Ampliación de ejemplos

From SinergiaCRM - Wikisuite
Jump to navigation Jump to search

Contents

Funcionamiento general

Introducción

Acceso y entornos

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Acceso_y_entornos

Pantalla principal

https://docs.suitecrm.com/user/introduction/user-interface/home-page/

(Imagen simplemente señalando cada parte de la interfaz en página principal)

Simbología y elementos visuales en SinergiaCRM

Significado de elementos visuales

Rayo https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=B%C3%BAsqueda,_filtros_y_ordenaci%C3%B3n_de_resultados#Uso_de_caracteres_comod.C3.ADn_en_las_b.C3.BAsquedas

Campos en rojo Triángulo rojo (vistasd lista de edición / lista) i (info) Lápiz

Atajos en búsquedas

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=B%C3%BAsqueda,_filtros_y_ordenaci%C3%B3n_de_resultados#Uso_de_caracteres_comod.C3.ADn_en_las_b.C3.BAsquedas


Gestión del perfil de usuario

https://docs.suitecrm.com/user/introduction/managing-user-accounts/

Identificador interno de los registros: el campo Id

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Estructura_de_datos:_m%C3%B3dulos_y_campos#Notas_acerca_de_los_ID_de_los_registros


Funcionamiento del campo Asignado a

El campo "Asignado a" forma parte de la base de SinergiaCRM. Se encuentra en cada uno de los módulos y se trata de un campo de tipo relacionado que se alimenta de los registros del módulo Usuarios. Su función es indicar qué usuario es el propietario o responsable del registro.


Asignado a.png


Tiene diferentes particularidades:

- Al crear un registro se rellena automáticamente con el nombre del usuario que esté creando el registro. De todas maneras, para mantener esta funcionalidad del autocompletado es necesario que el campo esté visible en la lista de edición.
- Al crear un registro y asignarlo a otro usuario diferente del que está creando el registro, se envía automáticamente un correo electrónico a este usuario avisándolo que se le ha asignado un nuevo registro.
- Es un campo importante cuando se configuran roles y grupos de seguridad en SinergiaCRM, ya que el usuario que esté asignado a un registro tendrá importancia a la hora de permitir acceder al registro, heredar grupos de seguridad, editar, etc. Ver Usuarios, Roles, Grupos de seguridad y Registro de cambios.

Notificaciones

https://docs.suitecrm.com/user/introduction/user-interface/desktop-notifications/#_enabling_desktop_notifications

Tipos de acciones disponibles en el menú-botón de acción de vistas

Desde las vistas de lista y de detalle hay un seguido de acciones que se pueden llevar a cabo sobre uno o múltiples registros. Cabe tener en cuenta que las acciones disponibles que van a encontrar los diferentes usuarios generales van a depender de los permisos que se les haya otorgado a cada uno mediante los roles.

De estas acciones, hay algunas generales que comparten la gran mayoría de los módulos y hay algunas otras muy específicas del funcionamiento de cada uno de los módulos.

Para aplicar alguna de estas acciones desde la vista de lista es necesario seleccionar uno o varios registros y se activará el menú desplegable "Acción masiva".


Acción masiva vista de lista.png


Para llevar a cabo acciones para cada registro individualmente desde la vista de detalle se debe utilizar el desplegable "Acciones".


Acciones vista detalle.png


Acciones generales disponibles desde la vista de lista

Hay un conjunto de acciones disponibles para realizar desde la vista de lista que comparten gran parte de los módulos de SinergiaCRM.

  • Actualización masiva: permite editar más de un registro a la vez sin necesidad de entrar en la vista de detalle individualmente. Ver Modificación de datos.
  • Combinar: permite combinar dos o más registros en uno de solo. Ver Métodos de búsqueda y combinación de duplicados ya existentes.
  • Eliminar: permite eliminar uno o varios registros de un módulo concreto. Esta acción tan solo eliminará el registro del módulo en concreto, pero no sus registros relacionados. Por ejemplo, si se elimina un compromiso de pago, los pagos seguirán existiendo.
  • Exportar: permite exportar los datos seleccionados en un documento .csv. Ver Extracción de datos de la aplicación.
  • Generar Documento: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla Mail Merge Reports, previamente creada. Ver Mail Merge Reports - Combinar correspondencia.
  • Imprimir como PDF: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla PDF, previamente creada. Ver Plantillas PDF.

