados a la campaña.
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- '''Subvenciones:''' registros del módulo ''Subvenciones'' creados por la conversión de registros del módulo ''Interesados''.
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=== ¿Qué se puede hacer si...? ===
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==== Aparecen direcciones de correo descartadas ====
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Tal y como se ha indicado en el apartado [[#Subpaneles|Subpaneles]], en este caso ha sido el destinatario quien ha tomado la decisión de darse de baja de las comunicaciones de la entidad. En función del tipo de campaña que se trate, boletín o correo electrónico, la baja tendrá diferentes efectos, según se detalla en [[Campa%C3%B1as#URL_para_darse_de_baja|URL para darse de baja]].
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Si se sospecha que ha podido ser un error del destinatario, se puede contactar con él para confirmar la baja. En caso de que efectivamente haya sido un error, se puede desmarcar el "Rehusado" o quitar a la persona u organización de la LPO de exclusión.
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Cabe insistir en que el CRM tan solo marca las direcciones de correo como "Rehusado" si así lo indica la persona haciendo clic en el enlace de baja que incluyen las plantillas de correo. Si se desmarca el "Rehusado" sin el consentimiento de la persona, se estará infringiendo el derecho que tienen las personas de dejar de formar parte de las listas de envío.</pre>
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==== Aparecen direcciones de correo rebotadas ====
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En el apartado [[#Subpaneles|Subpaneles]] se ha detallado por qué los correos pueden quedar en ''Mensajes Rebotados (...)'' después de un envío.
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En estos casos, si se considera necesario, se puede contactar con la persona por algún otro canal para confirmar su dirección de correo (u obtener otra) o comprobar que no tenga el buzón de entrada lleno o alguna otra particularidad que le impida recibir los envíos.
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En caso de que no se consiga una dirección de correo válida para las direcciones del subpanel de Mensajes Rebotados - Email No válido, la mejor práctica será eliminar o marcar como no válido la dirección de correo de la persona, interesado u organización  para evitar que se sigan produciendo nuevos rebotes. Cabe tener en cuenta que algunos proveedores penalizan los intentos reiterados de envío a direcciones erróneas pues se considera un síntoma de estar enviando correo no deseado (spam).
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Si no se desea perder la dirección de correo rebotada se puede copiar a otro campo del registro, por ejemplo a ''Descripción''.
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==== Se quiere enviar un mensaje a quienes no hayan visto un envío previo ====
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En el subpanel de ''Mensaje visto'' se recoge el listado de personas (y direcciones de correo) que han abierto el correo. Es posible que el número de personas que han abierto el correo no sea el deseado y que se quiera realizar un segundo envío para intentar captar la atención de aquellas personas que no lo abrieron, pero excluyendo a aquellos que sí que lo abrieron.
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Para empezar, se deberá crear una LPO de exclusión con aquellas personas que ya hayan abierto el primer correo y que no se quiera que reciban el segundo.
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Para hacer esto, primero se deberá crear una LPO de exclusión y vincularla a la campaña. Ver punto 2 del apartado [[#Creaci.C3.B3n_de_una_campa.C3.B1a_de_la_manera_cl.C3.A1sica|Creación de una campaña de la manera clásica]].
  
- '''Excluidos por dirección de correo o dominio:''' lista de mensajes enviados a contactos que forman parte de alguna de las LPO de exclusión a la hora de realizar el envío. En este subpanel también se recogen aquellos mensajes enviados a una dirección de correo que ya haya recibido dicho mensaje en el envío en particular.
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Después se deberá ir al ''Estado'' de la campaña, al subpanel ''Mensaje visto'' y darle al botón "Agregar a Lista de Público Objetivo".
 
  
La información que se muestre en estos paneles será la general de toda la campaña o la particular de cada envío individual de la campaña.
 
 
El campo “Filtrar gráfico por” es un desplegable que incluye los diferentes envíos que se han realizado desde esa campaña. Se puede tener seleccionado “Ninguno” para ver la información conjunta de todos los envíos o seleccionar individualmente cada uno de los envíos.
 
  
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[[File:Agregar vistos a LPO.png|frame|center]]
  
[[Archivo:Filtrar grafico por.jpg|frame|center]]
 
  
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Se abrirá una ventana emergente con todas las listas de público objetivo que se tengan creadas y se tendrá que escoger aquella creada específicamente para esta actuación.
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Luego se deberá programar un segundo envío en el marco de la campaña, siguiendo lo descrito en [[#Gesti.C3.B3n_de_campa.C3.B1as_con_env.C3.ADos_m.C3.BAltiples|Gestión de campañas con envíos múltiples]].
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Al realizar este segundo envío, el CRM tendrá en cuenta la LPO de exclusión vinculada a la campaña para no enviarlo a las personas que formen parte de ella.
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Cuando haya terminado este segundo envío concreto para las personas que no hayan leído el primero, se deberá eliminar la LPO de exclusión creada en este proceso. De esta manera, si se quiere seguir usando la campaña para realizar otros envíos a la LPO originalmente vinculada, no quedaran excluidas las personas que se añadieron a la LPO de exclusión por haber visto el primer mensaje.
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==Buenas prácticas en el envío de correo electrónico==
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A fin de evitar que los servidores de destino cataloguen los envíos como correo no deseado (spam) o, peor, incluyan al servidor remitente en una lista negra, es importante seguir las buenas prácticas establecidas al respecto. Se recomienda consultar algunas de las numerosas guías que existen en Internet sobre el tema. A modo de ejemplo:
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- [https://soporte.acumbamail.com/article/61-como-evitar-que-mis-campanas-vayan-a-spam Cómo evitar que mis campañas vayan a spam] (Acumbamail)
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- [https://gethelp.wildapricot.com/en/articles/1596-best-practices-for-composing-emails Best practices for composing emails] (Wild Apricot)
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- [https://www.campaignmonitor.com/resources/guides/avoid-spam-filters/ Your Guide to Avoiding Spam Filters and Improving Deliverability] (Campaign Monitor)
  
<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Nótese que, si al seleccionar un envío individual en el desplegable “Filtrar gráfico por” los subpaneles están recogidos, la información que se mostrará será la general de la campaña. Para visualizar la información concreta de cada envío se deben tener los subpaneles desplegados antes de hacer la selección del envío a visualizar.</pre>
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- [https://ticket.cdmon.com/es/support/solutions/articles/7000006261-c%C3%B3mo-seguir-buenas-pautas-al-enviar-correo-electr%C3%B3nico (ES) Cómo seguir buenas pautas al enviar correo electrónico] / [https://ticket.cdmon.com/ca/support/solutions/articles/7000006261-com-seguir-bones-pautes-en-enviar-correu-electr%C3%B2nic (CA) Com seguir bones pautes en enviar correu electrònic] (CDmon)
  
  
 
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Latest revision as of 14:18, 11 August 2022

Conceptos básicos

Una campaña es una acción (o conjunto de acciones) mediante la cual la entidad se comunica con (una parte de) su base social. Ejemplos habituales de campañas son los envíos de un boletín periódico, las convocatorias a eventos, el envío de la memoria anual, etc.

