Difference between revisions of "Actividades y Calendario"

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== Conceptos básicos ==
  
== '''ACTIVIDADES''' ==
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Bajo la denominación ''Actividades'' se incluyen aquellos elementos asociados a la gestión operativa cotidiana de las relaciones con los grupos de interés: tareas, llamadas, reuniones, etc. Cada uno de estos elementos cuenta con su propio módulo de datos en el CRM (''Tareas'', ''Llamadas'', ''Reuniones'', etc.), por lo que de alguna manera el concepto ''Actividades'' podría entenderse como un ''módulo de módulos'', utilizado en ocasiones para agrupar registros de módulos distintos en un mismo formato de presentación (calendario, subpanel, etc.).
 
 
 
 
Bajo la denominación Actividades se incluyen aquellos elementos asociados a la gestión operativa cotidiana de las relaciones con los grupos de interés: tareas, llamadas, reuniones, etc.  
 
  
 
Dichas actividades pueden vincularse a personas u organizaciones, pero también a subvenciones, proyectos y, en general, a prácticamente cualquier elemento de cualquier módulo de SinergiaCRM.
 
Dichas actividades pueden vincularse a personas u organizaciones, pero también a subvenciones, proyectos y, en general, a prácticamente cualquier elemento de cualquier módulo de SinergiaCRM.
  
  
=== Crear y gestionar actividades ===
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== Crear y gestionar actividades ==
  
 
Como es habitual en la aplicación, una nueva actividad puede crearse desde diferentes entornos:
 
Como es habitual en la aplicación, una nueva actividad puede crearse desde diferentes entornos:
  
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- A través de la pestaña ''Actividades'' del menú principal, y vía el módulo correspondiente (''Reuniones'', ''Llamadas'', etc.).
  
- '''A través de la pestaña Actividades del menú principal''', desde el que se podrá crear una nueva llamada, reunión, tarea o nota (como elementos diferenciados, aunque todos los tipos de actividades se gestionan de forma idéntica sobre el/los registro/s relacionado/s).
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- A través del subpanel ''Actividades'' en la vista de detalle del registro sobre el que quiera aplicarse dicha actividad (persona, organización, subvención, proyecto, etc.). En este caso, desde un único subpanel pueden verse y gestionarse las diferentes actividades.
 
 
- '''A través del subpanel correspondiente en el registro sobre el que quiera aplicarse''' dicha actividad (como hemos dicho, persona, organización, subvención, proyecto, etc.). En este caso desde un único panel pueden verse y gestionarse las diferentes actividades.
 
 
 
 
 
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- A través del Calendario.
 
- A través del Calendario.
 
 
 
<pre style="white-space: pre-wrap; color: green">Vale la pena recordar en este punto que, con independencia del entorno de creación de los registros de Actividades o del registro al que se vinculen como subpanel - Personas, Subvenciones, etc -, en realidad se están generando registros en el mismo módulo, aunque con referencias al módulo "origen" que permitirá filtros y análisis diversos -</pre>
 
 
 
  
 
Se muestran a continuación los diferentes formularios de creación de actividades.
 
Se muestran a continuación los diferentes formularios de creación de actividades.
  
  
==== Reuniones ====
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=== Reuniones ===
  
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=== Llamadas ===
  
==== Llamadas ====
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=== Tareas ===
  
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==== Tareas ====
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<pre style="white-space: pre-wrap; color:green">El CRM dispone del módulo de Tareas, al que se hace referencia en este apartado, y del módulo Tareas de Proyecto, que se describe en [[Proyectos]]. Conviene no confundirlos.</pre>
  
No confundir con "Tareas de Proyecto", específicas, como su nombre indica, de la gestión de un Proyecto. En este caso se trata de Tareas genéricas asignadas, en principio, a una Persona.
 
  
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=== Correo electrónico ===
  
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== Historial ==
  
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Cuando una actividad se considera completada o cerrada, ésta pasa a quedar reflejada en el subpanel de ''Historial'', desde el cual puede consultarse toda la actividad pasada asociada a un determinado elemento del CRM. En el subpanel de ''Actividades'' se encontrarán sólo las que todavía puedan considerarse activas, simplificando así la gestión cotidiana.
  
