Difference between revisions of "Actividades y Calendario"

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Como es habitual en la aplicación, una nueva actividad puede crearse desde diferentes entornos:
 
Como es habitual en la aplicación, una nueva actividad puede crearse desde diferentes entornos:
  
- A través de la pestaña Actividades del menú principal, desde el que se podrá crear una nueva llamada, reunión, tarea o nota (como elementos diferenciados, aunque todos los tipos de actividades se gestionan de forma idéntica sobre el/los registro/s relacionado/s).
 
  
- A través del subpanel correspondiente en el registro sobre el que quiera aplicarse dicha actividad (como hemos dicho, persona, organización, subvención, proyecto, etc.). En este caso desde un único panel pueden verse y gestionarse las diferentes actividades.
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Se muestran a continuación los diferentes formularios de creación de actividades.
 
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No confundir con "Tareas de Proyecto", específicas, como su nombre indica, de la gestión de un Proyecto. En este caso se trata de Tareas genéricas asignadas, en principio, a una Persona.
  
  
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=== Historial ===
 
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Cuando una actividad se considera completada o cerrada, ésta pasa a quedar reflejada en el subpanel de Historial, desde el cual puede consultarse toda la actividad pasada asociada a un determinado elemento del CRM. En el subpanel de Actividades se encontrarán, pues, solamente las que todavía puedan considerarse activas, simplificando así la gestión cotidiana.
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Cuando una actividad se considera completada o cerrada, ésta pasa a quedar reflejada en el subpanel de Historial, desde el cual puede consultarse toda la actividad pasada asociada a un determinado elemento del CRM. En el subpanel de Actividades se encontrarán, pues, únicamente las que todavía puedan considerarse activas, simplificando así la gestión cotidiana.
  
  
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<pre style= "WHITE-SPACE: PRE-WRAP; color:green">CONSEJO: Desde el propio calendario - y no desde el módulo de reuniones, por ejemplo -, es posible generar actividades recurrentes - sesiones periódicas de proyecto, o de reunión de equipo, o de consulta, o de servicio programado, ...).</pre>
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<pre style= "WHITE-SPACE: PRE-WRAP; color:green">Desde el propio calendario - y no desde el módulo de reuniones, por ejemplo -, es posible generar actividades recurrentes (repetidas en el tiempo); es una funcionalidad extremadamente útil para sesiones periodicas en un Proyecto/Programa, reuniones de equipo o de Patronato, etc.</pre>
  
  
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=== Gestión de documentos ===
 
=== Gestión de documentos ===
  
El módulo de Documentos es accesible desde la pestaña Otros del menú principal de SinergiaCRM. Asimismo, muchos otros módulos (Personas, Organizaciones, Proyectos, Subvenciones, etc.) cuentan con un subpanel Documentos en la vista de detalle correspondiente.
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El módulo de Documentos es accesible desde la pestaña Otros del menú principal de SinergiaCRM. Como ocurre con Actividades, muchos otros módulos (Personas, Organizaciones, Proyectos, Subvenciones, etc.) cuentan con un subpanel Documentos en la vista de detalle correspondiente.
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Existen dos formatos para la incorporación de un documento al sistema:
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- Como '''Archivo adjunto''': el archivo '''se almacena físicamente en el CRM'''. Es relevante tener presente que el CRM no ofrece herramientas para la edición de documentos por lo que puede no ser particularmente útil almacenar archivos en proceso de elaboración. Por el contrario, puede ser de más utilidad para el acceso a documentos estáticos o cerrados (el NIF de un usuario, el pliego de una subvención, etc.).
  
- Archivo adjunto: el archivo se almacena físicamente en el CRM. Es relevante tener presente que el CRM no ofrece herramientas para la edición de documentos por lo que puede no ser particularmente útil almacenar archivos en proceso de elaboración. Por el contrario, puede ser de más utilidad para el acceso a documentos estáticos o cerrados (el NIF de un usuario, el pliegue de una subvención, etc.).
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- Como '''Archivo enlazado''': el archivo '''no se almacena en el CRM sino que se indica un enlace hasta su ubicación, sea en un servidor local de la entidad''' (en cuyo caso los archivos serán accesibles en la medida en que el usuario tenga acceso a la red - local o en la nube tipo Drive, Dropbox, etc.).
  
- Archivo enlazado: el archivo no se almacena en el CRM sino que se indica un enlace hasta su ubicación, sea en un servidor local de la entidad (en cuyo caso los archivos serán accesibles en la medida en que el usuario se encuentre conectado a la red local), sea en una aplicación en la nube (Drive, Dropbox, etc.).
 
  
 
En la creación de un documento, además de subir o enlazar el archivo correspondiente, debe indicarse el nombre por el que se va a reconocer el documento en el sistema, su versión y su fecha de publicación.  
 
