Actividades y Calendario

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ACTIVIDADES

Bajo la denominación Actividades se incluyen aquellos elementos asociados a la gestión operativa cotidiana de las relaciones con los grupos de interés: tareas, llamadas, reuniones, etc.

Dichas actividades pueden vincularse a personas u organizaciones, pero también a subvenciones, proyectos y, en general, a prácticamente cualquier elemento de cualquier módulo de SinergiaCRM.


Crear y gestionar actividades

Como es habitual en la aplicación, una nueva actividad puede crearse desde diferentes entornos:

- A través de la pestaña Actividades del menú principal, desde el que se podrá crear una nueva llamada, reunión, tarea o nota (como elementos diferenciados, aunque todos los tipos de actividades se gestionan de forma idéntica sobre el/los registro/s relacionado/s).

- A través del subpanel correspondiente en el registro sobre el que quiera aplicarse dicha actividad (como hemos dicho, persona, organización, subvención, proyecto, etc.). En este caso desde un único panel pueden verse y gestionarse las diferentes actividades.


U ACTIV 1.jpg

- A través del Calendario.

Se muestran a continuación los diferentes formularios de creación de actividades.


Reuniones

IMAGEN ACTIVIDADES 2 (CREAR REUNIÓN) Y AÑADIR DETALLES


Llamadas

IMAGEN ACTIVIDADES 3 (CREAR LLAMADA) Y AÑADIR DETALLES


Correo electrónico

IMAGEN ACTIVIDADES 4 (REDACTAR CORREO) Y AÑADIR DETALLES


Tareas

IMAGEN ACTIVIDADES 5 (CREAR TAREA) Y AÑADIR DETALLES


Historial

Cuando una actividad se considera completada o cerrada, ésta pasa a quedar reflejada en el subpanel de Historial, desde el cual puede consultarse toda la actividad pasada asociada a un determinado elemento del CRM. En el subpanel de Actividades se encontrarán, pues, solamente las que todavía puedan considerarse activas, simplificando así la gestión cotidiana.

IMAGEN ACTIVIDADES 6 (HISTORIAL)


Notas

No siendo propiamente una acción completada, en el subpanel Historial (y también a través de la pestaña Actividades del menú principal) es posible crear notas libres (no necesariamente vinculadas a una actividad) para enriquecer el detalle de la relación. Cabe destacar que estas notas pueden incorporar archivos adjuntos.


IMAGEN ACTIVIDADES 7 (CREAR NOTA)


Calendario

Tanto las actividades que genere un determinado usuario de SinergiaCRM como aquellas en las que haya sido asignado, convocado o relacionado quedarán reflejadas en su calendario.

El calendario ofrece diferentes opciones de visualización (día, semana, mes, año) y también ofrece una modalidad de calendario compartido (sólo en formato semana) en la que mediante selección desde una lista de usuarios es posible mostrar en pantalla el calendario de varias personas de forma simultánea.


IMAGEN ACTIVIDADES 8 (CALENDARIO)

NOTA: Desde el propio calendario - y no desde el módulo de reuniones, por ejemplo -, es posible generar actividades recurrentes - sesiones periódicas de proyecto, o de reunión de equipo, o de consulta, o de servicio programado, ...).

IMAGEN ACTIVIDADES 9 (CALENDARIO - actividades recurrentes)


DOCUMENTOS

Gestión de documentos

El módulo de Documentos es accesible desde la pestaña Otros del menú principal de SinergiaCRM. Asimismo, muchos otros módulos (Personas, Organizaciones, Proyectos, Subvenciones, etc.) cuentan con un subpanel Documentos en la vista de detalle correspondiente.

Existen dos modos para incorporar un documento al sistema:

- Archivo adjunto: el archivo se almacena físicamente en el CRM. Es relevante tener presente que el CRM no ofrece herramientas para la edición de documentos por lo que puede no ser particularmente útil almacenar archivos en proceso de elaboración. Por el contrario, puede ser de más utilidad para el acceso a documentos estáticos o cerrados (el NIF de un usuario, el pliegue de una subvención, etc.).

- Archivo enlazado: el archivo no se almacena en el CRM sino que se indica un enlace hasta su ubicación, sea en un servidor local de la entidad (en cuyo caso los archivos serán accesibles en la medida en que el usuario se encuentre conectado a la red local), sea en una aplicación en la nube (Drive, Dropbox, etc.).

En la creación de un documento, además de subir o enlazar el archivo correspondiente, debe indicarse el nombre por el que se va a reconocer el documento en el sistema, su versión y su fecha de publicación.

IMAGEN DOCUM 1


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