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[[File:U ACTIV 6.jpg|center]]
  
  
=== Historial ===
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== Notas ==
  
Cuando una actividad se considera completada o cerrada, ésta pasa a quedar reflejada en el subpanel de Historial, desde el cual puede consultarse toda la actividad pasada asociada a un determinado elemento del CRM. En el subpanel de Actividades se encontrarán, pues, únicamente las que todavía puedan considerarse activas, simplificando así la gestión cotidiana.
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No siendo propiamente una acción completada, en el subpanel ''Historial'' (y también a través de la pestaña ''Actividades'' del menú principal) es posible crear notas libres (no necesariamente vinculadas a una actividad) para enriquecer el detalle de la relación. Cabe destacar que estas notas pueden incorporar archivos adjuntos.
  
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[[File:U ACTIV 7.jpg|center]]
  
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==Calendario==
  
==== Notas ====
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Tanto las actividades que genere un determinado usuario de SinergiaCRM como aquellas en las que haya sido asignado, convocado o relacionado quedarán reflejadas en su calendario.
  
No siendo propiamente una acción completada, en el subpanel Historial (y también a través de la pestaña Actividades del menú principal) es posible crear notas libres (no necesariamente vinculadas a una actividad) para enriquecer el detalle de la relación. Cabe destacar que estas notas pueden incorporar archivos adjuntos.
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El calendario ofrece diferentes opciones de visualización (día, semana, mes, año) y también ofrece una modalidad de calendario compartido (sólo en formato semana) en la que mediante selección desde una lista de usuarios es posible mostrar en pantalla el calendario de varias personas de forma simultánea.
  
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Desde el calendario es posible generar actividades recurrentes (repetidas en el tiempo con una determinada frecuencia). Esta funcionalidad, sin embargo, no está disponible cuando la actividad se crea desde su módulo de referencia.
  
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=== Calendario ===
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<pre style="white-space: pre-wrap; color: red">Como se explica a continuación, el calendario del CRM se puede visualizar en otras aplicaciones. Por el contrario el CRM no permite la visualización de calendarios externos.</pre>
 
 
Tanto las actividades que genere un determinado usuario de SinergiaCRM como aquellas en las que haya sido asignado, convocado o relacionado quedarán reflejadas en su calendario.
 
 
 
El calendario ofrece diferentes opciones de visualización (día, semana, mes, año) y también ofrece una modalidad de calendario compartido (sólo en formato semana) en la que mediante selección desde una lista de usuarios es posible mostrar en pantalla el calendario de varias personas de forma simultánea.  
 
  
  
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==Ver el calendario del CRM en Google Calendar==
  
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SinergiaCRM permite visualizar el calendario de un usuario del CRM en Google Calendar o cualquier otra aplicación que pueda importar y mostrar un calendario en el estándar iCal.
  
<pre style= "WHITE-SPACE: PRE-WRAP; color:green">Desde el propio calendario - y no desde el módulo de reuniones, por ejemplo -, es posible generar actividades recurrentes (repetidas en el tiempo); es una funcionalidad extremadamente útil para sesiones periodicas en un Proyecto/Programa, reuniones de equipo o de Patronato, etc.</pre>
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El proceso a seguir para mostrarlo en Google Calendar es el siguiente:
  
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1) Acceder a la vista de detalle o de edición del usuario. Se puede hacer fácilmente a través de la opción ''Perfil'' del menú de la esquina superior derecha:
  
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2) Ir a la pestaña Avanzado y localizar la sección Opciones del calendario. Copiar el ''Enlace de integración iCal''.
  
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== '''DOCUMENTOS''' ==
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3) Ir a Google Calendar y en la columna izquierda desplegar el menú junto a la etiqueta ''Otros calendarios''. Pulsar en ''Añadir por URL'' y pegar la dirección copiada en el CRM.
  
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'''¡Atención!''' Para las entidades que alojan el CRM en los servidores de SinergiaTIC es necesario modificar la URL para que empiece por ''https://'' en lugar del ''http://'' que aparece por defecto. Es decir, hay que añadir una ''s'' después de ''http''.
  
=== Gestión de documentos ===
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'''¡Atención!''' Cabe tener presente que Google no sincroniza/refresca los calendarios de forma inmediata, por lo que al realizar determinados cambios en el CRM puede pasar cierto tiempo hasta que estos se vean reflejados en Google.
  
El módulo de Documentos es accesible desde la pestaña Otros del menú principal de SinergiaCRM. Como ocurre con Actividades, muchos otros módulos (Personas, Organizaciones, Proyectos, Subvenciones, etc.) cuentan con un subpanel Documentos en la vista de detalle correspondiente.
 