Para determinar qué parte de la base social será destinataria de una determinada campaña se utilizan las listas de público objetivo (LPO).

En el canal de Youtube de SinergiaCRM están disponibles dos vídeos sobre la gestión de Campañas.



Nota: Existe también en SuiteCRM el concepto Públicos Objetivo (PO), que no debe ser confundido con el concepto LPO que estamos describiendo en este apartado. Los PO serían un tipo de contactos que estarían en una fase anterior a la de Interesados. Dado que es muy poco habitual que una entidad tenga un protocolo de gestión de nuevas relaciones que distinga tres fases (PO, Interesados, Personas) en SinergiaCRM se ha optado por ocultar el módulo de PO. Si alguna entidad lo considera de interés, puede mostrarlo a través de las opciones de administración (ver Mostrar y ocultar módulos y subpaneles).


Listas de público objetivo

Definición y utilidad

Una lista de público objetivo (LPO) es un conjunto de registros –personas, organizaciones, interesados y/o usuarios de la aplicación– que la entidad desea agrupar, ya sea por cumplir determinados criterios de filtrado, ya sea como fruto de una selección arbitraria, para poder operar con ellos de forma global, habitualmente como destinatarios de una campaña.

A modo de ejemplo, podríamos definir una LPO tras seleccionar a los socios activos de la entidad. O a los voluntarios de Córdoba, o a los patrocinadores, o a los profesionales de la entidad, etc.

Disponer de las LPO facilita al usuario la vinculación de un número considerable de registros a una campaña o a un evento. Un registro cualquiera puede pertenecer a ninguna, a una o a múltiples LPO.


Creación y tipos de LPO

Las LPO disponen de su propio módulo, accesible desde la pestaña Campañas, aunque también pueden ser generadas desde otros puntos de la aplicación. Veamos el proceso de creación de una LPO:


55.jpg


Los campos requeridos son Nombre y Tipo. Los tipos pueden ser:

- Por defecto: Contiene los destinatarios de la campaña. En consecuencia, cualquier campaña debe tener asociada por lo menos una LPO de este tipo.

- Prueba: Antes de realizar un envío real puede testearse usando una LPO de este tipo, en la que estén incluidos un pequeño número de destinatarios de confianza. Se utiliza al pulsar el botón Enviar prueba asociado a un envío (correo de marketing) concreto de la campaña. Aunque no es obligatorio, es muy recomendable que todas las campañas tengan asociada una lista de este tipo (cabe tener en cuenta que una misma LPO puede ser usada en varias campañas). En los resultados de la campaña existe la opción de Eliminar los resultados de pruebas para que no contaminen los datos de los envíos reales.

- De exclusión: Contienen (o definen) registros a los que el CRM no enviará comunicación alguna aunque también figuren en una lista de tipo por defecto de la misma campaña. Por lo tanto, las listas de tipo exclusión tienen prioridad sobre las listas de tipo por defecto. Estas listas se usan para asegurar que no se manda nada a aquellos destinatarios que así lo han solicitado. Existen diferentes tipos de listas de exclusión:

- Por Id: Los registros incluidos en la lista no recibirán ningún mensaje de campaña aunque cambie su dirección de correo electrónico principal. Si una misma dirección de correo electrónico es compartida por más de un destinatario, esa dirección seguirá recibiendo los envíos mientras haya alguno de ellos que no esté en una lista de exclusión. Cuando en una campaña de tipo boletín un destinatario se da de baja, el registro queda incluido en todas las listas de exclusión por Id asociadas a la campaña.
- Por dirección de correo: Las direcciones de correo incluidas en la lista no recibirán ningún mensaje. Si una misma dirección de correo es compartida por más de un destinatario, ninguno de ellos recibirá envío alguno aunque alguno de ellos no figure en ninguna lista de exclusión.
- Por dominio: No es necesario incluir registros individuales. Basta con definir en el campo indicado el nombre del dominio (por ejemplo: gmail.com) que se quiere excluir de los envíos. Cualquier destinatario cuya dirección principal de correo electrónico pertenezca a ese dominio quedará excluido de los envíos.

- Cabeza de serie: Funcionalidad parecida a la lista de prueba. No suele utilizarse y puede ser ignorada.

Como veremos más adelante, cuando se trata de envío de boletines periódicos, la propia herramienta propone la creación de diferentes listas de público objetivo (Pruebas, Suscripción –equivalente a por defecto– y No suscripción –equivalente a exclusión).


Asignación de registros a una LPO

Una vez creada la LPO, la asignación de registros (personas, organizaciones, usuarios y/o interesados) puede llevarse a cabo de diferentes formas:

- En los propios subpaneles de la vista de detalle de la LPO pueden seleccionarse registros de cada uno de los cuatro módulos indicados.

- En el subpanel Listas de Público Objetivo que aparece en la vista de detalle de una persona, organización, interesado o usuario puede incorporarse el registro en cuestión a cualquier LPO existente.

- A través de la función Agregar a Lista de Público Objetivo del menú del botón de acciones que aparece en la vista de lista de los módulos de Personas, Organizaciones e Interesados. En el proceso se puede elegir una LPO ya creada o crear una en el momento.

- A través de la función Agregar Organizaciones y Personas a una lista de público objetivo del menú del botón de acciones que aparece en la vista de lista del módulo de Organizaciones. Esta acción permite añadir en una LPO las personas vinculadas a las organizaciones seleccionadas. En el proceso se puede elegir una LPO ya creada o crear una en el momento.

- Mediante la opción Exportar a una Lista de Público Objetivo de un informe basado en los módulos de Personas, Organizaciones o Interesados. En este caso siempre se creará una nueva LPO.


Mantenimiento y actualización de LPO

Es relevante destacar que una LPO no es una búsqueda guardada que proporciona en cada caso los registros que cumplen determinados criterios, sino que se trata de un conjunto estático de registros, de modo que:

- los registros que se incorporan a una LPO permanecen en ella hasta que sean eliminados de la misma de forma explícita.

- los registros que, cumpliendo los criterios bajo los que se generó la LPO, no están en ella (se han incorporado posteriormente al CRM o en su momento no cumplían los criterios utilizados) quedarán fuera hasta que no se produzca su inclusión explícita en la misma.


