Difference between revisions of "Ampliación de ejemplos"

From SinergiaCRM - Wikisuite
Jump to navigation Jump to search
Line 446: Line 446:
  
 
= Ejemplos Flujos de trabajo =
 
= Ejemplos Flujos de trabajo =
 
== Envío de correo de agradecimiento tras la participación en un Evento (VERSIONADO) ==
 
 
La gestión de acciones vinculadas a un evento se puede agilizar mediante flujos de trabajo. Este ejemplo señala un procedimiento posible si se desea enviar siempre un agradecimiento a los participantes al finalizar un evento. Se evita así tener que generar una LPO, crear una campaña con su envío, etc.
 
 
Para hacerlo se van a necesitar dos flujos de trabajo y crear un campo en el módulo de  ''Inscripciones''. El primer flujo de trabajo se ejecutará en el momento en el que el evento cambie al estado "Finalizado" e informará a las inscripciones del mismo que ya se puede mandar un correo a las personas. El segundo se ejecutará sobre las inscripciones y hará efectivo el envío de un correo de agradecimiento.
 
 
El primer flujo de trabajo tiene que tener como punto de partida el módulo de ''Eventos'' porque es donde se indica que el estado ha pasado a finalizado. El segundo flujo de trabajo se basará directamente sobre inscripciones porque al estar estas directamente relacionadas con el módulo ''Personas'' es posible enviar el e-mail partiendo desde la inscripción. La forma de forzar la ejecución del segundo flujo de trabajo se hará mediante un nuevo campo creado para este fin y evitar posibles confusiones.
 
 
Hay que tener en cuenta que la plantilla de correo que se utilice para el agradecimiento debería de ser reutilizable para cada evento, teniendo en cuenta que se puede personalizar con el uso de variables, para evitar tener que pensar en cambiar cada vez la plantilla antes que se ejecute el flujo de trabajo que hace el envío.
 
 
 
1) Flujo inicial basado en ''Eventos''
 
 
* '''Actuaciones previas''': Crear un campo en el módulo ''Inscripciones'' tipo casilla de verificación con la etiqueta "Enviar agradecimiento", por ejemplo. Este campo no será necesario que se muestre en las vistas si no se desea.
 
* '''Módulo''': Eventos
 
* '''Propiedades''': el flujo se ejecutará al guardar sobre ''Todos los registros'' del módulo ''Eventos''.
 
* '''Condiciones''': el estado del evento cambia a "Finalizado" y en el campo "Estado" ha habido "Cualquier cambio".
 
* '''Acciones''': modificar el registro de ''Inscripciones'' modificándose el campo creado anteriormente para indicar mediante su activación que ya se pueden enviar los correos.
 
* '''Consideraciones''': se añade la condición que en el "Estado" haya habido "Cualquier cambio" para asegurarse que el flujo de trabajo se ejecuta cuando se modifica concretamente este campo y no cuando se realiza alguna otra modificación y coincide que el estado del evento es "Finalizado". Si no, podría producirse un efecto indeseado y enviarse un agradecimiento en más de una ocasión.
 
 
 
2) Flujo sobre ''Inscripciones''
 
 
* '''Actuaciones previas''': creación de la plantilla que se deseará enviar como agradecimiento.
 
* '''Módulo''': Inscripciones
 
* '''Propiedades''': el flujo se ejecutará al guardar sobre ''Todos los registros'' del módulo ''Inscripciones''.
 
* '''Condiciones''':
 
** El campo "Enviar agradecimiento" ha cambiado.
 
** El campo "Enviar agradecimiento" es 1 (si el campo es de tipo casilla de selección).
 
** El estado de la inscripción es "Participa" (para asegurarse que la persona ha participado realmente en el evento) .
 
* '''Acciones''': enviar e-mail, sobre campo relacionado "Personas:Persona" seleccionando la plantilla previamente creada.
 
* '''Consideraciones''': se añade la condición que en el "Estado" haya habido "Cualquier cambio" para asegurarse que el flujo de trabajo se ejecuta cuando se modifica concretamente este campo y no cuando se realiza alguna otra modificación y coincide que el estado del evento es "Finalizado".
 