  
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== Ver el calendario del CRM en Microsoft Outlook Calendar ==
  
Existen dos formatos para la incorporación de un documento al sistema:
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SinergiaCRM permite visualizar el calendario de un usuario del CRM en Microsoft Outlook Calendar.
  
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El proceso a seguir para mostrarlo en Microsoft Outlook Calendar es el siguiente:
  
- Como '''Archivo adjunto''': el archivo '''se almacena físicamente en el CRM'''. Es relevante tener presente que el CRM no ofrece herramientas para la edición de documentos por lo que puede no ser particularmente útil almacenar archivos en proceso de elaboración. Por el contrario, puede ser de más utilidad para el acceso a documentos estáticos o cerrados (el NIF de un usuario, el pliego de una subvención, etc.).
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1) Seguir los pasos 1 y 2 del apartado anterior ([[Actividades_y_Calendario#Ver_el_calendario_del_CRM_en_Google_Calendar|Ver el calendario del CRM en Google Calendar]]).
  
- Como '''Archivo enlazado''': el archivo '''no se almacena en el CRM sino que se indica un enlace hasta su ubicación, sea en un servidor local de la entidad''' (en cuyo caso los archivos serán accesibles en la medida en que el usuario tenga acceso a la red - local o en la nube tipo Drive, Dropbox, etc.).
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2) En Microsoft Outlook Calendar, activar la vista de calendario (flecha 1 en la imagen), pulsar en ''Abrir calendario'' / ''Desde Internet...'' (flecha 2 en la imagen).
  
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[[File:Google-calender-sync-EN-6.png|center|800x400px]]
  
En la creación de un documento, además de subir o enlazar el archivo correspondiente, debe indicarse el nombre por el que se va a reconocer el documento en el sistema, su versión y su fecha de publicación.  
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3) En la ventana ''Nueva suscripción a calendario de Internet'' introducir la URL de iCal previamente copiada del CRM y hacer clic en ''Aceptar''.
  
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[[File:Google-calender-sync-EN-7.png|center|800x400px]]
  
[[Archivo:U DOCS 1.jpg|1000px]]
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'''¡Atención!''' Para las entidades que alojan el CRM en los servidores de SinergiaTIC es necesario modificar la URL para que empiece por ''https://'' en lugar del ''http://'' que aparece por defecto. Es decir, hay que añadir una ''s'' después de ''http''.
  
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'''¡Atención!''' La sincronización entre el calendario del CRM y Microsoft Outlook Calendar&nbsp;no es inmediata, por lo que al realizar determinados cambios en el CRM puede pasar cierto tiempo hasta que estos se vean reflejados en Microsoft Outlook Calendar.
  
  
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Latest revision as of 18:34, 3 September 2020

Conceptos básicos

Bajo la denominación Actividades se incluyen aquellos elementos asociados a la gestión operativa cotidiana de las relaciones con los grupos de interés: tareas, llamadas, reuniones, etc. Cada uno de estos elementos cuenta con su propio módulo de datos en el CRM (Tareas, Llamadas, Reuniones, etc.), por lo que de alguna manera el concepto Actividades podría entenderse como un módulo de módulos, utilizado en ocasiones para agrupar registros de módulos distintos en un mismo formato de presentación (calendario, subpanel, etc.).

Dichas actividades pueden vincularse a personas u organizaciones, pero también a subvenciones, proyectos y, en general, a prácticamente cualquier elemento de cualquier módulo de SinergiaCRM.


Crear y gestionar actividades

Como es habitual en la aplicación, una nueva actividad puede crearse desde diferentes entornos:

- A través de la pestaña Actividades del menú principal, y vía el módulo correspondiente (Reuniones, Llamadas, etc.).

- A través del subpanel Actividades en la vista de detalle del registro sobre el que quiera aplicarse dicha actividad (persona, organización, subvención, proyecto, etc.). En este caso, desde un único subpanel pueden verse y gestionarse las diferentes actividades.

U ACTIV 1.jpg

- A través del Calendario.

Se muestran a continuación los diferentes formularios de creación de actividades.