A continuación se muestran qué acciones generales tiene disponible cada uno de los módulos desde la vista de lista.

Módulo Actualización Masiva Combinar Eliminar Exportar Generar Documento Imprimir como PDF
Acciones SEPE X X X X X
Asistencias X X X X X X
Campañas X X X X X
Candidaturas X X X X X X
Compromisos de Pago X X X X X X
Plantillas de Correo electrónico X X X X
Cuentas de correo electrónico saliente X X X X X
Documentos X X X X X
Empleados X X X
Encuestas X X X X X
Entorno personal X X X X X X
Eventos X X X X X X
Flujos de trabajo X X X X X
Generador XML SEPE X X X X X
Grupos de Seguridad X X X X
Incidencias SEPE X X X X X
KReports X X X X
Inscripciones X X X X X X
Interesados X X X X X X
Llamadas X X X X X
Notas X X X X X
Objetivos X X X X X X
Ofertas laborales X X X X X X
Organizaciones X X X X X X
Plantillas PDF X X X X
Pagos X X X X X X
Personas X X X X X X
Mail Merge Reports X X X X X
Proyectos X X X X X
Público Objetivo - Listas X X X X X
Recursos X X X X X X
Relaciones con Organizaciones X X X X X X
Relaciones con Personas X X X X X X
Remesas X X X X X X
Reservas X X X X X X
Respuestas a la encuesta X X X X X
Reuniones X X X X X
Roles X
Seguimientos X X X X X X
Sesiones X X X X X X
Subvenciones X X X X X X
Tareas X X X X X
Tareas de Proyecto X X X X X
Ubicaciones X X X X X X
Usuarios X X X X
Valoraciones X X X X X X


Acciones específicas de algunos módulos disponibles desde la vista de lista

A continuación se listan las acciones específicas de su funcionamiento que tienen algunos de los módulos disponibles desde la vista de lista.

  • Correos: Importar; Eliminar del IMAP; Marcar como no leído; Marcar como leído; Marca como destacado; Marcar como no destacado.
  • Ofertas laborales: Sincronización Incorpora.
  • Organizaciones: Correo; Agregar A Lista de Público Objetivo; Mapa; Añadir Organizaciones y Personas a una lista de público objetivo; Sincronización Incorpora.
  • Pagos: Agregar a la remesa.
  • Personas: Correo; Agregar A Lista de Público Objetivo; Mapa; Sincronización Incorpora.
  • Subvenciones: Mapa.


Acciones generales disponibles desde la vista de detalle

Cuando se entra a la vista de detalle de un registro de cualquier módulo, hay una pestaña con diferentes acciones que se permiten ejecutar sobre aquel registro en particular.

  • Buscar Duplicados: activa la vista para especificar los campos sobre los que se quiere realizar una búsqueda de duplicados de ese registro en concreto. Ver Detección de duplicados.
  • Duplicar, sirve para crear un registro nuevo copiando la información del registro que se está duplicando. Este registro nuevo se creará y nos redireccionará a una pantalla de edición para se puedan hacer las modificaciones que se considere en este registro duplicado.
  • Editar: permite entrar en la vista de edición del registro.
  • Eliminar: permite eliminar el registro. Esta acción tan solo eliminará el registro del módulo en concreto, pero no sus registros relacionados. Por ejemplo, si se elimina un compromiso de pago, los pagos seguirán existiendo.
  • Generar Documento: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla Mail Merge Reports, previamente creada. Ver Mail Merge Reports - Combinar correspondencia.
  • Imprimir como PDF: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla PDF, previamente creada. Ver Plantillas PDF.
  • Ver Registro de Cambios: permite ver los cambios realizados en los campos auditados del registro. Ver Registro de cambios.