  
 
== (REPENSAR) Envío de recordatorio de devolución de recursos reservados - Xènia ==  
 
== (REPENSAR) Envío de recordatorio de devolución de recursos reservados - Xènia ==  

Revision as of 19:08, 8 August 2022

Contents

Funcionamiento general

Introducción

Acceso y entornos

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Acceso_y_entornos

Pantalla principal

https://docs.suitecrm.com/user/introduction/user-interface/home-page/

(Imagen simplemente señalando cada parte de la interfaz en página principal)


Gestión del perfil de usuario

https://docs.suitecrm.com/user/introduction/managing-user-accounts/


Alertas y notificaciones

https://docs.suitecrm.com/user/introduction/user-interface/desktop-notifications/#_enabling_desktop_notifications


Simbología y elementos visuales en SinergiaCRM

Significado de elementos visuales

Rayo https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=B%C3%BAsqueda,_filtros_y_ordenaci%C3%B3n_de_resultados#Uso_de_caracteres_comod.C3.ADn_en_las_b.C3.BAsquedas

Campos en rojo Triángulo rojo (vistasd lista de edición / lista) i (info)

Lápiz: - en registro de vista de lista - en un campo Incorporar lo que se indica aquí sobre "cuando se pasa por encima y aparece el lápiz": https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Introducci%C3%B3n,_modificaci%C3%B3n_y_extracci%C3%B3n_de_datos#Modificaci.C3.B3n

Atajos en búsquedas

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=B%C3%BAsqueda,_filtros_y_ordenaci%C3%B3n_de_resultados#Uso_de_caracteres_comod.C3.ADn_en_las_b.C3.BAsquedas


Identificador interno de los registros: el campo Id

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Estructura_de_datos:_m%C3%B3dulos_y_campos#Notas_acerca_de_los_ID_de_los_registros


Funcionamiento del campo Asignado a

El campo "Asignado a" forma parte de la base de SinergiaCRM. Se encuentra en cada uno de los módulos y se trata de un campo de tipo relacionado que se alimenta de los registros del módulo Usuarios. Su función es indicar qué usuario es el propietario o responsable del registro.


Asignado a.png


Tiene diferentes particularidades:

- Al crear un registro se rellena automáticamente con el nombre del usuario que esté creando el registro. De todas maneras, para mantener esta funcionalidad del autocompletado es necesario que el campo esté visible en la lista de edición.
- Al crear un registro y asignarlo a otro usuario diferente del que está creando el registro, se envía automáticamente un correo electrónico a este usuario avisándolo que se le ha asignado un nuevo registro.
- Es un campo importante cuando se configuran roles y grupos de seguridad en SinergiaCRM, ya que el usuario que esté asignado a un registro tendrá importancia a la hora de permitir acceder al registro, heredar grupos de seguridad, editar, etc. Ver Usuarios, Roles, Grupos de seguridad y Registro de cambios.

Coherencia en Diseños de vistas

- campos disponibles - campos especiales que aparecen en unas vistas concretas (edad, horas totales asistencias, cuota anualizada, tipo de relación actual (personas/organizaciones). - posibilidad de edición o no de campos concretos que ofrecen posibilidad de edición en línea en vitas de detalle y de lista.

Tipos de acciones disponibles en el menú-botón de acción de vistas

Desde las vistas de lista y de detalle hay un seguido de acciones que se pueden llevar a cabo sobre uno o múltiples registros. Cabe tener en cuenta que las acciones disponibles que van a encontrar los diferentes usuarios generales van a depender de los permisos que se les haya otorgado a cada uno mediante los roles.

De estas acciones, hay algunas generales que comparten la gran mayoría de los módulos y hay algunas otras muy específicas del funcionamiento de cada uno de los módulos.

Para aplicar alguna de estas acciones desde la vista de lista es necesario seleccionar uno o varios registros y se activará el menú desplegable "Acción masiva".


Acción masiva vista de lista.png


Para llevar a cabo acciones para cada registro individualmente desde la vista de detalle se debe utilizar el desplegable "Acciones".