Gestión de registros potencialmente duplicados

Si a una LPO ya existente se le añaden los registros obtenidos en una determinada búsqueda y algunos de estos registros ya figuraban en la LPO, en la LPO resultante dichos registros aparecerán una sola vez.

Igualmente, si en un envío apareciera una misma dirección de correo electrónico en más de una ocasión (ya sea porque esté el mismo registro presente en más de una LPO de las asociadas al envío, ya sea porque la dirección está asociada a diferentes registros), el CRM mandará un único mensaje a esta dirección.

De los dos párrafos precedentes se deduce que el sistema trata de evitar en cualquier circunstancia el envío de mensajes duplicados.


Gestión de suscripciones a boletines

La incorporación de un destinatario a una campaña de tipo Boletín de noticias puede hacerse de las formas descritas anteriormente en el apartado Asignación de registros a una LPO. Adicionalmente, en los módulos Personas e Interesados, en el menú del botón de acciones de la vista de detalle existe la opción Administrar Suscripciones, desde la que es posible incorporar o eliminar al registro correspondiente de los diferentes boletines disponibles. Para ello basta con arrastrar los nombres de los boletines de la columna de suscritos a la de no suscritos o viceversa. Cuando se subscribe una persona o un interesado a un boletín utilizando este método, el registro se agregará a la última LPO del tipo Por defecto creada o agregada a la campaña.


65.jpg


66.jpg


Si se desea saber el número de suscriptores de un determinada campaña o boletín deberá acudirse a su ficha de campaña y localizar el subpanel de las LPO vinculadas al mismo. También se puede consultar este dato en la vista de detalle de cualquier LPO.

Cabe destacar que, cuando se genera un formulario web de suscripción a un boletín, el nuevo suscriptor incorporado vía formulario, que aparecerá en el módulo de Interesados, no quedará realmente suscrito al boletín hasta que de forma manual se gestione su suscripción según lo indicado en los párrafos precedentes.


Exportación de una LPO

La exportación de una LPO funciona de forma distinta en función de si se realiza desde la vista de lista o de detalle.

La exportación desde la vista de lista extrae la información básica de las LPO seleccionadas, es decir, de los campos que forman parte del registro LPO en sentido estricto (Nombre, Tipo, etc.), tal y como sucedería en cualquier otra exportación convencional.

Sin embargo, al hacerlo desde la vista de detalle lo que se exporta es el listado de personas, organizaciones, etc. que forman parte de esa LPO concreta, así como su información de contacto.


Pasos previos a la creación de una campaña

Antes de proceder a crear una campaña para realizar envíos desde el CRM a través de correo electrónico hay una serie de cosas a tener en cuenta.

1) Configurar la dirección de correo general para realizar envíos desde el CRM. Los detalles para realizar esta configuración se encuentran en la página Configuración de correo - Configuración general para enviar correo.


2) Configurar el editor de plantillas de correo en función de como se desee crear las plantillas, directamente dentro del CRM o importadas vía HTML. Más información en el apartado Plantillas de Email.


3) Configurar una cuenta de correo entrante de rebotes. Ver Cuenta de gestión de rebotes.


Creación de una campaña

Existen dos maneras de crear una campaña, a ambas se puede acceder desde el propio módulo Campañas. En la barra lateral aparecen las dos opciones: Crear Campaña (Clásica) o Crear Campaña.


Menú lateral crear campaña.jpg


O a través del menú desplegable del módulo:


Menú desplegable módulo.jpg


Desde el menú de creación rápida de registros, situado en la parte superior derecha, tan solo será posible crear una Campaña (Clásica).


Campañas3.png


Tipologías de campañas

Antes de entrar en como crear una campaña, es importante entender las diferencias entre las diferentes tipologías que hay:

- La campaña de boletín de noticias permite el envío periódico de correos, sin fecha límite, y ofrece funcionalidades para la gestión de las suscripciones.

- La campaña de email, al igual que la de boletín, fundamenta la comunicación en el envío de correos electrónicos, pero responde a un objetivo y a un límite temporal concretos.

- La campaña no basada en email permite su gestión a través del CRM pero fundamenta la comunicación en otro tipo de canales (correo postal, teléfono, etc.). Mediante la acción Marcar como enviado del menú de acciones de la vista de detalle pueden marcarse cualquiera de estas campañas como "enviada" para dejar constancia que las acciones de comunicación se han realizado.

- La campaña de encuesta permite crear una encuesta con una variedad de opciones de tipo de pregunta. Las respuestas recibidas se almacenan en SinergiaCRM y se pueden ver por encuestado o como un informe de resumen detallado utilizando gráficos cuando corresponda.


Se analizarán a continuación las campañas de email / no email, dejando las de tipo boletín y encuestas para apartados posteriores.


Creación de una campaña mediante asistente

Si se selecciona "Crear Campaña" se abrirá el asistente de campañas en donde en primer lugar, se solicita el tipo de campaña que se desea crear:

- Boletín de noticias

- Email

- Campaña no basada en email

- Encuesta


56.jpg


Una vez seleccionado el tipo de campaña se lanzará el Asistente que guiará en la creación de una campaña. Las diferentes etapas del proceso de creación de una campaña que se siguen a través del asistente son: Encabezado de la Campaña, Presupuesto, Seguimientos, Listas de Público Objetivo, Marketing, Enviar Email y Resumen. Cabe tener en cuenta que en una campaña no basada en email no aparecerán ni Marketing ni Enviar Email.

Para avanzar de etapa en etapa deberá pulsarse el botón Siguiente.


1) En Encabezado de la Campaña se suministran los datos básicos de la misma: nombre, estado, fechas de inicio y finalización, descripción, propietario y tipo.

El campo Estado es meramente informativo (para que los usuarios del CRM sepan en qué punto está la campaña en su ciclo vital) y no afecta a la ejecución de procesos relacionados (envío de correos, etc). En Presupuesto, si procede, podrá consignarse la información económica de la campaña: ingresos y gastos esperados, coste real (a incorporar al finalizar la campaña), etc.


57.jpg


2) En Listas de Público Objetivo se vinculan a la campaña los destinatarios de la misma, pudiéndose utilizar las LPO ya existentes o crear otras nuevas en el momento. Cabe recordar que a una campaña pueden asignársele tantas LPO como sea necesario.


60.jpg


3) En Plantillas el CRM permite selecionar una plantilla de correo electrónico existente, crear una nueva, o utilizar una copia de una existente y modificarla. Más información sobre la gestión de plantillas en el apartado Plantillas de Email.


61.jpg


4) En Seguimientos, dentro del paso de Plantillas, se detallan las URL (direcciones de Internet) sobre las que se desea evaluar la interacción de los destinatarios de la campaña. Más información sobre la gestión de URL de seguimiento en el apartado Añadir URL de seguimiento cuando se crea una campaña mediante asistente.