Módulo Buscar Duplicados Duplicar Editar Eliminar Generar Documento Imprimir como PDF Ver Registro de Cambios
Acciones SEPE X X X X X X
Asistencias X X X X X X X
Campañas X X X X X X
Candidaturas X X X X X X
Compromisos de Pago X X X X X X X
Correo electrónico - Plantillas X X X
Correos X X X X X
Cuentas de correo electrónico saliente X X X X X X
Documentos X X X X X
Empleados X X X X
Encuestas X X X X X X
Entorno personal X X X X X X X
Eventos X X X X X X X
Flujos de trabajo X X X X X X
Generador XML SEPE X X X X X X
Grupos de Seguridad X X X X X
Incidencias SEPE X X X X X X
Inscripciones X X X X X X X
Interesados X X X X X X
Llamadas X X X X X
Marketing por Email X X X
Notas X X X X X
Objetivos X X X X X X X
Ofertas laborales X X X X X X
Organizaciones X X X X X X X
PDF - Plantillas X X X X X
Pagos X X X X X X X
Personas X X X X X X X
Plantillas - Mail Merge Reports X X X X
Proyectos X X X X X
Público Objetivo - Listas X X X X X
Recursos X X X X X X X
Relaciones con Organizaciones X X X X X X X
Relaciones con Personas X X X X X X X
Remesas X X X X X X X
Reservas X X X X X X X
Respuestas a la encuesta X X X X X X
Reuniones X X X X X
Roles X X X
Seguimientos X X X X X X X
Sesiones X X X X X X X
Subvenciones X X X X X X X
Tareas X X X X X
Tareas de Proyecto X X X X X
Ubicaciones X X X X X X X
Usuarios X X X X
Valoraciones X X X X X X X


Acciones específicas de algunos módulos disponibles desde la vista de detalle

  • Campañas: Lanzar Asistente; Enviar Prueba; Enviar Emails; Marcar Como Enviado.
  • Correos: Eliminar del IMAP; Responder; Responder a Todos; Reenviar; Crear Incidencia; Crear Caso; Crear Contacto; Crear Cliente Potencial; Crear Oportunidad.
  • Encuestas: Ver reportes de encuesta.
  • Eventos: Inscribe a los miembros de la lista de público objetivo; Crear sesiones periódicas.
  • Generador XML SEPE: Generar fichero XML.
  • Interesados: Convertir el Interesado; Enviar PDF por correo.
  • Llamadas: Cerrar y Crear Nuevo; Cerrar; Replanificaciones.
  • Ofertas laborales: Sincronización Incorpora.
  • Organizaciones: Sincronización Incorpora; Enviar PDF por correo.
  • Personas: Administrar Suscripciones; Sincronización Incorpora; Enviar PDF por correo.
  • Proyectos: Ver Gantt; Ver Detalle.
  • Público Objetivo - Listas: Exportar.
  • Remesas: Generar remesa SEPA de recibos; Generar remesa SEPA de transferencias; Procesar pagos con tarjeta.
  • Reuniones: Cerrar y Crear Nuevo; Cerrar.
  • Tareas: Cerrar y Crear Nuevo; Cerrar.
  • Usuarios: Restablecer Preferencias de Usuario; Restablecer Página de Inicio.



Relaciones entre módulos y campos relacionados

Definición de campo relacionado

Concepto de relación entre módulos

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Glosario#Relaci.C3.B3n

Importancia de la correcta definición de relaciones entre módulos

Creación de varias relaciones de un mismo tipo entre 2 módulos

¿Cómo influyen en la correcta estructuración de datos?

Creación de nuevos módulos Informes Plantillas Mail Merge Flujos de trabajo

¿Cómo modificar la tipología de un campo preexistente?

Ejemplos de foro ACAPPS / Acollida i Esperança / MONA

Ejemplos plantillas MailMerge Reports

Atención directa

Inserción laboral

Recursos y reservas

Pagos de servicios agregados

Ejemplos Informes

Economía

Detalle de pago de remesas

  • Módulo base: Remesas
  • Campos que muestra: nombre de la remesa, del pago y estado e importe del pago incluido en la remesa.
  • Filtros: remesa, fecha de cargo, cuenta bancaria, estado y tipo de la remesa.
  • Particularidades: se puede exportar.
  • Nivel: básico


Informe detalle remesas.png


Campañas

Personas y Relaciones con Personas

Recursos y reservas (FET)

Datos básicos de recursos

  • Módulo base: Recursos
  • Campos que muestra: información básica de los recursos e información de contacto de sus personas u organizaciones propietarias.
  • Filtros: tipo, estado y tarifas.
  • Gráficos: distribución por tipo y estado.
  • Nivel: básico


Datos básicos de recursos.png


Datos básicos de reservas

  • Módulo base: Reservas
  • Campos que muestra: información básica de las reservas e información de contacto de las personas u organizaciones que reservan. Recuento de recursos que contempla la reserva y de la durada de esta.
  • Filtros: estado y fechas de inicio y finalización de la reserva.
  • Gráficos: distribución por estado.
  • Particularidades: cálculo de la durada de la reserva en horas y en días.
  • Nivel: básico