Acciones vista detalle.png


Acciones generales disponibles desde la vista de lista

Hay un conjunto de acciones disponibles para realizar desde la vista de lista que comparten gran parte de los módulos de SinergiaCRM.

  • Actualización masiva: permite editar más de un registro a la vez sin necesidad de entrar en la vista de detalle individualmente. Ver Modificación de datos.
  • Combinar: permite combinar dos o más registros en uno de solo. Ver Métodos de búsqueda y combinación de duplicados ya existentes.
  • Eliminar: permite eliminar uno o varios registros de un módulo concreto. Esta acción tan solo eliminará el registro del módulo en concreto, pero no sus registros relacionados. Por ejemplo, si se elimina un compromiso de pago, los pagos seguirán existiendo.
  • Exportar: permite exportar los datos seleccionados en un documento .csv. Ver Extracción de datos de la aplicación.
  • Generar Documento: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla Mail Merge Reports, previamente creada. Ver Mail Merge Reports - Combinar correspondencia.
  • Imprimir como PDF: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla PDF, previamente creada. Ver Plantillas PDF.

A continuación se muestran qué acciones generales tiene disponible cada uno de los módulos desde la vista de lista.

Módulo Actualización Masiva Combinar Eliminar Exportar Generar Documento Imprimir como PDF
Acciones SEPE X X X X X
Asistencias X X X X X X
Campañas X X X X X
Candidaturas X X X X X X
Compromisos de Pago X X X X X X
Plantillas de Correo electrónico X X X X
Cuentas de correo electrónico saliente X X X X X
Documentos X X X X X
Empleados X X X
Encuestas X X X X X
Entorno personal X X X X X X
Eventos X X X X X X
Flujos de trabajo X X X X X
Generador XML SEPE X X X X X
Grupos de Seguridad X X X X
Incidencias SEPE X X X X X
KReports X X X X
Inscripciones X X X X X X
Interesados X X X X X X
Llamadas X X X X X
Notas X X X X X
Objetivos X X X X X X
Ofertas laborales X X X X X X
Organizaciones X X X X X X
Plantillas PDF X X X X
Pagos X X X X X X
Personas X X X X X X
Mail Merge Reports X X X X X
Proyectos X X X X X
Público Objetivo - Listas X X X X X
Recursos X X X X X X
Relaciones con Organizaciones X X X X X X
Relaciones con Personas X X X X X X
Remesas X X X X X X
Reservas X X X X X X
Respuestas a la encuesta X X X X X
Reuniones X X X X X
Roles X
Seguimientos X X X X X X
Sesiones X X X X X X
Subvenciones X X X X X X
Tareas X X X X X
Tareas de Proyecto X X X X X
Ubicaciones X X X X X X
Usuarios X X X X
Valoraciones X X X X X X


Acciones específicas de algunos módulos disponibles desde la vista de lista

A continuación se listan las acciones específicas de su funcionamiento que tienen algunos de los módulos disponibles desde la vista de lista.

  • Correos: Importar; Eliminar del IMAP; Marcar como no leído; Marcar como leído; Marca como destacado; Marcar como no destacado.
  • Ofertas laborales: Sincronización Incorpora.
  • Organizaciones: Correo; Agregar A Lista de Público Objetivo; Mapa; Añadir Organizaciones y Personas a una lista de público objetivo; Sincronización Incorpora.
  • Pagos: Agregar a la remesa.
  • Personas: Correo; Agregar A Lista de Público Objetivo; Mapa; Sincronización Incorpora.
  • Subvenciones: Mapa.


Acciones generales disponibles desde la vista de detalle

Cuando se entra a la vista de detalle de un registro de cualquier módulo, hay una pestaña con diferentes acciones que se permiten ejecutar sobre aquel registro en particular.