Plantillas3.jpg


5) En Marketing es posible crear un Email de Marketing, es decir, un mensaje concreto a enviar en el contexto de una campaña. Cabe recordar que en el marco de una campaña es posible mandar diferentes mensajes (por ejemplo: inicio de campaña, recordatorios, aviso final, rendición de cuentas, etc.).

Para crear un Email de Marketing hay que indicar su nombre, estado y fecha de inicio, indicar los parámetros relacionados con el remitente, crear o seleccionar la plantilla con el contenido y elegir las LPO a las que se va a enviar. Este último punto es relevante en el sentido de que cada mensaje puede ser enviado a diferentes LPO y así, aunque se trate de la misma campaña, es posible segmentar el contenido en función de los colectivos destinatarios.

Las fecha y hora establecidas en el envío actúan como umbral mínimo, es decir, antes de esa fecha y hora no se va a enviar nada. En otras palabras, indicar esta fecha y hora NO garantiza, por sí solo, que el envío se vaya a producir en el momento indicado. Quien se encarga de realizar el envío de forma efectiva es una tarea programada, según se describe en el punto Envíos de la campaña.


62.jpg


Hay que tener en cuenta que al llegar a este paso del asistente desde el paso anterior ("Plantillas") el email de marketing y la relación con la plantilla de correo ya han sido generados en la base de datos. Esto implica que, si en este momento se abandona el asistente, en el subpanel "Emails de marketing" de la vista de detalle de la campaña aparecerá un registro sin nombre ni fecha de inicio ni otros campos que se rellenan en el paso de "Marketing" del asistente. 

Por otro lado, al pulsar en este paso el botón "Siguiente" cuando todavía faltan campos obligatorios del email de marketing por rellenar, aunque en el interfaz del CRM aparecen los correspondientes mensajes de validación, los cambios realizados se guardan igualmente en la base de datos. Así, si se abandona el asistente en este punto es posible nuevamente dejar el email de marketing sin alguno de los campos obligatorios. 

Ambas situaciones pueden generar errores al tratar de ejecutar posteriormente envíos de prueba o reales de ese email de marketing incompleto. En este sentido, antes de cualquier envío se recomienda revisar los datos del email de marketing. Alternativamente, puede realizarse la gestión de los envíos (e incluso de la campaña en su conjunto) a través de las vistas convencionales, sin tener que pasar por el asistente.


6) En Enviar correo electrónico es posible realizar un envío de pruebas (será necesario haber indicado una LPO de este tipo), planificar el envío real (es decir, ponerlo en cola para que se envíe en el momento indicado en el paso anterior) o, simplemente, guardar los datos suministrados en el apartado anterior (finalizar). En este último caso, siempre es posible volver a la ficha de la campaña en cualquier momento posterior para proceder a realizar envíos de pruebas o el envío definitivo.


Campanhas6.jpg


Creación de una campaña de la manera clásica

Si se selecciona "Crear Campaña (Clásica)" se abrirá una vista de edición que permitirá introducir los detalles de la campaña.


1) En esta primera pantalla de edición se deben suministrar los datos básicos de la misma: nombre, estado, fechas de inicio y finalización, descripción y tipo.


Crear campaña clasica.jpg


El campo Tipo permite definir la tipología de campaña que se está preparando y el campo Estado es meramente informativo sin tener efecto en los envíos de la campaña.

Una vez guardada la campaña, desde la vista de detalle se podrán añadir el resto de elementos necesarios para el envío de campañas.


Crear campaña clasica 2.jpg


2) En Listas de Público Objetivo se vinculan a la campaña los destinatarios de la misma, pudiéndose utilizar las LPO ya existentes o crear otras nuevas en el momento. Cabe recordar que a una campaña pueden asignársele tantas LPO como sea necesario.


3) Las plantillas de correo se pueden configurar previamente a la creación de la campaña, ver Creación de una plantilla, o durante el paso 5 que se detalla más abajo.


4) En URL de Seguimiento se detallan las URL (direcciones de Internet) sobre las que se desea evaluar la interacción de los destinatarios de la campaña. Más información sobre la gestión de URL de seguimiento en el apartado Añadir URL de seguimiento cuando se crea una campaña de la manera clásica.


5) Desde el subpanel "Marketing por Email" se podrá configurar el envío, o envíos, que se desee realizar en el marco de la campaña.


Crear marketing por email.jpg


En este punto hay que indicar su nombre, estado y fecha de inicio, indicar los parámetros relacionados con el remitente, crear o seleccionar la plantilla con el contenido y elegir las LPO a las que se va a enviar. Este último punto es relevante en el sentido de que cada mensaje puede ser enviado a diferentes LPO y así, aunque se trate de la misma campaña, es posible segmentar el contenido en función de los colectivos destinatarios.

Las fecha y hora establecidas en el envío actúan como umbral mínimo, es decir, antes de esa fecha y hora no se va a enviar nada. En otras palabras, indicar esta fecha y hora NO garantiza, por sí solo, que el envío se vaya a producir en el momento indicado. Quien se encarga de realizar el envío de forma efectiva es una tarea programada, según se describe en el punto Envíos de la campaña.


6) Una vez creada la campaña con todos sus elementos, se puede realizar un envío de prueba del "Marketing por Email" en concreto que se haya configurado para comprobar que el correo que se recibe es tal y como se desea. Este envío de prueba se podrá realizar desde el desplegable Acciones de la vista de detalle de la campaña, donde, posteriormente, también se podrá realizar el envío definitivo.


Realizar nuevo envio.jpg


Una vez seleccionado el tipo de envío, se abrirá una página donde se podrá seleccionar el envío que se desee entre todos los creados. El envío seguirá el proceso habitual, que se detalla más adelante.


Seleccion envio.jpg


Gestión de campañas con envíos múltiples

Es habitual que desde una misma campaña se desee enviar múltiples correos electrónicos. Esto es posible añadiendo nuevos Email de Marketing. Una vez creada la campaña y haber realizado el primer envío desde el asistente, si así se desea, se debe proceder de la siguiente manera para añadir nuevos envíos.

1) Acceder a la vista de detalle de la campaña.


Acceder vista detalle campaña.jpg


2) Desde el subpanel Marketing por Email, se puede añadir el envío nuevo seleccionando la opción Nuevo.


Añadir nuevo envio.jpg


3) Se abrirá una pantalla de edición donde se podrán definir los detalles del nuevo envío.


