Difference between revisions of "Ampliación de ejemplos"

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=== Pantalla principal ===
 
=== Pantalla principal ===
  
https://docs.suitecrm.com/user/introduction/user-interface/home-page/
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Una vez realizado el login a SinergiaCRM se redirecciona a la pantalla principal de la interfície.
  
(Imagen simplemente señalando cada parte de la interfaz en página principal)
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[[File:Pantalla principal.png|frame|center]]
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En esta página se pueden encontrar diferentes elementos.
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1. '''Menú principal'''. Ver [[Gestión_del_menú_principal|Gestión del menú principal]] para saber como adaptarlo.
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2. '''Perfil de usuario y acceso al área de administración'''. Ver [[Manual_de_SinergiaCRM#Adaptaci.C3.B3n_del_CRM|Adaptación del CRM]] para saber qué se puede hacer desde administración.
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3. '''Área central''' con dashlets personalizables y noticias de SinergiaCRM. Ver [[Configuración_básica#Personalizaci.C3.B3n_de_la_pantalla_de_inicio|Personalización de la pantalla de inicio]] para saber como llevar a cabo modificaciones en esta área.
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4. '''Barra lateral''' con el listado de registros consultados recientemente y los marcados como favoritos.
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5. '''Creación rápida de registros''' en un listado de módulos determinados. Ver [[Introducción,_modificación_y_extracción_de_datos#Introducci.C3.B3n|Introducción de datos]] para ver los módulos disponibles donde crear registros desde este desplegable.
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6. '''Barra de búsqueda global'''. Ver [[Búsqueda_y_filtros#B.C3.BAsqueda_global|Búsqueda global]] para saber más sobre esta funcionalidad.
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=== Gestión del perfil de usuario OK ===
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Cada usuario puede gestionar la configuración y preferencias de su perfil. Una vez haya accedido al interfaz del CRM debe ir a la derecha del menú principal y situar el cursor encima de su nombre de usuario hasta que se abra un menú desplegable y pueda seleccionar "Perfil". Esta opción, redirige directamente a la vista de edición de su registro de usuario.
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[[File:Perfil de usuario.png|frame|center]]
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En el apartado [[Usuarios,_Roles,_Grupos_de_seguridad_y_Registro_de_cambios#Perfil_del_usuario_y_contrase.C3.B1a|Perfil de usuario y contraseña]] hay indicaciones en torno a la modificación de las preferencias y configuraciones.
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Además, también se podrá hacer una [[Configuración_de_correo#Configuraci.C3.B3n_individual_para_enviar_correo|Configuración individual para enviar correo]], siempre que desde ''Administrador / Email / Configuración de email'' [[Configuración_de_correo#Configuraci.C3.B3n_general_para_enviar_correo|configuración general para enviar correo]] se haya indicado que los usuarios pueden enviar correos como ellos mismos.
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=== Alertas y notificaciones OK ===
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Los usuarios de SinergiaCRM son susceptibles de recibir distintos tipos de notificaciones y alertas informativas. Algunas de ellas necesitan de una acción proactiva previa por parte de algún usuario del CRM para que se produzcan (gestión del perfil de usuario, creación de un flujo de trabajo, etc). En otros casos, son el resultado de algún tipo de automatismo de base de SinergiaCRM o fruto de alguna adaptación con la que cuente la entidad usuaria.
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Es posible visualizar algunas comunicaciones en el interfaz del CRM desde el botón de notificaciones, ver el apartado [[Ampliaci%C3%B3n_de_ejemplos#Pantalla_principal|Pantalla principal]]. En otros casos, se recibirá la información únicamente vía correo electrónico.
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A continuación se describen los distintos tipos de notificaciones y alertas disponibles:
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* '''Notificaciones de asignación de registros:''' se envían por correo electrónico al usuario al que se le asigna un registro por parte de otro usuario del sistema. Para más información ver [[Ampliación_de_ejemplos#Funcionamiento_del_campo_Asignado_a|Funcionamiento del campo ''Asignado a'']]
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* '''Notificaciones de escritorio:''' se reciben en el navegador notificaciones en torno a reuniones y llamadas. Cada usuario puede habilitar la recepción de estas notificaciones desde la pestaña "Avanzado" de su [[Ampliación_de_ejemplos#Gesti.C3.B3n_del_perfil_de_usuario|perfil de usuario]].
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[[File:Activar notificaciones del escritorio.jpg|frame|center]]
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:Para habilitar esta funcionalidad se deben permitir las notificaciones en el navegador en el que se esté trabajando.
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:En el navegador Google Chrome, por ejemplo, aparecerá este aviso en el que tan solo se tiene que aceptar que se manden notificaciones:
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[[File:Habilitar notificaciones navegador.png|frame|center]]
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:Si se trabaja desde diferentes navegadores, es posible que se tenga que habilitar este permiso en cada uno de ellos. A partir de la configuración realizada, cuando se acerque la hora de una reunión o llamada, aparecerá un aviso en el navegador.
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[[File:Notificación Chrome.png|frame|center]]
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:También aparecerá una notificación en el botón de avisos del interfaz del CRM.
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[[File:Notificación SinergiaCRM.png|frame|center]]
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* '''Notificaciones de reuniones y llamadas:''' permite enviar un correo, o varios, de aviso a las personas y/o usuarios convocados a una reunión o llamada con antelación (X minutos/horas antes). La recepción de estos avisos se puede configurar en el momento de crear la reunión o llamada. Por defecto, siempre se añade el usuario que está creando el registro y se ofrece la opción de añadir el resto de personas y/o usuarios invitados.
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[[File:Recordatorio reunion llamada.png|frame|center]]
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:Si se han habilitado las ''Notificaciones del escritorio'', en el momento de crear una reunión o llamada, también se podrá especificar cuando se quieren recibir los avisos de "Ventana emergente", diferenciados de los avisos que se envíen por correo.
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* '''Notificaciones de respuestas a formularios:''' son aquellas que recibe el usuario asignado a un formulario cuando se envía una nueva respuesta desde la página web en la que se encuentre integrado. Ver [[Formularios|Formularios]] para ampliar información.
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* '''Alertas del sistema a partir de acciones de validación de datos:''' son aquellas que envía automáticamente el CRM por correo electrónico cuando alguna de las [[Tareas_programadas_de_validación_de_datos#Listado_de_acciones_de_validaci.C3.B3n|tareas programadas de validación de datos]] obtiene un resultado que requiere de una intervención de revisión posterior del usuario. Los informes de resultados se envían a todos los usuarios administradores del sistema.
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* '''Alertas personalizadas generadas mediante flujos de trabajo:''' es posible ampliar y personalizar la recepción de muchas más alertas o notificaciones vía correo electrónico a usuarios, personas u organizaciones cuando se cumplan una serie de condiciones predefinidas. Ver [[Ejemplos_de_flujos_de_trabajo| Ejemplos de flujos de trabajo]] para posibles sugerencias de ideas.
  
 
=== Simbología y elementos visuales en SinergiaCRM ===
 
=== Simbología y elementos visuales en SinergiaCRM ===
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==== Significado de elementos visuales ====
 
==== Significado de elementos visuales ====
  
Rayo
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SinergiaCRM cuenta con algunos elementos visuales que permiten identificar una funcionalidad sin necesidad de tenerlo que detallar por escrito en cada momento. Estos elementos visuales se pueden repetir en los diferentes módulos y siempre tienen el mismo significado.
https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=B%C3%BAsqueda,_filtros_y_ordenaci%C3%B3n_de_resultados#Uso_de_caracteres_comod.C3.ADn_en_las_b.C3.BAsquedas
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* '''Rayo:''' en la vista de edición indica que el CRM rellena un campo de manera automática si no se rellena manualmente.
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[[File:Rayo.png|frame|center]]
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* '''Asterisco rojo:''' en la vista de edición indica que un campo es de rellenado obligatorio. Para saber como gestionar la obligatoriedad de los campos ver [[Adaptación_de_módulos_existentes#Incorporaci.C3.B3n.2C_modificaci.C3.B3n_y_eliminaci.C3.B3n_de_campos|Incorporación, modificación y eliminación de campos]].
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[[File:Asterisco.png|frame|center]]
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* '''Campos en rojo:''' aparecen cuando se quiere guardar un registro sin haber rellenado todos los campos obligatorios. También se marca de rojo la pestaña donde se encuentra el campo obligatorio para hacerlo más sencillo de identificar.
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[[File:Campos en rojo.png|frame|center]]
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* '''Triángulo rojo:''' en las vistas de lista indica que un campo depende de otro.
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[[File:Triangulo.png|frame|center]]
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* '''i en campos''': en algunos campos hay incluido un mensaje de ayuda o de información referente a su funcionalidad. Los campos que tengan este mensaje, tendrán al lado una ''i'' dentro de un círculo y al pasar el cursor por encima se abrirá un mensaje.
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[[File:i ayuda.png|frame|center]]
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* '''''i'' en vista de lista:''' aparece en las vistas de lista de algunos de los módulos y permite mostrar "Detalles Adicionales" de cada uno de los registros. Estos "detalles" son campos que ya existen y que se muestran en formato de pequeña ventana emergente al hacer clic a la ''i''. En cada módulo, estos detalles son campos diferentes, y no se pueden editar.
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[[File:i.png|frame|center]]
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* '''Lápiz:''' aparece de manera general en cada registro en la vista de lista y sirve para poder acceder directamente en la vista de edición. También es posible que aparezca al pasar por sobre de un campo, cosa que indica que el campo está disponible para [[Introducción,_modificación_y_extracción_de_datos#Edici.C3.B3n_en_l.C3.ADnea_de_un_registro_individual|editar en línea]].
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[[File:Lapiz.png|frame|center]]
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* '''Ojo:''' en los ''Documentos'' sirve para previsualizarlos en una nueva ventana en el navegador que se esté usando. De esta manera se evita tener que descargar un documento en el ordenador si tan solo se quiere consultar un dato.
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[[File:Ojo.png|frame|center]]
  