  • Buscar Duplicados: activa la vista para especificar los campos sobre los que se quiere realizar una búsqueda de duplicados de ese registro en concreto. Ver Detección de duplicados.
  • Duplicar, sirve para crear un registro nuevo copiando la información del registro que se está duplicando. Este registro nuevo se creará y nos redireccionará a una pantalla de edición para se puedan hacer las modificaciones que se considere en este registro duplicado.
  • Editar: permite entrar en la vista de edición del registro.
  • Eliminar: permite eliminar el registro. Esta acción tan solo eliminará el registro del módulo en concreto, pero no sus registros relacionados. Por ejemplo, si se elimina un compromiso de pago, los pagos seguirán existiendo.
  • Generar Documento: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla Mail Merge Reports, previamente creada. Ver Mail Merge Reports - Combinar correspondencia.
  • Imprimir como PDF: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla PDF, previamente creada. Ver Plantillas PDF.
  • Ver Registro de Cambios: permite ver los cambios realizados en los campos auditados del registro. Ver Registro de cambios.


Módulo Buscar Duplicados Duplicar Editar Eliminar Generar Documento Imprimir como PDF Ver Registro de Cambios
Acciones SEPE X X X X X X
Asistencias X X X X X X X
Campañas X X X X X X
Candidaturas X X X X X X
Compromisos de Pago X X X X X X X
Correo electrónico - Plantillas X X X
Correos X X X X X
Cuentas de correo electrónico saliente X X X X X X
Documentos X X X X X
Empleados X X X X
Encuestas X X X X X X
Entorno personal X X X X X X X
Eventos X X X X X X X
Flujos de trabajo X X X X X X
Generador XML SEPE X X X X X X
Grupos de Seguridad X X X X X
Incidencias SEPE X X X X X X
Inscripciones X X X X X X X
Interesados X X X X X X
Llamadas X X X X X
Marketing por Email X X X
Notas X X X X X
Objetivos X X X X X X X
Ofertas laborales X X X X X X
Organizaciones X X X X X X X
PDF - Plantillas X X X X X
Pagos X X X X X X X
Personas X X X X X X X
Plantillas - Mail Merge Reports X X X X
Proyectos X X X X X
Público Objetivo - Listas X X X X X
Recursos X X X X X X X
Relaciones con Organizaciones X X X X X X X
Relaciones con Personas X X X X X X X
Remesas X X X X X X X
Reservas X X X X X X X
Respuestas a la encuesta X X X X X X
Reuniones X X X X X
Roles X X X
Seguimientos X X X X X X X
Sesiones X X X X X X X
Subvenciones X X X X X X X
Tareas X X X X X
Tareas de Proyecto X X X X X
Ubicaciones X X X X X X X
Usuarios X X X X
Valoraciones X X X X X X X


Acciones específicas de algunos módulos disponibles desde la vista de detalle

  • Campañas: Lanzar Asistente; Enviar Prueba; Enviar Emails; Marcar Como Enviado.
  • Correos: Eliminar del IMAP; Responder; Responder a Todos; Reenviar; Crear Incidencia; Crear Caso; Crear Contacto; Crear Cliente Potencial; Crear Oportunidad.
  • Encuestas: Ver reportes de encuesta.
  • Eventos: Inscribe a los miembros de la lista de público objetivo; Crear sesiones periódicas.
  • Generador XML SEPE: Generar fichero XML.
  • Interesados: Convertir el Interesado; Enviar PDF por correo.
  • Llamadas: Cerrar y Crear Nuevo; Cerrar; Replanificaciones.
  • Ofertas laborales: Sincronización Incorpora.
  • Organizaciones: Sincronización Incorpora; Enviar PDF por correo.
  • Personas: Administrar Suscripciones; Sincronización Incorpora; Enviar PDF por correo.
  • Proyectos: Ver Gantt; Ver Detalle.
  • Público Objetivo - Listas: Exportar.
  • Remesas: Generar remesa SEPA de recibos; Generar remesa SEPA de transferencias; Procesar pagos con tarjeta.
  • Reuniones: Cerrar y Crear Nuevo; Cerrar.
  • Tareas: Cerrar y Crear Nuevo; Cerrar.
  • Usuarios: Restablecer Preferencias de Usuario; Restablecer Página de Inicio.

Relaciones entre módulos y campos relacionados

Definición de campo relacionado

Concepto de relación entre módulos

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Glosario#Relaci.C3.B3n

Campo Nombre

Importancia de la correcta definición de relaciones entre módulos

Creación de varias relaciones de un mismo tipo entre 2 módulos

¿Cómo influyen en la correcta estructuración de datos?