Crear nuevo envío.jpg


En esta misma pantalla se podrán seleccionar las LPO a las cuales se quiera mandar el nuevo envío, ya sean todas las de la campaña o algunas concretas. Si se desea realizar el envío a una LPO que no se asignó a la campaña en el momento de crearla, se puede añadir desde el subpanel Lista de Público Objetivo en la vista de lista de la campaña.


Crear nuevo envío seleccionar LPO.jpeg


Al guardar, se añadirá el nuevo envío al subpanel.


Segundo envio añadido.jpg


4) Para realizar el envío de prueba y el envío definitivo del nuevo correo, seguir los pasos detallados en el punto 6 de Creación de una campaña de la manera clásica.


También es posible editar un Email de Marketing existente desde el subpanel Marketing por Email. En el subpanel, entrando en el email de marketing en concreto que se desee modificar desde el nombre y luego Editar o directamente desde la vista del subpanel desde el botón Editar que se encuentra a la derecha de cada registro de Email de Marketing.


URL de Seguimiento y de Baja

Utilidad

Al enviar campañas de correo o boletines desde SinergiaCRM es posible que se quiera hacer seguimiento de las visitas a las direcciones web incluidas en la plantilla del envío. Esto es posible configurando previamente estas direcciones web como URL de Seguimiento en la campaña y referenciándolas posteriormente en la plantilla que se desee enviar.

Supongamos que se va a enviar un correo para solicitar donaciones para un proyecto y que en el cuerpo del mensaje hay dos direcciones web, una con información extra del proyecto y otra que apunta directamente al formulario de donación. Para la entidad remitente será interesante conocer cuántas personas han hecho clic en uno y otro enlace e, incluso, poder establecer una clasificación del tipo: personas que hacen clic en el enlace que lleva al formulario sin necesidad de tener más información, personas que hacen clic en ambos enlaces, personas que hacen clic en el enlace de más información, pero luego no lo hacen en el de donación, etc. Para poder realizar este seguimiento es necesario que cada vez que un destinatario haga clic en uno de estos enlaces no sea enviado directamente a la dirección correspondiente, sino que pase primero por el CRM para que éste pueda registrar el clic y después reenviar al usuario dónde realmente quería ir. Este procedimiento es totalmente transparente para el destinatario y es el usado por todas las plataformas y aplicaciones de envío de correo masivo.

En función de si la campaña se crea mediante el asistente o mediante la versión clásica, esta configuración de URL de seguimiento será diferente.


Añadir URL de seguimiento cuando se crea una campaña mediante asistente

En el paso Plantilla, detallado en los apartados 3 y 4 en Creación de una campaña mediante asistente, hay la posibilidad de añadir URL de seguimiento en la campaña en concreto que se está creando. Además, desde el mismo paso se podrán añadir posteriormente estas URL a la plantilla que se envíe.

Para crear nuevos enlaces de seguimiento se debe seleccionar "Nuevo seguimiento".


URL seguimiento asistente.png


Se abrirá una ventana emergente donde para cada una de ellas deberá indicarse un nombre de seguimiento (un alias), que no debe contener caracteres acentuados ni especiales, y la URL de seguimiento, es decir, la dirección a monitorizar. El proceso de alta de la URL termina pulsando en Nuevo seguimiento. Este proceso habrá que repetirlo tantas veces como URL se desee monitorizar.


URL seguimiento asistente 2.png


En el desplegable se podrán ver todas las URL que se hayan configurado y servirá para seleccionar la URL que se quiera añadir en un punto en concreto de la plantilla de correo.


URL seguimiento asistente 3.png


Finalmente, se puede añadir directamente el enlace en la plantilla de correo que aparece más abajo.


Añadir URL de seguimiento cuando se crea una campaña de la manera clásica

Dentro de la campaña, se debe ir al subpanel URL de Seguimiento. Una vez allí se pueden añadir tantas direcciones web como se desee.


Url seguimiento 1.jpg


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Una vez configuradas en la campaña, se deberán vincular en la plantilla.

Las URL de seguimiento se pueden añadir a las plantillas únicamente cuando se configure el Marketing por Email. En este paso es donde se debe escoger la plantilla de email que se desea enviar. Para añadir las URL, que deben estar previamente creadas, se editará la plantilla.


Url seguimiento 3.jpg


Añadir URL de seguimiento en las plantillas de correo

Para que se lleve a cabo el seguimiento, en la plantilla de email se deben referenciar las URL creadas en la campaña.

Una vez dentro del editor de las plantillas, sea cuál sea la manera como se esté creando la campaña, se puede operar de dos formas para añadir las URL de seguimiento.

La primera opción es acudir al desplegable que contiene todas las URL que se hayan configurado en la campaña. Tras seleccionar la URL a seguir y hacer clic en el botón "Insertar referencia a URL" o "Inserte el código de seguimiento (tracker)", se añadirá la URL directamente en la plantilla con el texto que se haya establecido como alias de la dirección web.


URL seguimiento asistente 4.png


Url seguimiento 4.jpg


Posteriormente, se puede modificar el texto del enlace que se habrá creado por defecto. Haciendo clic con el botón derecho encima de este enlace aparecerá la opción "Insertar/editar enlace".


Url seguimiento 5.jpg


En "Texto para mostrar" se podrá escribir lo que se desee que vea la persona receptora del correo. Cabe tener cuidado en no modificar el alias que aparece en la casilla URL y, en todo caso, asegurarse de que está correctamente escrito, incluyendo las llaves de inicio y cierre.


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Tras hacer clic en "Ok" la plantilla se modificará según se le haya indicado.

La segunda vía por la que introducir la URL en la plantilla es la que se usará habitualmente cuando ya se tiene en el cuerpo de la plantilla el texto donde se quiere incorporar el enlace de seguimiento. En este caso se puede seleccionar el texto y hacer clic con el botón derecho para que salga la opción "Insertar/editar enlace".

En este caso, el "Texto para mostrar" ya aparecerá y se deberá introducir manualmente, o habiéndolo copiado previamente, el alias del enlace en la casilla URL, incluyendo las llaves de inicio y cierre.


Url seguimiento 10.jpg


Al finalizar el proceso de inserción de URL de seguimiento, se deberá guardar la plantilla y ya podrá procederse con la configuración del envío.


URL para darse de baja

Hay un caso especial de URL de seguimiento que se produce al marcar la casilla ¿Enlace para rehusar?. En este caso, la URL que se crea podrá ser usada por el destinatario para darse de baja de los correos de la entidad. La URL de seguimiento es, en este caso, una dirección interna del propio CRM, por lo que el campo queda automáticamente rellenado y deshabilitado.


Enlace de baja 2.png


Enlace de baja.png


Para añadir este tipo de enlaces en las plantillas de correos de las campañas se deben seguir los mismos pasos descritos en Añadir URL de seguimiento en la plantillas de correo.