*
 
Campos en rojo
 
Triángulo rojo (vistasd lista de edición / lista)
 
i (info)
 
  
Lápiz:  
+
* '''Gráfico:''' en la vista de lista de ''Campañas'' permite acceder directamente a consultar el [[Campañas#Estado_de_la_campa.C3.B1a|estado]] de esa campaña en particular.
- en registro de vista de lista
 
- en un campo
 
Incorporar lo que se indica aquí sobre "cuando se pasa por encima y aparece el lápiz":
 
https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Introducci%C3%B3n,_modificaci%C3%B3n_y_extracci%C3%B3n_de_datos#Modificaci.C3.B3n
 
  
==== Atajos en búsquedas ====
 
  
https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=B%C3%BAsqueda,_filtros_y_ordenaci%C3%B3n_de_resultados#Uso_de_caracteres_comod.C3.ADn_en_las_b.C3.BAsquedas
+
[[File:Grafico.png|frame|center]]
  
=== Gestión del perfil de usuario ===
 
  
https://docs.suitecrm.com/user/introduction/managing-user-accounts/
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==== Atajos en búsquedas ====
  
=== Alertas y notificaciones ===
+
https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=B%C3%BAsqueda,_filtros_y_ordenaci%C3%B3n_de_resultados#Uso_de_caracteres_comod.C3.ADn_en_las_b.C3.BAsquedas
  
https://docs.suitecrm.com/user/introduction/user-interface/desktop-notifications/#_enabling_desktop_notifications
 
  
 
=== Identificador interno de los registros: el campo ''Id'' ===
 
=== Identificador interno de los registros: el campo ''Id'' ===
 
https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Estructura_de_datos:_m%C3%B3dulos_y_campos#Notas_acerca_de_los_ID_de_los_registros
 
https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Estructura_de_datos:_m%C3%B3dulos_y_campos#Notas_acerca_de_los_ID_de_los_registros
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=== Funcionamiento del campo ''Asignado a'' ===
 
=== Funcionamiento del campo ''Asignado a'' ===
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:- Es un campo importante cuando se configuran roles y grupos de seguridad en SinergiaCRM, ya que el usuario que esté asignado a un registro tendrá importancia a la hora de permitir acceder al registro, heredar grupos de seguridad, editar, etc. Ver [https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Usuarios,_Roles,_Grupos_de_seguridad_y_Registro_de_cambios Usuarios, Roles, Grupos de seguridad y Registro de cambios].
 
:- Es un campo importante cuando se configuran roles y grupos de seguridad en SinergiaCRM, ya que el usuario que esté asignado a un registro tendrá importancia a la hora de permitir acceder al registro, heredar grupos de seguridad, editar, etc. Ver [https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Usuarios,_Roles,_Grupos_de_seguridad_y_Registro_de_cambios Usuarios, Roles, Grupos de seguridad y Registro de cambios].
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== Coherencia en Diseños de vistas ==
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- campos disponibles
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- campos especiales que aparecen en unas vistas concretas (edad, horas totales asistencias, cuota anualizada, tipo de relación actual (personas/organizaciones).
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- posibilidad de edición o no de campos concretos que ofrecen posibilidad de edición en línea en vitas de detalle y de lista.
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== Tipos de acciones disponibles en el menú-botón de acción de vistas ==
 
== Tipos de acciones disponibles en el menú-botón de acción de vistas ==
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A continuación se muestran qué acciones generales tiene disponible cada uno de los módulos desde la vista de lista.
 
A continuación se muestran qué acciones generales tiene disponible cada uno de los módulos desde la vista de lista.
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{| class="wikitable" style="margin: auto;"
 
{| class="wikitable" style="margin: auto;"
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A continuación se listan las acciones específicas de su funcionamiento que tienen algunos de los módulos disponibles desde la vista de lista.
 
A continuación se listan las acciones específicas de su funcionamiento que tienen algunos de los módulos disponibles desde la vista de lista.
  
* '''Correos''': Importar; Eliminar del IMAP; Marcar como no leído; Marcar como leído; Marca como destacado; Marcar como no destacado.
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* [[Actividades_y_Calendario#Correo_electr.C3.B3nico|'''Correos''']]: Importar; Eliminar del IMAP; Marcar como no leído; Marcar como leído; Marca como destacado; Marcar como no destacado.
* '''Ofertas laborales''': Sincronización Incorpora.
+
* '''Ofertas laborales''': [[Inserción_laboral#Inicio_de_la_sincronizaci.C3.B3n|Sincronización Incorpora]].
* '''Organizaciones''': Correo; Agregar A Lista de Público Objetivo; Mapa; Añadir Organizaciones y Personas a una lista de público objetivo; Sincronización Incorpora.
+
* '''Organizaciones''': [[Personas_y_Organizaciones#Env.C3.ADos_de_correos_electr.C3.B3nicos|Correo]]; [[Campañas#Asignaci.C3.B3n_de_registros_a_una_LPO|Agregar A Lista de Público Objetivo]]; Mapa; [[Campañas#Asignaci.C3.B3n_de_registros_a_una_LPO|Añadir Organizaciones y Personas a una lista de público objetivo]]; [[Inserción_laboral#Inicio_de_la_sincronizaci.C3.B3n|Sincronización Incorpora]].
* '''Pagos''': Agregar a la remesa.
+
* '''Pagos''': [[Compromisos_de_pago,_Pagos_y_Remesas#Remesas_de_recibos_domiciliados|Agregar a la remesa]].
* '''Personas''': Correo; Agregar A Lista de Público Objetivo; Mapa; Sincronización Incorpora.
+
* '''Personas''': [[Personas_y_Organizaciones#Env.C3.ADos_de_correos_electr.C3.B3nicos|Correo]]; [[Campañas#Asignaci.C3.B3n_de_registros_a_una_LPO|Agregar A Lista de Público Objetivo]]; Mapa; [[Inserción_laboral#Inicio_de_la_sincronizaci.C3.B3n|Sincronización Incorpora]].
 
* '''Subvenciones''': Mapa.  
 
* '''Subvenciones''': Mapa.  
  
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=== Acciones específicas de algunos módulos disponibles desde la vista de detalle ===
 
=== Acciones específicas de algunos módulos disponibles desde la vista de detalle ===
  
* '''Campañas''': Lanzar Asistente; Enviar Prueba; Enviar Emails; Marcar Como Enviado.
+
* '''Campañas''': Lanzar Asistente; [[Campañas#Creaci.C3.B3n_de_una_campa.C3.B1a_de_la_manera_cl.C3.A1sica|Enviar Prueba]]; [[Campañas#Creaci.C3.B3n_de_una_campa.C3.B1a_de_la_manera_cl.C3.A1sica|Enviar Emails]]; [[Campañas#Env.C3.ADos_de_campa.C3.B1as_externos_al_CRM|Marcar Como Enviado]].
 
* '''Correos''': Eliminar del IMAP; Responder; Responder a Todos; Reenviar; Crear Incidencia; Crear Caso; Crear Contacto; Crear Cliente Potencial; Crear Oportunidad.
 