Reuniones

U ACTIV 2.jpg


Llamadas

U ACTIV 3.jpg


Tareas

U ACTIV 5.jpg

El CRM dispone del módulo de Tareas, al que se hace referencia en este apartado, y del módulo Tareas de Proyecto, que se describe en [[Proyectos]]. Conviene no confundirlos.


Correo electrónico

U ACTIV 4.jpg


Historial

Cuando una actividad se considera completada o cerrada, ésta pasa a quedar reflejada en el subpanel de Historial, desde el cual puede consultarse toda la actividad pasada asociada a un determinado elemento del CRM. En el subpanel de Actividades se encontrarán sólo las que todavía puedan considerarse activas, simplificando así la gestión cotidiana.

U ACTIV 6.jpg


Notas

No siendo propiamente una acción completada, en el subpanel Historial (y también a través de la pestaña Actividades del menú principal) es posible crear notas libres (no necesariamente vinculadas a una actividad) para enriquecer el detalle de la relación. Cabe destacar que estas notas pueden incorporar archivos adjuntos.

U ACTIV 7.jpg


Calendario

Tanto las actividades que genere un determinado usuario de SinergiaCRM como aquellas en las que haya sido asignado, convocado o relacionado quedarán reflejadas en su calendario.

El calendario ofrece diferentes opciones de visualización (día, semana, mes, año) y también ofrece una modalidad de calendario compartido (sólo en formato semana) en la que mediante selección desde una lista de usuarios es posible mostrar en pantalla el calendario de varias personas de forma simultánea.

U ACTIV 8.jpg

Desde el calendario es posible generar actividades recurrentes (repetidas en el tiempo con una determinada frecuencia). Esta funcionalidad, sin embargo, no está disponible cuando la actividad se crea desde su módulo de referencia.

U ACTIV 9.jpg
Como se explica a continuación, el calendario del CRM se puede visualizar en otras aplicaciones. Por el contrario el CRM no permite la visualización de calendarios externos.


Ver el calendario del CRM en Google Calendar

SinergiaCRM permite visualizar el calendario de un usuario del CRM en Google Calendar o cualquier otra aplicación que pueda importar y mostrar un calendario en el estándar iCal.

El proceso a seguir para mostrarlo en Google Calendar es el siguiente:

1) Acceder a la vista de detalle o de edición del usuario. Se puede hacer fácilmente a través de la opción Perfil del menú de la esquina superior derecha:

Accesoadmin.jpg

2) Ir a la pestaña Avanzado y localizar la sección Opciones del calendario. Copiar el Enlace de integración iCal.

Wiki calendario ical.jpg

3) Ir a Google Calendar y en la columna izquierda desplegar el menú junto a la etiqueta Otros calendarios. Pulsar en Añadir por URL y pegar la dirección copiada en el CRM.

¡Atención! Para las entidades que alojan el CRM en los servidores de SinergiaTIC es necesario modificar la URL para que empiece por https:// en lugar del http:// que aparece por defecto. Es decir, hay que añadir una s después de http.

¡Atención! Cabe tener presente que Google no sincroniza/refresca los calendarios de forma inmediata, por lo que al realizar determinados cambios en el CRM puede pasar cierto tiempo hasta que estos se vean reflejados en Google.


Ver el calendario del CRM en Microsoft Outlook Calendar

SinergiaCRM permite visualizar el calendario de un usuario del CRM en Microsoft Outlook Calendar.

El proceso a seguir para mostrarlo en Microsoft Outlook Calendar es el siguiente:

1) Seguir los pasos 1 y 2 del apartado anterior (Ver el calendario del CRM en Google Calendar).

2) En Microsoft Outlook Calendar, activar la vista de calendario (flecha 1 en la imagen), pulsar en Abrir calendario / Desde Internet... (flecha 2 en la imagen).

Google-calender-sync-EN-6.png

3) En la ventana Nueva suscripción a calendario de Internet introducir la URL de iCal previamente copiada del CRM y hacer clic en Aceptar.

Google-calender-sync-EN-7.png

¡Atención! Para las entidades que alojan el CRM en los servidores de SinergiaTIC es necesario modificar la URL para que empiece por https:// en lugar del http:// que aparece por defecto. Es decir, hay que añadir una s después de http.

¡Atención! La sincronización entre el calendario del CRM y Microsoft Outlook Calendar no es inmediata, por lo que al realizar determinados cambios en el CRM puede pasar cierto tiempo hasta que estos se vean reflejados en Microsoft Outlook Calendar.


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