En la creación de un documento, además de subir o enlazar el archivo correspondiente, debe indicarse el nombre por el que se va a reconocer el documento en el sistema, su versión y su fecha de publicación.  

Revision as of 08:05, 6 June 2015

ACTIVIDADES

Bajo la denominación Actividades se incluyen aquellos elementos asociados a la gestión operativa cotidiana de las relaciones con los grupos de interés: tareas, llamadas, reuniones, etc.

Dichas actividades pueden vincularse a personas u organizaciones, pero también a subvenciones, proyectos y, en general, a prácticamente cualquier elemento de cualquier módulo de SinergiaCRM.


Crear y gestionar actividades

Como es habitual en la aplicación, una nueva actividad puede crearse desde diferentes entornos:


- A través de la pestaña Actividades del menú principal, desde el que se podrá crear una nueva llamada, reunión, tarea o nota (como elementos diferenciados, aunque todos los tipos de actividades se gestionan de forma idéntica sobre el/los registro/s relacionado/s).

- A través del subpanel correspondiente en el registro sobre el que quiera aplicarse dicha actividad (como hemos dicho, persona, organización, subvención, proyecto, etc.). En este caso desde un único panel pueden verse y gestionarse las diferentes actividades.


U ACTIV 1.jpg


- A través del Calendario.


Vale la pena recordar en este punto que, con independencia del entorno de creación de los registros de Actividades o del registro al que se vinculen como subpanel - Personas, Subvenciones, etc -, en realidad se están generando registros en el mismo módulo, aunque con referencias al módulo "origen" que permitirá filtros y análisis diversos -


Se muestran a continuación los diferentes formularios de creación de actividades.


Reuniones

U ACTIV 2.jpg


Llamadas

U ACTIV 3.jpg


Tareas

No confundir con "Tareas de Proyecto", específicas, como su nombre indica, de la gestión de un Proyecto. En este caso se trata de Tareas genéricas asignadas, en principio, a una Persona.


U ACTIV 5.jpg


Correo Electrónico

U ACTIV 4.jpg


Historial

Cuando una actividad se considera completada o cerrada, ésta pasa a quedar reflejada en el subpanel de Historial, desde el cual puede consultarse toda la actividad pasada asociada a un determinado elemento del CRM. En el subpanel de Actividades se encontrarán, pues, únicamente las que todavía puedan considerarse activas, simplificando así la gestión cotidiana.


U ACTIV 6.jpg


Notas

No siendo propiamente una acción completada, en el subpanel Historial (y también a través de la pestaña Actividades del menú principal) es posible crear notas libres (no necesariamente vinculadas a una actividad) para enriquecer el detalle de la relación. Cabe destacar que estas notas pueden incorporar archivos adjuntos.


U ACTIV 7.jpg


Calendario

Tanto las actividades que genere un determinado usuario de SinergiaCRM como aquellas en las que haya sido asignado, convocado o relacionado quedarán reflejadas en su calendario.

El calendario ofrece diferentes opciones de visualización (día, semana, mes, año) y también ofrece una modalidad de calendario compartido (sólo en formato semana) en la que mediante selección desde una lista de usuarios es posible mostrar en pantalla el calendario de varias personas de forma simultánea.


U ACTIV 8.jpg


Desde el propio calendario - y no desde el módulo de reuniones, por ejemplo -, es posible generar actividades recurrentes (repetidas en el tiempo); es una funcionalidad extremadamente útil para sesiones periodicas en un Proyecto/Programa, reuniones de equipo o de Patronato, etc.


U ACTIV 9.jpg


DOCUMENTOS

Gestión de documentos

El módulo de Documentos es accesible desde la pestaña Otros del menú principal de SinergiaCRM. Como ocurre con Actividades, muchos otros módulos (Personas, Organizaciones, Proyectos, Subvenciones, etc.) cuentan con un subpanel Documentos en la vista de detalle correspondiente.


Existen dos formatos para la incorporación de un documento al sistema:


- Como Archivo adjunto: el archivo se almacena físicamente en el CRM. Es relevante tener presente que el CRM no ofrece herramientas para la edición de documentos por lo que puede no ser particularmente útil almacenar archivos en proceso de elaboración. Por el contrario, puede ser de más utilidad para el acceso a documentos estáticos o cerrados (el NIF de un usuario, el pliego de una subvención, etc.).

- Como Archivo enlazado: el archivo no se almacena en el CRM sino que se indica un enlace hasta su ubicación, sea en un servidor local de la entidad (en cuyo caso los archivos serán accesibles en la medida en que el usuario tenga acceso a la red - local o en la nube tipo Drive, Dropbox, etc.).


En la creación de un documento, además de subir o enlazar el archivo correspondiente, debe indicarse el nombre por el que se va a reconocer el documento en el sistema, su versión y su fecha de publicación.


U DOCS 1.jpg


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