Datos básicos de reservas.png


Detalle de recursos por reserva

  • Módulo base: Reservas
  • Campos que muestra: información básica de las reservas e información de cada uno de los recursos vinculados. Cálculo del coste de cada recurso por la durada de la reserva.
  • Filtros: nombre, estado y fechas de inicio y finalización de la reserva. Nombre, estado, tipo y tarifas del recurso.
  • Particularidades: cálculo de la durada de la reserva en horas y en días y del coste del recurso.
  • Nivel: básico


Recursos por reservas.png


Pagos de servicios agregados (PENDIENTE)

Ejemplos Flujos de trabajo

Envío de correo de agradecimiento tras la participación en un Evento (2 FdTs encadenados - Enric)

Planteamiento

Los Flujos trabajan siempre a partir de la acción realizada sobre 1 registro. Así mismo, un flujo nos permite enviar 1 e-mail. Así pues, ¿cómo conseguir que a partir de la cción sobre un único registro se mande un conjunto de e-mails a todos los participantes en un evento? Deberemos encadenar flujos de trabajo.

Primero localizamos el módulo sobre el que debe actuar el primer flujo. Si queremos que el proceso se lance cuando finaliza un evento, lógicamente el módulo de partida será el de eventos, que es dónde modificaremos el estado del mismo para marcarlo como finalizado. Por otro lado, necesitamos mandar un e-mail a cada inscrito, y por tanto necesitaremos tener un flujo que a partir de algún cambio en la inscripción, nos mande el e-mail de agradecimiento. Como la inscripción está directamente relacionada con la persona, podemos mandar el e-mail directamente desde un flujo basado en este módulo.

Así pues ya sabemos que debemos tener un flujo basado en el módulo de eventos y otro basado en el de inscripciones. Ahora necesitamos llegar desde el primer flujo al último. Como el evento y la inscripción están relacionados, no necesitaremos ningún flujo intermedio. Lo que sí necesitaremos es alguna manera en que el evento pueda forzar la ejecución del flujo en las inscripciones que corresponde: lo haremos modificando las inscripciones relacionadas con el evento. Para evitar modificar algún campo ya usado con alguna otra finalidad, crearemos un campo a tal fin.


Realización

Por tanto los pasos serán:

1) Crear un campo en Inscripciones, que podemos etiquetar como "Interno: lanzar mail"

2) Crear un Flujo sobre Eventos

3) Crear unflujo sobre inscripciones

El flujo sobre Eventos

El primer flujo, basado en Eventos, se lanzará cuando se cambie el estado del evento a "Finalizado". Para ello añadimos las condiciones - El estado es "Finalizado" - Ha cambiado el campo "Estado" (así evitamos que se lance el flujo sobre un evento que ya estaba cerrado y al que le hacemos cualquier otra modificación)

Este evento se lanzará sólo "al guardar": no queremos que por la noche empiece a recorrer todos los eventos de la historia intentado generar más e-mails No queremos acciones repetitivas: el agradecimiento lo mandamos sólo 1 vez, así nos aseguramos que no lo repetimos El evento trata todos los registros No se lanza al importar.

La acción a realizar será "modificar registro", y modificaremos el campo que hemos creado en Inscripciones

El flujo sobre Inscripciones

Este flujo nos lanzará los e-mails de agradecimiento cuando nos marquen el campo interno que hemos creado. ASí pues la condición de ejecución será: - Que el campo "Interno: lanzar mail" haya cambiado - Que el campo "Interno: lanzar mail" sea 1 - Que el estado de la inscripción sea "participa" (aquí ponemos los estados que utilizamos para saber que el participante ha realmente participado en el evento)

Este evento, igual que el anterior, se lanzará sólo a"al guardar", no tendrá acciones repetitivas, tratará todos los registros y no se lanzará al importar

Como acción tendrá: Seleccionaremos la acción enviar e-mail, sobre campo relacionado "Personas:Persona" y escogeremos la plantilla pertinente


Envío de correo de agradecimiento tras la participación en un Evento (VERSIONADO)

La gestión del post realización de un evento se puede agilizar mediante flujos de trabajo. Si se desea enviar siempre un agradecimiento a los participantes al finalizar un evento, se puede automatizar mediante un flujo de trabajo y evitar tener que generar una LPO, crear una campaña con su envío, etc.