* '''Correos''': Eliminar del IMAP; Responder; Responder a Todos; Reenviar; Crear Incidencia; Crear Caso; Crear Contacto; Crear Cliente Potencial; Crear Oportunidad.
* '''Encuestas''': Ver reportes de encuesta.
+
* '''Encuestas''': [[Encuestas#Informe_de_respuestas|Ver reportes de encuesta]].
* '''Eventos''': Inscribe a los miembros de la lista de público objetivo; Crear sesiones periódicas.
+
* '''Eventos''': [[Eventos_e_Inscripciones#Inscripci.C3.B3n_a_eventos|Inscribe a los miembros de la lista de público objetivo]]; [[Sesiones_y_Asistencias#Creaci.C3.B3n_de_sesiones_peri.C3.B3dicas|Crear sesiones periódicas]].
* '''Generador XML SEPE''': Generar fichero XML.
+
* '''Generador XML SEPE''': [[Inserción_laboral#Generar_los_ficheros_resumen|Generar fichero XML]].
* '''Interesados''': Convertir el Interesado; Enviar PDF por correo.
+
* '''Interesados''': [[Interesados#Conversi.C3.B3n_de_Interesados_a_Personas_y_Organizaciones|Convertir el Interesado]]; [[Plantillas_PDF#Env.C3.ADo_de_PDF_por_correo|Enviar PDF por correo]].
* '''Llamadas''': Cerrar y Crear Nuevo; Cerrar; Replanificaciones.
+
* '''Llamadas''': [[Actividades_y_Calendario#Cerrar_actividades|Cerrar y Crear Nuevo]]; [[Actividades_y_Calendario#Cerrar_actividades|Cerrar]]; [[Actividades_y_Calendario#Llamadas|Replanificaciones]].
* '''Ofertas laborales''': Sincronización Incorpora.
+
* '''Ofertas laborales''': [[Inserción_laboral#Inicio_de_la_sincronizaci.C3.B3n|Sincronización Incorpora]].
* '''Organizaciones''': Sincronización Incorpora; Enviar PDF por correo.
+
* '''Organizaciones''': [[Inserción_laboral#Inicio_de_la_sincronizaci.C3.B3n|Sincronización Incorpora]]; [[Plantillas_PDF#Env.C3.ADo_de_PDF_por_correo|Enviar PDF por correo]].
* '''Personas''': [[Campañas#Gesti.C3.B3n_de_suscripciones_a_boletines|Administrar Suscripciones]]; Sincronización Incorpora; Enviar PDF por correo.
+
* '''Personas''': [[Campañas#Gesti.C3.B3n_de_suscripciones_a_boletines|Administrar Suscripciones]]; [[Inserción_laboral#Inicio_de_la_sincronizaci.C3.B3n|Sincronización Incorpora]]; [[Plantillas_PDF#Env.C3.ADo_de_PDF_por_correo|Enviar PDF por correo]].
* '''Proyectos''': Ver Gantt; Ver Detalle.
+
* '''Proyectos''': [[Proyectos#Diagrama_de_Gantt|Ver Gantt]]; [[Proyectos#Diagrama_de_Gantt|Ver Detalle]].
* '''Público Objetivo - Listas''': Exportar.
+
* '''Público Objetivo - Listas''': [[Campañas#Exportaci.C3.B3n_de_una_LPO|Exportar]].
* '''Remesas''': Generar remesa SEPA de recibos; Generar remesa SEPA de transferencias; Procesar pagos con tarjeta.
+
* '''Remesas''': [[Compromisos_de_pago,_Pagos_y_Remesas#Remesas_de_recibos_domiciliados|Generar remesa SEPA de recibos]]; [[Compromisos_de_pago,_Pagos_y_Remesas#Remesas_de_transferencias|Generar remesa SEPA de transferencias]]; [[Compromisos_de_pago,_Pagos_y_Remesas#Remesas_de_pagos_con_tarjeta|Procesar pagos con tarjeta]].
* '''Reuniones''': Cerrar y Crear Nuevo; Cerrar.
+
* '''Reuniones''': [[Actividades_y_Calendario#Cerrar_actividades|Cerrar y Crear Nuevo]]; [[Actividades_y_Calendario#Cerrar_actividades|Cerrar]].
* '''Tareas''': Cerrar y Crear Nuevo; Cerrar.
+
* '''Tareas''': [[Actividades_y_Calendario#Cerrar_actividades|Cerrar y Crear Nuevo]]; [[Actividades_y_Calendario#Cerrar_actividades|Cerrar]].
 
* '''Usuarios''': Restablecer Preferencias de Usuario; Restablecer Página de Inicio.
 
* '''Usuarios''': Restablecer Preferencias de Usuario; Restablecer Página de Inicio.
 
 
  
  
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=== Definición de campo relacionado ===
 
=== Definición de campo relacionado ===
  
=== Concepto de relación entre módulos ===
+
Un campo relacionado es un tipo de campo que permite, desde un módulo concreto, ir a buscar registros ya existentes en otro módulo para establecer una vinculación entre ambos.  
https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Glosario#Relaci.C3.B3n
 
  
=== Campo Nombre ===
+
Este tipo de campos se pueden crear directamente desde el estudio (escogiendo a qué módulo se deseará que apunten) o creando una relación entre módulos que sea 1-1 o N-1 (siendo N el módulo en el que se quiere que aparezca el campo relacionado). Para más información sobre los campos creados a partir de relaciones, ver [[Glosario#Relaci.C3.B3n|Glosario - Relación]] y sobre como crearlos en el estudio, ver [[Adaptación_de_módulos_existentes#Incorporaci.C3.B3n.2C_modificaci.C3.B3n_y_eliminaci.C3.B3n_de_campos|Incorporación, modificación y eliminación de campos]].
  
 +
En ambos casos, lo que se creará es un campo con el siguiente aspecto:
  
=== Importancia de la correcta definición de relaciones entre módulos ===
 
  
Creación de varias relaciones de un mismo tipo entre 2 módulos
+
[[File:Campo tipo relacionado.png|frame|center]]
  
=== ¿Cómo influyen en la correcta estructuración de datos? ===
 
  
Creación de nuevos módulos
+
En este caso, es un campo relacionado con el módulo "Organizaciones", como indica su nombre. De esta manera, tan solo se podrá rellenar con registros existentes en el módulo ''Organizaciones''. Para buscar una organización para vincular, se puede:
Informes
 
Plantillas Mail Merge
 
Flujos de trabajo
 
  
=== ¿Cómo modificar la tipología de un campo preexistente? ===
+
'''1) Escribir el nombre de la organización que se desee vincular en el cuadro de texto.''' De esta manera empezarán a salir un listado con los registros de los que coincida el nombre que se está escribiendo.
  
Ver [[Migraci.C3.B3n_de_datos_entre_campos|Migración de datos entre campos]]
 
  
Ejemplos de foro ACAPPS / Acollida i Esperança / MONA
+
[[File:Busqueda registro campo relacionado.png|frame|center]]
  
= Ejemplos plantillas MailMerge Reports =
 
  
== Atención directa ==
+
'''2) Abrir una ventana emergente para realizar una búsqueda condicionada.''' Si no se sabe con exactitud el nombre del registro que se desea vincular, haciendo clic en el icono de la flecha, se abrirá una ventana emergente con el listado de todos los registros del módulo.
  
== Inserción laboral ==
 
  
== Recursos y reservas ==
+
[[File:Busqueda registro campo relacionado_2_1.png|frame|center]]
  
== Pagos de servicios agregados ==
 
  
= Ejemplos Informes =
+
Esta ventana emergente cuenta con opciones de filtro (1). Una vez encontrado el registro, tan solo será necesario hacer clic sobre el nombre (3) y ya se vinculará. Si el registro no existe, desde la ventana emergente también es posible crearlo (2) y que quede guardado en el módulo pertinente.
  
== Economía ==
 
  
=== Detalle de pago de remesas ===
+
[[File:Busqueda registro campo relacionado_2.png|frame|center]]
  
* '''Módulo base:''' Remesas
 
* '''Campos que muestra:''' nombre de la remesa, del pago y estado e importe del pago incluido en la remesa.
 
* '''Filtros:''' remesa, fecha de cargo, cuenta bancaria, estado y tipo de la remesa.
 
* '''Particularidades:''' se puede exportar.
 
* '''Nivel:''' básico
 
  
 +
La importancia de usar campos relacionados, antes que campos de texto o desplegables, por ejemplo, es porque facilita la posterior explotación de la información y mantiene una estructura interna relacional.
  
