Actividades y Calendario

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Conceptos básicos

Bajo la denominación Actividades se incluyen aquellos elementos asociados a la gestión operativa cotidiana de las relaciones con los grupos de interés: tareas, llamadas, reuniones, etc. Cada uno de estos elementos cuenta con su propio módulo de datos en el CRM (Tareas, Llamadas, Reuniones, etc.), por lo que de alguna manera el concepto Actividades podría entenderse como un módulo de módulos, utilizado en ocasiones para agrupar registros de módulos distintos en un mismo formato de presentación (calendario, subpanel, etc.).

Dichas actividades pueden vincularse a personas u organizaciones, pero también a subvenciones, proyectos y, en general, a prácticamente cualquier elemento de cualquier módulo de SinergiaCRM.


Crear y gestionar actividades

Como es habitual en la aplicación, una nueva actividad puede crearse desde diferentes entornos:

- A través de la pestaña Actividades del menú principal, y vía el módulo correspondiente (Reuniones, Llamadas, etc.).

- A través del subpanel Actividades en la vista de detalle del registro sobre el que quiera aplicarse dicha actividad (persona, organización, subvención, proyecto, etc.). En este caso, desde un único subpanel pueden verse y gestionarse las diferentes actividades.


U ACTIV 1.jpg


- A través del Calendario.

Se muestran a continuación los diferentes formularios de creación de actividades.


Reuniones

U ACTIV 2.jpg


Llamadas

U ACTIV 3.jpg


Tareas

U ACTIV 5.jpg


El CRM dispone del módulo de Tareas, al que se hace referencia en este apartado, y del módulo Tareas de Proyecto, que se describe en Proyectos. Conviene no confundirlos.


Correo electrónico

U ACTIV 4.jpg


Historial

Cuando una actividad se considera completada o cerrada, ésta pasa a quedar reflejada en el subpanel de Historial, desde el cual puede consultarse toda la actividad pasada asociada a un determinado elemento del CRM. En el subpanel de Actividades se encontrarán sólo las que todavía puedan considerarse activas, simplificando así la gestión cotidiana.


U ACTIV 6.jpg


Notas

No siendo propiamente una acción completada, en el subpanel Historial (y también a través de la pestaña Actividades del menú principal) es posible crear notas libres (no necesariamente vinculadas a una actividad) para enriquecer el detalle de la relación. Cabe destacar que estas notas pueden incorporar archivos adjuntos.


U ACTIV 7.jpg


Calendario

Tanto las actividades que genere un determinado usuario de SinergiaCRM como aquellas en las que haya sido asignado, convocado o relacionado quedarán reflejadas en su calendario. También se muestran en el calendario las sesiones de eventos de las cuales el usuario sea responsable.


Calendario.jpg


Pasando el cursor por encima de cada actividad reflejada en el calendario, se verá el detalle de esta y se podrá acceder al registro vinculado del módulo correspondiente.


Vista detalle calendario.jpg


El calendario ofrece diferentes opciones de visualización (día, semana, mes, año) y también ofrece una modalidad de calendario compartido (sólo en formato día, semana y mes) en la que mediante selección desde la lista de usuarios del CRM es posible mostrar en pantalla el calendario de varias personas de forma simultánea.


Mes compartido v2.jpg


Lista de usuarios.jpg


Vista calendario compartido.jpg


La visualización del Calendario puede ser modificada por cada Usuario desde el botón Configuración que se encuentra en el mismo módulo. Si se deja desactivada la visualización Calendario compartido por separado tendremos los calendarios de los distintos usuarios seleccionados integrados en un mismo calendario. Si no, aparecerán de forma independiente cada uno de ellos según se muestra en las imágenes anteriores. También se puede escoger las horas de inicio y fin que muestra el calendario, así como seleccionar los módulos a mostrar entre los que disponen de esta funcionalidad y qué color se le asigna a cada uno.


Acceder configuración calendario.jpg


Configuración calendario.jpg


También es posible filtrar las sesiones que se muestran en el Calendario. Para hacerlo se debe hacer clic en el icono del embudo que hay a la derecha del botón "Configuración". Se abrirá una ventana emergente que permitirá aplicar el filtro sobre las sesiones que se desee en función de "Evento", "Persona inscrita" y/o "Proyecto vinculado al evento".


Filtro sesiones.jpg


Opciones filtro sesiones.jpg


Desde el calendario es posible crear directamente nuevos registros de los módulos que se muestran.


Crear registros desde el calendario.jpg


También se pueden generar actividades recurrentes (repetidas en el tiempo con una determinada frecuencia). Esta funcionalidad, sin embargo, no está disponible cuando la actividad se crea desde su módulo de referencia.


U ACTIV 9.jpg


Como se explica a continuación, el calendario del CRM se puede visualizar en otras aplicaciones. Por el contrario el CRM no permite la visualización de calendarios externos.


Ver el calendario del CRM en Google Calendar

SinergiaCRM permite visualizar el calendario de un usuario del CRM en Google Calendar o cualquier otra aplicación que pueda importar y mostrar un calendario en el estándar iCal.

El proceso a seguir para mostrarlo en Google Calendar es el siguiente:

1) Acceder a la vista de detalle o de edición del usuario. Se puede hacer fácilmente a través de la opción Perfil del menú de la esquina superior derecha:


Accesoadmin.jpg


2) Ir a la pestaña Avanzado y localizar la sección Opciones del calendario. Copiar el Enlace de integración iCal.


Wiki calendario ical.jpg


3) Ir a Google Calendar y en la columna izquierda desplegar el menú junto a la etiqueta Otros calendarios. Pulsar en Añadir por URL y pegar la dirección copiada en el CRM.

¡Atención! Para las entidades que alojan el CRM en los servidores de SinergiaTIC es necesario modificar la URL para que empiece por https:// en lugar del http:// que aparece por defecto. Es decir, hay que añadir una s después de http.

¡Atención! Cabe tener presente que Google no sincroniza/refresca los calendarios de forma inmediata, por lo que al realizar determinados cambios en el CRM puede pasar cierto tiempo hasta que estos se vean reflejados en Google.


Ver el calendario del CRM en Microsoft Outlook Calendar

SinergiaCRM permite visualizar el calendario de un usuario del CRM en Microsoft Outlook Calendar.

El proceso a seguir para mostrarlo en Microsoft Outlook Calendar es el siguiente:

1) Seguir los pasos 1 y 2 del apartado anterior (Ver el calendario del CRM en Google Calendar).

2) En Microsoft Outlook Calendar, activar la vista de calendario (flecha 1 en la imagen), pulsar en Abrir calendario / Desde Internet... (flecha 2 en la imagen).


Google-calender-sync-EN-6.png


3) En la ventana Nueva suscripción a calendario de Internet introducir la URL de iCal previamente copiada del CRM y hacer clic en Aceptar.


Google-calender-sync-EN-7.png


¡Atención! Para las entidades que alojan el CRM en los servidores de SinergiaTIC es necesario modificar la URL para que empiece por https:// en lugar del http:// que aparece por defecto. Es decir, hay que añadir una s después de http.

¡Atención! La sincronización entre el calendario del CRM y Microsoft Outlook Calendar no es inmediata, por lo que al realizar determinados cambios en el CRM puede pasar cierto tiempo hasta que estos se vean reflejados en Microsoft Outlook Calendar.


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