Para hacerlo se van a necesitar dos flujos y crear un campo en Inscripciones. El primer flujo de trabajo se ejecutará al momento en el que el evento cambie al estado "Finalizado" e informará a las inscripciones que ya pueden mandar un correo a las persona mientras que el segundo se ejecutará sobre las inscripciones y hará efectivo el envío de un correo de agradecimiento.

Una cosa a tener en cuenta es que la plantilla de correo que se utilice para el agradecimiento debería de ser reutilizable para cada evento, teniendo en cuenta que se puede personalizar con el uso de variables, para evitar tener que pensar en cambiar cada vez la plantilla antes que se ejecute el flujo de trabajo.


1) Flujo sobre Eventos

  • Actuaciones previas: Crear un campo en Inscripciones tipo casilla de selección con nombre "Enviar agradecimiento", por ejemplo.
  • Módulo: Eventos
  • Propiedades: el flujo se ejecutará al guardar sobre Todos los registros del módulo Eventos.
  • Condiciones: el estado del evento cambia a "Finalizado" y en el campo "Estado" ha habido "Cualquier cambio".
  • Acciones: modificar el registro de Inscripciones y modificaremos el campo creado anteriormente para indicar que ya se pueden enviar los correos.
  • Consideraciones: se añade la condición que en el "Estado" haya habido "Cualquier cambio" para asegurarse que el flujo de trabajo se ejecuta cuando se modifica concretamente este campo y no cuando se realiza alguna otra modificación y coincide que el estado del evento es "Finalizado".


2) Flujo sobre Inscripciones

  • Actuaciones previas: creación de la plantilla que se deseará enviar como agradecimiento.
  • Módulo: Inscripciones
  • Propiedades: el flujo se ejecutará al guardar sobre Todos los registros del módulo Inscripciones.
  • Condiciones:
    • El campo "Enviar agradecimiento" ha cambiado.
    • El campo "Enviar agradecimiento" es 1 (si el campo es de tipo casilla de selección).
    • El estado de la inscripción es "Participa" (para asegurarse que la persona ha participado realmente en el evento) .
  • Acciones: enviar e-mail, sobre campo relacionado "Personas:Persona" seleccionando la plantilla previamente creada.
  • Consideraciones: se añade la condición que en el "Estado" haya habido "Cualquier cambio" para asegurarse que el flujo de trabajo se ejecuta cuando se modifica concretamente este campo y no cuando se realiza alguna otra modificación y coincide que el estado del evento es "Finalizado".


(REPENSAR) Envío de recordatorio de devolución de recursos reservados - Xènia

Para desarrollar.

(REPENSAR) Generación de petición de reserva al crear un Evento de tipo X y envío de notificación - Xènia

Creación de registro de reserva para grupos de trabajo / comisiones / reuniones virtuales y envío de correo a quien gestiona este tipo de peticiones en la organización.


(REPENSAR) Envío automático de correo de reserva confirmada a quien la realiza y a propietario del recurso - Xènia

Se puede automatizar la notificación de confirmación de una reserva para la persona que la ha hecho y para la persona, o personas, responsable del recurso, o recursos, que se incluyen en la reserva. Para realizar las dos notificaciones se tendrán que configurar dos flujos de trabajos diferentes, uno que se ejecute sobre la reserva para notificar a la persona que la realiza y otro que se ejecute sobre los recursos vinculados a la reserva para notificar a la persona responsable de estos.

1) Notificar a la persona que reserva.


Notificar persona que reserva.jpg


  • Módulo: Reservas
  • Propiedades: el flujo se ejecutará sobre Todos los registros del módulo Reservas cuando se guarde el registro.
  • Condiciones: el estado de la reserva debe ser "Confirmado".
  • Acciones: se enviará un mensaje a la persona que conste como "Persona que reserva".

Este flujo de trabajo también sirve si quién realiza la reserva es una organización y se quiere notificarla. Tan solo se tendrá que cambiar el destinatario del envío en la acción.

Tratamiento de situaciones especiales

Datos sensibles cuando no se quiere que se conozca de la existencia de la relación 1-1 con otro módulo

Opción 1: OSAESS

Opción 2: FCB

Ejemplos API