[[File:Informe detalle remesas.png|frame|center]]
+
Como ejemplo práctico, si el campo "Organizaciones" o "Campañas" del módulo ''Personas'' fueran un campo de texto en lugar de un campo relacionado, sería muy fácil que cada usuario que entrara datos, o persona que respondiera un formulario, escribiera el contenido de una manera diferente. Si se tiene, por ejemplo:  
  
 +
* Juan Pérez con "Organización" = Asociación SinergiaTIC.
 +
* María García con "Organización" = SinergiaTIC.
 +
* Laura Martínez con "Organización" = ASTIC.
  
== Campañas ==
+
Aparentemente, todos pertenecen a la misma organización, pero si luego se quiere saber cuantas personas forman parte de la organización ''Asociación SinergiaTIC'' no habría manera sencilla de hacerlo sin conocer previamente todas las posibles variables que se hayan escrito para cada una de las organizaciones.
  
== Personas y Relaciones con Personas ==
+
De esta manera, si en el módulo ''Organizaciones'' tenemos ya creada "Asociación SinergiaTIC", usando el campo relacionado "Organización" del módulo de ''Personas'', podríamos relacionar a cada una de ellas con la misma. La explotación posterior de esta información se podría hacer con un [[Informes|informe]] o, en este caso en particular, que se trata de una relación entre módulos, consultando el subpanel "Personas" en el módulo ''Organizaciones''.
  
== Recursos y reservas (FET) ==
 
  
=== Datos básicos de recursos ===
+
=== Concepto de relación entre módulos ===
 +
https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Glosario#Relaci.C3.B3n
  
* '''Módulo base:''' Recursos
 
* '''Campos que muestra:''' información básica de los recursos e información de contacto de sus personas u organizaciones propietarias.
 
* '''Filtros:''' tipo, estado y tarifas.
 
* '''Gráficos:''' distribución por tipo y estado.
 
* '''Nivel:''' básico
 
  
 +
=== Campo Nombre ===
  
[[File:Datos básicos de recursos.png|frame|center]]
+
El campo "Nombre" existe en todos los módulos de SinergiaCRM. En algunos módulos este campo tiene valor semántico-descriptivo per se, como por ejemplo en ''Personas'', ''Organizaciones'', ''Eventos'', ''Proyectos'', ''Campañas'', etc. Es en estos casos donde el campo nombre se deberá rellenar manualmente. Sin embargo, en otros módulos este campo "solo" sirve para distinguir un registro de otro dándole un valor único y ya incluyen el mecanismo de generación automática de este nombre (a no ser que se le dé el valor manualmente).
  
 +
Sea cual sea el caso, pero, es importante que este campo "Nombre" no se oculte de las vistas de lista. Primero, porque es el campo que sirve como identificador de cada uno de los registros, de manera que facilita la selección de un registro concreto que se esté buscando. Segundo, porque este campo es el que permite acceder a las vistas de detalle de cada uno de los registros desde las vistas de lista.
  
=== Datos básicos de reservas ===
+
Por defecto, en las vistas de lista este campo aparece pintado de verde, cosa que indica que contiene un hipervínculo que redirige a la vista de detalle del registro en particular.
  
* '''Módulo base:''' Reservas
 
* '''Campos que muestra:''' información básica de las reservas e información de contacto de las personas u organizaciones que reservan. Recuento de recursos que contempla la reserva y de la durada de esta.
 
* '''Filtros:''' estado y fechas de inicio y finalización de la reserva.
 
* '''Gráficos:''' distribución por estado.
 
* '''Particularidades:''' cálculo de la durada de la reserva en horas y en días.
 
* '''Nivel:''' básico
 
  
 +
[[File:Campo nombre.png|frame|center]]
  
[[File:Datos básicos de reservas.png|frame|center]]
 
  
 +
[[File:Campo nombre RcP.png|frame|center]]
  
=== Detalle de recursos por reserva ===
 
  
* '''Módulo base:''' Reservas
+
Si se quita de las vistas el campo "Nombre", desaparece la posibilidad de poder acceder de manera senzilla a la vista de detalle.
* '''Campos que muestra:''' información básica de las reservas e información de cada uno de los recursos vinculados. Cálculo del coste de cada recurso por la durada de la reserva.
 
* '''Filtros:''' nombre, estado y fechas de inicio y finalización de la reserva. Nombre, estado, tipo y tarifas del recurso.
 
* '''Particularidades:''' cálculo de la durada de la reserva en horas y en días y del coste del recurso.
 
* '''Nivel:''' básico
 
  
  
[[File:Recursos por reservas.png|frame|center]]
+
[[File:Personas sin campo nombre.png|frame|center]]
  
  
== Pagos de servicios agregados (PENDIENTE) ==
+
[[File:RcP sin campo nombre.png|frame|center]]
  
  
= Ejemplos Flujos de trabajo =
+
=== Importancia de la correcta definición de relaciones entre módulos ===
  
== Envío de correo de agradecimiento tras la participación en un Evento (2 FdTs encadenados - Enric) ==
+
No hay límite en el número de relaciones que se puede establecer entre los diferentes módulos. Incluso se puede crear más de una relación del mismo tipo entre dos módulos concretos. Véase de ejemplo las 2 relaciones de tipo "1 a muchos" que existen de base entre el módulo de ''Personas'' y el de ''Compromisos de pago'' que permiten identificar la "Persona" y la "Persona destinataria" de un compromiso de pago.
  
=== Planteamiento ===
+
Aunque esto sea posible, es importante que antes de empezar a crear relaciones se reflexione, primero, sobre si es necesario crear una relación entre módulos o si, por otra parte, con un campo relacionado se podría resolver la situación. Segundo, si hace falta crear una relación, es importante decidir el tipo en función de lo que se quiera registrar y de como se quiera ver la información a cada lado. Para más información sobre los tipos de relaciones disponibles y como muestran la información, ver [[Glosario#Relaci.C3.B3n|Glosario - Relación]].
Los Flujos trabajan siempre a partir de la acción realizada sobre 1 registro. Así mismo, un flujo nos permite enviar 1 e-mail. Así pues, ¿cómo conseguir que a partir de la cción sobre un único registro se mande un conjunto de e-mails a todos los participantes en un evento?
 
Deberemos encadenar flujos de trabajo.
 
  
Primero localizamos el módulo sobre el que debe actuar el primer flujo. Si queremos que el proceso se lance cuando finaliza un evento, lógicamente el módulo de partida será el de eventos, que es dónde modificaremos el estado del mismo para marcarlo como finalizado.
+
Otra cosa importante a tener en cuenta es a identificar bien cuando se crean dos relaciones del mismo tipo entre los dos mismos módulos. El CRM, al crear una relación, pone por defecto a los elementos que se generan (campo relacionado o subpanel) el nombre del módulo con el que se relacionan. En el ejemplo de las dos relaciones "1 a muchos" entre ''Personas'' y ''Compromisos de pago'', por defecto se crean dos subpaneles "Compromisos de pago" en el módulo de personas y dos campos relacionados "Personas" en los compromisos. Para poder identificar correctamente qué se va a registrar en cada caso, es importante modificar las [[Adaptación_de_módulos_existentes#Modificaci.C3.B3n_de_etiquetas|etiquetas]] de los campos relacionados y los [[Adaptación_de_módulos_existentes#Gesti.C3.B3n_de_relaciones_entre_m.C3.B3dulos|nombres]] de los subpaneles para indicar qué se guarda en cada caso.
Por otro lado, necesitamos mandar un e-mail a cada inscrito, y por tanto necesitaremos tener un flujo que a partir de algún cambio en la inscripción, nos mande el e-mail de agradecimiento. Como la inscripción está directamente relacionada con la persona, podemos mandar el e-mail directamente desde un flujo basado en este módulo.
 
  
Así pues ya sabemos que debemos tener un flujo basado en el módulo de eventos y otro basado en el de inscripciones. Ahora necesitamos llegar desde el primer flujo al último. Como el evento y la inscripción están relacionados, no necesitaremos ningún flujo intermedio. Lo que sí necesitaremos es alguna manera en que el evento pueda forzar la ejecución del flujo en las inscripciones que corresponde: lo haremos modificando las inscripciones relacionadas con el evento. Para evitar modificar algún campo ya usado con alguna otra finalidad, crearemos un campo a tal fin.
 
  
 +
=== ¿Cómo influyen en la correcta estructuración de datos? ===
  
=== Realización ===
+
Una correcta estructuración de los datos es muy importante porque esto facilitará poder sacar información útil y de manera sencilla para la gestión del día a día.
Por tanto los pasos serán:
 
  
1) Crear un campo en Inscripciones, que podemos etiquetar como "Interno: lanzar mail"
+
El concepto "correcta estructuración" hace referencia a no duplicar módulos (si no es estrictamente necesario), usar campos relacionados para vincular información existente en diferentes módulos en SinergiaCRM, pensar bien qué relaciones se deben establecer entre módulos, etc.
  