Es relevante conocer cómo gestiona el CRM los clics en enlaces de este tipo:

- Campaña de tipo email: cuando el destinatario hace clic en una URL de baja en esta tipología de campaña, el CRM marca su correo electrónico como rehusado (ver, por ejemplo, la vista de edición del módulo de Personas) con lo que a dicha dirección no se le volverá a mandar ningún otro correo, ya sea de esta o de cualquier otra campaña o boletín.

- Campaña de tipo boletín: en este tipo de campaña a partir del clic del destinatario, la baja se produciría "solamente" en el contexto de ese boletín (sería una simple desuscripción), pudiendo recibir otros boletines o mensajes de otras campañas. Tal y como se ha comentado anteriormente, en este caso la baja quedará registrada en las listas de exclusión por ID que existan en la campaña.

Si se crea una URL de seguimiento para darse de baja el CRM asume que se incorporará a la plantilla del correo a enviar. Si no se crea, el CRM incorpora automáticamente un texto por defecto en las plantillas, asegurando así el cumplimiento de la normativa legal habitual. Así pues, es recomendable crear siempre explícitamente la URL de baja y añadirla a la plantilla, de modo que se controle completamente el proceso.


Enmascaramiento de remitente de envío

Al configurar un envío se deben indicar las cuentas de correo saliente y de rebotes que se usarán. Como se ha visto, al escoger la cuenta de rebotes, se rellenan automáticamente los campos Nombre del remitente, Dirección del Remitente, Nombre de "Responder A" y Dirección de "Responder A" con lo que se tenga configurado en la cuenta de gestión de rebotes. Cabe tener en cuenta que los dos campos relativos al remitente deben indicarse obligatoriamente al configurar la cuenta de gestión de rebotes, mientras que los dos relativos a "Responder A" son opcionales, por lo que de entrada pueden quedar vacíos al seleccionar la cuenta de rebotes que se usará en el envío.


Enmascarar remitente envio.png


Es posible que se desee que un envío en particular tenga como remitente un nombre y/o una dirección diferentes de los que vienen configurados en la cuenta de correo de gestión de rebotes. Por ejemplo, que la dirección no sea rebotescrm@correo.org sino una más conocida para los receptores o más representativa del contenido del correo, como podría ser socios@correo.org. Siempre que el proveedor de correo lo permita, es posible modificar el remitente de manera puntual para un envío en concreto.

De todas maneras, hay que tener en cuenta que los posibles rebotes llegarán a la cuenta que se especifique en Dirección Email Remitente, aunque no esté configurada como Cuenta de Gestión de Rebotes. Si fuera así, los rebotes recibidos en esa cuenta no serán procesados por el CRM por lo que no aparecerán en las estadísticas de la campaña (ver también: Aparecen direcciones de correo rebotadas en la campaña).

Visto esto, hay diferentes posibilidades de enmascaramiento, con diferentes efectos en cuanto a la gestión de los rebotes:

1) Enmascarar solamente el Nombre del Remitente, que no provoca ningún efecto en el CRM, manteniendo la Dirección Email Remitente configurada en la cuenta de rebotes. En este caso los rebotes se recibirán de forma normal en esta cuenta. Siguiendo el ejemplo inicial, en la captura siguiente se ha modificado el Nombre del Remitente que aparecía por defecto (Rebotes) por uno de elección propia para el envío concreto.


Enmascarar remitente envio 2.1.png


2) Crear direcciones de rebotes específicas que sean más parecidas a las cuentas generales que se usan en el día a día de la gestión de la entidad. Por ejemplo, en lugar de enmascarar los envíos con socios@correo.org, se puede crear la cuenta socios.crm@correo.org, configurarla como cuenta de gestión de rebotes en el CRM y utilizarla para realizar los envíos. Se recomienda crear una nueva cuenta específica en lugar de configurar directamente una cuenta de uso habitual como cuenta de gestión de rebotes porque para que el CRM pueda contabilizar correctamente los rebotes la cuenta debe de ser de uso exclusivo del CRM y no estar configurada en otros clientes de correo que puedan interceptar los mensajes dirigidos al CRM. Ver Configuración de correo - Cuenta de Gestión de Rebotes.

3) Finalmente, siempre queda la opción de hacer un enmascaramiento del Nombre del Remitente y de la Dirección Email Remitente sin más y asumir que se perderá la contabilización de los rebotes de ese envío en el Estado de la Campaña.

Cabe tener en cuenta que el enmascaramiento es posible siempre que el proveedor de correo lo permita. Proveedores como Gmail o Microsoft Exchange pueden restringir esta operativa e, incluso, llegar a impedir los envíos. Así pues, en estos casos se hace más evidente la necesidad de realizar envíos de prueba antes de lanzar un envío real. Y siempre será de utilidad conocer las posibles restricciones que el proveedor pueda imponer.


Particularidades en la creación de una campaña de tipo boletín

Como se ha indicado en el apartado anterior, los boletines electrónicos de noticias (newsletters) son gestionados como un tipo especial de campaña, que presenta algunas particularidades en relación a lo descrito en ese apartado.

La estructura de etapas del asistente de creación de campañas es prácticamente la misma que para campañas de email. Solamente aparece una etapa diferente, Suscripciones, que sustituye a Listas de Público Objetivo.

- Las etapas Presupuesto y Seguimientos son idénticas a las de una campaña de email.

- En Suscripciones deben consignarse las LPO que van a estar vinculadas al boletín. Todo boletín debe tener por lo menos tres LPO asociadas: la de Suscriptores, la de No Suscriptores y la de Prueba. En caso de que el usuario no seleccione una lista de entre las existentes para algunas de las tres categorías, el CRM creará tantas listas vacías como sea necesario y las asociará a las categorías correspondientes. A parte de estas tres LPO, el usuario podrá asignar posteriormente todas las LPO que desee mediante el subpanel Lista de Público Objetivo de la vista detalle del boletín.


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- Las etapas Marketing y Enviar email son idénticas a las de una campaña de email.

- En la vista de detalle de la campaña, desde la edición en línea, se puede especificar la frecuencia de envío del boletín, además de los campos ya citados en el capítulo anterior. Aunque se trata de un dato meramente descriptivo, sin impacto en el funcionamiento del CRM.