Creación de nuevos módulos Informes Plantillas Mail Merge Flujos de trabajo

¿Cómo modificar la tipología de un campo preexistente?

Ver Migración de datos entre campos

Ejemplos de foro ACAPPS / Acollida i Esperança / MONA

Ejemplos plantillas MailMerge Reports

Atención directa

Inserción laboral

Recursos y reservas

Pagos de servicios agregados

Ejemplos Informes

Economía

Detalle de pago de remesas

  • Módulo base: Remesas
  • Campos que muestra: nombre de la remesa, del pago y estado e importe del pago incluido en la remesa.
  • Filtros: remesa, fecha de cargo, cuenta bancaria, estado y tipo de la remesa.
  • Particularidades: se puede exportar.
  • Nivel: básico


Informe detalle remesas.png


Campañas

Personas y Relaciones con Personas

Recursos y reservas (FET)

Datos básicos de recursos

  • Módulo base: Recursos
  • Campos que muestra: información básica de los recursos e información de contacto de sus personas u organizaciones propietarias.
  • Filtros: tipo, estado y tarifas.
  • Gráficos: distribución por tipo y estado.
  • Nivel: básico


Datos básicos de recursos.png


Datos básicos de reservas

  • Módulo base: Reservas
  • Campos que muestra: información básica de las reservas e información de contacto de las personas u organizaciones que reservan. Recuento de recursos que contempla la reserva y de la durada de esta.
  • Filtros: estado y fechas de inicio y finalización de la reserva.
  • Gráficos: distribución por estado.
  • Particularidades: cálculo de la durada de la reserva en horas y en días.
  • Nivel: básico


Datos básicos de reservas.png


Detalle de recursos por reserva

  • Módulo base: Reservas
  • Campos que muestra: información básica de las reservas e información de cada uno de los recursos vinculados. Cálculo del coste de cada recurso por la durada de la reserva.
  • Filtros: nombre, estado y fechas de inicio y finalización de la reserva. Nombre, estado, tipo y tarifas del recurso.
  • Particularidades: cálculo de la durada de la reserva en horas y en días y del coste del recurso.
  • Nivel: básico


Recursos por reservas.png


Pagos de servicios agregados (PENDIENTE)

Ejemplos Flujos de trabajo

(REPENSAR) Envío de recordatorio de devolución de recursos reservados - Xènia

Para desarrollar.

(REPENSAR) Generación de petición de reserva al crear un Evento de tipo X y envío de notificación - Xènia

Creación de registro de reserva para grupos de trabajo / comisiones / reuniones virtuales y envío de correo a quien gestiona este tipo de peticiones en la organización.


(REPENSAR) Envío automático de correo de reserva confirmada a quien la realiza y a propietario del recurso - Xènia

Se puede automatizar la notificación de confirmación de una reserva para la persona que la ha hecho y para la persona, o personas, responsable del recurso, o recursos, que se incluyen en la reserva. Para realizar las dos notificaciones se tendrán que configurar dos flujos de trabajos diferentes, uno que se ejecute sobre la reserva para notificar a la persona que la realiza y otro que se ejecute sobre los recursos vinculados a la reserva para notificar a la persona responsable de estos.

1) Notificar a la persona que reserva.


Notificar persona que reserva.jpg


  • Módulo: Reservas
  • Propiedades: el flujo se ejecutará sobre Todos los registros del módulo Reservas cuando se guarde el registro.
  • Condiciones: el estado de la reserva debe ser "Confirmado".
  • Acciones: se enviará un mensaje a la persona que conste como "Persona que reserva".

Este flujo de trabajo también sirve si quién realiza la reserva es una organización y se quiere notificarla. Tan solo se tendrá que cambiar el destinatario del envío en la acción.

Tratamiento de situaciones especiales

Datos sensibles cuando no se quiere que se conozca de la existencia de la relación 1-1 con otro módulo

Opción 1: OSAESS

Opción 2: FCB

Ejemplos API