2) Crear un Flujo sobre Eventos
+
La estructuración de los datos va a facilitar la generación de informes, el diseño de plantillas Mail Merge o PDF y los flujos de trabajo.
  
3) Crear unflujo sobre inscripciones
 
  
==== El flujo sobre Eventos ====
 
El primer flujo, basado en Eventos, se lanzará cuando se cambie el estado del evento a "Finalizado".
 
Para ello añadimos las condiciones
 
- El estado es "Finalizado"
 
- Ha cambiado el campo "Estado" (así evitamos que se lance el flujo sobre un evento que ya estaba cerrado y al que le hacemos cualquier otra modificación)
 
  
Este evento se lanzará sólo "al guardar": no queremos que por la noche empiece a recorrer todos los eventos de la historia intentado generar más e-mails
+
Creación de nuevos módulos
No queremos acciones repetitivas: el agradecimiento lo mandamos sólo 1 vez, así nos aseguramos que no lo repetimos
+
Informes
El evento trata todos los registros
+
Plantillas Mail Merge
No se lanza al importar.
+
Flujos de trabajo
  
La acción a realizar será "modificar registro", y modificaremos el campo que hemos creado en Inscripciones
+
=== ¿Cómo modificar la tipología de un campo preexistente? ===
  
==== El flujo sobre Inscripciones ====
+
Al empezar a usar de manera regular SinergiaCRM es posible que campos que se plantearan inicialmente de un tipo concreto se deseen modificar a otro tipo que se ha considerado que podría funcionar mejor. Por ejemplo, se plantea inicialmente el campo "Color de ojos" como un campo de texto, pero se valora que funcionaria mejor con un desplegable con opciones limitadas y uniformes para todo el mundo.
Este flujo nos lanzará los e-mails de agradecimiento cuando nos marquen el campo interno que hemos creado. ASí pues la condición de ejecución será:
 
- Que el campo "Interno: lanzar mail" haya cambiado
 
- Que el campo "Interno: lanzar mail" sea 1
 
- Que el estado de la inscripción sea "participa" (aquí ponemos los estados que utilizamos para saber que el participante ha realmente participado en el evento)
 
  
Este evento, igual que el anterior, se lanzará sólo a"al guardar", no tendrá acciones repetitivas, tratará todos los registros y no se lanzará al importar
+
Una vez creado un campo, no es posible modificar su tipología. Lo que se puede hacer es crear un nuevo campo de la tipología deseada y eliminar el campo no deseado. Si en el campo obsoleto ya había registros que tenían información introducida, lo que se puede hacer es una [[Migración_de_datos#Migraci.C3.B3n_de_datos_entre_campos|migración de datos entre campos]].
  
Como acción tendrá:
+
= Ejemplos plantillas MailMerge Reports =
Seleccionaremos la acción enviar e-mail, sobre campo relacionado "Personas:Persona" y escogeremos la plantilla pertinente
 
  
 +
== Atención directa ==
  
== Envío de correo de agradecimiento tras la participación en un Evento (VERSIONADO) ==
+
== Inserción laboral ==
  
La gestión del post realización de un evento se puede agilizar mediante flujos de trabajo. Si se desea enviar siempre un agradecimiento a los participantes al finalizar un evento, se puede automatizar mediante un flujo de trabajo y evitar tener que generar una LPO, crear una campaña con su envío, etc.
+
== Recursos y reservas ==
  
Para hacerlo se van a necesitar dos flujos y crear un campo en ''Inscripciones''. El primer flujo de trabajo se ejecutará al momento en el que el evento cambie al estado "Finalizado" e informará a las inscripciones que ya pueden mandar un correo a las persona mientras que el segundo se ejecutará sobre las inscripciones y hará efectivo el envío de un correo de agradecimiento.
+
== Pagos de servicios agregados ==
  
Una cosa a tener en cuenta es que la plantilla de correo que se utilice para el agradecimiento debería de ser reutilizable para cada evento, teniendo en cuenta que se puede personalizar con el uso de variables, para evitar tener que pensar en cambiar cada vez la plantilla antes que se ejecute el flujo de trabajo.
+
= Ejemplos Informes =
  
 +
== Campañas ==
  
1) Flujo sobre ''Eventos''
+
== Personas y Relaciones con Personas ==
  
* '''Actuaciones previas''': Crear un campo en ''Inscripciones'' tipo casilla de selección con nombre "Enviar agradecimiento", por ejemplo.
+
== Pagos de servicios agregados (PENDIENTE) ==
* '''Módulo''': Eventos
 
* '''Propiedades''': el flujo se ejecutará al guardar sobre ''Todos los registros'' del módulo ''Eventos''.
 
* '''Condiciones''': el estado del evento cambia a "Finalizado" y en el campo "Estado" ha habido "Cualquier cambio".
 
* '''Acciones''': modificar el registro de ''Inscripciones'' y modificaremos el campo creado anteriormente para indicar que ya se pueden enviar los correos.
 
* '''Consideraciones''': se añade la condición que en el "Estado" haya habido "Cualquier cambio" para asegurarse que el flujo de trabajo se ejecuta cuando se modifica concretamente este campo y no cuando se realiza alguna otra modificación y coincide que el estado del evento es "Finalizado".
 
  
  
2) Flujo sobre ''Inscripciones''
+
= Ejemplos Flujos de trabajo =
 
 
* '''Actuaciones previas''': creación de la plantilla que se deseará enviar como agradecimiento.
 
* '''Módulo''': Inscripciones
 
* '''Propiedades''': el flujo se ejecutará al guardar sobre ''Todos los registros'' del módulo ''Inscripciones''.
 
* '''Condiciones''':
 
** El campo "Enviar agradecimiento" ha cambiado.
 
** El campo "Enviar agradecimiento" es 1 (si el campo es de tipo casilla de selección).
 
** El estado de la inscripción es "Participa" (para asegurarse que la persona ha participado realmente en el evento) .
 
* '''Acciones''': enviar e-mail, sobre campo relacionado "Personas:Persona" seleccionando la plantilla previamente creada.
 
* '''Consideraciones''': se añade la condición que en el "Estado" haya habido "Cualquier cambio" para asegurarse que el flujo de trabajo se ejecuta cuando se modifica concretamente este campo y no cuando se realiza alguna otra modificación y coincide que el estado del evento es "Finalizado".
 
 
 
  
 
== (REPENSAR) Envío de recordatorio de devolución de recursos reservados - Xènia ==  
 
== (REPENSAR) Envío de recordatorio de devolución de recursos reservados - Xènia ==  
Line 542: Line 613:
  
 
Este flujo de trabajo también sirve si quién realiza la reserva es una organización y se quiere notificarla. Tan solo se tendrá que cambiar el destinatario del envío en la acción.
 
Este flujo de trabajo también sirve si quién realiza la reserva es una organización y se quiere notificarla. Tan solo se tendrá que cambiar el destinatario del envío en la acción.
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== Ejemplo - Crear una Relació Persona de forma automática al dar de BAJA otra Relación Persona - Javier ==
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 +
* '''Módulo''': Relaciones con Personas
 +
* '''Propiedades''': el flujo se ejecutará ''Sólo al guardar'' sobre ''Registros modificados'' del módulo ''Relaciones con Personas''.
 +
* '''Condiciones''': El tipo de relación persona ha de ser "Pre-Usuario/a de servicios", el motivo de la baja ha de ser "Pasa a Usuario/a de Servicios" y la fecha de baja no puede ser vacía.
 +
* '''Acciones''': se crea un registro nuevo de relaciones con personas de tipo "Usuario/a de Servicios", con fecha de alta HOY y para la persona del registro que se ha dado de baja.
 +
 +
Después de dar de baja una relación persona de un tipo determinado, en este ejemplo "Pre-Usuario/a de servicios",  y con un motivo determinado, para este ejemplo "Pasa a Usuario/a de Servicios",  se crea una nueva relación persona, en este caso "Usuario/a de Servicios".
 +
 +
[[File:fdt ejemplo 1.png|frame|center]]
 +
[[File:fdt ejemplo 2.png|frame|center]]
 +
[[File:fdt ejemplo 3.png|frame|center]]
  
 
= Tratamiento de situaciones especiales =
 
= Tratamiento de situaciones especiales =

Latest revision as of 16:04, 15 September 2022

Contents

Funcionamiento general

Introducción

Acceso y entornos

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Acceso_y_entornos

Pantalla principal

Una vez realizado el login a SinergiaCRM se redirecciona a la pantalla principal de la interfície.


Pantalla principal.png


En esta página se pueden encontrar diferentes elementos.