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Envíos de la campaña

Proceso de envío de correos

Al enviar un correo relacionado con una campaña, el proceso que se ejecuta es el siguiente:

Envío de los correos de márketing: hay dos tareas programadas (se pueden ver en Admin / Sistema / Planificador) que participan en el proceso de envío de correos relacionados con las campañas:

- Run Nightly Mass Email Campaigns: Realiza el envío de todos los mensajes que están en la cola de correo pendientes de ser enviados y cuya fecha y hora de envío esté vencida. Cada ejecución de dicha tarea tiene un número máximo de correos que se pueden enviar. Este máximo (que debe tener en cuenta las propias limitaciones del servidor SMTP que se esté usando por parte de cada entidad) se define en Admin / Email / Configuración de Email para Campañas / Opciones de correo saliente, en el campo Número de emails enviados por lote. Si el número de correos que se encuentran pendientes de enviar en la Cola de email supera ese máximo, se tardará más de una ejecución en realizar el envío de todos los correos.

De los que se intente mandar, unos saldrán correctamente, otros saldrán pero después rebotarán y otros directamente no saldrán (el SMTP ya no los acepta por diferentes razones). Estos últimos son los que quedan con la casilla En proceso marcada en la Cola de email y el CRM no volverá a reenviarlos hasta 24 horas después aunque no tenga nada más en cola. Si estos mensajes permanecen varios días en cola y va creciendo el número de reintentos deben ser eliminados de la cola y las direcciones de correo borradas o corregidas.

Cabe tener presente que algunos servidores SMTP bloquean el envío de cualquier correo en cuanto detectan un intento de envío o reenvío a una dirección errónea. En estos casos puede ser relevante depurar las direcciones erróneas con frecuencia para que el envío general no quede parado.

Si, por cualquier motivo, no se desea esperar a que se ejecute dichos proceso de forma programada, se puede forzar el envío inmediato de los correos que se encuentran en la cola de correo de forma manual, accediendo a la Cola de email (Admin / Email / Cola de Email) y pinchando en Enviar Emails de Campañas Encolados. También de esta forma se tiene en cuenta el número máximo de mensajes por lote, por lo que si en la cola hay un número superior de correos deberá forzarse el envío las veces que sea necesario (la función que se ejecuta cuando se fuerza el envío o cuando el Scheduler dispara la tarea programada es la misma) o esperar a la siguiente ejecución de la tarea programada.

- Run Nightly Process Bounced Campaign Emails: Se conecta al buzón de rebotes que se haya usado como remitente de la campaña y captura todos los mensajes devueltos (buzones llenos, cuentas inexistentes, etc.) para que el gestor de la campaña pueda proceder a la limpieza de la base de datos.

Estos dos procesos, al igual que el resto de tareas programadas, se ejecutan en base a los parámetros especificados en Admin / Sistema / Planificador, tomando como referencia la zona horaria del usuario admin (id "1" de usuario) del CRM.


Posibles condicionantes externos al CRM

Dado que cada entidad cuenta con su propia contratación de proveedor de servicio de correo electrónico se recomienda tener en cuenta algunas consideraciones con antelación al lanzamiento de Campañas. Estas cuestiones son especialmente relevantes cuando las Campañas se dirigen a un volumen significativo de destinatarios:

1. Límite de envío diario y por hora de correo electrónico desde la cuenta utilizada.

Cabe tener en cuenta que si el límite de envíos diarios contratados es inferior al volumen de envíos que quieren hacerse a través de una o varias campañas en un mismo día, habrá que valorar dos opciones: la posibilidad de distribuir el envío en tantos días como sean necesarios para garantizar su ejecución, o bien, la solicitud a nuestro proveedor de correo electrónico de modificación del límiite de envío que tiene contratado la entidad.

A su vez, ya sea como situación añadida a la anterior o no, puede existir un límite de envíos máximos por hora. Esta circunstancia es también variable según el proveedor. En función del límite de envío por hora podría detenerse el ritmo de envío de nuestra campaña.

Por ejemplo, supongamos que tenemos contratado un servicio de correo que cuenta con un limite de envío diario de 2.000 correos electrónicos por cuenta y que, simultáneamente, tiene un límite de envío en un mismo lote por hora de 100 correos electrónicos. En este caso se necesitarían 20h para hacer el envío de un máximo de 2.000 correos en el mismo día.

Para más información, se pueden consultar las páginas de ayuda de los distintos proveedores. Ejemplos de los dos mayoritarios:

Límites de envío de mensajes de Gmail en Google Workspace

Límites de envío en Outlook.com

Para solucionar esta problemática, el CRM permite configurar la cantidad de emails que se envían en cada lote. Para hacerlo se debe ir a Administrador / Email / Configuración de Email para Campañas y modificar el valor que aparece en "Número de emails enviados por lote".


Configuración de email para campañas.jpg


Este máximo que se establezca será para el global de envíos que tenga que hacer el CRM en una hora y no por cada uno de los correos salientes que realice el envío.


2. Censura del envío masivo de correos electrónicos a través de la IP de la instancia de la entidad en SinergiaCRM.

De existir, hay que comunicar desde la entidad a vuestro proveedor de servicio de correo electrónico que se trata de una dirección de confianza y que, por lo tanto, se solicita que autorice los envíos que provengan de la misma.


Estado de la campaña

Una vez lanzada una campaña es posible realizar un seguimiento de su estado (sin olvidar que desde el módulo de Informes podrán realizarse también determinados análisis).


Acceso a la vista de estado

El acceso a la vista de estado se realiza mediante el botón Ver estado que se encuentra en la parte superior derecha de la vista de detalle de la campaña.


Ver estado campaña.png


Gráfico resumen

Debajo del panel superior de la vista de estado de la campaña se presenta en formato gráfico un resumen de los indicadores de la campaña y de sus envíos: mensajes enviados, mensajes vistos, enlaces clicados, interesados creados, mensajes rebotados (en función de las diferentes causas), direcciones omitidas en el envío, etc.


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Por defecto, la información que se muestra en el gráfico y en los subpaneles inferiores es la general de toda la campaña. Mediante el desplegable Filtrar gráfico por es posible seleccionar un envío individual y en ese caso tanto el gráfico como los subpaneles mostrarán solamente los datos relativos al envío seleccionado.


Filtrar grafico por.jpg


Nótese que, si al seleccionar un envío individual en el desplegable "Filtrar gráfico por" los subpaneles están cerrados, la información que se mostrará en ellos al abrirlos será la general de la campaña. Para visualizar la información concreta de cada envío se deben tener los subpaneles abiertos antes de hacer la selección del envío a visualizar.


Subpaneles

Debajo del gráfico es posible consultar a través de los diferentes subpaneles los registros concretos que sustentan cada indicador. Esto facilita, por ejemplo, la revisión de direcciones de correo electrónico incorrectas y otras operativas que pueden ser de interés.


Subpaneles estado campaña.jpg


El contenido de cada subpanel que acompaña el gráfico de estado de la campaña es el siguiente:

- Cola de mensajes: mensajes de la campaña que están a la espera de ser procesados por parte de la tarea programada de envío de correo.