1. Menú principal. Ver Gestión del menú principal para saber como adaptarlo.

2. Perfil de usuario y acceso al área de administración. Ver Adaptación del CRM para saber qué se puede hacer desde administración.

3. Área central con dashlets personalizables y noticias de SinergiaCRM. Ver Personalización de la pantalla de inicio para saber como llevar a cabo modificaciones en esta área.

4. Barra lateral con el listado de registros consultados recientemente y los marcados como favoritos.

5. Creación rápida de registros en un listado de módulos determinados. Ver Introducción de datos para ver los módulos disponibles donde crear registros desde este desplegable.

6. Barra de búsqueda global. Ver Búsqueda global para saber más sobre esta funcionalidad.


Gestión del perfil de usuario OK

Cada usuario puede gestionar la configuración y preferencias de su perfil. Una vez haya accedido al interfaz del CRM debe ir a la derecha del menú principal y situar el cursor encima de su nombre de usuario hasta que se abra un menú desplegable y pueda seleccionar "Perfil". Esta opción, redirige directamente a la vista de edición de su registro de usuario.


Perfil de usuario.png


En el apartado Perfil de usuario y contraseña hay indicaciones en torno a la modificación de las preferencias y configuraciones.

Además, también se podrá hacer una Configuración individual para enviar correo, siempre que desde Administrador / Email / Configuración de email configuración general para enviar correo se haya indicado que los usuarios pueden enviar correos como ellos mismos.

Alertas y notificaciones OK

Los usuarios de SinergiaCRM son susceptibles de recibir distintos tipos de notificaciones y alertas informativas. Algunas de ellas necesitan de una acción proactiva previa por parte de algún usuario del CRM para que se produzcan (gestión del perfil de usuario, creación de un flujo de trabajo, etc). En otros casos, son el resultado de algún tipo de automatismo de base de SinergiaCRM o fruto de alguna adaptación con la que cuente la entidad usuaria.

Es posible visualizar algunas comunicaciones en el interfaz del CRM desde el botón de notificaciones, ver el apartado Pantalla principal. En otros casos, se recibirá la información únicamente vía correo electrónico.

A continuación se describen los distintos tipos de notificaciones y alertas disponibles:

  • Notificaciones de asignación de registros: se envían por correo electrónico al usuario al que se le asigna un registro por parte de otro usuario del sistema. Para más información ver Funcionamiento del campo Asignado a
  • Notificaciones de escritorio: se reciben en el navegador notificaciones en torno a reuniones y llamadas. Cada usuario puede habilitar la recepción de estas notificaciones desde la pestaña "Avanzado" de su perfil de usuario.


Activar notificaciones del escritorio.jpg


Para habilitar esta funcionalidad se deben permitir las notificaciones en el navegador en el que se esté trabajando.
En el navegador Google Chrome, por ejemplo, aparecerá este aviso en el que tan solo se tiene que aceptar que se manden notificaciones:


Habilitar notificaciones navegador.png


Si se trabaja desde diferentes navegadores, es posible que se tenga que habilitar este permiso en cada uno de ellos. A partir de la configuración realizada, cuando se acerque la hora de una reunión o llamada, aparecerá un aviso en el navegador.


Notificación Chrome.png


También aparecerá una notificación en el botón de avisos del interfaz del CRM.


Notificación SinergiaCRM.png


  • Notificaciones de reuniones y llamadas: permite enviar un correo, o varios, de aviso a las personas y/o usuarios convocados a una reunión o llamada con antelación (X minutos/horas antes). La recepción de estos avisos se puede configurar en el momento de crear la reunión o llamada. Por defecto, siempre se añade el usuario que está creando el registro y se ofrece la opción de añadir el resto de personas y/o usuarios invitados.


Recordatorio reunion llamada.png


Si se han habilitado las Notificaciones del escritorio, en el momento de crear una reunión o llamada, también se podrá especificar cuando se quieren recibir los avisos de "Ventana emergente", diferenciados de los avisos que se envíen por correo.
  • Notificaciones de respuestas a formularios: son aquellas que recibe el usuario asignado a un formulario cuando se envía una nueva respuesta desde la página web en la que se encuentre integrado. Ver Formularios para ampliar información.
  • Alertas del sistema a partir de acciones de validación de datos: son aquellas que envía automáticamente el CRM por correo electrónico cuando alguna de las tareas programadas de validación de datos obtiene un resultado que requiere de una intervención de revisión posterior del usuario. Los informes de resultados se envían a todos los usuarios administradores del sistema.
  • Alertas personalizadas generadas mediante flujos de trabajo: es posible ampliar y personalizar la recepción de muchas más alertas o notificaciones vía correo electrónico a usuarios, personas u organizaciones cuando se cumplan una serie de condiciones predefinidas. Ver Ejemplos de flujos de trabajo para posibles sugerencias de ideas.

Simbología y elementos visuales en SinergiaCRM

Significado de elementos visuales

SinergiaCRM cuenta con algunos elementos visuales que permiten identificar una funcionalidad sin necesidad de tenerlo que detallar por escrito en cada momento. Estos elementos visuales se pueden repetir en los diferentes módulos y siempre tienen el mismo significado.

  • Rayo: en la vista de edición indica que el CRM rellena un campo de manera automática si no se rellena manualmente.


Rayo.png



Asterisco.png


  • Campos en rojo: aparecen cuando se quiere guardar un registro sin haber rellenado todos los campos obligatorios. También se marca de rojo la pestaña donde se encuentra el campo obligatorio para hacerlo más sencillo de identificar.


Campos en rojo.png


  • Triángulo rojo: en las vistas de lista indica que un campo depende de otro.


Triangulo.png


  • i en campos: en algunos campos hay incluido un mensaje de ayuda o de información referente a su funcionalidad. Los campos que tengan este mensaje, tendrán al lado una i dentro de un círculo y al pasar el cursor por encima se abrirá un mensaje.


I ayuda.png


  • i en vista de lista: aparece en las vistas de lista de algunos de los módulos y permite mostrar "Detalles Adicionales" de cada uno de los registros. Estos "detalles" son campos que ya existen y que se muestran en formato de pequeña ventana emergente al hacer clic a la i. En cada módulo, estos detalles son campos diferentes, y no se pueden editar.


I.png


  • Lápiz: aparece de manera general en cada registro en la vista de lista y sirve para poder acceder directamente en la vista de edición. También es posible que aparezca al pasar por sobre de un campo, cosa que indica que el campo está disponible para editar en línea.


Lapiz.png


  • Ojo: en los Documentos sirve para previsualizarlos en una nueva ventana en el navegador que se esté usando. De esta manera se evita tener que descargar un documento en el ordenador si tan solo se quiere consultar un dato.


Ojo.png


  • Gráfico: en la vista de lista de Campañas permite acceder directamente a consultar el estado de esa campaña en particular.


Grafico.png


Atajos en búsquedas

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=B%C3%BAsqueda,_filtros_y_ordenaci%C3%B3n_de_resultados#Uso_de_caracteres_comod.C3.ADn_en_las_b.C3.BAsquedas


Identificador interno de los registros: el campo Id

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Estructura_de_datos:_m%C3%B3dulos_y_campos#Notas_acerca_de_los_ID_de_los_registros


Funcionamiento del campo Asignado a

El campo "Asignado a" forma parte de la base de SinergiaCRM. Se encuentra en cada uno de los módulos y se trata de un campo de tipo relacionado que se alimenta de los registros del módulo Usuarios. Su función es indicar qué usuario es el propietario o responsable del registro.


Asignado a.png


Tiene diferentes particularidades:

- Al crear un registro se rellena automáticamente con el nombre del usuario que esté creando el registro. De todas maneras, para mantener esta funcionalidad del autocompletado es necesario que el campo esté visible en la lista de edición.
- Al crear un registro y asignarlo a otro usuario diferente del que está creando el registro, se envía automáticamente un correo electrónico a este usuario avisándolo que se le ha asignado un nuevo registro.
- Es un campo importante cuando se configuran roles y grupos de seguridad en SinergiaCRM, ya que el usuario que esté asignado a un registro tendrá importancia a la hora de permitir acceder al registro, heredar grupos de seguridad, editar, etc. Ver Usuarios, Roles, Grupos de seguridad y Registro de cambios.


Coherencia en Diseños de vistas

- campos disponibles

- campos especiales que aparecen en unas vistas concretas (edad, horas totales asistencias, cuota anualizada, tipo de relación actual (personas/organizaciones).

- posibilidad de edición o no de campos concretos que ofrecen posibilidad de edición en línea en vitas de detalle y de lista.


Tipos de acciones disponibles en el menú-botón de acción de vistas

Desde las vistas de lista y de detalle hay un seguido de acciones que se pueden llevar a cabo sobre uno o múltiples registros. Cabe tener en cuenta que las acciones disponibles que van a encontrar los diferentes usuarios generales van a depender de los permisos que se les haya otorgado a cada uno mediante los roles.

De estas acciones, hay algunas generales que comparten la gran mayoría de los módulos y hay algunas otras muy específicas del funcionamiento de cada uno de los módulos.

Para aplicar alguna de estas acciones desde la vista de lista es necesario seleccionar uno o varios registros y se activará el menú desplegable "Acción masiva".


Acción masiva vista de lista.png


Para llevar a cabo acciones para cada registro individualmente desde la vista de detalle se debe utilizar el desplegable "Acciones".


Acciones vista detalle.png


Acciones generales disponibles desde la vista de lista

Hay un conjunto de acciones disponibles para realizar desde la vista de lista que comparten gran parte de los módulos de SinergiaCRM.

  • Actualización masiva: permite editar más de un registro a la vez sin necesidad de entrar en la vista de detalle individualmente. Ver Modificación de datos.
  • Combinar: permite combinar dos o más registros en uno de solo. Ver Métodos de búsqueda y combinación de duplicados ya existentes.
  • Eliminar: permite eliminar uno o varios registros de un módulo concreto. Esta acción tan solo eliminará el registro del módulo en concreto, pero no sus registros relacionados. Por ejemplo, si se elimina un compromiso de pago, los pagos seguirán existiendo.
  • Exportar: permite exportar los datos seleccionados en un documento .csv. Ver Extracción de datos de la aplicación.
  • Generar Documento: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla Mail Merge Reports, previamente creada. Ver Mail Merge Reports - Combinar correspondencia.
  • Imprimir como PDF: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla PDF, previamente creada. Ver Plantillas PDF.

A continuación se muestran qué acciones generales tiene disponible cada uno de los módulos desde la vista de lista.


Módulo Actualización Masiva Combinar Eliminar Exportar Generar Documento Imprimir como PDF
Acciones SEPE X X X X X
Asistencias X X X X X X
Campañas X X X X X
Candidaturas X X X X X X
Compromisos de Pago X X X X X X
Plantillas de Correo electrónico X X X X
Cuentas de correo electrónico saliente X X X X X
Documentos X X X X X
Empleados X X X
Encuestas X X X X X
Entorno personal X X X X X X
Eventos X X X X X X
Flujos de trabajo X X X X X
Generador XML SEPE X X X X X
Grupos de Seguridad X X X X
Incidencias SEPE X X X X X
KReports X X X X
Inscripciones X X X X X X
Interesados X X X X X X
Llamadas X X X X X
Notas X X X X X
Objetivos X X X X X X
Ofertas laborales X X X X X X
Organizaciones X X X X X X
Plantillas PDF X X X X
Pagos X X X X X X
Personas X X X X X X
Mail Merge Reports X X X X X
Proyectos X X X X X
Público Objetivo - Listas X X X X X
Recursos X X X X X X
Relaciones con Organizaciones X X X X X X
Relaciones con Personas X X X X X X
Remesas X X X X X X
Reservas X X X X X X
Respuestas a la encuesta X X X X X
Reuniones X X X X X
Roles X
Seguimientos X X X X X X
Sesiones X X X X X X
Subvenciones X X X X X X
Tareas X X X X X
Tareas de Proyecto X X X X X
Ubicaciones X X X X X X
Usuarios X X X X
Valoraciones X X X X X X


Acciones específicas de algunos módulos disponibles desde la vista de lista

A continuación se listan las acciones específicas de su funcionamiento que tienen algunos de los módulos disponibles desde la vista de lista.


Acciones generales disponibles desde la vista de detalle

Cuando se entra a la vista de detalle de un registro de cualquier módulo, hay una pestaña con diferentes acciones que se permiten ejecutar sobre aquel registro en particular.

  • Buscar Duplicados: activa la vista para especificar los campos sobre los que se quiere realizar una búsqueda de duplicados de ese registro en concreto. Ver Detección de duplicados.
  • Duplicar, sirve para crear un registro nuevo copiando la información del registro que se está duplicando. Este registro nuevo se creará y nos redireccionará a una pantalla de edición para se puedan hacer las modificaciones que se considere en este registro duplicado.
  • Editar: permite entrar en la vista de edición del registro.
  • Eliminar: permite eliminar el registro. Esta acción tan solo eliminará el registro del módulo en concreto, pero no sus registros relacionados. Por ejemplo, si se elimina un compromiso de pago, los pagos seguirán existiendo.
  • Generar Documento: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla Mail Merge Reports, previamente creada. Ver Mail Merge Reports - Combinar correspondencia.
  • Imprimir como PDF: permite extraer la información de uno o múltiples registros en una plantilla PDF, previamente creada. Ver Plantillas PDF.
  • Ver Registro de Cambios: permite ver los cambios realizados en los campos auditados del registro. Ver Registro de cambios.


Módulo Buscar Duplicados Duplicar Editar Eliminar Generar Documento Imprimir como PDF Ver Registro de Cambios
Acciones SEPE X X X X X X
Asistencias X X X X X X X
Campañas X X X X X X
Candidaturas X X X X X X
Compromisos de Pago X X X X X X X
Correo electrónico - Plantillas X X X
Correos X X X X X
Cuentas de correo electrónico saliente X X X X X X
Documentos X X X X X
Empleados X X X X
Encuestas X X X X X X
Entorno personal X X X X X X X
Eventos X X X X X X X
Flujos de trabajo X X X X X X
Generador XML SEPE X X X X X X
Grupos de Seguridad X X X X X
Incidencias SEPE X X X X X X
Inscripciones X X X X X X X
Interesados X X X X X X
Llamadas X X X X X
Marketing por Email X X X
Notas X X X X X
Objetivos X X X X X X X
Ofertas laborales X X X X X X
Organizaciones X X X X X X X
PDF - Plantillas X X X X X
Pagos X X X X X X X
Personas X X X X X X X
Plantillas - Mail Merge Reports X X X X
Proyectos X X X X X
Público Objetivo - Listas X X X X X
Recursos X X X X X X X
Relaciones con Organizaciones X X X X X X X
Relaciones con Personas X X X X X X X
Remesas X X X X X X X
Reservas X X X X X X X
Respuestas a la encuesta X X X X X X
Reuniones X X X X X
Roles X X X
Seguimientos X X X X X X X
Sesiones X X X X X X X
Subvenciones X X X X X X X
Tareas X X X X X
Tareas de Proyecto X X X X X
Ubicaciones X X X X X X X
Usuarios X X X X
Valoraciones X X X X X X X


Acciones específicas de algunos módulos disponibles desde la vista de detalle


Relaciones entre módulos y campos relacionados

Definición de campo relacionado

Un campo relacionado es un tipo de campo que permite, desde un módulo concreto, ir a buscar registros ya existentes en otro módulo para establecer una vinculación entre ambos.

Este tipo de campos se pueden crear directamente desde el estudio (escogiendo a qué módulo se deseará que apunten) o creando una relación entre módulos que sea 1-1 o N-1 (siendo N el módulo en el que se quiere que aparezca el campo relacionado). Para más información sobre los campos creados a partir de relaciones, ver Glosario - Relación y sobre como crearlos en el estudio, ver Incorporación, modificación y eliminación de campos.

En ambos casos, lo que se creará es un campo con el siguiente aspecto:


Campo tipo relacionado.png


En este caso, es un campo relacionado con el módulo "Organizaciones", como indica su nombre. De esta manera, tan solo se podrá rellenar con registros existentes en el módulo Organizaciones. Para buscar una organización para vincular, se puede:

1) Escribir el nombre de la organización que se desee vincular en el cuadro de texto. De esta manera empezarán a salir un listado con los registros de los que coincida el nombre que se está escribiendo.


Busqueda registro campo relacionado.png


2) Abrir una ventana emergente para realizar una búsqueda condicionada. Si no se sabe con exactitud el nombre del registro que se desea vincular, haciendo clic en el icono de la flecha, se abrirá una ventana emergente con el listado de todos los registros del módulo.


Busqueda registro campo relacionado 2 1.png


Esta ventana emergente cuenta con opciones de filtro (1). Una vez encontrado el registro, tan solo será necesario hacer clic sobre el nombre (3) y ya se vinculará. Si el registro no existe, desde la ventana emergente también es posible crearlo (2) y que quede guardado en el módulo pertinente.