- Respuestas a la encuesta: para las campañas de tipo Encuesta, respuestas recibidas.

- Mensaje enviado/intentado: mensajes de la campaña enviados a los destinatarios. También aparecen aquellos mensajes de los que se ha hecho algún intento de envío sin éxito. Mientras no se agoten los intentos de envío estos mensajes aparecerán también en la cola de correo citada anteriormente.

- Mensaje visto: mensajes que han sido abiertos por parte de los destinatarios. Este rastreo se realiza con una imagen invisible que incluye el correo de manera automática. Cuando el receptor abre el correo, se descarga la imagen y se cuenta el mensaje como visto.

- Enlace: destinatarios que han visitado alguna de las URL de seguimiento.

- Interesados creados: registros del módulo Interesados creados a través de formularios básicos de campañas vinculados a la campaña.

- Personas creadas: registros del módulo Personas creados a través de formularios básicos de campañas vinculados a la campaña o por la conversión de registros del módulo Interesados.

- Mensajes rebotados, Email no válido: direcciones de correo no válidas o casos en los que el servidor de la dirección de correo receptora del mensaje rechaza el envío. Además, el CRM marca el correo de la persona, interesado u organización como No válido.

- Mensajes rebotados, otras causas: lista de direcciones a las que se ha realizado varios intentos de envío del mensaje sin éxito y otros casos como, por ejemplo, personas añadidas en una LPO que no tienen una dirección de correo.

- Descartados: mensajes en los que el usuario ha hecho clic en el enlace para darse de baja de la lista de envío.

- Excluidos por dirección de correo o dominio: mensajes no enviados porque sus destinatarios forman parte de alguna de las LPO de exclusión de la campaña o porque tienen el correo marcado como "Rehusado" o "No válido". También quedan aquí si se está intentando reenviar un mismo mensaje a una dirección a la que ya se le ha enviado previamente (puede haber registros que compartan la misma dirección o registros que figuren en más de una LPO).

- Organizaciones: registros del módulo Organizaciones creados por la conversión de registros del módulo Interesados.

- Interesados: registros del módulo Interesados creados a través de formularios básicos de campañas vinculados a la campaña.

- Subvenciones: registros del módulo Subvenciones creados por la conversión de registros del módulo Interesados.


¿Qué se puede hacer si...?

Aparecen direcciones de correo descartadas

Tal y como se ha indicado en el apartado Subpaneles, en este caso ha sido el destinatario quien ha tomado la decisión de darse de baja de las comunicaciones de la entidad. En función del tipo de campaña que se trate, boletín o correo electrónico, la baja tendrá diferentes efectos, según se detalla en URL para darse de baja.

Si se sospecha que ha podido ser un error del destinatario, se puede contactar con él para confirmar la baja. En caso de que efectivamente haya sido un error, se puede desmarcar el "Rehusado" o quitar a la persona u organización de la LPO de exclusión.

Cabe insistir en que el CRM tan solo marca las direcciones de correo como "Rehusado" si así lo indica la persona haciendo clic en el enlace de baja que incluyen las plantillas de correo. Si se desmarca el "Rehusado" sin el consentimiento de la persona, se estará infringiendo el derecho que tienen las personas de dejar de formar parte de las listas de envío.


Aparecen direcciones de correo rebotadas

En el apartado Subpaneles se ha detallado por qué los correos pueden quedar en Mensajes Rebotados (...) después de un envío.

En estos casos, si se considera necesario, se puede contactar con la persona por algún otro canal para confirmar su dirección de correo (u obtener otra) o comprobar que no tenga el buzón de entrada lleno o alguna otra particularidad que le impida recibir los envíos.

En caso de que no se consiga una dirección de correo válida para las direcciones del subpanel de Mensajes Rebotados - Email No válido, la mejor práctica será eliminar o marcar como no válido la dirección de correo de la persona, interesado u organización para evitar que se sigan produciendo nuevos rebotes. Cabe tener en cuenta que algunos proveedores penalizan los intentos reiterados de envío a direcciones erróneas pues se considera un síntoma de estar enviando correo no deseado (spam).

Si no se desea perder la dirección de correo rebotada se puede copiar a otro campo del registro, por ejemplo a Descripción.

Se quiere enviar un mensaje a quienes no hayan visto un envío previo

En el subpanel de Mensaje visto se recoge el listado de personas (y direcciones de correo) que han abierto el correo. Es posible que el número de personas que han abierto el correo no sea el deseado y que se quiera realizar un segundo envío para intentar captar la atención de aquellas personas que no lo abrieron, pero excluyendo a aquellos que sí que lo abrieron.

Para empezar, se deberá crear una LPO de exclusión con aquellas personas que ya hayan abierto el primer correo y que no se quiera que reciban el segundo.

Para hacer esto, primero se deberá crear una LPO de exclusión y vincularla a la campaña. Ver punto 2 del apartado Creación de una campaña de la manera clásica.

Después se deberá ir al Estado de la campaña, al subpanel Mensaje visto y darle al botón "Agregar a Lista de Público Objetivo".


Agregar vistos a LPO.png


Se abrirá una ventana emergente con todas las listas de público objetivo que se tengan creadas y se tendrá que escoger aquella creada específicamente para esta actuación.

Luego se deberá programar un segundo envío en el marco de la campaña, siguiendo lo descrito en Gestión de campañas con envíos múltiples.

Al realizar este segundo envío, el CRM tendrá en cuenta la LPO de exclusión vinculada a la campaña para no enviarlo a las personas que formen parte de ella.

Cuando haya terminado este segundo envío concreto para las personas que no hayan leído el primero, se deberá eliminar la LPO de exclusión creada en este proceso. De esta manera, si se quiere seguir usando la campaña para realizar otros envíos a la LPO originalmente vinculada, no quedaran excluidas las personas que se añadieron a la LPO de exclusión por haber visto el primer mensaje.


Buenas prácticas en el envío de correo electrónico

A fin de evitar que los servidores de destino cataloguen los envíos como correo no deseado (spam) o, peor, incluyan al servidor remitente en una lista negra, es importante seguir las buenas prácticas establecidas al respecto. Se recomienda consultar algunas de las numerosas guías que existen en Internet sobre el tema. A modo de ejemplo:

- Cómo evitar que mis campañas vayan a spam (Acumbamail)

- Best practices for composing emails (Wild Apricot)

- Your Guide to Avoiding Spam Filters and Improving Deliverability (Campaign Monitor)

- (ES) Cómo seguir buenas pautas al enviar correo electrónico / (CA) Com seguir bones pautes en enviar correu electrònic (CDmon)


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