Busqueda registro campo relacionado 2.png


La importancia de usar campos relacionados, antes que campos de texto o desplegables, por ejemplo, es porque facilita la posterior explotación de la información y mantiene una estructura interna relacional.

Como ejemplo práctico, si el campo "Organizaciones" o "Campañas" del módulo Personas fueran un campo de texto en lugar de un campo relacionado, sería muy fácil que cada usuario que entrara datos, o persona que respondiera un formulario, escribiera el contenido de una manera diferente. Si se tiene, por ejemplo:

  • Juan Pérez con "Organización" = Asociación SinergiaTIC.
  • María García con "Organización" = SinergiaTIC.
  • Laura Martínez con "Organización" = ASTIC.

Aparentemente, todos pertenecen a la misma organización, pero si luego se quiere saber cuantas personas forman parte de la organización Asociación SinergiaTIC no habría manera sencilla de hacerlo sin conocer previamente todas las posibles variables que se hayan escrito para cada una de las organizaciones.

De esta manera, si en el módulo Organizaciones tenemos ya creada "Asociación SinergiaTIC", usando el campo relacionado "Organización" del módulo de Personas, podríamos relacionar a cada una de ellas con la misma. La explotación posterior de esta información se podría hacer con un informe o, en este caso en particular, que se trata de una relación entre módulos, consultando el subpanel "Personas" en el módulo Organizaciones.


Concepto de relación entre módulos

https://wikisuite.sinergiacrm.org/index.php?title=Glosario#Relaci.C3.B3n


Campo Nombre

El campo "Nombre" existe en todos los módulos de SinergiaCRM. En algunos módulos este campo tiene valor semántico-descriptivo per se, como por ejemplo en Personas, Organizaciones, Eventos, Proyectos, Campañas, etc. Es en estos casos donde el campo nombre se deberá rellenar manualmente. Sin embargo, en otros módulos este campo "solo" sirve para distinguir un registro de otro dándole un valor único y ya incluyen el mecanismo de generación automática de este nombre (a no ser que se le dé el valor manualmente).

Sea cual sea el caso, pero, es importante que este campo "Nombre" no se oculte de las vistas de lista. Primero, porque es el campo que sirve como identificador de cada uno de los registros, de manera que facilita la selección de un registro concreto que se esté buscando. Segundo, porque este campo es el que permite acceder a las vistas de detalle de cada uno de los registros desde las vistas de lista.

Por defecto, en las vistas de lista este campo aparece pintado de verde, cosa que indica que contiene un hipervínculo que redirige a la vista de detalle del registro en particular.


Campo nombre.png


Campo nombre RcP.png


Si se quita de las vistas el campo "Nombre", desaparece la posibilidad de poder acceder de manera senzilla a la vista de detalle.


Personas sin campo nombre.png


RcP sin campo nombre.png


Importancia de la correcta definición de relaciones entre módulos

No hay límite en el número de relaciones que se puede establecer entre los diferentes módulos. Incluso se puede crear más de una relación del mismo tipo entre dos módulos concretos. Véase de ejemplo las 2 relaciones de tipo "1 a muchos" que existen de base entre el módulo de Personas y el de Compromisos de pago que permiten identificar la "Persona" y la "Persona destinataria" de un compromiso de pago.

Aunque esto sea posible, es importante que antes de empezar a crear relaciones se reflexione, primero, sobre si es necesario crear una relación entre módulos o si, por otra parte, con un campo relacionado se podría resolver la situación. Segundo, si hace falta crear una relación, es importante decidir el tipo en función de lo que se quiera registrar y de como se quiera ver la información a cada lado. Para más información sobre los tipos de relaciones disponibles y como muestran la información, ver Glosario - Relación.

Otra cosa importante a tener en cuenta es a identificar bien cuando se crean dos relaciones del mismo tipo entre los dos mismos módulos. El CRM, al crear una relación, pone por defecto a los elementos que se generan (campo relacionado o subpanel) el nombre del módulo con el que se relacionan. En el ejemplo de las dos relaciones "1 a muchos" entre Personas y Compromisos de pago, por defecto se crean dos subpaneles "Compromisos de pago" en el módulo de personas y dos campos relacionados "Personas" en los compromisos. Para poder identificar correctamente qué se va a registrar en cada caso, es importante modificar las etiquetas de los campos relacionados y los nombres de los subpaneles para indicar qué se guarda en cada caso.


¿Cómo influyen en la correcta estructuración de datos?

Una correcta estructuración de los datos es muy importante porque esto facilitará poder sacar información útil y de manera sencilla para la gestión del día a día.

El concepto "correcta estructuración" hace referencia a no duplicar módulos (si no es estrictamente necesario), usar campos relacionados para vincular información existente en diferentes módulos en SinergiaCRM, pensar bien qué relaciones se deben establecer entre módulos, etc.

La estructuración de los datos va a facilitar la generación de informes, el diseño de plantillas Mail Merge o PDF y los flujos de trabajo.


Creación de nuevos módulos Informes Plantillas Mail Merge Flujos de trabajo

¿Cómo modificar la tipología de un campo preexistente?

Al empezar a usar de manera regular SinergiaCRM es posible que campos que se plantearan inicialmente de un tipo concreto se deseen modificar a otro tipo que se ha considerado que podría funcionar mejor. Por ejemplo, se plantea inicialmente el campo "Color de ojos" como un campo de texto, pero se valora que funcionaria mejor con un desplegable con opciones limitadas y uniformes para todo el mundo.

Una vez creado un campo, no es posible modificar su tipología. Lo que se puede hacer es crear un nuevo campo de la tipología deseada y eliminar el campo no deseado. Si en el campo obsoleto ya había registros que tenían información introducida, lo que se puede hacer es una migración de datos entre campos.

Ejemplos plantillas MailMerge Reports

Atención directa

Inserción laboral

Recursos y reservas

Pagos de servicios agregados

Ejemplos Informes

Campañas

Personas y Relaciones con Personas

Pagos de servicios agregados (PENDIENTE)

Ejemplos Flujos de trabajo

(REPENSAR) Envío de recordatorio de devolución de recursos reservados - Xènia

Para desarrollar.

(REPENSAR) Generación de petición de reserva al crear un Evento de tipo X y envío de notificación - Xènia

Creación de registro de reserva para grupos de trabajo / comisiones / reuniones virtuales y envío de correo a quien gestiona este tipo de peticiones en la organización.


(REPENSAR) Envío automático de correo de reserva confirmada a quien la realiza y a propietario del recurso - Xènia

Se puede automatizar la notificación de confirmación de una reserva para la persona que la ha hecho y para la persona, o personas, responsable del recurso, o recursos, que se incluyen en la reserva. Para realizar las dos notificaciones se tendrán que configurar dos flujos de trabajos diferentes, uno que se ejecute sobre la reserva para notificar a la persona que la realiza y otro que se ejecute sobre los recursos vinculados a la reserva para notificar a la persona responsable de estos.

1) Notificar a la persona que reserva.


Notificar persona que reserva.jpg


  • Módulo: Reservas
  • Propiedades: el flujo se ejecutará sobre Todos los registros del módulo Reservas cuando se guarde el registro.
  • Condiciones: el estado de la reserva debe ser "Confirmado".
  • Acciones: se enviará un mensaje a la persona que conste como "Persona que reserva".

Este flujo de trabajo también sirve si quién realiza la reserva es una organización y se quiere notificarla. Tan solo se tendrá que cambiar el destinatario del envío en la acción.

Ejemplo - Crear una Relació Persona de forma automática al dar de BAJA otra Relación Persona - Javier

  • Módulo: Relaciones con Personas
  • Propiedades: el flujo se ejecutará Sólo al guardar sobre Registros modificados del módulo Relaciones con Personas.
  • Condiciones: El tipo de relación persona ha de ser "Pre-Usuario/a de servicios", el motivo de la baja ha de ser "Pasa a Usuario/a de Servicios" y la fecha de baja no puede ser vacía.
  • Acciones: se crea un registro nuevo de relaciones con personas de tipo "Usuario/a de Servicios", con fecha de alta HOY y para la persona del registro que se ha dado de baja.

Después de dar de baja una relación persona de un tipo determinado, en este ejemplo "Pre-Usuario/a de servicios", y con un motivo determinado, para este ejemplo "Pasa a Usuario/a de Servicios", se crea una nueva relación persona, en este caso "Usuario/a de Servicios".

Fdt ejemplo 1.png
Fdt ejemplo 2.png
Fdt ejemplo 3.png

Tratamiento de situaciones especiales

Datos sensibles cuando no se quiere que se conozca de la existencia de la relación 1-1 con otro módulo

Opción 1: OSAESS

Opción 2: FCB

Ejemplos API